Kısa cevap: Her başvuru için bir satır, sabit durum değerleri ve her satırda bir “sonraki işlem tarihi” olduğunda, aynı anda birkaç pozisyon için aday takip tablosu işe yarar. Aşağıdaki 12 sütun önemli olan her şeyi kapsar. Birden fazla kişi düzenlemeye başladığında, e-postalar başka bir yerde tutulduğunda veya aynı anda ikiden fazla pozisyonda işe alım yaptığınızda işe yaramaz hale gelir. İşte o noktada bir aday takip sistemine (ATS) geçme zamanı gelmiş demektir.
Aday takibi için tablo yeterli mi?
Çok düşük hacim için evet. Pek çok şirket ilk on çalışanını bu şekilde işe alıyor.
Tablo ücretsizdir, herkes nasıl kullanılacağını bilir ve on dakikada kurabilirsiniz. Bu çeyrekte tek bir pozisyon için işe alım yapıyorsanız ve bunu tek bir kişi yürütüyorsa, iyi bir tablo yeterlidir.
Sorun şu ki, kötü bir tablo, biri unutulana kadar iyi bir tabloyla aynı görünür. Aşağıdaki şablon bunu zorlaştırmak için tasarlandı.
Aday takip tablosu şablonu
Her başvuru için bir satır, kişi başına değil. Bir kişi iki pozisyona başvurursa, bu iki satırdır.
| # | Sütun | Ne yazılır | Neden önemli |
|---|---|---|---|
| 1 | Aday adı | Ad ve soyad | Temel bilgi |
| 2 | E-posta | Birincil e-posta | Her güncelleme için gerekir |
| 3 | Pozisyon | İlanda yazdığı gibi iş unvanı | Pozisyona göre filtreleme |
| 4 | Kaynak | Sabit bir listeden, nereden geldiği | Hangi kanalların işe yaradığını gösterir |
| 5 | Başvuru tarihi | Metin değil, gerçek tarih | Süreyi ölçmenizi sağlar |
| 6 | Durum | Yalnızca açılır listeden | “Belki?” ve “beklemede??” gibi değerleri önler |
| 7 | Sonraki işlem | Kısa bir fiil öbeği | “Ön eleme daveti gönder” |
| 8 | Sonraki işlem tarihi | Tarih | Adayların ortadan kaybolmasını (ghosting) önleyen sütun |
| 9 | Sorumlu | Sonraki işlemden sorumlu kişi | “Yanıt verdiğini sanıyordum” sorununu ortadan kaldırır |
| 10 | Puan | Mülakattan sonra 1 ile 5 arası | Karşılaştırılabilir kararlar |
| 11 | Red nedeni | Açılır listeden | Zaman içindeki örüntüler |
| 12 | Son silme tarihi | Verilerini silmek için tarih | Veri koruma |
İsterseniz isteğe bağlı sütunlar: telefon, konum, maaş beklentisi, CV bağlantısı, notlar.
Tablonun düzenli kalması için nasıl kurarsınız?
Beş ayar, bir takip tablosu ile karmaşa arasındaki farkı yaratır.
- Durum, Kaynak ve Red nedeni için açılır listeler. Google Sheets’te Veri doğrulama kullanın. Excel’de Veri, ardından Veri Doğrulama, ardından Liste. Bu sütunlardaki serbest metin filtrelemeyi işe yaramaz hale getirir.
- Önerilen durumlar: Başvuruldu, Ön eleme, Mülakat, Final, Teklif, İşe alındı, Reddedildi, Geri çekildi. Kısa tutun.
- Sonraki işlem tarihinde koşullu biçimlendirme. Tarih bugün veya daha eskiyse hücreyi kırmızıya çevirin. Bu, günlük yapılacaklar listeniz olur.
- Başlık satırını sabitleyin ve filtre ekleyin. Böylece pozisyona veya sorumluya göre sıralayabilirsiniz.
- Pozisyon başına değil, yıl başına bir sekme. Pozisyon başına sekme açarsanız toplam hattı göremez veya kaynakları karşılaştıramazsınız.
Ardından alışkanlık: Durum İşe alındı, Reddedildi veya Geri çekildi değilse her satırda bir sonraki işlem tarihi olmalıdır. Yoksa biri sizi bekliyor demektir.
Peki ya veri koruma?
CV’lerle dolu bir tablo kişisel veridir ve bundan siz sorumlusunuz.
Genel Veri Koruma Tüzüğü (GDPR) ve benzeri yasalar kapsamında, aday verilerini yalnızca bunu gerektiren bir sebep olduğu sürece saklamalı ve silebilmelisiniz. “Son silme tarihi” sütunu bunun içindir. Standart bir süre belirleyin, ardından süre dolduğunda satırları gerçekten silin. Bkz. GDPR ve RODO kapsamında iş başvurularını ne kadar süreyle saklamalısınız?
Tablolarla ilgili iki pratik risk:
- Paylaşım. “Bağlantısı olan herkes görüntüleyebilir” ayarlı bir bağlantı, bekleyen bir veri sızıntısıdır. Erişimi adı belirtilen kişilerle sınırlayın.
- Kopyalar. İnsanlar filtrelemek için tabloyu indirir. Böylece beş kopya oluşur ve hepsinden silemezsiniz.
Tablonun artık yetmediğinin işaretleri neler?
Bunlardan biri bile yeterlidir.
- Adaylar bekliyor. Biri iki hafta önce başvurdu ve kimse yanıt vermedi.
- İki kişi aynı satırı farklı şekilde düzenledi. Ve şimdi hangi durumun doğru olduğunu kimse bilmiyor.
- E-postalar başka bir yerde. Durumu görebiliyorsunuz ama adaya ne söylediğinizi göremiyorsunuz.
- Adayları, verileri başka bir tabloya kopyalamadan karşılaştıramıyorsunuz. Bkz. adayları tablo olmadan karşılaştırma.
- “İşe aldıklarımız nereden geldi?” sorusunu yanıtlayamıyorsunuz. Çünkü Kaynak serbest metindi.
- Aynı anda ikiden fazla pozisyonda işe alım yapıyorsunuz.
- CV’ler beş farklı yere geliyor. Gelen kutusu, LinkedIn, kariyer formu, bir işe alım danışmanı veya sohbette bir referans.
ATS, tablonun yapamadığı neyi yapar?
Temel fark, ATS’nin satırı sizin için oluşturması ve adayla ilgili her şeyi o satıra bağlı tutmasıdır.
| Görev | Tablo | ATS |
|---|---|---|
| Aday ekleme | Elle kopyala-yapıştır | Kariyer sayfası ve iş ilanı sitelerinden otomatik |
| CV okuma | Her dosyayı tek tek açmak | Ayrıştırılmış ve aranabilir; çoğu zaman yapay zekâyla puanlanmış |
| E-postalar | Birinin gelen kutusunda | Aday kaydında, ATS’den gönderilir |
| Adaylara durum bildirimleri | Tek tek yazılır | Durum değiştiğinde şablon veya toplu gönderim |
| Mülakat planlama | E-postayla gidip gelme | Randevu bağlantıları ve takvim senkronizasyonu |
| Raporlama | Kendiniz kurduğunuz pivot tablolar | Hazır işe alım süresi, kaynaklar ve huni raporu |
| Erişim kontrolü | Bağlantıya sahip herkes | Roller ve yetkiler |
| Veri silme | Her kopyayı bulmak | Tek bir yerde |
Geçiş ne kadar zor?
Çoğu ekibin beklediğinden daha az, özellikle erken aşamadaysanız.
Tablonuzda birkaç düzine aktif aday varsa, genellikle onları bir öğleden sonrada elle taşıyabilirsiniz. PDF dosyalarıyla çalışıyorsanız, birçok ATS aracı CV’leri bir ilana toplu olarak yüklemenize izin verir. Canvider’da toplu CV yükleme, bir ilan için bir grup PDF dosyasını alır ve yapay zekâyla çıkarılan bilgilerle başvuruları oluşturur.
Daha büyük geçişler için önce ATS geçiş kontrol listesini okuyun.
Maliyet de diğer bir endişe. Canvider’ın Simple planı yılda en fazla 2 iş ilanı ve 1 kullanıcıyla ücretsizdir. Pro ise ayda en fazla 10 ilan ve 5 kullanıcı için ayda €80’dir. Ücretsiz bir araçla başlamak için daha fazla neden istiyorsanız, ücretsiz bir ATS’nin neden akıllıca bir ilk adım olduğuna bakın.
Canvider’ı ücretsiz deneyin. Kredi kartı gerekmez.
Sıkça sorulan sorular
Excel ya da Google Sheets'i aday takip sistemi olarak kullanabilir miyim?
Evet, aynı anda birkaç pozisyon için. Her başvuru için bir satır, sabit durum değerleri ve bir sonraki işlem tarihi olan iyi yapılandırılmış bir tablo çok düşük hacim için işe yarar. Birden fazla kişi düzenlemeye başladığında, her adayın e-posta geçmişine ihtiyaç duyduğunuzda veya aynı anda bir avuç pozisyondan fazla işe alım yaptığınızda işe yaramaz hale gelir.
Aday takip tablosunda hangi sütunlar olmalı?
En azından şunlar: aday adı, e-posta, başvurulan pozisyon, kaynak, başvuru tarihi, mevcut durum, sonraki işlem, sonraki işlem tarihi, sorumlu kişi, mülakat puanı, red nedeni ve veri koruma için bir onay veya silme tarihi.
Tablodan bir ATS'ye ne zaman geçmeliyim?
Adaylar yanıt beklemeye başladığında, iki kişi aynı satırı farklı şekilde güncellediğinde, işe aldıklarınızın nereden geldiğini yanıtlayamadığınızda veya aynı anda ikiden fazla pozisyonda işe alım yaptığınızda geçin. Ücretsiz bir ATS'yi denemek bir şeye mal olmaz, bu yüzden geçişin maliyeti çoğunlukla bir öğleden sonralık iştir.