Kandidaattien sähköpostit pohjista tai vapaamuotoisesti, jaettu saapuneet-kansio, joukkolähetykset, uudelleenkäytettävät pohjat, automaattiset ilmoitukset ja tiimimaininnat.
Lähetä kandidaatille valmiiksi kirjoitettu sähköposti tallennetusta pohjasta.
Miksi tämä on olemassa Lähettää johdonmukaisia, brändin mukaisia viestejä ilman kirjoittamista.
Suurin osa kandidaattiviestinnästä on jotakin noin kuudesta toistuvasta viestistä: vastaanottokuittaus, haastattelukutsu, saatavuuden kysely ja hylkäys kussakin muutamassa vaiheessa. Niiden kirjoittaminen käsin on hidasta ja johtaa hajontaan, joten sama kandidaatin kokemus vaihtelee sen mukaan, kuka oli vuorossa. Pohjatila tekee vakiosanomasta helpoimman tavan. Kompromissi on tarkoituksellinen: pohjat lähtevät kirjoitetussa muodossaan ilman kandidaattikohtaisia muokkauksia. Juuri se takaa johdonmukaisuuden, ja juuri siksi se on väärä tila kaikkeen arkaluonteiseen.
Kandidaatille lähetettävä sähköposti — mukautettu tila #
Kirjoita ja lähetä kertaluonteinen sähköposti kandidaatille.
Miksi tämä on olemassa Käsittelee tilanteet, joihin mikään pohja ei sovi.
Tärkeimmät viestit ovat niitä, joita mikään pohja ei ennakoi: tarjouksesta neuvotteleminen, viiveen selittäminen, vaikeaan kysymykseen vastaaminen tai henkilölle, joka ansaitsee henkilökohtaisen viestin, kieltäytyminen. Mukautettu tila on tarkoitettu näihin. Lähettäjän valinta vaatii huomiota: kun lähetät yhdistetystä postilaatikostasi, kandidaatti näkee oikean ihmisen, voi vastata luontevasti, ja viesti on paljon harvemmin suodatettu automaattiseksi postiksi. Tämä on suuri syy siihen, miksi sähköpostiintegraatiot ylipäätään ovat olemassa.
Näin sitä käytetään
Avaa hakijan "Emails"-välilehti.
Klikkaa "Compose" ja valitse tila "Custom".
Kirjoita "Subject".
Kirjoita "Message"-runko.
Seuraa "Preview"-ruutua, joka näyttää tarkalleen, mitä lähetetään.
Valitse lähettäjä: yhdistetty postilaatikkosi tai Canvider-posti (notifications@canvider.com).
Klikkaa "Send Email".
Hyvä tietää
Käytä henkilökohtaisissa asioissa mieluiten yhdistettyä postilaatikkoasi. Vastaukset tulevat sinulle ja toimitettavuus on parempi.
Canvider-osoite (notifications@canvider.com) toimii ilman integraatiota, mutta se näyttää järjestelmäpostilta.
Yhdistetystä postilaatikosta lähettäminen vaatii, että Google tai Microsoft on yhdistetty ja taso on 2 tai korkeampi.
Viesti tallentuu kandidaatin sähköpostihistoriaan joka tapauksessa, joten keskustelu pysyy täydellisenä.
Jos kirjoitat samaa mukautettua viestiä toistuvasti, tee siitä pohja.
Kaikki kandidaatille lähetetyt ja kandidaatilta saapuneet sähköpostit yhtenä ketjuna.
Miksi tämä on olemassa Pitää koko keskustelun liitettynä hakemukseen.
Kun kirjeenvaihto jää yksittäisiin postilaatikoihin, kukaan muu ei näe sitä. Kollega, joka ottaa kandidaatin hoitoonsa, ei tiedä, mitä on luvattu, ja kandidaattiin, joka on jo vastannut kahdesti, saatetaan ottaa yhteyttä ikään kuin hän ei olisi vastannut. Kun ketju pysyy hakemuksella, keskustelusta tulee koko tiimin yhteinen voimavara. Se on myös käytännön vastaus kysymykseen "vastasiko kukaan tälle henkilölle?", ja juuri tämä kysymys on useimpien kandidaattikokemuksen epäonnistumisten taustalla.
Lähetä sähköposti jokaiselle tietyn työpaikan hakijalle valitussa tilassa.
Miksi tämä on olemassa Ilmoittaa kokonaisille kandidaattiryhmille yhdellä toimenpiteellä.
Kun paikka on täytetty, kymmenille ihmisille on yleensä vielä vastaamatta, ja syy siihen, miksi vastausta niin usein ei tule, on puhtaasti mekaaninen: neljänkymmenen yksittäisen sähköpostin lähettäminen vie tunnin, eikä työstä näy mitään konkreettista tulosta. Joukkoviestintä vie tämän minuuttiin. Se erottaa yrityksen, joka tunnetaan siitä, että se hoitaa asiat loppuun, yrityksestä, jolla tätä mainetta ei ole. Se sopii myös aitoihin ryhmätiedotuksiin, kuten viivästyneeseen päätökseen tai prosessin muutokseen, joissa hiljaisuus herättää paljon enemmän ahdistusta kuin itse uutinen.
Näin sitä käytetään
Avaa työpaikan tietosivu.
Napsauta "Bulk Communication".
Valitse ryhmä kentästä "Select Application Status".
Valitse "Email Template" tai valitse "Custom Message".
Kirjoita "Email Subject" ja viestin runko.
Tarkista "Email Preview" ja sen paikkamerkkikentät.
Rastita "Send notification emails to candidates".
Napsauta "Send Emails".
Hyvä tietää
Viestit rajataan yhteen työpaikkaan ja yhteen tilaan, mikä on tärkein suoja sille, ettei väärille ihmisille lähetetä viestiä.
Tarkista sähköpostin esikatselu huolellisesti. Virhe menee kerralla kaikille ryhmän kandidaateille, eikä sitä voi peruuttaa.
Mitään ei lähetetä, ennen kuin "Send notification emails to candidates" on rastitettu.
Kirjoita ryhmälle, älä yksittäiselle henkilölle: muuttujat personoivat nimen, eivät tilannetta.
Jos erä vaatii myös putken päivityksen, Tilojen joukkopäivitys voi muuttaa tilan ja lähettää ilmoituksen samalla kertaa.
Luo uudelleenkäytettäviä kandidaattien sähköpostipohjia muuttujilla.
Miksi tämä on olemassa Säästää aikaa toistuvassa kandidaattiviestinnässä.
Pohjat ovat paikka, jossa kandidaattikokemus oikeasti suunnitellaan. Jokainen yrityksesi hakija saa jonkin yhdistelmän näistä viesteistä, joten täällä asettamasi sävy on työnantajamielikuvasi laajassa mitassa, paljon enemmän kuin työpaikkasivu, sillä hylkäysviestin lukee enemmän ihmisiä kuin työpaikkailmoituksen. Muuttujat estävät massaviestiä näyttämästä massaviestiltä: kandidaatti, joka näkee oman nimensä ja hakemansa paikan, kokee viestin henkilökohtaiseksi, vaikka runko olisi vakiomuotoinen.
Näin sitä käytetään
Siirry asetuksiin ja napsauta korttia "Custom Emails".
Napsauta "New Template".
Kirjoita pohjan nimi (esim. apologetic_rejection).
Kirjoita sähköpostin aihe.
Kirjoita runko työkalupalkin painikkeilla: lihavoinnilla, kursiivilla, alleviivauksella ja linkin lisäämisellä.
Lisää muuttuja napsauttamalla muuttujapainiketta: {candidate_firstname}, {candidate_lastname}, {applied_position} tai {company_name}.
Napsauta "Save".
Käytä "Load Selected" -painiketta muokataksesi pohjaa myöhemmin tai "Delete Selected" -painiketta poistaaksesi sen.
Hyvä tietää
Käytettävissä olevat muuttujat ovat {candidate_firstname}, {candidate_lastname}, {applied_position} ja {company_name}. Lisää ne painikkeilla eikä kirjoittamalla, jotta kirjoitusasu on tarkka.
Lähetä itsellesi aina testiviesti todellisen kandidaatin prosessin kautta ennen kuin otat pohjan käyttöön. Rikkinäinen muuttuja näkyy jokaiselle vastaanottajalle.
Nimeä pohjat kuvaavasti (apologetic_rejection, interview_invite_round2), sillä valitset ne pudotusvalikosta kiireessä.
Pohjat ovat koko yrityksen yhteisiä, joten muokkaukset ja poistot vaikuttavat myös tiimisi lähetyksiin.
Luo ensin pohjat toistuville viesteille: kuittaus, haastattelukutsu ja hylkäysviesti jokaisessa vaiheessa.
Järjestelmän lähettämät sähköpostit hakemuksista, tilamuutoksista, kutsuista ja maininnoista.
Miksi tämä on olemassa Pitää kandidaatit ja tiimin jäsenet ajan tasalla ilman manuaalista työtä.
Osa viesteistä on lähetettävä heti, muuten niillä ei ole mitään arvoa. Hakemusvahvistus, joka saapuu kaksi päivää myöhemmin, kertoo kandidaatille, että hakemus on kadonnut tyhjiöön. Kun vahvistus saapuu heti, se kertoo päinvastaista. Sama pätee sisäisesti: maininta-ilmoitus, joka odottaa, että joku avaa sovelluksen, ei ole ilmoitus. Nämä viestit ovat automaattisia juuri siksi, että niiden arvo on ajoituksessa, eikä kukaan pysty luotettavasti lähettämään niitä käsin silloin, kun niillä on merkitystä.
Näin sitä käytetään
Asetuksia ei tarvita, nämä lähetetään automaattisesti.
Kandidaatti saa hakemusvahvistuksen hakiessaan.
Kandidaatti saa tilamuutossähköpostin, kun otat ilmoituksen käyttöön tilamuutoksessa.
Tiimin jäsen saa kutsusähköpostin, kun kutsut hänet.
Tiimin jäsen saa maininta-sähköpostin, kun mainitset hänet kommentissa @-merkinnällä.
Käyttäjät saavat ilmoitukset tilin deaktivoinnista ja uudelleenaktivoinnista.
Hyvä tietää
Tilamuutossähköpostit ovat ainoa poikkeus: ne lähtevät vain, jos rastitat ilmoituskytkimen tilaa muuttaessa.
Hakemusvahvistukset lähtevät automaattisesti ja heti, minkä vuoksi käsin lisätyille kandidaateille ei lähde vahvistusta.
Maininta-sähköpostit ovat tapa, jolla tiimin jäsenet huomaavat tulleensa mainituiksi, joten @-maininta on luotettavampi kuin pelkkä kommentti.
Jos kandidaatti sanoo, ettei ole kuullut mitään, tarkista hänen sähköpostihistoriansa ja se, oliko ilmoituskytkin päällä.
Mainitse tiimin jäsen sisäisessä kommentissa, niin hän saa ilmoituksen.
Miksi tämä on olemassa Tuo oikea kollega mukaan kandidaatin keskusteluun.
Vaihtoehto on siirtyä Slackiin tai sähköpostiin kysymään "voitko katsoa tätä kandidaattia?" Silloin keskustelu poistuu ATS:stä, ja päätöksen perustelut katoavat sen mukana. Maininta pitää pyynnön ja vastauksen kiinni kandidaatissa ja tavoittaa henkilön luotettavasti, sillä se lähettää oikean sähköpostin eikä luota siihen, että hän huomaa kommentin. Se tekee sisäisistä kommenteista toimivan keskustelun eikä paikan, johon muistiinpanot jäävät kuolemaan.
Näin sitä käytetään
Avaa hakijan "Internal Comments" -välilehti.
Aloita kommentin kirjoittaminen.
Kirjoita "@", jolloin näkyviin tulee automaattisesti täydentyvä luettelo aktiivisista tiimin jäsenistä.
Valitse tiimin jäsen, jolle haluat ilmoittaa.
Viimeistele kommentti ja napsauta "Post Comment".
Mainittu tiimin jäsen saa sähköpostiilmoituksen.
Hyvä tietää
Automaattisessa täydennyksessä näkyvät vain aktiiviset tiimin jäsenet. Deaktivoidut käyttäjät on rajattu pois, joten kukaan ei mainitse ihmistä, joka ei voi vastata.
Esitä kommentissa tarkka kysymys. "@Sarah mitä mieltä?" saa hitaamman vastauksen kuin "@Sarah täyttääkö tämä portfolio senior-tason vaatimukset?"
Ilmoitussähköposti lähtee julkaisun yhteydessä, eikä sitä voi perua, vaikka poistaisit kommentin.
Maininnat näkyvät vain sisäisesti. Kandidaatti ei koskaan näe kommentteja tai mainintoja.