Lyhyt vastaus: Hakijaseurantataulukko toimii muutamalle paikalle kerrallaan, jos siinä on yksi rivi hakemusta kohden, kiinteät tilavaihtoehdot ja seuraavan toimenpiteen päivämäärä jokaisella rivillä. Alla olevat 12 saraketta kattavat olennaisen. Taulukko lakkaa toimimasta, kun useampi ihminen muokkaa sitä, kun sähköpostit ovat muualla tai kun rekrytoit yli kaksi tai kolme paikkaa kerralla. Silloin on aika siirtyä hakijaseurantajärjestelmään (ATS).
Riittääkö taulukko hakijaseurantaan?
Hyvin pienellä määrällä hakijoita, kyllä. Moni yritys palkkaa ensimmäiset kymmenen työntekijänsä näin.
Taulukko on ilmainen, kaikki osaavat käyttää sitä, ja sen voi pystyttää kymmenessä minuutissa. Jos rekrytoit yhden paikan tällä neljänneksellä ja yksi ihminen hoitaa sen, hyvä taulukko riittää.
Ongelma on, että huono taulukko näyttää samalta kuin hyvä, kunnes joku hakija jää unholaan. Alla oleva pohja on rakennettu niin, että unohtamista on vaikeampi tehdä.
Hakijaseurantataulukon pohja
Yksi rivi hakemusta kohden, ei henkilöä kohden. Jos joku hakee kahteen tehtävään, rivejä on kaksi.
| # | Sarake | Mitä siihen kirjoitetaan | Miksi se on tärkeä |
|---|---|---|---|
| 1 | Hakijan nimi | Etu- ja sukunimi | Perustieto |
| 2 | Sähköposti | Ensisijainen sähköposti | Tarvitset sitä jokaisessa päivityksessä |
| 3 | Tehtävä | Tehtävänimike täsmälleen ilmoituksen mukaan | Suodatus tehtävän mukaan |
| 4 | Lähde | Mistä hakija tuli, kiinteästä listasta | Kertoo, mitkä kanavat toimivat |
| 5 | Hakupäivä | Oikea päivämäärä, ei tekstiä | Mahdollistaa nopeuden mittaamisen |
| 6 | Tila | Vain pudotusvalikosta | Estää ”ehkä?” ja ”odottaa??” -merkinnät |
| 7 | Seuraava toimenpide | Yksi lyhyt verbilause | ”Lähetä esikarsintakutsu” |
| 8 | Seuraavan toimenpiteen päivä | Päivämäärä | Sarake, joka estää hakijoiden unohtamisen |
| 9 | Vastuuhenkilö | Kuka vastaa seuraavasta toimenpiteestä | Poistaa ”luulin, että sinä vastasit” -tilanteet |
| 10 | Pisteytys | 1–5 haastattelun jälkeen | Päätökset ovat vertailukelpoisia |
| 11 | Hylkäämisen syy | Pudotusvalikosta | Näkee ajan mittaan toistuvat syyt |
| 12 | Poista viimeistään | Päivä, jolloin hakijan tiedot poistetaan | Tietosuoja |
Valinnaiset sarakkeet, jos tarvitset niitä: puhelinnumero, sijainti, palkkatoive, CV-linkki, muistiinpanot.
Miten pidät taulukon siistinä?
Viisi asetusta erottaa kunnollisen seurannan sotkusta.
- Pudotusvalikot tilalle, lähteelle ja hylkäämisen syylle. Google Sheetsissä käytä valikon kohtaa Datan validointi. Excelissä valitse Tiedot, Tietojen validointi ja Luettelo. Vapaa teksti näissä sarakkeissa tekee suodattamisesta hyödytöntä.
- Ehdotetut tilat: Haettu, Karsinta, Haastattelu, Loppuvaihe, Tarjous, Palkattu, Hylätty, Vetäytyi. Pidä lista lyhyenä.
- Ehdollinen muotoilu seuraavan toimenpiteen päivämäärälle. Muuta solu punaiseksi, kun päivämäärä on tänään tai sitä aiemmin. Siitä tulee päivittäinen tehtävälistasi.
- Kiinnitä otsikkorivi ja lisää suodatin. Näin voit lajitella tehtävän tai vastuuhenkilön mukaan.
- Yksi välilehti vuodelle, ei tehtävälle. Välilehti per tehtävä estää näkemästä koko rekrytointiputkea tai vertaamasta lähteitä.
Sitten tulee tapa: jokaisella rivillä on oltava seuraavan toimenpiteen päivämäärä, ellei tila ole Palkattu, Hylätty tai Vetäytyi. Jos ei ole, joku odottaa sinua.
Entä tietosuoja?
CV:itä sisältävä taulukko on henkilötietoa, ja vastaat siitä itse.
Yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) ja vastaavien lakien mukaan hakijatietoja saa säilyttää vain niin kauan kuin siihen on peruste, ja ne on pystyttävä poistamaan. Siihen Poista viimeistään -sarake on tarkoitettu. Aseta vakiomääräaika ja poista rivit oikeasti, kun aika on täynnä. Katso kuinka pitkään työhakemuksia säilytetään GDPR:n ja RODO:n mukaan.
Taulukoiden kaksi käytännön riskiä:
- Jakaminen. Linkki, jonka näkyvyys on asetettu tilaan ”kuka tahansa, jolla on linkki, voi katsella”, on tietovuoto, joka odottaa tapahtumistaan. Rajaa pääsy nimettyihin henkilöihin.
- Kopiot. Ihmiset lataavat taulukon suodattaakseen sitä. Nyt kopioita on viisi, eikä kaikista voi poistaa tietoja.
Miten tunnistat, että taulukko ei enää riitä?
Mikä tahansa näistä riittää.
- Hakijat odottavat. Joku haki kaksi viikkoa sitten, eikä kukaan ole vastannut.
- Kaksi ihmistä muokkasi samaa riviä eri tavoin. Eikä kukaan tiedä, mikä tila on oikea.
- Sähköpostit ovat muualla. Näet tilan, mutta et sitä, mitä kerroit hakijalle.
- Et voi vertailla hakijoita kopioimatta tietoja toiseen taulukkoon. Katso hakijoiden vertailu ilman taulukkoa.
- Et pysty vastaamaan kysymykseen ”mistä palkkaukset tulivat?” Koska lähde oli vapaata tekstiä.
- Rekrytoit yhtä aikaa yli kaksi tai kolme paikkaa.
- CV:itä tulee viidestä paikasta. Postilaatikko, LinkedIn, uralomake, rekrytoija tai suositus chatissa.
Mitä ATS tekee, mitä taulukko ei pysty?
Pääero on, että ATS luo rivin puolestasi ja liittää kaiken hakijaan liittyvän siihen.
| Tehtävä | Taulukko | ATS |
|---|---|---|
| Hakijoiden lisääminen | Kopioi ja liitä käsin | Automaattisesti uraportaalista ja työpaikkasivustoilta |
| CV:iden lukeminen | Avaa jokainen tiedosto | Jäsennetty ja haettavissa, usein tekoälyn pisteyttämä |
| Sähköpostit | Jonkun postilaatikossa | Hakijan tiedoissa, lähetetään ATS:stä |
| Tilapäivitykset hakijoille | Kirjoitetaan yksitellen | Pohja tai joukkolähetys tilan muuttuessa |
| Haastatteluaikojen sopiminen | Sähköpostia edestakaisin | Varauslinkit ja kalenterin synkronointi |
| Raportointi | Pivot-taulukot, jotka rakennat itse | Sisäänrakennettu palkkausaika, lähteet ja rekrytointiputki |
| Käyttöoikeudet | Kuka tahansa, jolla on linkki | Roolit ja oikeudet |
| Tietojen poistaminen | Etsi jokainen kopio | Yhdestä paikasta |
Kuinka vaikea vaihtaminen on?
Vähemmän kuin useimmat tiimit luulevat, varsinkin jos olette vielä alkuvaiheessa.
Jos taulukossasi on muutama tusina aktiivista hakijaa, voit yleensä siirtää heidät käsin yhdessä iltapäivässä. PDF-tiedostojen kanssa monet ATS-työkalut antavat ladata CV:t yhteen työpaikkaan joukkona. Canviderissa Bulk Upload CVs ottaa vastaan erän PDF-tiedostoja yhdelle työpaikalle ja luo hakemukset tekoälyn poimimilla tiedoilla.
Suuremmissa siirroissa lue ensin ATS-siirron tarkistuslista.
Kustannukset ovat toinen huolenaihe. Canviderin Simple-paketti on ilmainen, ja siinä on enintään 2 työpaikkailmoitusta vuodessa ja 1 käyttäjä. Pro maksaa 80 € kuukaudessa, ja siinä on enintään 10 ilmoitusta kuukaudessa ja 5 käyttäjää. Jos haluat lisää syitä aloittaa ilmaisella työkalulla, katso miksi ilmainen ATS on fiksu ensiaskel.
Kokeile Canvideria ilmaiseksi. Luottokorttia ei tarvita.
Usein kysytyt kysymykset
Voinko käyttää Exceliä tai Google Sheetsiä rekrytoinnin seurantaan?
Kyllä, muutamaa paikkaa kerrallaan. Hyvin rakennettu taulukko, jossa on yksi rivi hakemusta kohden, kiinteät tilavaihtoehdot ja seuraavan toimenpiteen päivämäärä, riittää hyvin pieneen hakijamäärään. Se alkaa kuitenkin hajota, kun useampi ihminen muokkaa sitä, kun tarvitset jokaisen hakijan sähköpostihistorian tai kun rekrytoit yhtä aikaa useampaa kuin muutamaa paikkaa.
Mitä sarakkeita hakijaseurantataulukossa pitäisi olla?
Vähintään: hakijan nimi, sähköposti, haettu tehtävä, lähde, hakupäivä, nykyinen tila, seuraava toimenpide, seuraavan toimenpiteen päivämäärä, vastuuhenkilö, haastattelun pisteytys, hylkäämisen syy sekä suostumuksen tai tietojen poistopäivä tietosuojaa varten.
Milloin taulukosta kannattaa siirtyä ATS-järjestelmään?
Kun hakijat alkavat odottaa vastausta, kun kaksi ihmistä päivittää samaa riviä eri tavoin, kun et pysty kertomaan, mistä palkkaukset tulivat, tai kun rekrytoit yhtä aikaa yli kaksi tai kolme paikkaa. Ilmaisen ATS-järjestelmän kokeileminen ei maksa mitään, joten vaihtamisen vaiva on lähinnä yksi iltapäivä.