Γρήγορη απάντηση: Καλέστε τον άμεσο προϊστάμενο ή επόπτη του υποψηφίου από τις δύο τελευταίες δουλειές του, όχι συναδέλφους, όχι φίλους και όχι καθηγητές. Ρωτήστε για ένα συγκεκριμένο, σχετικό με τη δουλειά πράγμα τη φορά, αντί για γενικά χαρακτηριστικά. Προβλέψτε 30 έως 60 λεπτά συνολικά για τρεις κλήσεις, σύμφωνα με την έρευνα της SHRM του 2023 για τον έλεγχο συστάσεων. Αξίζει τον χρόνο: μια κακή πρόσληψη κοστίζει σε μια μικρή επιχείρηση πολύ περισσότερο από μία ώρα του απογεύματος ενός προϊσταμένου.
Γιατί οι περισσότερες ερωτήσεις ελέγχου συστάσεων είναι χάσιμο χρόνου
Οι περισσότερες ερωτήσεις ελέγχου συστάσεων ρωτούν για χαρακτηριστικά, όχι για αποδείξεις, και τα χαρακτηριστικά είναι εύκολο να παραποιηθούν σε ένα βιογραφικό. «Είναι καλός στην επικοινωνία;» ή «πώς είναι οι δεξιότητες παρουσίασής του;» είναι ερωτήσεις που σχεδόν κάθε υποψήφιος έχει ήδη απαντήσει μόνος του στο βιογραφικό του. Το πρόσωπο αναφοράς απλώς το επαναλαμβάνει.
Οι δεξιότητες παρουσίασης είναι ένα καλό παράδειγμα αυτού. Σχεδόν κάθε υποψήφιος δηλώνει κάπου στην αίτησή του ότι έχει ισχυρές δεξιότητες παρουσίασης, είτε αυτό είναι αλήθεια είτε όχι. Αν κάνετε στο πρόσωπο αναφοράς την ίδια αόριστη ερώτηση που έχει ήδη απαντήσει ο υποψήφιος, θα πάρετε την ίδια αόριστη απάντηση. Ο μόνος τρόπος να ελέγξετε πραγματικά τον ισχυρισμό είναι να ρωτήσετε για ένα συγκεκριμένο περιστατικό: περιγράψτε την τελευταία παρουσίαση που έκανε αυτό το άτομο, ποιοι ήταν στο δωμάτιο και πώς πήγε. Ένας πραγματικός προϊστάμενος μπορεί να απαντήσει σε δέκα δευτερόλεπτα. Κάποιος που απλώς επαναλαμβάνει μια φράση από το βιογραφικό δεν μπορεί.
Αυτό έχει μεγαλύτερη σημασία απ’ όσο φαίνεται. Η μετα-ανάλυση των Frank Schmidt και John Hunter στο Psychological Bulletin (1998), η μελέτη με τις περισσότερες αναφορές για την ακρίβεια των μεθόδων πρόσληψης στη βιομηχανική ψυχολογία, διαπίστωσε ότι ο έλεγχος συστάσεων προβλέπει την απόδοση στη δουλειά με εγκυρότητα 0,26. Οι δομημένες συνεντεύξεις και τα τεστ γνωστικής ικανότητας φτάνουν περίπου το 0,51, σχεδόν το διπλάσιο. Ο έλεγχος συστάσεων δεν είναι άχρηστος, αλλά αυτός ο αριθμός σας δείχνει ακριβώς πόσο βάρος να δώσετε σε μια αόριστη απάντηση σε σχέση με μια συγκεκριμένη. Οι γενικές ερωτήσεις σας σπρώχνουν προς το κατώτερο άκρο. Οι συγκεκριμένες σας σπρώχνουν προς το ανώτερο.
Ποιον να καλέσετε στην πραγματικότητα
Καλέστε τον άμεσο προϊστάμενο ή επόπτη, όχι έναν συνάδελφο, όχι έναν φίλο και όχι μια ακαδημαϊκή σύσταση. Ένας πρώην προϊστάμενος είναι το μόνο πρόσωπο στη λίστα συστάσεων ενός υποψηφίου που έχει όντως αξιολογήσει τη δουλειά του σε σχέση με ένα πρότυπο και την έχει συγκρίνει με άλλα άτομα που έχει διοικήσει. Ένας συνάδελφος ή φίλος δεν έχει την εξουσία να κάνει αυτή τη σύγκριση και συνήθως έχει κάποιο κίνητρο να παρουσιάσει τον υποψήφιο θετικά.
Οι ακαδημαϊκές συστάσεις είναι οι πιο αδύναμες απ’ όλες για όποιον έχει ήδη εργασιακή εμπειρία. Ένας καθηγητής είδε αυτό το άτομο μόνο ως φοιτητή. Ένας φοιτητής και ένας εργαζόμενος είναι διαφορετικοί ρόλοι με διαφορετικές προσδοκίες, και ένας καθηγητής δεν έχει βάση να μιλήσει για το πώς κάποιος αποδίδει υπό πίεση προθεσμίας, πώς χειρίζεται έναν δύσκολο πελάτη ή πώς δέχεται ανατροφοδότηση από έναν προϊστάμενο. Αν ο υποψήφιος έχει πραγματικό εργασιακό ιστορικό, παρακάμψτε εντελώς τον καθηγητή και αφιερώστε εκείνο τον χρόνο σε έναν δεύτερο πρώην προϊστάμενο.
Δεν υπάρχει μία αμιγής μελέτη που να συγκρίνει απευθείας τις συστάσεις προϊσταμένων με αυτές συναδέλφων και καθηγητών, αλλά η έρευνα που υπάρχει δείχνει προς την ίδια κατεύθυνση στην οποία καταλήγει, μέσα από τη δική του εμπειρία στις προσλήψεις, ο Efe Ergün, συνιδρυτής της Canvider. Η ανάλυση των Larry Conway και Allen Huffcutt το 1997 στο Human Performance διαπίστωσε ότι οι αξιολογήσεις από επόπτες είχαν αξιοσημείωτα υψηλότερη συνέπεια (αξιοπιστία 0,50) από τις αξιολογήσεις συναδέλφων (0,37) ή υφισταμένων (0,30). Μια μελέτη του 2025 στο Education Finance and Policy, από τους Dan Goldhaber, Cyrus Grout και Roddy Wolff, διαπίστωσε ότι οι αξιολογήσεις από διευθυντές και επόπτες προέβλεπαν αξιόπιστα τη μελλοντική απόδοση στη δουλειά, ενώ οι αξιολογήσεις από άλλους τύπους αξιολογητών δεν ήταν εξίσου αξιόπιστες.
| Πηγή σύστασης | Τι μπορεί πραγματικά να σας πει |
|---|---|
| Άμεσος προϊστάμενος ή επόπτης | Συνέκρινε τη δουλειά σας με ένα πρότυπο και με άλλα άτομα που έχει διοικήσει |
| Συνάδελφος | Δούλευε δίπλα σας, σπάνια αξιολόγησε επίσημα τη δουλειά σας |
| Φίλος | Προσωπική άποψη, χωρίς επαγγελματική βάση |
| Καθηγητής ή ακαδημαϊκή επαφή | Σας είδε ως φοιτητή, όχι ως εργαζόμενο |
Τι επιτρέπεται νόμιμα να ρωτήσετε
Μπορείτε να ρωτήσετε οτιδήποτε σχετικό με τη δουλειά. Ο περιορισμός δεν είναι στις ερωτήσεις σας, αλλά στο τι είναι διατεθειμένη να πει η άλλη πλευρά. Οι περισσότερες εταιρείες σήμερα λένε στους προϊσταμένους να επιβεβαιώνουν μόνο τη θέση εργασίας, τις ημερομηνίες απασχόλησης και, μερικές φορές, τον τελικό μισθό, και τίποτα άλλο.
Η υπόθεση που αναφέρεται πιο συχνά ως αιτία αυτής της πρακτικής είναι η Randi W. v. Muroc Joint Unified School District (Cal. 1997). Οι πρώην εργοδότες ενός σχολικού διοικητή έδωσαν θετικές συστάσεις, παρότι γνώριζαν για προηγούμενες καταγγελίες κακής συμπεριφοράς. Προσλήφθηκε από μια νέα σχολική περιφέρεια χάρη σε αυτές τις συστάσεις και αργότερα κακοποίησε έναν μαθητή. Το Ανώτατο Δικαστήριο της Καλιφόρνιας αποφάσισε ότι ένας πρώην εργοδότης μπορεί να θεωρηθεί υπεύθυνος για μια παραπλανητικά θετική σύσταση που αποκρύπτει γνωστούς κινδύνους. Αυτή και μόνο η υπόθεση εξηγεί γιατί τα τμήματα HR σε όλη τη χώρα εκπαιδεύουν σήμερα το προσωπικό τους να λέει όσο το δυνατόν λιγότερα.
Αξίζει να το ξέρετε πριν υποθέσετε ότι κάθε κλήση σύστασης θα είναι ερμητικά κλειστή: μια ανασκόπηση της νομολογίας για αμελή πρόσληψη από το 1974 έως το 2022, που δημοσιεύθηκε από τη SHRM τον Νοέμβριο του 2023, βρήκε μόλις περίπου 435 δικαστικές αποφάσεις ευθύνης εργοδότη σε σχεδόν 50 χρόνια, δηλαδή κατά μέσο όρο περίπου εννέα τον χρόνο σε εθνική κλίμακα, και το 97% αφορούσε ρόλους υψηλού κινδύνου, όπως ρόλους με πρόσβαση σε ευάλωτα άτομα, οδήγηση, όπλα ή μετρητά. Αν προσλαμβάνετε έναν συντονιστή μάρκετινγκ ή έναν εκπρόσωπο εξυπηρέτησης πελατών, απέχετε πολύ από το προφίλ περιστατικών που αγχώνει τις εταιρείες. Ορισμένοι προϊστάμενοι, ειδικά σε μικρότερες εταιρείες χωρίς επίσημη πολιτική HR, θα μιλήσουν ανοιχτά αν κάνετε συγκεκριμένες, σχετικές με τη δουλειά ερωτήσεις αντί για ανοιχτές ερωτήσεις που τους φέρνουν σε δύσκολη θέση.
Οι ερωτήσεις που πρέπει πραγματικά να κάνετε
Παρακάμψτε τη γενική λίστα. Κάντε ερωτήσεις συνδεδεμένες με τη συγκεκριμένη θέση που καλύπτετε.
- Περιγράψτε την τελευταία φορά που αυτό το άτομο έκανε [τη βασική εργασία του ρόλου]. Τι συνέβη;
- Ποιο ήταν κάτι που έκανε και θα θέλατε να κάνουν περισσότεροι άνθρωποι στην ομάδα σας;
- Υπήρξε ποτέ μια προθεσμία που έχασε ή ένα λάθος που έκανε; Πώς το χειρίστηκε μετά;
- Θα προσλαμβάνατε αυτό το άτομο ξανά για παρόμοιο ρόλο σήμερα; Αν όχι, γιατί όχι;
- Σε μια κλίμακα που το συγκρίνει με άλλα άτομα που έχετε διοικήσει σε αυτόν τον ρόλο, πού βρίσκεται και γιατί;
Προσέξτε ότι καμία από αυτές δεν ρωτάει απευθείας για χαρακτηριστικά προσωπικότητας. Ζητούν μια συγκεκριμένη ανάμνηση ή μια άμεση σύγκριση, κάτι πολύ πιο δύσκολο να απαντηθεί με μια καλοντυμένη μη απάντηση.
Τι σας κοστίζει σε χρόνο
Προβλέψτε 30 έως 60 λεπτά για να ελέγξετε σωστά τρεις συστάσεις, σύμφωνα με τα ίδια στοιχεία της SHRM για τον έλεγχο συστάσεων. Για μια μικρή επιχείρηση, αυτή η ώρα είναι ελάχιστη σε σχέση με το κόστος μιας κακής πρόσληψης. Όταν είστε μια ομάδα δέκα ατόμων που προσλαμβάνει ένα ενδέκατο, αυτή η πρόσληψη αλλάζει τι μπορεί να κάνει η ομάδα και πόσο μπορείτε να εμπιστευτείτε αυτό το νέο άτομο. Μία ώρα στο τηλέφωνο πριν από την προσφορά είναι μια φθηνή ασφάλεια έναντι μηνών προσπαθειών διόρθωσης αργότερα.
Ο έλεγχος συστάσεων είναι επίσης ένα πραγματικό κενό στα περισσότερα συστήματα παρακολούθησης υποψηφίων (ATS) σήμερα, συμπεριλαμβανομένου του Canvider. Δεν υπάρχει δομημένο βήμα στο περισσότερο λογισμικό ATS για την καταγραφή όσων είπε πραγματικά ένα πρόσωπο αναφοράς, ή για τη βαθμολόγηση αυτής της συνομιλίας όπως θα βαθμολογούσατε μια συνέντευξη. Μέχρι να αλλάξει αυτό, η πρακτική λύση είναι να γράφετε τις απαντήσεις απευθείας στη φόρμα αξιολόγησης συνέντευξης ή στο ιστορικό αποφάσεων του υποψηφίου, ώστε η κλήση σύστασης να έχει το ίδιο βάρος στην τελική σας απόφαση όσο και οτιδήποτε ειπώθηκε στην ίδια τη συνέντευξη, αντί να χάνεται σε κάποιο προσωπικό σημειωματάριο.
Δοκιμάστε το Canvider δωρεάν. Δεν χρειάζεται πιστωτική κάρτα.
Συχνές ερωτήσεις
Τι επιτρέπεται νόμιμα να ρωτήσω σε έναν έλεγχο συστάσεων;
Μπορείτε να ρωτήσετε οτιδήποτε σχετικό με τη δουλειά. Το όριο δεν είναι στις ερωτήσεις σας, αλλά στο τι είναι διατεθειμένος να απαντήσει ο προηγούμενος εργοδότης. Οι περισσότερες εταιρείες δίνουν εντολή στο προσωπικό να επιβεβαιώνει μόνο τη θέση εργασίας, τις ημερομηνίες απασχόλησης και, μερικές φορές, τον τελικό μισθό, εξαιτίας μερικών δικαστικών υποθέσεων για αμελείς ή παραπλανητικές συστάσεις.
Ποιο είναι ένα παράδειγμα καλής ερώτησης ελέγχου συστάσεων;
Ρωτήστε για ένα συγκεκριμένο κομμάτι της δουλειάς, όχι για ένα γενικό χαρακτηριστικό. Αντί να ρωτήσετε αν κάποιος έχει καλές επικοινωνιακές δεξιότητες, ζητήστε να περιγράψουν την τελευταία παρουσίαση που έκανε αυτό το άτομο σε έναν πελάτη και πώς πήγε. Οι συγκεκριμένες ερωτήσεις φέρνουν συγκεκριμένες απαντήσεις, ενώ οι αόριστες φέρνουν ένα γενικό «ναι».
Τι δεν πρέπει να ρωτήσω σε έναν έλεγχο συστάσεων;
Μην ρωτάτε τίποτα άσχετο με την απόδοση στη δουλειά, όπως την ηλικία, την κατάσταση υγείας, την οικογενειακή κατάσταση ή οτιδήποτε άλλο που θα ήταν παράνομο να ρωτήσετε σε μια συνέντευξη. Είναι επίσης χάσιμο χρόνου να κάνετε ερωτήσεις προσωπικότητας που το πρόσωπο αναφοράς δεν έχει επαγγελματική βάση να απαντήσει, όπως το αν ο υποψήφιος είναι καλός άνθρωπος.
Πρέπει να ελέγχω συστάσεις από συναδέλφους ή φίλους;
Όχι. Ένας συνάδελφος ή φίλος έχει κίνητρο να παρουσιάσει τον υποψήφιο θετικά και συνήθως δεν έχει την εξουσία να κρίνει τη δουλειά του σε σχέση με ένα πρότυπο. Ο άμεσος προϊστάμενος ή επόπτης είναι το μόνο πρόσωπο αναφοράς που έχει πραγματικά αξιολογήσει τη δουλειά αυτού του ατόμου και μπορεί να τη συγκρίνει με άλλα άτομα που έχει διοικήσει.