Kun lyhyt lista on valmis, joku aina sanoo: ”Laitetaan ne taulukkoon.” Se tuntuu neutraalilta. Kaikki osaavat käyttää taulukkoa. Se luo kuitenkin toisen totuudenlähteen heti, kun esimies järjestää sarakkeet uudelleen tai lisää oman yksityisen välilehden.
Tässä on tiukempi tapa tehdä rinnakkaisvertailu niin, että se pysyy rekrytointitietueessasi.
Miksi taulukko palaa salaa takaisin
Jaetut taulukot ratkaisevat näkyvyysongelman noin viikoksi. Sitten alkaa versioiden ajautuminen.
Kuvittele keskiviikon yhteenveto. Yksi esimies siirsi ehdokas A:n taulukkoon maanantaina vanhoilla puhelinseulonnan muistiinpanoilla. Toinen liitti tiistaina tuoreemmat haastattelumuistiinpanot Slackista. Puolet huoneesta reagoi eri faktoihin, vaikka kaikki katsovat samaa välilehteä.
Tässä on taulukkoloukku. Käyttöliittymä näyttää yhteistyöltä, mutta tarkastusjälki on sekava.
- Kriteerien ajautuminen: uusi sarake ilmestyy, koska yksi esimies haluaa arvioida ”kulttuurisopivuuden” eri tavalla kuin muut.
- Todisteiden ajautuminen: ihmiset liittävät sähköpostista muistiinpanoja soluihin, mutta ATS:ssä on yhä virallinen CV ja seulontamuistiinpanot.
- Oikeuksien ajautuminen: linkki kopioituu, joku vie PDF:n, eikä ennen tarjouskeskustelua voi selvittää, kuka mitä näki.
Kukaan ei sabotoi mitään. Näin käy, kun vertailuvaihetta ei ankkuroida yhteen järjestelmään.
Lukitse arviointiperuste ennen kuin asetat ihmiset riviin
Rinnakkaisvertailu toimii vain, jos ”hyvä” tarkoittaa samaa jokaiselle finalistille.
Tee tämä kerran per rooli, kirjallisesti, ennen kuin kukaan alkaa väitellä nimistä:
- Pakolliset vaatimukset, kyllä/ei (työluvat, sijainti, lisenssit, kaikki kaksiarvoiset asiat).
- Viisi–seitsemän pisteytettyä kriteeriä, joista keskustelette yhteenvedossa, selkein sanoin määriteltyinä.
Jos johtoryhmä tarvitsee tulostettavan matriisin, se käy. Varsinainen vertailu pitäisi silti tehdä lukittua listaa vastaan, ei taulukkoa vastaan, joka muuttuu koko ajan.
Pidä lista pienenä ja tylsänä
Seitsemän finalistin vertailu ei ole tarkkuutta, vaan väistelyä.
Valitse kaksi–neljä henkilöä, jotka täyttivät pakolliset vaatimukset ja suorittivat samat haastatteluvaiheet. Jos johto haluaa lisää nimiä, lähetä yhden sivun muistio. Älä laajenna ruudukkoa.
Pienet listat pakottavat tekemään kompromisseja. Kompromisseista syntyy päätöksiä.
Jos joku vaatii viidettä nimeä, käsittele se erillisenä seulontakierroksena. Vertailukokous on tarkoitettu ihmisille, jotka ovat jo ylittäneet saman kynnyksen.
Tee vertailu yhdessä jaetussa näkymässä
Jokaisen palkkauksesta äänestävän tulee katsoa samoja profiilitietoja, samaa vaiheiden historiaa ja samoja arviointilomakkeen kysymyksiä.
Ennen kokousta pyydä jokaista haastattelijaa täyttämään jäsennelty palaute ATS:ssä, jos käytät yhteisiä arviointilomakkeita. Myöhäisetkin mielipiteet ovat yhä tärkeitä, mutta niiden pitäisi päivittää tietue, jonka kaikki lukevat, eikä jokin irrallinen solu.
Canviderissa DecisionHelper on rakennettu tähän työnkulkuun: valitse rooli, poimi kaksi–neljä finalistia hakijapoolistasi ja tarkastele sijoituksia ja kirjallisia perusteluja yhdessä paikassa, ettei tarvitse hypätä vientitiedostojen välillä.
Edelleen väittelet. Edelleen ohitat mallin, jos huone on eri mieltä. Lopetat vain neljän version totuuden sovittelun kello 18.
Sulje silmukka siellä, missä ehdokas on
Kun valitset henkilön, kirjaa kuka päätti, mitkä kriteerit painoivat eniten ja mitä kysyit viimeisissä referensseissä. Tieto kuuluu ehdokastietueen viereen, ei vain taulukon riville 14, jota kukaan ei avaa seuraavalla neljänneksellä.
Kun seuraavan kerran rekrytoit vastaavaan rooliin, kalibroit nopeammin, koska vertailu on arkistoitu päätöksenä eikä unohdettuna työkirjana.
Canvider DecisionHelper pitää finalistivertailun ATS:n sisällä, joten koko rekrytointitiimi katsoo yhtä rinnakkaista näkymää eikä rinnakkaisia taulukoita.
Jos koko putki elää yhä taulukossa, ei vain lopullinen vertailu, katso hakijaseurantataulukon malli ja merkit siitä, milloin on aika luopua taulukosta.