Lyhyt vastaus: Hakijaseurantajärjestelmä (ATS) hallinnoi hakijoita hakemuksesta siihen asti, kun he hyväksyvät tarjouksen. Henkilöstötietojärjestelmä (HRIS) hallinnoi työntekijöitä ensimmäisestä työpäivästä lähtöön asti. Hyväksytty tarjous on siirtymäkohta. Kasvavat pienet tiimit tuntevat rekrytointikivun yleensä ensin, joten ne ottavat ensin ATS:n ja lisäävät HRIS:n, kun palkanlaskenta, sopimukset ja vapaat muuttuvat sekavaksi.
Mitä ATS tekee?
ATS ohjaa avoimien paikkojen rekrytointiprosessia.
- Julkaisee työpaikat urasivullesi ja työpaikkasivustoille
- Kerää hakemukset yhteen paikkaan
- Seulo ja järjestää CV:t paremmuusjärjestykseen
- Siirtää hakijat vaiheesta toiseen
- Ajanvaraus haastatteluihin ja palautteen tallennus
- Lähettää hakijoille sähköposteja ja hylkäysviestejä
- Raportoi palkkaukseen kuluvan ajan ja sen, mistä lähteistä palkkauksia syntyy
Ihmiset ATS:ssä eivät ole pääosin työntekijöitäsi, eivätkä useimmat koskaan tule sellaisiksi. Jos saat 200 hakemusta ja palkkaat yhden henkilön, 199 tietuetta koskee ihmisiä, jotka eivät koskaan liity joukkoon. Syvempää johdantoa varten lue mikä hakijaseurantajärjestelmä on.
Mitä HRIS tekee?
HRIS on työntekijöiden ensisijainen tietolähde.
- Henkilö- ja sopimustiedot
- Työnimike, tiimi, esimies ja palkkahistoria
- Vapaiden ja poissaolojen seuranta
- Asiakirjat, kuten sopimukset ja ohjeistukset
- Usein palkanlaskenta, etuudet ja verolomakkeet tai yhteys palkanlaskentapalveluun
- Organisaatiokaaviot ja henkilömäärän raportit
Törmäät myös näihin termeihin: HRMS (human resource management system) ja HCM (human capital management). Toimittajat käyttävät niitä löyhästi. HCM tarkoittaa yleensä laajempaa kokonaisuutta, johon kuuluvat suorituksen arviointi, oppiminen ja henkilöstösuunnittelu.
ATS ja HRIS rinnakkain
| ATS | HRIS | |
|---|---|---|
| Kuka on järjestelmässä | Hakijat | Työntekijät |
| Alkaa | Hakemus | Ensimmäinen työpäivä (tai hyväksytty tarjous) |
| Päättyy | Palkkaus tai hylkäys | Työntekijä lähtee |
| Pääkäyttäjät | Rekrytoijat, esimiehet, haastattelijat | HR, palkanlaskenta, esimiehet, työntekijät |
| Tyypilliset ominaisuudet | Työpaikkailmoitus, seulonta, haastattelut, hakijaviestintä | Tiedot, vapaat, palkanlaskenta, asiakirjat |
| Datan määrä | Paljon ihmisiä, lyhyt aika | Vähemmän ihmisiä, pitkä aika |
| Tietosuojan painopiste | Hylättyjen hakijoiden tietojen säilytysajat | Työsuhdetiedot, palkanlaskenta, verotus |
Tuo viimeinen rivi hämmentää monia. Hylättyjen hakijoiden tiedot tulisi yleensä poistaa tietyn ajan kuluttua. Työntekijätietojen säilytysajat ovat usein lakisääteisiä. Jos molemmat sekoitetaan samaan järjestelmään ilman selkeitä sääntöjä, syntyy ongelmia. Lue kuinka kauan työhakemuksia säilytetään GDPR:n ja RODO:n mukaan.
Voiko yksi järjestelmä hoitaa molemmat?
Osittain kyllä. Monet HR-kokonaisuudet sisältävät rekrytointimoduulin, ja jotkin rekrytointityökalut lisäävät kevyen perehdytyksen.
Kompromissi on syvyydessä. HR-kokonaisuuden rekrytointimoduuli riittää usein satunnaiseen rekrytointiin. Jos rekrytoit säännöllisesti, se on yleensä ohuempi niiden asioiden osalta, jotka ratkaisevat rekrytoinnin nopeuden: seulonta, ajanvaraus, hakijaviestintä ja putkiraportointi.
Vertailumme menevät tähän tarkemmin tiettyjen toimittajien kohdalla: Canvider vs BambooHR vertaa HR-kokonaisuutta erilliseen ATS:ään, ja Canvider vs UltiPro tekee saman yritystason HCM-järjestelmän kanssa.
Minkä pienyrityksen kannattaa ostaa ensin?
Osta se, joka ratkaisee tämänhetkisen ongelmasi.
Aloita ATS, jos:
- Hakijat odottavat vastausta päiviä tai viikkoja
- Hakemukset saapuvat useisiin sähköpostilaatikoihin ja taulukkoon
- Rekrytoit useampaa roolia samaan aikaan
- Et pysty sanomaan, mistä palkkaukset tulivat
Aloita HRIS, jos:
- Palkanlaskenta on virhealtista tai tehdään käsin
- Sopimukset ja asiakirjat ovat henkilökohtaisissa kansioissa
- Vapaat kirjataan chat-viesteihin
- Olet huolissasi työsuhdetietojen lainmukaisuudesta
Monet pienet tiimit huomaavat myös, että kirjanpitäjä tai palkanlaskentapalvelu hoitaa palkanlaskennan vielä jonkin aikaa riittävän hyvin. Siksi HRIS voi odottaa, mutta rekrytointi ei voi.
Miten kaksi järjestelmää yhdistyvät?
Siirto tapahtuu hyväksytyssä tarjouksessa. Uuden työntekijän nimi, yhteystiedot, tehtävä, aloituspäivä ja palkka siirtyvät ATS:stä HRIS:ään.
Pienessä mittakaavassa tämän voi tehdä käsin: yksi lomake per palkkaus. Suuremmassa mittakaavassa kannattaa etsiä suora integraatio tai vienti, jotta kukaan ei kirjoita tietoja uudelleen.
Canvider tässä kuvassa: Canvider on ATS. Se ei sisällä palkanlaskentaa, vapaita tai työntekijätietoja, eikä siinä ole tällä hetkellä sisäänrakennettua HRIS-synkronointia. Analytiikkatiedot voi viedä Exceliin, ja Canvider tarjoaa MCP API -yhteyden, jonka kautta tekoälyavustajat voivat kysellä rekrytointitietojasi. Tarjouksen jälkeisen ensimmäisen viikon osalta perehdytyslista ATS:n jälkeen kertoo, mitä luovutetaan ja milloin.
Mitä kumpikin maksaa?
Hinnoittelu vaihtelee liikaa, jotta yhtä lukua voisi antaa, mutta mallit eroavat toisistaan.
- HRIS hinnoitellaan yleensä työntekijää kohden kuukaudessa, joten kustannus kasvaa henkilömäärän mukana.
- ATS-hinnoittelu perustuu yleensä tasoon, avoimiin paikkoihin tai käyttäjiin, joten kustannus kasvaa rekrytointimäärän mukana. Katso ATS-hinnat 2026.
Vertailun vuoksi: Canviderin Simple-taso on ilmainen (enintään 2 ilmoitusta vuodessa, 1 käyttäjä), Pro maksaa 80 € kuukaudessa (enintään 10 ilmoitusta kuukaudessa, 5 käyttäjää) ja Enterprise alkaa 200 eurosta kuukaudessa.
Lyhyesti
Hakijat yhdessä järjestelmässä, työntekijät toisessa ja siisti siirto tarjouksessa. Jos rekrytointi on se, mikä kasvaa, korjaa se ensin.
Kokeile Canvideria ilmaiseksi. Luottokorttia ei tarvita.
Usein kysytyt kysymykset
Mikä on ero ATS:n ja HRIS:n välillä?
Hakijaseurantajärjestelmä (ATS) hallinnoi työpaikkaan hakeneita ihmisiä hakemuksesta tarjoukseen asti. Henkilöstötietojärjestelmä (HRIS) hallinnoi työntekijöitä palkkaamisen jälkeen: henkilötiedot, sopimukset, vapaat ja usein palkanlaskenta ja edut. Siirtymäkohta on hyväksytty tarjous.
Sisältääkö HRIS ATS:n?
Joissakin kyllä. Monet HR-kokonaisuudet sisältävät perusrekrytointimoduulin. Nämä moduulit ovat yleensä kevyempiä kuin erillinen ATS, ja niissä on vähemmän seulonta-, ajanvaraus- ja hakijaviestintäominaisuuksia. Jos rekrytointi on iso osa vuottasi, erillinen ATS hoitaa sen usein paremmin.
Kumpi pienyrityksen kannattaa ostaa ensin, ATS vai HRIS?
Se riippuu siitä, missä kipu on. Jos menetät hakijoita, rekrytointi on hidasta tai seulot hakemuksia sähköpostilaatikosta, aloita ATS:stä. Jos palkanlaskenta, sopimukset ja vapaat ovat sekaisin, aloita HRIS:stä tai palkanlaskentapalvelusta. Monet pienet tiimit tarvitsevat ATS:n ensin, koska juuri rekrytointi kasvaa.