Kısa cevap: Aday takip sistemi (ATS), adayları başvurdukları andan teklifi kabul edene kadar yönetir. İnsan kaynakları bilgi sistemi (HRIS) ise çalışanları ilk günlerinden ayrılışlarına kadar yönetir. Kabul edilen teklif devir noktasıdır. Büyüyen küçük ekipler genellikle işe alım sıkıntısını ilk hisseder, bu yüzden ATS ile başlar; bordro, sözleşmeler ve izinler karmaşıklaşınca bir HRIS ekler.
ATS ne yapar?
Bir ATS, açık pozisyonlar için işe alım sürecini yürütür.
- İlanları kariyer sayfanıza ve iş ilanı sitelerine yayınlar
- Başvuruları tek bir yerde toplar
- CV’leri eler ve sıralar
- Adayları aşamalar arasında ilerletir
- Mülakatları planlar ve geri bildirimleri saklar
- Adaylara e-posta ve red mesajları gönderir
- İşe alım süresini ve hangi kaynakların işe alım sağladığını raporlar
Bir ATS’deki kişilerin çoğu çalışanınız değildir ve çoğu hiçbir zaman olmayacaktır. 200 başvuru alıp bir kişiyi işe alırsanız, 199 kayıt hiç katılmayacak kişilere aittir. Daha ayrıntılı bir giriş için aday takip sistemi nedir? yazısını okuyun.
HRIS ne yapar?
HRIS, çalışanlar için ana kayıt sistemidir.
- Kişisel ve sözleşme bilgileri
- Unvan, ekip, yönetici, maaş geçmişi
- İzin ve devamsızlık takibi
- Sözleşmeler ve politikalar gibi belgeler
- Çoğu zaman bordro, yan haklar ve vergi formları ya da bir bordro sağlayıcısına bağlantı
- Organizasyon şemaları ve kadro raporları
Karşınıza çıkabilecek ilgili terimler: HRMS (insan kaynakları yönetim sistemi) ve HCM (insan sermayesi yönetimi). Satıcılar bu terimleri gevşek kullanır. HCM genellikle performans, öğrenme ve iş gücü planlamasını da ekleyen daha büyük bir paketi ifade eder.
ATS ile HRIS: yan yana karşılaştırma
| ATS | HRIS | |
|---|---|---|
| İçinde kimler var | Adaylar | Çalışanlar |
| Başlangıç | Başvuru | İlk gün (veya kabul edilen teklif) |
| Bitiş | İşe alım veya red | Çalışan ayrılır |
| Ana kullanıcılar | İşe alım uzmanları, işe alım yöneticileri, mülakatçılar | İK, bordro, yöneticiler, çalışanlar |
| Tipik özellikler | İlan yayını, eleme, mülakatlar, aday e-postaları | Kayıtlar, izinler, bordro, belgeler |
| Veri hacmi | Çok kişi, kısa süre | Daha az kişi, uzun süre |
| Veri koruma odağı | Reddedilen başvurular için saklama sınırları | İş kayıtları, bordro, vergi |
Son satır insanları sık sık şaşırtır. Reddedilen adayların verileri genellikle belirli bir süre sonra silinmelidir. Çalışan kayıtlarında ise çoğu zaman yasal asgari saklama süreleri bulunur. İki veriyi açık kurallar olmadan tek bir sistemde tutmak sorun yaratır. Bkz. GDPR ve RODO kapsamında iş başvurularını ne kadar süreyle saklamalısınız?
Tek bir sistem ikisini de yapabilir mi?
Evet, kısmen. Birçok İK paketi bir işe alım modülü içerir ve bazı işe alım araçları hafif bir işe uyum (onboarding) özelliği ekler.
Ödün derinlikte. Bir İK paketinin içindeki işe alım modülü, ara sıra yapılan işe alım için çoğu zaman yeterlidir. Düzenli işe alım yapıyorsanız, işe alım hızını belirleyen konularda daha zayıf kalır: eleme, planlama, aday iletişimi ve işe alım hattı raporlaması.
Belirli satıcılar için karşılaştırmalarımız bu konuya giriyor: Canvider ile BambooHR karşılaştırması bir İK paketini özel bir ATS ile karşılaştırıyor; Canvider ile UltiPro karşılaştırması ise aynısını kurumsal bir HCM için yapıyor.
Küçük bir işletme önce hangisini satın almalı?
Bugün yaşadığınız sorunu çözen aracı satın alın.
Şu durumlarda ATS ile başlayın:
- Adaylar yanıt için günlerce veya haftalarca bekliyor
- Başvurular birkaç gelen kutusuna ve bir tabloya dağılıyor
- Aynı anda birden fazla pozisyonda işe alım yapıyorsunuz
- İşe aldıklarınızın nereden geldiğini söyleyemiyorsunuz
Şu durumlarda HRIS ile başlayın:
- Bordro hataya açık veya elle yürütülüyor
- Sözleşmeler ve belgeler kişisel klasörlerde duruyor
- İzinler sohbet mesajlarıyla takip ediliyor
- İstihdam kayıtlarının uyumluluğu konusunda endişeleniyorsunuz
Birçok küçük ekip ayrıca, bordronun bir süreliğine muhasebeci veya bordro sağlayıcısı tarafından yeterince iyi yönetildiğini görür; bu yüzden HRIS bekleyebilir, işe alım bekleyemez.
İkisi nasıl birbirine bağlanır?
Devir, kabul edilen teklifte gerçekleşir. Yeni işe alınanın adı, iletişim bilgileri, pozisyonu, işe başlama tarihi ve maaşı ATS’den HRIS’e taşınır.
Küçük ölçekte bunu elle yapmak sorun değil. Her işe alım için tek bir form. Daha büyük ölçekte, kimsenin verileri yeniden yazmaması için doğrudan bir entegrasyon veya dışa aktarma arayın.
Canvider’ın bu noktadaki yeri: Canvider bir ATS’dir. Bordro, izin veya çalışan kayıtlarını içermez ve bugün yerleşik bir HRIS senkronizasyonu yoktur. Analitik verilerinizi Excel’e aktarabilirsiniz; ayrıca Canvider, yapay zekâ asistanlarının işe alım verilerinizi sorgulamasına izin veren MCP API erişimi sunar. Tekliften sonraki ilk hafta için, ATS’den sonra işe alıştırma (onboarding) kontrol listemiz neyin ne zaman devredileceğini anlatır.
Her birinin maliyeti ne kadar?
Fiyatlar tek bir rakam vermek için fazla değişken, ama modeller farklı.
- HRIS genellikle çalışan başına aylık fiyatlandırılır; bu yüzden maliyet kadro büyüdükçe artar.
- ATS fiyatlandırması genellikle plana, açık ilan sayısına veya kullanıcıya göre yapılır; bu yüzden maliyet işe alım hacmiyle birlikte artar. Bkz. 2026’da ATS fiyatları.
Referans olarak: Canvider’ın Simple planı ücretsizdir (yılda en fazla 2 ilan, 1 kullanıcı), Pro ayda €80’dir (ayda en fazla 10 ilan, 5 kullanıcı) ve Enterprise ayda €200’den başlar.
Kısacası
Adaylar bir sistemde, çalışanlar başka bir sistemde; teklifte temiz bir devir. İşe alım büyüyen şeyse, önce onu düzeltin.
Canvider’ı ücretsiz deneyin. Kredi kartı gerekmez.
Sıkça sorulan sorular
ATS ile HRIS arasındaki fark nedir?
Aday takip sistemi (ATS), bir işe başvuran kişileri başvurudan teklife kadar yönetir. İnsan kaynakları bilgi sistemi (HRIS) ise işe alındıktan sonra çalışanları yönetir: kişisel kayıtlar, sözleşmeler, izinler ve çoğu zaman bordro ve yan haklar. Devir noktası kabul edilen tekliftir.
Bir HRIS ATS içerir mi?
Bazıları içerir. Birçok İK paketi temel bir işe alım modülü sunar. Bu modüller genellikle özel bir ATS'ye göre daha sadedir; daha az eleme, planlama ve aday iletişimi özelliği bulunur. İşe alım yılınızın büyük bölümünü oluşturuyorsa, özel bir ATS bu kısmı çoğu zaman daha iyi yapar.
Küçük bir işletme önce ATS mi, yoksa HRIS mi almalı?
Sorun nerede olduğuna bağlı. Adayları kaybediyorsanız, işe alım yavaşsa veya başvuruları gelen kutusunda eliyorsanız, ATS ile başlayın. Bordro, sözleşmeler ve izinler karmaşıksa, HRIS veya bordro sağlayıcısıyla başlayın. Birçok küçük ekip için işe alım büyüyen kısım olduğundan, önce ATS gerekir.