Tiimin jäsenten kutsuminen, odottavat kutsut, roolipohjaiset käyttöoikeudet, deaktivointi ja tietojen eristäminen, joka pitää kunkin yrityksen tiedot erillään.
Lähetä kollegalle sähköpostikutsu liittyä Canvideriin.
Miksi tämä on olemassa Laajentaa rekrytointitiimiäsi oikealla käyttöoikeustasolla.
Rekrytointi ei koskaan ole yksin tehtävä: esimiehet arvioivat, haastattelijat antavat palautetta ja koordinaattorit sopivat aikatauluja. Mitä useampi voi nähdä kandidaattien tietoja, sitä suurempi altistuminen on, jos jonkin tilin turvallisuus vaarantuu. Kutsut ratkaisevat tämän tekemällä käyttöoikeuksista harkittuja: joku päättää, kuka liittyy, ja samalla, mitä hän saa tehdä. Tärkein tapa on valita rooli jo kutsuvaiheessa eikä jälkikäteen, sillä rooli, joka on annettu ”väliaikaisesti” ylläpitäjänä, ei lähes koskaan palaa myöhemmin alemmalle tasolle.
Näin sitä käytetään
Avaa Asetukset ja napsauta ”Invitations”-korttia.
Napsauta ”Invite New Member”.
Syötä First Name, Last Name ja Email Address.
Valitse ”Role”: Administrator, Recruiter, Hiring Manager, Interviewer tai Read Only.
Lue pudotusvalikon alapuolella näkyvät roolien kuvaukset.
Napsauta ”Send Invitation”.
Seuraa kutsun tilaa ja vanhenemispäivää ”Invitations”-välilehdeltä.
Hyvä tietää
Anna vähimmät käyttöoikeudet, joilla henkilö pystyy tekemään työnsä. Haastattelijalle harvoin tarvitaan Recruiter-oikeuksia.
Kutsut vanhenevat. Jos joku sanoo, ettei ole päässyt sisään, tarkista vanhenemispäivä Invitations-välilehdeltä.
Käytä työsähköpostiosoitetta. Kutsu ja kaikki myöhemmät ilmoitukset lähetetään sinne.
Valitsemasi rooli näkyy kutsutulle hyväksymissivulla, joten sen pitää olla oikein ennen lähettämistä.
Seuraa, peruuta tai poista kutsuja, joita ei ole hyväksytty.
Miksi tämä on olemassa Siivoaa vanhentuneet kutsut ja peruuttaa virheellisesti lähetetyt.
Hyväksymätön kutsu on aktiivinen reitti kandidaattien tietoihin, ja niitä kertyy huomaamatta: esimerkiksi palkattu kandidaatti, joka ei koskaan aloittanut, kirjoitusvirheellinen osoite tai urakoitsijalle lähetetty kutsu, jonka toimeksianto päättyi ennen kirjautumista. Kun näet kutsut ja voit peruuttaa ne, unohtunut löysä lanka muuttuu hallituksi. Tältä sivulta löydät myös vastauksen yleisimpään perehdytyskysymykseen (”En saanut sitä”), sillä sivu näyttää, onko kutsu lähetetty, milloin se vanhenee ja onko sitä jo käytetty.
Näin sitä käytetään
Siirry kohtaan Asetukset → Invitations ja napsauta ”Invitations”-välilehteä.
Tarkista jokainen rivi: Name, Email, Role, Sent Date, Expiry Date ja Status.
Suodata luetteloa pudotusvalikoilla ”Status:” ja ”Role:”.
Peruuta kutsu napsauttamalla rivin ”Cancel”-toimintoa. Kutsu peruutetaan, mutta sitä ei poisteta.
Poista kutsun tietue kokonaan napsauttamalla ”Delete”-toimintoa.
Jos henkilö tarvitsee yhä pääsyn, lähetä uusi kutsu ”Invite New Member” -toiminnolla.
Hyvä tietää
Cancel säilyttää tietueen tarkastusta varten, Delete poistaa sen kokonaan. Suosi Cancelia, ellei kutsu ollut virhe.
Tarkista odottavat kutsut säännöllisesti. Vanhentuneet kutsut ovat turhaa altistumista.
Peruuta kutsu heti, jos se meni väärään osoitteeseen. Älä luota siihen, että se vain vanhenee.
Vanhentunutta kutsua ei voi jatkaa. Lähetä sen sijaan uusi.
Viisi roolia, jotka säätelevät, mitä kukin tiimin jäsen voi nähdä ja tehdä.
Miksi tämä on olemassa Rajoittaa arkaluonteiset kandidaattitiedot niille, jotka niitä tarvitsevat.
Kandidaattitiedot ovat henkilötietoja, ja tietosuojasäännöt edellyttävät, että pääsy on oikeassa suhteessa henkilön todelliseen työhön. Haastattelijan, joka antaa palautetta yhdestä kandidaatista, ei tarvitse voida viedä koko rekrytointiputkeasi. Viisi roolia kattavat rekrytoinnin todellisen työnjaon ilman, että syntyy käyttöoikeusmatriisi, jota kukaan ei ylläpidä. Käytännössä tärkeintä on vastustaa Administrator-roolin käyttämistä oletuksena: se on helppo vastaus, ja se muuttaa yhden vaarantuneen tilin koko yritystä koskevaksi tietoturvatapaukseksi.
Näin sitä käytetään
Siirry kohtaan Settings → Invitations → välilehti "Team Members".
Tarkista kunkin jäsenen Name, Email, Role ja Status.
Näytä kaikki tietyn roolin omaavat valitsemalla suodatin "Role:".
Määritä roolit kutsuttaessa: Administrator (täysi käyttöoikeus), Recruiter (työpaikat, kandidaatit, haastattelut), Hiring Manager (arviointi ja päätökset), Interviewer (haastattelut ja palaute), Read Only (vain katselu).
Muuta käyttöoikeuksia, kun käyttäjä on hyväksynyt kutsunsa.
Hyvä tietää
Analytiikka edellyttää roolia Administrator, Recruiter, Hiring Manager tai Read Only — haastattelijat eivät näe sitä.
Pidä Administrator-roolien määrä pienenä ja tarkista lista säännöllisesti Role-suodattimella.
Read Only sopii parhaiten talousosastolle, johdolle tai muille, jotka tarvitsevat näkyvyyttä ilman mahdollisuutta muuttaa mitään.
Rooleja voi muuttaa sen jälkeen, kun henkilö on hyväksynyt kutsun, joten aloita rajoittavasti ja laajenna tarvittaessa.
Tiimin jäsenen deaktivointi ja uudelleenaktivointi #
Keskeytä tiimin jäsenen pääsy Canvideriin tai palauta se.
Miksi tämä on olemassa Katkaisee pääsyn heti, kun joku lähtee.
Käyttöoikeuksien hallinta epäonnistuu useimmin lähtövaiheessa, sillä tilien sulkeminen ei ole kenenkään lempityö, ja lähteneen rekrytoijan kirjautuminen voi toimia vielä kuukausia viimeisen työpäivän jälkeen. Deaktivointi tekee tästä yhden välittömän toiminnon: henkilö kirjataan ulos, hänen pääsynsä katkeaa heti, ja hän katoaa maininta-automaattiehdotuksista, jotta kollegat eivät odota vastausta. Olennaista on, että toiminto on peruttavissa eikä mitään poisteta. Hänen kommenttinsa, päätöksensä ja historiansa säilyvät, mikä on juuri se, mitä haluat vanhempainvapaan, tilapäisten siirtojen tai vahingossa tehdyn deaktivoinnin kohdalla.
Näin sitä käytetään
Siirry kohtaan Settings → Invitations → välilehti "Team Members".
Etsi jäsen listasta.
Napsauta hänen rivillään "Deactivate".
Lue varoitus — henkilö menettää pääsyn välittömästi ja kirjataan ulos.
Napsauta "Confirm Deactivation".
Palauta pääsy myöhemmin napsauttamalla "Activate" ja sitten "Confirm Reactivation".
Hyvä tietää
Vaikutus on välitön, myös jos käyttäjä on parhaillaan kirjautuneena — hänet kirjataan ulos.
Mitään ei poisteta. Hänen kommenttinsa, toimintansa ja historiansa säilyvät, mikä säilyttää tarkastusjäljen.
Siirrä keskeneräiset kandidaattinsa muille ennen deaktivointia, muuten hakemukset menettävät omistajansa.
Irrota myös kaikki hänen tililleen yhdistetyt integraatiot — pelkkä deaktivointi ei peruuta postilaatikkoyhteyttä.
Suosi deaktivointia poistamisen sijaan henkilöille, jotka saattavat palata.
Jokainen tietue on lukittu sen yrityksen piiriin, joka sen omistaa.
Miksi tämä on olemassa Takaa, ettei yksikään yritys voi koskaan nähdä toisen kandidaatteja.
Canvider on yksi sovellus, joka palvelee monia yrityksiä, ja juuri se tekee siitä edullisen. Se tarkoittaa myös, että rajat työnantajien välillä ovat järjestelmän tärkein yksittäinen takuu. Jos raja pettäisi, yksi yritys voisi nähdä toisen kandidaatit, palkat ja rekrytointisuunnitelmat, mikä olisi sekä katastrofaalinen tietovuoto että kilpailullinen katastrofi. Eristys on siksi toteutettu jokaisessa pyynnössä tietokerroksessa eikä ole vain käyttöliittymän piilottama asia. Se ulottuu myös API- ja MCP-avaimiin, jotta integraatiosta ei voi tulla keinoa kiertää sitä.
Näin sitä käytetään
Ei mitään määritettävää — eristys on automaattinen jokaisessa pyynnössä.
Kirjaudu sisään, niin näet vain oman työnantajasi työpaikat ja kandidaatit.
Tiimin jäsenet perivät saman rajan.
API- ja MCP-avaimet on rajattu myös yhteen työnantajaan.
Hyvä tietää
Mitään ei tarvitse kytkeä päälle, eikä sitä voi poistaa käytöstä — raja on rakenteellinen.
Tämä on vastaus kysymykseen, jonka tietoturva-arvioinnit aina esittävät jaetusta infrastruktuurista.
Roolipohjaiset käyttöoikeudet toimivat yrityksen sisällä; eristys erottaa yritykset toisistaan.
Ainoa jaettu ominaisuus on valinnainen jaettu osaajapooli -etsintälähde, joka otetaan käyttöön erikseen ja valitaan kullekin haulle erikseen.