Lyhyt vastaus: Hakijaseurantajärjestelmä (ATS) hoitaa juuri nyt auki olevat rekrytoinnit. Rekrytointi-CRM (candidate relationship management) pitää yhteyttä ihmisiin, jotka eivät ole vielä hakeneet. Jos olette pieni tiimi, joka palkkaa alle 20–30 ihmistä vuodessa, aloittakaa ATS:llä, joka säilyttää suostumukseen perustuvan poolin aiemmista hakijoista. Erillinen CRM kannattaa vasta, kun täytätte samaa vaikeaa paikkaa yhä uudelleen.
Mitä ATS tekee?
ATS seuraa tiettyyn työpaikkaan hakeneita ihmisiä hakemuksesta palkkaukseen tai hylkäykseen asti.
Käytännössä se:
- Kerää hakemukset urasivuilta ja työpaikkasivustoilta yhteen listaan
- Seulo CV:t ja kirjaa, miksi joku eteni tai ei edennyt
- Siirtää hakijat vaiheisiin, kuten seulonta, haastattelu ja tarjous
- Ajastaa haastattelut ja tallentaa palautteen
- Lähettää tilanneviestit, ettei kukaan jää odottamaan
ATS:n työyksikkö on hakemus. Jokainen tietue liittyy avoimeen paikkaan, ja kun paikka suljetaan, työ on tehty. Pidemmän selityksen saat artikkelista mitä hakijaseurantajärjestelmä on.
Mitä rekrytointi-CRM tekee?
Rekrytointi-CRM hoitaa suhteita ihmisiin ennen kuin heille on paikkaa.
Työyksikkö on ihminen, ei hakemus. Tyypillisiä ominaisuuksia ovat:
- Hakulistat, jotka syntyvät rekrytoinnista, tapahtumista tai suosituksista
- Tagit ja segmentit, kuten “senior backend, Berliini, avoinna 2027”
- Sähköpostisarjat, jotka lähettävät useita viestejä viikkojen aikana
- Sitoutumisen seuranta: kuka avasi, kuka vastasi, kuka hiljeni
- Putket kyvyille, joita haluat, ei työpaikoille, jotka olet julkaissut
Ajatus on sama kuin myynnin CRM:ssä. Suhde rakennetaan ennen kuin ostopäätös tulee ajankohtaiseksi.
Rekrytointi-CRM vs ATS vierekkäin
| ATS | Rekrytointi-CRM | |
|---|---|---|
| Kuka on mukana | Ihmiset, jotka hakivat | Ihmiset, joihin haluat ottaa yhteyttä |
| Liittyy | Tiettyyn paikkaan | Henkilöön tai kykysegmenttiin |
| Pääasiallinen tehtävä | Seulonta, haastattelu, päätös, palkkaus | Houkuttelu, ylläpito, uudelleen aktivointi |
| Tyypillinen aloitus | Päivä, jona julkaiset paikan | Kuukausia ennen paikan julkaisua |
| Tärkein tulos | Palkkaus | Lämmin ehdokaslista |
| Oikeusperuste | Työhakemuksen käsittely | Yleensä suostumus tai oikeutettu etu, mikä vaatii huolellisuutta GDPR:n nojalla |
Viimeinen rivi painaa Euroopassa enemmän kuin myyjät yleensä myöntävät. Jos säilytät jonkun tietoja hakemuksen päätyttyä ja lähetät hänelle viestejä muista paikoista, tarvitset oikeusperusteen General Data Protection Regulation (GDPR) -asetuksen nojalla. Hakulomakkeella kerätty suostumus on siistein peruste. Säilytysaikoja koskevat säännöt löydät artikkelista kuinka kauan työhakemuksia säilytetään GDPR:n ja RODO:n nojalla.
Mitä pienen tiimin kannattaa ostaa ensin?
ATS. Melkein aina.
Perustelu on tämä. CRM täyttää suppilon yläosan. Jos suppilon keskiosa on jaettu postilaatikko ja taulukko, enemmän ihmisiä ylhäällä tarkoittaa vain enemmän ihmisiä, jotka katoavat. Korjaa ensin paikka, jossa hakemuksia katoaa, ennen kuin maksat enemmän niiden houkuttelusta.
Toinen syy on määrä. CRM kannattaa, kun toistuvaa kysyntää on tarpeeksi ylläpidon perusteluksi. Jos palkkaat yhden suunnittelijan vuodessa, ei ole mitään, mihin lämmitellä. Jos palkkaat 15 asiakaspalvelijaa joka neljännes, on.
Karkea nyrkkisääntö:
- Alle 20–30 palkkausta vuodessa: ATS talenttipoolilla. Ei CRM:ää.
- 30–100 palkkausta vuodessa, muutamalla toistuvalla paikalla: ATS ja kurinalainen talenttipoolin käyttö. Harkitse CRM:ää vain vaikeimmalle toistuvalle paikalle.
- Yli 100 palkkausta vuodessa tai paljon passiivista sourcingia: ATS ja CRM, tai yksi alusta, joka tekee molemmat.
Tämä ei ole laki. Se on kohta, jossa toisen työkalun kustannus alkaa yleensä olla järkevä.
Mikä täyttää CRM-aukon ATS:n sisällä?
Talenttipooli aiemmista hakijoista kattaa suurimman osan siitä.
Jokainen haku jättää jälkeensä hyviä ihmisiä, jotka hävisivät hieman paremmalle sopivuudelle. He tuntevat jo yrityksenne. He halusivat jo töihin teille. He ovat lämpimämpiä kuin mikään kylmä kontakti, jonka CRM koskaan sisältää.
Canvidessa tämä toimii suostumuksella. Hakijat valitsevat hakulomakkeella, ovatko he avoimia tuleville mahdollisuuksille. Kun suljet tai arkistoit paikan, ei-valitut, jotka sanoivat kyllä, siirtyvät automaattisesti TalentPooliin. Ne, jotka sanoivat ei, eivät koskaan siirry sinne, eikä järjestelmä anna lisätä heitä käsin.
Kun uusi paikka avautuu, Talent Pool Finder ehdottaa sopivia ihmisiä tuosta poolista. Se näyttää ensin ehdotuksen ilman yksityisiä tietoja, jotta arvioit sopivuuden ennen henkilöllisyyttä. Se myös rajoittaa yhteydenotot 3 hakijaan per paikka. Raja on tarkoituksellinen. Talenttipooli on suhde, ja sen massapostitus polttaa suhteen.
Enterprise-tasolla Smart Talent Pool lisää AI-jäsennellyn CV-datan, suodattimet ja luonnollisen kielen haun samoihin suostumuksen antaneisiin ihmisiin.
Mitä Canvider ei tee
Canvider on ATS, jossa on suostumukseen perustuva talenttipooli. Se ei ole täysi rekrytointi-CRM.
Se ei aja monivaiheisia sähköpostisarjoja kylmille kontakteille. Se ei seuraa avauksia kampanjan aikana. Jos tarvitset tippakampanjan, joka lähettää viisi viestiä 400 passiiviselle insinöörille kahden kuukauden aikana, tarvitset siihen erillisen CRM:n.
Useimmat pienet tiimit eivät sitä tarvitse. Mutta jos tarvitset, on parempi tietää se nyt kuin kokeilujakson jälkeen.
Miten tiedät, mikä ongelma sinulla todella on?
Kysy itseltäsi kolme kysymystä.
- Menetämmekö jo olemassa olevia hakijoita? Ihmiset, jotka hakivat eivätkä koskaan kuulleet takaisin, CV:t jonkun postilaatikossa, palaute chatissa. Se on ATS-ongelma.
- Onko meillä liian vähän hakijoita julkaisemiimme paikkoihin? Se on ensin sourcing- ja työpaikkailmoitusongelma. Tarkista mistä julkaista työpaikkoja ilmaiseksi ja passiivinen sourcing pienen budjetin oloissa ennen CRM:n ostamista.
- Tarvitsemmeko samaa harvinaista profiilia muutaman kuukauden välein? Se on oikea CRM-tapaus.
Jos vastaus ensimmäiseen kysymykseen on kyllä, älä ohita sitä. CRM ei korjaa sitä.
Usein huomaamatta jäävä yksityiskohta: manuaaliset tuonnit ja suostumus
Käsin lisätyt tai massana tuodut ihmiset eivät ole koskaan nähneet hakulomakettanne, joten he eivät ole antaneet suostumusta tuleville mahdollisuuksille. Canvidessa he jäävät talenttipoolin ulkopuolelle juuri tästä syystä. Jos tuot kansion vanhoja CV:itä edellisestä järjestelmästä, älä oleta, että voit lähettää heille kaikille viestejä uusista paikoista. Tarkista ensin, miten tiedot on kerätty.
Kokeile Canvideria ilmaiseksi. Luottokorttia ei tarvita.
Usein kysytyt kysymykset
Mikä on ero rekrytointi-CRM:n ja ATS:n välillä?
Hakijaseurantajärjestelmä (ATS) hallinnoi ihmisiä, jotka hakivat auki olevaan paikkaan: seulonta, vaiheet, haastattelut ja tarjoukset. Rekrytointi-CRM hallinnoi suhteita ihmisiin, jotka eivät ole vielä hakeneet, yleensä hakulistojen, tagien ja sähköpostisarjojen avulla. Ensimmäinen on tarkoitettu putkelle, joka sinulla jo on, jälkimmäinen putkelle, jonka haluat myöhemmin.
Tarvitseeko pieni yritys rekrytointi-CRM:ää?
Yleensä ei aluksi. Jos palkkaat alle 20–30 ihmistä vuodessa, ATS ja haettava pooli aiemmista hakijoista, jotka ovat suostuneet tulevaan yhteydenottoon, kattavat suurimman osan siitä, mitä CRM tekisi. Erillinen CRM alkaa maksaa itsensä takaisin, kun täytät samaa vaikeasti löydettävää paikkaa toistuvasti ja sinun täytyy lämmitellä passiivisia ehdokkaita kuukausia etukäteen.
Voiko ATS toimia rekrytointi-CRM:nä?
Osittain. Monet ATS-tuotteet sisältävät nykyään talenttipoolin, jossa hylätyt tai toiseksi parhaaksi arvioidut ehdokkaat pysyvät haettavina. Se kattaa uudelleen aktivoinnin. Useimmista ATS-tuotteista puuttuu monivaiheiset sähköpostisarjat kylmille kontakteille, ja juuri ne ovat erillisen rekrytointi-CRM:n ydin.