Krótka odpowiedź: Arkusz do rekrutacji sprawdza się przy kilku rolach naraz, jeśli ma jeden wiersz na aplikację, stałe wartości statusu i kolumnę „data następnej czynności” w każdym wierszu. Poniżej znajdziesz 12 kolumn, które mają znaczenie. Przestaje działać, gdy kilka osób edytuje go jednocześnie, gdy e-maile są przechowywane gdzie indziej albo gdy rekrutujesz na więcej niż dwa lub trzy stanowiska naraz. Wtedy warto przejść na system rekrutacyjny (ATS).
Czy arkusz wystarczy do śledzenia kandydatów?
Przy bardzo małej liczbie rekrutacji tak. Wiele firm zatrudnia w ten sposób pierwszych dziesięć osób.
Arkusz jest darmowy, każdy wie, jak z niego korzystać, a skonfigurujesz go w dziesięć minut. Jeśli rekrutujesz jedno stanowisko w tym kwartale i zajmuje się tym jedna osoba, dobry arkusz wystarczy.
Kłopot polega na tym, że zły arkusz wygląda tak samo jak dobry, dopóki któryś kandydat nie zostanie pominięty. Poniższy szablon ma to utrudniać.
Szablon arkusza do śledzenia kandydatów
Jeden wiersz na aplikację, a nie na osobę. Jeśli ktoś aplikuje na dwa stanowiska, to dwa wiersze.
| # | Kolumna | Co wpisać | Dlaczego to ważne |
|---|---|---|---|
| 1 | Imię i nazwisko kandydata | Imię i nazwisko | Podstawa |
| 2 | Główny adres e-mail | Będzie potrzebny przy każdej aktualizacji | |
| 3 | Stanowisko | Nazwa stanowiska, dokładnie tak, jak w ogłoszeniu | Filtrowanie według stanowiska |
| 4 | Źródło | Skąd pochodzi, z zamkniętej listy | Pokazuje, które kanały działają |
| 5 | Data aplikacji | Prawdziwa data, nie tekst | Pozwala mierzyć tempo |
| 6 | Status | Tylko z listy rozwijanej | Eliminuje wpisy typu „może?” i „czeka??” |
| 7 | Następna czynność | Jedna krótka fraza czasownikowa | „Wyślij zaproszenie na rozmowę wstępną” |
| 8 | Data następnej czynności | Data | Kolumna, która zapobiega ignorowaniu kandydatów |
| 9 | Osoba odpowiedzialna | Kto odpowiada za następną czynność | Eliminuje „myślałem, że ty odpisałeś” |
| 10 | Ocena | Od 1 do 5 po rozmowie | Porównywalne decyzje |
| 11 | Powód odrzucenia | Z listy rozwijanej | Wzorce w czasie |
| 12 | Termin usunięcia | Data, do której usuniesz ich dane | Ochrona danych |
Opcjonalne kolumny, jeśli ich potrzebujesz: telefon, lokalizacja, oczekiwane wynagrodzenie, link do CV, notatki.
Jak ustawić arkusz, żeby pozostał czytelny?
Pięć ustawień decyduje o tym, czy masz przejrzysty tracker, czy bałagan.
- Listy rozwijane dla Statusu, Źródła i Powodu odrzucenia. W Arkuszach Google użyj opcji Dane, potem Weryfikacja danych. W Excelu wybierz Dane, potem Sprawdzanie danych, potem Lista. Wolny tekst w tych kolumnach sprawia, że filtrowanie nie ma sensu.
- Sugerowane statusy: Aplikacja, Screening, Rozmowa, Finał, Oferta, Zatrudniony, Odrzucony, Wycofany. Trzymaj krótką listę.
- Formatowanie warunkowe w kolumnie Data następnej czynności. Ustaw czerwone tło komórki, gdy data jest dzisiejsza lub wcześniejsza. To twoja lista zadań na dziś.
- Zamroź wiersz nagłówka i włącz filtr. Dzięki temu możesz sortować według stanowiska lub osoby odpowiedzialnej.
- Jedna karta na rok, nie na stanowisko. Karta na stanowisko uniemożliwia zobaczenie całego lejka i porównanie źródeł.
Potem nawyk: każdy wiersz musi mieć datę następnej czynności, chyba że status to Zatrudniony, Odrzucony lub Wycofany. Jeśli jej nie ma, ktoś na ciebie czeka.
A ochrona danych?
Arkusz pełen CV to dane osobowe, a ty odpowiadasz za ich ochronę.
Zgodnie z RODO (GDPR) i podobnymi przepisami przechowuj dane kandydatów tylko tak długo, jak masz ku temu powód, i miej możliwość ich usunięcia. Do tego służy kolumna „Termin usunięcia”. Ustal standardowy okres, a potem faktycznie usuwaj wiersze, gdy go osiągną. Zobacz jak długo przechowywać aplikacje o pracę zgodnie z RODO.
Dwa praktyczne zagrożenia związane z arkuszami:
- Udostępnianie. Link ustawiony na „każdy, kto ma link, może wyświetlać” to proszenie się o wyciek danych. Ogranicz dostęp do wskazanych osób.
- Kopie. Ludzie pobierają arkusz, żeby go przefiltrować. Teraz są pięć kopii, a ty nie możesz usunąć danych ze wszystkich.
Jakie są oznaki, że przerosłeś arkusz?
Wystarczy jeden z tych sygnałów.
- Kandydaci czekają. Ktoś aplikował dwa tygodnie temu i nikt mu nie odpisał.
- Dwie osoby edytowały ten sam wiersz inaczej. I teraz nikt nie wie, który status jest właściwy.
- E-maile są gdzie indziej. Widzisz status, ale nie to, co napisałeś kandydatowi.
- Nie możesz porównać kandydatów bez kopiowania danych do innego arkusza. Zobacz jak porównać kandydatów bez arkusza.
- Nie umiesz odpowiedzieć na pytanie „skąd pochodzą twoi nowi pracownicy?”. Bo kolumna Źródło była wolnym tekstem.
- Rekrutujesz na więcej niż dwa lub trzy stanowiska naraz.
- CV przychodzą z pięciu miejsc. Skrzynka mailowa, LinkedIn, formularz na stronie kariery, rekruter, polecenie na czacie.
Czego arkusz nie potrafi, a system ATS tak?
Główna różnica polega na tym, że ATS sam tworzy wiersz i przypisuje do niego wszystko, co dotyczy kandydata.
| Zadanie | Arkusz | ATS |
|---|---|---|
| Dodawanie kandydatów | Ręczne kopiowanie i wklejanie | Automatycznie ze strony kariery i portali z ofertami |
| Czytanie CV | Otwieranie każdego pliku | Odczytywane i przeszukiwalne, często z oceną AI |
| E-maile | W czyjejś skrzynce | W karcie kandydata, wysyłane z ATS |
| Aktualizacje statusu dla kandydatów | Pisane pojedynczo | Szablon lub wysyłka zbiorcza przy zmianie statusu |
| Planowanie rozmów | Wymiana e-maili w obie strony | Linki do rezerwacji i synchronizacja z kalendarzem |
| Raportowanie | Tabele przestawne, które sam budujesz | Wbudowane: czas zatrudnienia, źródła, lejek |
| Kontrola dostępu | Każdy, kto ma link | Role i uprawnienia |
| Usuwanie danych | Szukanie każdej kopii | Jedno miejsce |
Jak trudno przejść na ATS?
Mniej, niż zwykle myślą zespoły, zwłaszcza na wczesnym etapie.
Jeśli w arkuszu jest kilka dziesiątek aktywnych kandydatów, zwykle przeniesiesz ich ręcznie w jedno popołudnie. Przy plikach PDF wiele narzędzi ATS pozwala zbiorczo wgrać CV do jednego stanowiska. W Canvider funkcja Bulk Upload CVs przyjmuje wiele plików PDF dla jednej oferty i tworzy aplikacje z danymi wyciągniętymi przez AI.
Przy większych migracjach najpierw przeczytaj listę kontrolną migracji ATS.
Drugą obawą jest koszt. Plan Simple w Canvider jest darmowy: do 2 ogłoszeń o pracę rocznie i 1 użytkownik. Pro kosztuje 80 € miesięcznie i obejmuje do 10 ogłoszeń miesięcznie oraz 5 użytkowników. Jeśli chcesz więcej powodów, by zacząć od darmowego narzędzia, zobacz dlaczego darmowy ATS to mądry pierwszy krok.
Wypróbuj Canvider za darmo. Nie potrzebujesz karty kredytowej.
Najczęściej zadawane pytania
Czy mogę używać Excela lub Arkuszy Google jako systemu ATS?
Tak, ale tylko przy kilku rolach naraz. Dobrze zbudowany arkusz z jednym wierszem na aplikację, stałymi wartościami statusu i datą kolejnej czynności sprawdzi się przy bardzo małej liczbie kandydatów. Przestaje działać, gdy kilka osób edytuje go jednocześnie, gdy potrzebujesz historii e-maili przy każdym kandydacie albo gdy rekrutujesz na więcej niż kilka stanowisk naraz.
Jakie kolumny powinien mieć arkusz do śledzenia kandydatów?
Co najmniej: imię i nazwisko kandydata, e-mail, stanowisko, źródło, datę aplikacji, bieżący status, kolejną czynność, datę kolejnej czynności, osobę odpowiedzialną, ocenę z rozmowy, powód odrzucenia oraz datę zgody lub termin usunięcia danych ze względu na ochronę danych.
Kiedy przejść z arkusza na system ATS?
Gdy kandydaci zaczynają czekać na odpowiedź, gdy dwie osoby zmieniają ten sam wiersz w różny sposób, gdy nie potrafisz wskazać, skąd pochodzą twoi nowi pracownicy, albo gdy rekrutujesz na więcej niż dwa lub trzy stanowiska naraz. Wypróbowanie darmowego ATS nic nie kosztuje, więc koszt przejścia to zwykle jedno popołudnie.