Adaylara şablonla ya da serbest e-posta göndermek, ortak gelen kutusu, toplu gönderim, yeniden kullanılabilir şablonlar, otomatik bildirimler ve ekip etiketleme.
Adaya kayıtlı bir şablondan önceden yazılmış bir e-posta gönderin.
Neden var? Yazmadan tutarlı, markaya uygun mesajlar gönderir.
Aday yazışmalarının çoğu, yaklaşık altı tekrarlayan mesajdan biridir: teyit, mülakat daveti, uygunluk talebi, birkaç aşamanın her birinde ret. Bunları elle yeniden yazmak yavaştır ve sapmaya yol açar, dolayısıyla aynı aday süreci kimin nöbette olduğuna göre farklı hissettirir. Şablon modu, standart mesajı en az direnç gösteren yol yapar. Ödünleşim kasıtlıdır: şablonlar aday başına düzenleme olmadan yazıldığı gibi gönderilir; bu, tam olarak tutarlılığı garanti eden ve tam olarak hassas herhangi bir şey için yanlış mod olmasının nedenidir.
Nasıl kullanılır?
Adayın Activity altındaki "Emails" sekmesini açın.
"Compose" düğmesine tıklayın ve ardından "Template" modunu seçin.
"Choose a template..." bölümünde bir şablon seçin.
"Preview" bölümünü kontrol edin — şablonu değiştirdikçe güncellenir.
Değişiklik yapılmadan olduğu gibi gönderildiğini unutmayın.
"Send Email" düğmesine tıklayın.
Bilmekte fayda var
Şablonlar tam olarak yazıldığı gibi gönderilir — bu aday için bir kelime değiştirmeniz gerekiyorsa bunun yerine Serbest Mod'u kullanın.
Preview bölümünü her zaman kontrol edin; birleştirme değişkenlerini bu adayın gerçek bilgileriyle doldurulmuş gösterir.
Yanlış kişiye gönderilen yanlış bir şablon geri alınamaz, bu yüzden önizlemedeki adı okuyun.
Şablonlar Settings → Custom Emails altında oluşturulur ve güncellenir.
Bir adaya tek seferlik bir e-posta yazın ve gönderin.
Neden var? Hiçbir şablonun kapsamadığı durumları ele alır.
En çok önem taşıyan mesajlar, hiçbir şablonun öngörmediği mesajlardır: bir teklifi müzakere etmek, bir gecikmeyi açıklamak, zor bir soruyu yanıtlamak veya kişisel bir not hak eden birini geri çevirmek. Serbest Mod bunlar içindir. Gönderen seçimi dikkate değer — bağlı posta kutunuzdan göndermek, adayın gerçek bir kişi görmesi, doğal olarak yanıtlayabilmesi ve otomatik posta olarak filtrelenme olasılığının çok daha düşük olması anlamına gelir; bu, e-posta entegrasyonlarının var olmasının büyük bir nedenidir.
Nasıl kullanılır?
Adayın "Emails" sekmesini açın.
"Compose" düğmesine tıklayın ve ardından "Custom" modunu seçin.
"Subject" alanını yazın.
"Message" gövdesini yazın.
Tam olarak neyin gönderileceğini gösteren "Preview" bölümünü izleyin.
Göndereni seçin: bağlı posta kutunuz veya Canvider mail (notifications@canvider.com).
"Send Email" düğmesine tıklayın.
Bilmekte fayda var
Kişisel her şey için bağlı posta kutunuzu tercih edin — yanıtlar size geri gelir ve teslim edilebilirlik daha iyidir.
Canvider adresi (notifications@canvider.com) herhangi bir entegrasyon olmadan çalışır ama sistem postası olarak okunur.
Bağlı bir posta kutusundan göndermek, Google veya Microsoft'un bağlı olmasını ve katman 2 veya üstünü gerektirir.
Mesaj her iki durumda da adayın e-posta geçmişine kaydedilir, böylece dizi eksiksiz kalır.
Aynı serbest mesajı tekrar tekrar yazıyorsanız, onu bir şablona dönüştürün.
Yazışma bireysel posta kutularında bulunduğunda başka kimse onu göremez — dolayısıyla bir adayı devralan bir meslektaş neyin vaat edildiğini bilmez ve zaten iki kez yanıtlamış bir aday, sanki sessiz kalmış gibi peşinden gidilerek rahatsız edilebilir. Diziyi başvuruda tutmak, konuşmayı bir ekip varlığı yapar. Ayrıca çoğu aday deneyimi başarısızlığının ardındaki soru olan "bu kişiye hiç yanıt veren oldu mu?" sorusunun pratik yanıtıdır.
Nasıl kullanılır?
Adayın "Emails" sekmesini açın.
Mesaj listesini görmek için "History" düğmesine tıklayın.
"Outgoing" / "Incoming" düğmeleriyle filtreleyin.
"Integrated" / "Canvider" kullanarak gönderen kanalına göre filtreleyin.
Bir mesajı genişletip From, To ve "Sent via" ayrıntılarını okumak için üzerine tıklayın.
Okunmamış bir gelen mesajı açmak onu okundu olarak işaretler.
Bilmekte fayda var
Bir adayın peşinden gitmeden önce burayı kontrol edin — bir meslektaş zaten yanıt vermiş olabilir.
"Sent via", bir mesajın bağlı bir posta kutusundan mı yoksa Canvider'ın kendi adresinden mi gittiğini söyler.
Gelen posta yakalama, bağlı bir e-posta entegrasyonunun olmasına bağlıdır.
Okunmamış bir mesajı açmak onu herkes için okundu olarak işaretler, böylece dikkat gerektiriyor olarak görünmeyi bırakır.
Bir ilan için seçilen bir durumdaki her başvuru sahibine e-posta gönderin.
Neden var? Tüm aday gruplarını tek bir eylemde bilgilendirir.
Bir rol doldurulduktan sonra genellikle bir yanıt bekleyen onlarca kişi olur ve çoğu zaman bu yanıtı alamamalarının nedeni tamamen mekaniktir: kırk ayrı e-posta göndermek, görünür bir ödülü olmayan bir saatlik iştir. Toplu iletişim bunu bir dakikaya indirir; bu da döngüyü kapatmasıyla tanınan bir şirket ile böyle olmayan bir şirket arasındaki farktır. Ayrıca gerçek grup güncellemeleri için doğru araçtır — sessizliğin haberin kendisinden çok daha fazla kaygı ürettiği ertelenmiş bir karar veya süreçteki bir değişiklik gibi.
Nasıl kullanılır?
İlanın detay sayfasını açın.
"Bulk Communication" düğmesine tıklayın.
"Select Application Status" bölümünde grubu seçin.
Bir "Email Template" seçin veya "Custom Message" seçeneğini seçin.
"Email Subject" ve mesaj gövdesini girin.
Yer tutucu alanlarıyla birlikte "Email Preview" bölümünü inceleyin.
"Send notification emails to candidates" seçeneğini işaretleyin.
"Send Emails" düğmesine tıklayın.
Bilmekte fayda var
Bir ilan ve bir durumla sınırlıdır; bu, yanlış kişilere e-posta göndermeye karşı ana korumadır.
Email Preview bölümünü dikkatlice kontrol edin — buradaki bir hata gruptaki her adaya aynı anda gider ve geri alınamaz.
"Send notification emails to candidates" işaretlenene kadar hiçbir şey gönderilmez.
Bir birey için değil, grup için yazın: birleştirme alanları adı kişiselleştirir, koşulları değil.
Bir süreç güncellemesine de ihtiyaç duyan bir yığın için, Toplu Durum Güncelleme durumu değiştirebilir ve tek adımda bilgilendirebilir.
Birleştirme değişkenleriyle yeniden kullanılabilir aday e-posta şablonları oluşturun.
Neden var? Tekrarlayan aday yazışmalarında zaman kazandırır.
Aday deneyiminizin asıl tasarlandığı yer şablonlardır. Şirketinize başvuran her aday bu mesajların bir kombinasyonunu alır, dolayısıyla burada belirlediğiniz ton, ölçekte işveren markanızdır — kariyer sayfasından çok daha fazlası, çünkü bir reddi bir iş ilanından daha çok kişi okur. Birleştirme değişkenleri, seri üretilmiş bir mesajın öyle okunmasını önleyen şeydir: kendi adını ve başvurduğu rolü gören bir aday, gövde standart olsa bile kişisel bir mesaj olarak algılar.
Nasıl kullanılır?
Settings'e gidin ve "Custom Emails" kartına tıklayın.
"New Template" düğmesine tıklayın.
Bir şablon adı girin (örn. apologetic_rejection).
E-posta konu satırını girin.
Bold, Italic, Underline ve Insert Link araç çubuğu düğmelerini kullanarak gövdeyi yazın.
{candidate_firstname}, {candidate_lastname}, {applied_position} veya {company_name} eklemek için bir değişken düğmesine tıklayın.
"Save" düğmesine tıklayın.
Daha sonra düzenlemek için "Load Selected", bir şablonu kaldırmak için "Delete Selected" düğmesini kullanın.
Bilmekte fayda var
Kullanılabilir değişkenler {candidate_firstname}, {candidate_lastname}, {applied_position} ve {company_name} şeklindedir — yazımın tam olması için bunları elle yazmak yerine düğmelerle ekleyin.
Bir şablonu yayına almadan önce her zaman gerçek bir aday akışı üzerinden kendinize bir test gönderin; bozuk bir değişken her alıcıya görünür.
Şablonları açıklayıcı biçimde adlandırın (apologetic_rejection, interview_invite_round2) — zaman baskısı altında bir açılır menüden seçim yapacaksınız.
Şablonlar şirket genelindedir, dolayısıyla düzenlemeler ve silmeler ekip arkadaşlarınızın gönderimlerini de etkiler.
Önce tekrarlayan mesajları kapsayın: teyit, mülakat daveti ve her aşamada ret.
Başvurular, durum değişiklikleri, davetler ve etiketlemeler için sistem e-postaları.
Neden var? Adayları ve ekip arkadaşlarını elle iş olmadan bilgilendirir.
Bazı mesajlar, gönderilmeye değer olmaları için anlık olmalıdır. İki gün sonra ulaşan bir başvuru teyidi, adaya başvurusunun bir boşluğa düştüğünü söyler; anında ulaştığında ise tam tersini yapar. Aynısı içeride de geçerlidir — birinin uygulamayı kontrol etmesini bekleyen bir etiketleme bildirimi, bildirim değildir. Bu mesajlar tam olarak değerleri zamanlamada olduğu için ve önemli oldukları anda kimse onları güvenilir biçimde elle gönderemeyeceği için otomatiktir.
Nasıl kullanılır?
Kurulum gerekmez — bunlar otomatik olarak gönderilir.
Adaylar başvurduklarında bir başvuru teyidi alır.
Bir durum değişikliğinde bildirimi etkinleştirdiğinizde adaylar bir durum değişikliği e-postası alır.
Ekip arkadaşlarını davet ettiğinizde bir davet e-postası alırlar.
Bir yorumda @etiketlediğinizde ekip arkadaşları bir etiketleme e-postası alır.
Kullanıcılar hesap devre dışı bırakma ve yeniden etkinleştirme bildirimleri alır.
Bilmekte fayda var
Durum değişikliği e-postaları tek istisnadır: yalnızca durumu değiştirirken bildirim düğmesini işaretlerseniz gönderilir.
Başvuru teyitleri otomatik ve anlıktır; bu yüzden elle eklenen adaylar bir teyit almaz.
Etiketleme e-postaları, ekip arkadaşlarının etiketlendiklerini öğrenme biçimidir, dolayısıyla bir @etiketleme tek başına bir yorumdan daha güvenilirdir.
Bir aday hiçbir şey duymadığını söylerse, e-posta geçmişini ve bildirim düğmesinin açık olup olmadığını kontrol edin.
Bir ekip arkadaşını bilgilendirmek için bir iç yorumda etiketleyin.
Neden var? Doğru meslektaşı bir aday tartışmasına çeker.
Etiketlemenin alternatifi, "bu adaya bakabilir misin?" demek için Slack veya e-postaya geçmektir — ki bu noktada tartışma ATS'ten ayrılır ve kararın ardındaki muhakeme onunla birlikte kaybolur. Etiketlemek, talebi ve yanıtı adaya bağlı tutarken kişiye de güvenilir biçimde ulaşır, çünkü bir yorumu fark etmelerine bağlı kalmak yerine gerçek bir e-posta gönderir. İç yorumları, notların ölmeye gittiği bir yer yerine işleyen bir konuşmaya dönüştüren mekanizma budur.
Nasıl kullanılır?
Adayın "Internal Comments" sekmesini açın.
Yorumunuzu yazmaya başlayın.
"@" yazın — aktif ekip arkadaşlarının otomatik tamamlama listesi görünür.
Bilgilendirmek istediğiniz ekip arkadaşını seçin.
Yorumunuzu tamamlayın ve "Post Comment" düğmesine tıklayın.
Etiketlenen ekip arkadaşı bir e-posta bildirimi alır.
Bilmekte fayda var
Otomatik tamamlamada yalnızca aktif ekip arkadaşları görünür — devre dışı kullanıcılar hariç tutulur, böylece kimse yanıt veremeyecek birini etiketlemez.
Yorumda belirli bir soru sorun. "@Sarah ne düşünüyorsun?", "@Sarah bu portföy kıdemli için çıtayı karşılıyor mu?"dan daha yavaş yanıt alır.
Bildirim e-postası gönderim anında yollanır ve yorumu silseniz bile geri alınamaz.
Etiketlemeler yalnızca dahilidir; aday yorumları veya etiketlemeleri asla görmez.