Kısa cevap: Aday takip sistemi (ATS), şu anda açık olan roller için işe alımı yürütür. Recruiting CRM (aday ilişkileri yönetimi) ise henüz başvuru yapmamış kişilerle iletişimi sürdürür. Yılda 20 ila 30 kişiden az işe alan küçük bir ekipseniz, rızaya dayalı, geçmiş başvuranlardan oluşan bir havuz tutan bir ATS ile başlayın. Ayrı bir CRM, yalnızca aynı zor rolü defalarca doldurduğunuzda maliyetini karşılar.
ATS ne yapar?
Bir ATS, belirli bir işe başvuran kişileri başvurudan işe alıma ya da reddedilmeye kadar takip eder.
Bu şu anlama gelir:
- Kariyer sayfanızdan ve iş ilanı sitelerinden gelen başvuruları tek bir listede toplamak
- CV’leri taramak ve birinin neden ilerlediğini ya da ilerlemediğini kaydetmek
- Adayları ön eleme, mülakat ve teklif gibi aşamalarda ilerletmek
- Mülakatları planlamak ve geri bildirimleri saklamak
- Kimsenin beklemede kalmaması için durum e-postaları göndermek
ATS’de çalışmanın birimi başvurudur. Her kayıt belirli bir pozisyona bağlıdır. Pozisyon kapandığında iş de biter. Daha ayrıntılı bir açıklama için aday takip sistemi nedir yazısını okuyun.
Recruiting CRM ne yapar?
Recruiting CRM, ortada bir iş olmadan önce insanlarla ilişkileri yönetir.
Çalışmanın birimi başvuru değil, kişidir. Tipik özellikler:
- Sourcing, etkinlikler ya da referanslardan oluşturulan aday listeleri
- “Kıdemli backend, Berlin, 2027’de açık” gibi etiketler ve segmentler
- Haftalar boyunca birkaç mesaj gönderen e-posta besleme (nurture) dizileri
- Etkileşim takibi: kim açtı, kim yanıt verdi, kim soğudu
- Yayınladığınız ilanlar için değil, istediğiniz yetenekler için aday akışları
Bu, satış CRM’iyle aynı fikirdir. Alıcının harekete geçtiği ana gelmeden önce ilişkiyi kurarsınız.
Recruiting CRM ve ATS yan yana
| ATS | Recruiting CRM | |
|---|---|---|
| Kimler var | Başvuran kişiler | Yaklaşmak istediğiniz kişiler |
| Bağlı olduğu şey | Belirli bir iş | Bir kişi ya da yetenek segmenti |
| Ana görev | Ele, mülakat yap, karar ver, işe al | Çek, besle, yeniden etkinleştir |
| Tipik başlangıç | İlanı yayınladığınız gün | İlanı yayınlamadan aylar önce |
| Temel çıktı | Bir işe alım | Sıcak aday listesi |
| Hukuki dayanak | Bir iş başvurusunun işlenmesi | Genellikle rıza ya da meşru menfaat; GDPR kapsamında dikkat gerektirir |
Bu son satır Avrupa’da, satıcıların genellikle kabul ettiğinden daha önemli. Başvuru süresi dolduktan sonra birinin verisini saklamak ve ona diğer pozisyonlar hakkında e-posta göndermek, Genel Veri Koruma Tüzüğü (GDPR) kapsamında yasal bir dayanak gerektirir. Başvuru formunda toplanan rıza en temiz dayanaktır. Saklama kuralları için GDPR ve RODO kapsamında iş başvurularını ne kadar süre saklamanız gerektiği yazısına bakın.
Küçük bir ekip önce hangisini satın almalı?
ATS. Neredeyse her zaman.
Mantığı şu: CRM, huninin üst kısmını doldurur. Huninin ortası paylaşılan bir gelen kutusu ve bir elektronik tablo ise, üste daha fazla kişi eklemek yalnızca daha fazla kişiyi kaybetmeniz anlamına gelir. Daha fazla kişi çekmek için para harcamadan önce başvuruların kaybolduğu yeri düzeltin.
İkinci neden hacim. CRM, besleme yapmayı haklı çıkaracak kadar tekrar eden talep olduğunda değer kazanır. Yılda bir tasarımcı işe alıyorsanız, besleyeceğiniz bir şey yoktur. Üç ayda bir 15 destek temsilcisi alıyorsanız, vardır.
Kaba bir kural:
- Yılda 20 ila 30 işe alımın altında: Yetenek havuzu olan bir ATS. CRM yok.
- Yılda 30 ila 100 işe alım, birkaç tekrar eden rolle: Disiplinli bir yetenek havuzu kullanımı olan ATS. Yalnızca en zor tekrar eden rol için CRM’e bakın.
- Yılda 100’den fazla işe alım ya da yoğun pasif sourcing: Bir ATS ve bir CRM ya da ikisini de yapan tek bir platform.
Bu bir kanun değil. İkinci bir aracın maliyetinin genellikle mantıklı hale geldiği noktanın göstergesi.
ATS içinde CRM boşluğunu neyle kapatabilirsiniz?
Geçmiş başvuranlardan oluşan bir yetenek havuzu, bu boşluğun büyük kısmını kapatır.
Her arama, biraz daha iyi bir uyumla yarışı kaybetmiş iyi insanları da geride bırakır. Şirketinizi zaten tanıyorlar. Orada çalışmak istemişlerdi. Bir CRM’in hiç tutamayacağı herhangi bir soğuk adaydan daha sıcaklar.
Canvider’da bu rızaya dayanır. Adaylar başvuru formunda gelecekteki fırsatlara açık olup olmadıklarını seçer. Bir pozisyonu kapattığınızda ya da arşivlediğinizde, işe alınmayan ve evet diyen adaylar otomatik olarak TalentPool havuzuna girer. Hayır diyen adaylar hiçbir zaman eklenmez ve sistem onları elle eklemeyi de engeller.
Yeni bir rol açıldığında, Talent Pool Finder bu havuzdan eşleşmeler önerir. Önce kimliği olmayan bir öneri gösterir; böylece kişiyi tanımadan önce uyumu değerlendirirsiniz. Ayrıca iş başına en fazla 3 adaya ulaşmayı sınırlar. Bu sınır bilinçli bir tasarımdır. Yetenek havuzu bir ilişkidir ve toplu e-posta göndermek bu ilişkiyi tüketir.
Enterprise planında, Smart Talent Pool aynı rızası olan adaylar üzerinde yapılandırılmış CV verileri, filtreler ve doğal dille arama ekler.
Canvider neyi yapmaz?
Canvider, rızaya dayalı bir yetenek havuzu olan bir ATS’dir. Tam kapsamlı bir recruiting CRM değildir.
Soğuk adaylara çok adımlı besleme e-posta dizileri göndermez. Bir kampanyada açılmaları takip etmez. 400 pasif mühendise iki ay boyunca beş mesaj gönderen bir damla (drip) kampanyasına ihtiyacınız varsa, bu kısım için ayrı bir CRM gerekir.
Çoğu küçük ekibin buna ihtiyacı yoktur. Ama ihtiyacınız varsa, bunu bir denemeden sonra değil, şimdi bilmek daha iyidir.
Hangi sorunla karşı karşıya olduğunuzu nasıl anlarsınız?
Kendinize üç soru sorun.
- Zaten sahip olduğumuz başvuranları mı kaybediyoruz? Başvurup hiç geri dönüş almayan kişiler, birinin gelen kutusunda duran CV’ler, sohbette kaybolan geri bildirimler. Bu bir ATS sorunudur.
- Yayınladığımız roller için yeterli başvuru almıyor muyuz? Bu önce bir sourcing ve iş ilanı sorunudur. Bir CRM satın almadan önce iş ilanlarını ücretsiz nereye koyabileceğinize ve LinkedIn Recruiter olmadan küçük bütçeyle pasif sourcing yazılarına bakın.
- Birkaç ayda bir aynı nadir profile mi ihtiyacımız var? Gerçek CRM durumu budur.
İlk soruya cevabınız evetse, onu atlamayın. Bir CRM bunu çözmez.
Sık gözden kaçan ayrıntı: elle içe aktarma ve rıza
Elle eklediğiniz ya da toplu olarak yüklediğiniz kişiler başvuru formunuzu hiç görmediler, dolayısıyla gelecekteki fırsatlar için rıza vermediler. Canvider’da bu nedenle yetenek havuzunun dışında kalırlar. Eski bir sistemden bir klasör dolusu CV içe aktarırsanız, bunların hepsine yeni rollerle ilgili e-posta gönderebileceğinizi varsaymayın. Önce bu verinin nasıl toplandığını kontrol edin.
Canvider’ı ücretsiz deneyin. Kredi kartı gerekmez.
Sıkça sorulan sorular
Recruiting CRM ile ATS arasındaki fark nedir?
Aday takip sistemi (ATS), açık bir işe başvurmuş kişileri yönetir: eleme, aşamalar, mülakatlar, teklifler. Recruiting CRM (aday ilişkileri yönetimi) ise henüz başvuru yapmamış kişilerle ilişkileri yönetir; genellikle sourcing listeleri, etiketler ve e-posta besleme kampanyaları üzerinden. Biri elinizdeki işe alım hattı, diğeri ileride isteyeceğiniz hat içindir.
Küçük işletmelerin recruiting CRM'e ihtiyacı var mı?
Genellikle başlangıçta hayır. Yılda 20 ila 30'dan az kişi işe alıyorsanız, ATS ile birlikte gelecekteki iletişime rıza vermiş geçmiş başvuranlardan oluşan aranabilir bir havuz, bir CRM'in yapacağı işlerin çoğunu karşılar. Özel bir CRM, aynı zor rolü tekrar tekrar doldurduğunuzda ve pasif adayları aylar önceden ısıtmanız gerektiğinde kendini öder.
Bir ATS, recruiting CRM gibi çalışabilir mi?
Kısmen. Birçok ATS ürünü artık reddedilen ya da ikinci sırada kalan adayların aranabilir kaldığı bir yetenek havuzu içeriyor. Bu, yeniden iletişimi karşılar. Çoğu ATS ürününde bulunmayan şey, soğuk adaylara yönelik çok adımlı besleme e-posta kampanyalarıdır; bu da özel bir recruiting CRM'in özüdür.