Kort antwoord: Een applicant tracking system (ATS) beheert kandidaten, vanaf het moment dat ze solliciteren tot ze een aanbod accepteren. Een HR-informatiesysteem (HRIS) beheert werknemers, vanaf hun eerste dag tot ze vertrekken. Het aanvaarde aanbod is het overdrachtsmoment. Kleine teams die groeien, voelen de aanwervingsdruk meestal het eerst, dus beginnen ze met een ATS en voegen ze een HRIS toe wanneer loonadministratie, contracten en verlof rommelig worden.
Wat doet een ATS?
Een ATS voert het aanwervingsproces voor openstaande functies uit.
- Publiceert vacatures op je careerspagina en jobboards
- Verzamelt sollicitaties op één plek
- Screent en rangschikt cv’s
- Verplaatst kandidaten door de fasen
- Plant interviews en slaat feedback op
- Stuurt e-mails naar kandidaten en afwijzingen
- Rapporteert over time-to-hire en welke bronnen aanwervingen opleveren
De mensen in een ATS zijn meestal niet jouw werknemers en zullen dat meestal ook nooit worden. Als je 200 sollicitaties krijgt en één persoon aanwerft, zijn er 199 dossiers van mensen die nooit zullen komen. Voor een diepere inleiding, lees wat een applicant tracking system is.
Wat doet een HRIS?
Een HRIS is het systeem van registratie voor werknemers.
- Persoonlijke en contractuele gegevens
- Functietitel, team, manager, salarishistoriek
- Registratie van verlof en afwezigheid
- Documenten zoals contracten en beleidsregels
- Vaak loonadministratie, voordelen en fiscale formulieren, of een koppeling met een loonadministrateur
- Organigrammen en rapporten over personeelsbezetting
Gerelateerde termen die je tegenkomt: HRMS (human resource management system) en HCM (human capital management). Leveranciers gebruiken ze los van elkaar. HCM betekent meestal een grotere suite die prestatiebeheer, opleiding en personeelsplanning toevoegt.
ATS vs HRIS naast elkaar
| ATS | HRIS | |
|---|---|---|
| Wie er in staat | Kandidaten | Werknemers |
| Start | Sollicitatie | Eerste dag (of aanvaard aanbod) |
| Eindigt | Aanwerving of afwijzing | Werknemer vertrekt |
| Belangrijkste gebruikers | Recruiters, hiring managers, interviewers | HR, loonadministratie, managers, werknemers |
| Typische functies | Vacature plaatsen, screening, interviews, e-mail naar kandidaten | Dossiers, verlof, loon, documenten |
| Datavolume | Veel mensen, korte periode | Minder mensen, lange periode |
| Focus op gegevensbescherming | Bewaartermijnen voor afgewezen sollicitanten | Arbeidsdossiers, loon, belastingen |
Die laatste rij zorgt vaak voor verwarring. Gegevens van afgewezen kandidaten moeten meestal na een vastgestelde periode worden verwijderd. Werknemersdossiers hebben vaak wettelijke minimale bewaartermijnen. Beide in één systeem mengen zonder duidelijke regels geeft problemen. Zie hoe lang je sollicitaties bewaart onder GDPR en RODO.
Kan één systeem beide doen?
Ten dele, ja. Veel HR-suites bevatten een wervingsmodule, en sommige wervingstools voegen lichte onboarding toe.
De afweging zit in de diepgang. Een wervingsmodule in een HR-suite is vaak voldoende voor incidentele aanwervingen. Als je regelmatig aanwerft, is ze vaak dunner op de zaken die de snelheid van aanwerven bepalen: screening, planning, communicatie met kandidaten en rapportering over de pijplijn.
Onze vergelijkingen gaan hier dieper op in voor specifieke leveranciers: Canvider vs BambooHR bekijkt een HR-suite tegenover een gespecialiseerde ATS, en Canvider vs UltiPro doet hetzelfde voor een enterprise-HCM.
Welke moet een kleine onderneming eerst kopen?
Koop degene die het probleem oplost dat je vandaag hebt.
Begin met een ATS als:
- Kandidaten dagen of weken op antwoord wachten
- Sollicitaties in meerdere inboxen en een spreadsheet terechtkomen
- Je meer dan één functie tegelijk aanwerft
- Je niet kunt zeggen waar je aanwervingen vandaan kwamen
Begin met een HRIS als:
- Loonadministratie foutgevoelig is of met de hand gebeurt
- Contracten en documenten in persoonlijke mappen staan
- Verlof wordt bijgehouden in chatberichten
- Je je zorgen maakt over de naleving van de arbeidsdossiers
Veel kleine teams merken ook dat de loonadministratie een tijdje goed genoeg wordt afgehandeld door een boekhouder of loonadministrateur, zodat de HRIS kan wachten terwijl aanwerven niet kan wachten.
Hoe hangen de twee samen?
De overdracht gebeurt bij het aanvaarde aanbod. De naam, contactgegevens, functie, startdatum en het salaris van de nieuwe medewerker gaan van de ATS naar de HRIS.
Op kleine schaal is dit met de hand prima. Het is één formulier per aanwerving. Op grotere schaal kun je zoeken naar een directe integratie of een export, zodat niemand gegevens opnieuw hoeft over te tikken.
Waar Canvider past: Canvider is een ATS. Het bevat geen loonadministratie, verlof of werknemersdossiers, en er is vandaag geen ingebouwde HRIS-synchronisatie. Je kunt analysegegevens naar Excel exporteren, en Canvider biedt MCP API-toegang waarmee AI-assistenten je aanwervingsgegevens kunnen opvragen. Voor de eerste week na het aanbod behandelt onze onboardingchecklist na de ATS wat je wanneer moet overdragen.
Wat kost elk?
Prijzen verschillen te sterk om één getal te geven, maar de modellen verschillen.
- HRIS wordt meestal per werknemer per maand geprijsd, dus de kosten stijgen met het personeelsbestand.
- ATS-prijzen zijn meestal per abonnement, openstaande vacatures of gebruikers, dus de kosten stijgen met het aanwervingsvolume. Zie ATS-prijzen in 2026.
Ter referentie: het Simple-abonnement van Canvider is gratis (tot 2 vacatures per jaar, 1 gebruiker), Pro kost €80 per maand (tot 10 vacatures per maand, 5 gebruikers), en Enterprise begint bij €200 per maand.
De korte versie
Kandidaten in het ene systeem, werknemers in het andere, een zuivere overdracht bij het aanbod. Als aanwerven is wat groeit, los dat dan eerst op.
Probeer Canvider gratis. Geen creditcard nodig.
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen een ATS en een HRIS?
Een applicant tracking system (ATS) beheert mensen die op een vacature hebben gesolliciteerd, van sollicitatie tot aanbod. Een HR-informatiesysteem (HRIS) beheert werknemers zodra ze zijn aangeworven: persoonlijke gegevens, contracten, verlof en vaak loon en voordelen. Het overdrachtspunt is het aanvaarde aanbod.
Bevat een HRIS een ATS?
Sommige wel. Veel HR-suites bevatten een basismodule voor werving. Deze modules zijn meestal lichter dan een gespecialiseerde ATS, met minder functies voor screening, planning en communicatie met kandidaten. Als aanwerven een groot deel van je jaar uitmaakt, doet een gespecialiseerde ATS dat deel meestal beter.
Wat moet een klein bedrijf eerst kopen, een ATS of een HRIS?
Dat hangt af van waar de pijn zit. Als je kandidaten verliest, traag aanwerft of in een inbox screent, begin dan met een ATS. Als loonadministratie, contracten en verlof de rommel zijn, begin dan met een HRIS of loonadministrateur. Veel kleine teams hebben eerst de ATS nodig, omdat aanwerven is wat groeit.