Kort antwoord: Een spreadsheet voor sollicitatietracking werkt voor een paar vacatures tegelijk als er één rij per sollicitatie is, vaste statuswaarden en een ‘datum volgende actie’ op elke rij. De 12 kolommen hieronder dekken wat ertoe doet. Het houdt op te werken wanneer meerdere mensen het bewerken, wanneer e-mails ergens anders staan, of wanneer je voor meer dan twee of drie functies tegelijk aanwerft. Dat is het moment om over te stappen naar een applicant tracking system (ATS).
Is een spreadsheet goed genoeg voor sollicitatietracking?
Voor zeer laag volume, ja. Heel wat bedrijven stellen hun eerste tien medewerkers op deze manier aan.
Een spreadsheet is gratis, iedereen weet hoe je ermee werkt, en je zet hem in tien minuten op. Als je deze maand één functie invult en één persoon het beheert, is een goed blad prima.
Het probleem: een slecht blad ziet er hetzelfde uit als een goed blad, tot iemand wordt vergeten. Het sjabloon hieronder is zo opgebouwd dat dat moeilijker wordt.
Het sjabloon voor sollicitatietracking
Één rij per sollicitatie, niet per persoon. Als iemand op twee functies solliciteert, zijn dat twee rijen.
| # | Kolom | Wat erin staat | Waarom het ertoe doet |
|---|---|---|---|
| 1 | Naam kandidaat | Voor- en achternaam | Basis |
| 2 | Primair e-mailadres | Je hebt het voor elke update nodig | |
| 3 | Functie | Functietitel, exact zoals geplaatst | Filteren op functie |
| 4 | Bron | Waar ze vandaan kwamen, uit een vaste lijst | Laat zien welke kanalen werken |
| 5 | Datum sollicitatie | Echte datum, geen tekst | Laat je de snelheid meten |
| 6 | Status | Alleen via een keuzelijst | Voorkomt “misschien?” en “in afwachting??“ |
| 7 | Volgende actie | Een korte werkwoordelijke zin | ”Stuur uitnodiging voor screening” |
| 8 | Datum volgende actie | Datum | De kolom die ghosting voorkomt |
| 9 | Eigenaar | Wie verantwoordelijk is voor de volgende actie | Voorkomt “ik dacht dat jij had geantwoord” |
| 10 | Score | 1 tot 5 na het gesprek | Vergelijkbare beslissingen |
| 11 | Reden van afwijzing | Uit een keuzelijst | Patronen in de tijd |
| 12 | Verwijderen vóór | Datum om hun gegevens te verwijderen | Gegevensbescherming |
Optionele kolommen als je ze nodig hebt: telefoon, locatie, salarisverwachting, cv-link, notities.
Hoe stel je het zo in dat het overzichtelijk blijft?
Vijf instellingen maken het verschil tussen een tracker en een puinhoop.
- Keuzelijsten voor Status, Bron en Reden van afwijzing. In Google Sheets gebruik je Gegevensvalidatie. In Excel ga je naar Gegevens, dan Gegevensvalidatie, dan Lijst. Vrije tekst in deze kolommen maakt filteren nutteloos.
- Voorgestelde statussen: Gesolliciteerd, Screening, Interview, Finalisten, Aanbod, Aangeworven, Afgewezen, Ingetrokken. Houd het kort.
- Voorwaardelijke opmaak op Datum volgende actie. Laat de cel rood worden wanneer de datum vandaag of eerder is. Dat is je dagelijkse to-dolijst.
- Vergrendel de kopregel en voeg een filter toe. Zo kun je sorteren op functie of eigenaar.
- Eén tabblad per jaar, niet per functie. Een tabblad per functie betekent dat je de totale pipeline niet ziet en de bronnen niet kunt vergelijken.
Dan de gewoonte: elke rij moet een datum voor de volgende actie hebben, tenzij de status Aangeworven, Afgewezen of Ingetrokken is. Als dat niet zo is, wacht iemand op jou.
Wat met gegevensbescherming?
Een spreadsheet vol cv’s bevat persoonsgegevens, en jij bent ervoor verantwoordelijk.
Onder de GDPR en gelijkaardige wetgeving mag je sollicitantengegevens alleen bewaren zolang je daar een reden voor hebt, en moet je ze kunnen verwijderen. Daarvoor is de kolom ‘Verwijderen vóór’. Stel een standaardtermijn vast en verwijder de rijen daadwerkelijk wanneer die termijn verstrijkt. Zie hoe lang je sollicitaties bewaart onder GDPR en RODO.
Twee praktische risico’s bij spreadsheets:
- Delen. Een link die op “iedereen met de link kan bekijken” staat, is een datalek dat wacht om te gebeuren. Beperk hem tot benoemde personen.
- Kopieën. Mensen downloaden het blad om het te filteren. Dan zijn er vijf kopieën en kun je niet uit alle vijf verwijderen.
Aan welke tekenen herken je dat je de spreadsheet ontgroeid bent?
Eén van deze is al genoeg.
- Kandidaten wachten. Iemand heeft twee weken geleden gesolliciteerd en niemand heeft geantwoord.
- Twee personen hebben dezelfde rij verschillend bewerkt. En nu weet niemand welke status klopt.
- E-mails staan ergens anders. Je ziet de status, maar niet wat je de kandidaat hebt verteld.
- Je kunt kandidaten niet vergelijken zonder gegevens naar een ander blad te kopiëren. Zie kandidaten vergelijken zonder spreadsheet.
- Je kunt niet beantwoorden “waar kwamen onze aanwervingen vandaan?” Omdat Bron vrije tekst was.
- Je werft voor meer dan twee of drie functies tegelijk.
- Cv’s komen op vijf plaatsen binnen. Inbox, LinkedIn, een sollicitatieformulier op de website, een recruiter, een verwijzing in de chat.
Wat kan een ATS dat de spreadsheet niet kan?
Het belangrijkste verschil is dat de ATS de rij voor je aanmaakt en alles over de kandidaat eraan gekoppeld houdt.
| Taak | Spreadsheet | ATS |
|---|---|---|
| Sollicitanten toevoegen | Handmatig kopiëren en plakken | Automatisch vanaf de carrièrepagina en jobplatformen |
| cv’s lezen | Elk bestand openen | Geparsed en doorzoekbaar, vaak AI-gescoord |
| E-mails | In iemands inbox | Op het kandidaatprofiel, verstuurd vanuit de ATS |
| Statusupdates naar kandidaten | Eén voor één geschreven | Sjabloon of bulkverzending bij statuswijziging |
| Interviewplanning | Heen-en-weer e-mailen | Boekingslinks en agendasynchronisatie |
| Rapportage | Draaitabellen die je zelf bouwt | Ingebouwd: time-to-hire, bronnen, funnel |
| Toegangsbeheer | Wie de link heeft | Rollen en rechten |
| Gegevens verwijderen | Elke kopie zoeken | Op één plek |
Hoe moeilijk is het om over te stappen?
Minder dan de meeste teams verwachten, zeker als je nog vroeg bent.
Als je spreadsheet een paar dozijn actieve kandidaten bevat, kun je ze meestal in een namiddag met de hand verplaatsen. Met pdf’s bieden veel ATS-tools de mogelijkheid om cv’s in bulk te uploaden naar één vacature. In Canvider neemt Bulk Upload CVs een batch pdf-bestanden voor één vacature en maakt de sollicitaties aan met door AI geëxtraheerde gegevens.
Voor grotere migraties lees je eerst de ATS-migratiechecklist.
Kosten zijn de andere zorg. Het Simple-plan van Canvider is gratis met maximaal 2 vacatures per jaar en 1 gebruiker. Pro kost €80 per maand voor maximaal 10 vacatures per maand en 5 gebruikers. Wil je meer redenen om met een gratis tool te beginnen, zie waarom een gratis ATS een slimme eerste stap is.
Probeer Canvider gratis. Geen creditcard nodig.
Veelgestelde vragen
Kan ik Excel of Google Sheets gebruiken als applicant tracking system?
Ja, voor een paar vacatures tegelijk. Een goed gestructureerd blad met één rij per sollicitatie, vaste statuswaarden en een datum voor de volgende actie werkt voor zeer beperkt volume. Het loopt vast wanneer meerdere mensen het bewerken, wanneer je e-mailgeschiedenis per kandidaat nodig hebt, of wanneer je tegelijk voor meer dan een handvol functies aanwerft.
Welke kolommen moet een spreadsheet voor sollicitatietracking hebben?
Minimaal: naam van de kandidaat, e-mail, functie waarvoor gesolliciteerd wordt, bron, datum van sollicitatie, huidige status, volgende actie, datum volgende actie, eigenaar, interviewscore, reden van afwijzing, en een toestemmings- of verwijderdatum voor gegevensbescherming.
Wanneer moet ik overstappen van een spreadsheet naar een ATS?
Stap over wanneer kandidaten op antwoord beginnen te wachten, wanneer twee personen dezelfde rij verschillend bijwerken, wanneer je niet kunt aangeven waar je aanwervingen vandaan kwamen, of wanneer je tegelijk voor meer dan twee of drie functies aanwerft. Een gratis ATS kost niets om uit te proberen, dus de overstapkost is vooral een namiddag werk.