Skicka en förskriven e-post till en kandidat från en sparad mall.
Varför den finns Skickar enhetliga meddelanden i linje med varumärket utan att du behöver skriva något.
De flesta mejl till kandidater är ett av ungefär sex återkommande meddelanden: bekräftelse, inbjudan till intervju, fråga om tillgänglighet, avslag i några olika steg. Att skriva om dem för hand är långsamt och leder till avvikelser, så samma kandidatresa känns olika beroende på vem som var i tjänst. Mallläget gör standardmeddelandet till det enklaste valet. Avvägningen är medveten: mallar skickas precis som de är skrivna, utan individuella ändringar. Det är just det som garanterar enhetligheten, och just därför är det fel läge för allt känsligt.
Så använder du den
Öppna den sökandes flik "Emails" under Activity.
Klicka på "Compose" och välj läget "Template".
Välj en mall under "Choose a template...".
Kontrollera rutan "Preview" — den uppdateras när du ändrar mall.
Observera att mallen skickas utan ändringar.
Klicka på "Send Email".
Bra att veta
Mallar skickas exakt som de är skrivna — om du behöver ändra ett ord för just den här kandidaten, använd anpassat läge i stället.
Kontrollera alltid rutan Preview; den visar variabler ifyllda med den här kandidatens riktiga uppgifter.
En fel mall skickad till fel person går inte att återkalla, så läs namnet i förhandsvisningen.
Mallar skapas och underhålls under Settings → Custom Emails.
Skriv och skicka ett enskilt e-postmeddelande till en kandidat.
Varför den finns Hanterar situationer som ingen mall täcker.
De meddelanden som betyder mest är de som ingen mall förutser: förhandling om ett erbjudande, förklaring av en försening, svar på en svår fråga eller ett avslag till någon som förtjänar ett personligt besked. Det anpassade läget är till för just dessa. Valet av avsändare förtjänar uppmärksamhet — när du skickar från din kopplade brevlåda ser kandidaten en riktig person, kan svara naturligt och är betydligt mindre utsatt för att filtreras bort som automatisk post. Det är en stor del av anledningen till att e-postintegrationerna överhuvudtaget finns.
Så använder du den
Öppna den sökandes flik "Emails".
Klicka på "Compose" och välj läget "Custom".
Skriv "Subject".
Skriv meddelandetexten under "Message".
Titta på rutan "Preview" som visar exakt vad som skickas.
Välj avsändare: din kopplade brevlåda eller Canvider-posten (notifications@canvider.com).
Klicka på "Send Email".
Bra att veta
Använd helst din kopplade brevlåda för allt personligt — svar kommer tillbaka till dig och leveransen blir bättre.
Canvider-adressen (notifications@canvider.com) fungerar utan någon integration, men ser ut som systempost.
Att skicka från en kopplad brevlåda kräver att Google eller Microsoft är anslutna och att du har nivå 2 eller högre.
Meddelandet sparas i kandidatens e-posthistorik oavsett avsändare, så tråden förblir komplett.
Om du skriver samma anpassade meddelande om och om igen, gör en mall av det.
Hela tråden med utgående och inkommande e-post från kandidater.
Varför den finns Håller hela konversationen kopplad till ansökan.
När korrespondensen ligger i enskilda brevlådor kan ingen annan se den — en kollega som tar över en kandidat vet inte vad som lovats, och en kandidat som redan svarat två gånger kan bli påmind som om hen varit tyst. När tråden ligger kvar på ansökan blir konversationen en gemensam tillgång för teamet. Det är också det praktiska svaret på frågan "har någon ens svarat den här personen?", som ligger bakom de flesta problem med kandidatupplevelsen.
Så använder du den
Öppna den sökandes flik "Emails".
Klicka på "History" för att se meddelandelistan.
Filtrera med reglagen "Outgoing" / "Incoming".
Filtrera på avsändarkanal med "Integrated" / "Canvider".
Klicka på ett meddelande för att öppna det och läsa From, To och uppgifterna under "Sent via".
Att öppna ett oläst inkommande meddelande markerar det som läst.
Bra att veta
Kontrollera här innan du påminner en kandidat — en kollega kanske redan har svarat.
"Sent via" visar om ett meddelande skickades från en kopplad brevlåda eller från Canviders egen adress.
Mottagen e-post sparas bara om en e-postintegration är ansluten.
Att öppna ett oläst meddelande markerar det som läst för alla, så det slutar visas som något som behöver uppmärksamhet.
Skicka e-post till alla sökande med en vald status för ett jobb.
Varför den finns Meddelar hela grupper av kandidater i en enda åtgärd.
När en tjänst är tillsatt finns oftast dussintals personer som väntar på ett svar, och skälet till att så många aldrig får något är rent mekaniskt: att skicka fyrtio separata e-postmeddelanden är en timmes arbete utan synlig belöning. Massutskick minskar det till en minut, och det avgör ofta skillnaden mellan ett företag med rykte om att alltid återkoppla och ett utan. Det är också rätt verktyg för verkliga gruppuppdateringar — ett försenat beslut eller en ändring i processen — där tystnad skapar mycket mer oro än själva nyheten.
Så använder du den
Öppna jobbets detaljsida.
Klicka på "Bulk Communication".
Välj gruppen under "Select Application Status".
Välj en "Email Template" eller markera "Custom Message".
Ange "Email Subject" och meddelandetexten.
Granska "Email Preview" med dess platshållarfält.
Bocka i "Send notification emails to candidates".
Klicka på "Send Emails".
Bra att veta
Avgränsat till ett jobb och en status, vilket är det viktigaste skyddet mot att mejla fel personer.
Kontrollera Email Preview noggrant — ett misstag går till alla kandidater i gruppen samtidigt och kan inte återkallas.
Inget skickas förrän "Send notification emails to candidates" är bockat.
Skriv för gruppen, inte för en enskild person: platshållarfälten personifierar namnet, inte omständigheterna.
För en omgång som också behöver en uppdatering av pipelinen kan Bulk Status Update ändra status och skicka avisering i ett steg.
Skapa återanvändbara e-postmallar för kandidater med platshållarvariabler.
Varför den finns Sparar tid på återkommande korrespondens med kandidater.
Mallar är där din kandidatupplevelse faktiskt formas. Varje sökande till ditt företag får någon kombination av dessa meddelanden, så tonen du sätter här blir din arbetsgivarprofil i stor skala — betydligt mer än karriärsidan, eftersom fler läser ett avslag än en jobbannons. Platshållarvariablerna är vad som gör att ett massproducerat meddelande inte känns så: en kandidat som ser sitt eget namn och tjänsten hen sökt upplever meddelandet som personligt, även när texten är standard.
Så använder du den
Gå till Settings och klicka på kortet "Custom Emails".
Klicka på "New Template".
Ange ett mallnamn (t.ex. apologetic_rejection).
Ange ämnesraden.
Skriv brödtexten med verktygsknapparna Bold, Italic, Underline och Insert Link.
Klicka på en variabelknapp för att infoga {candidate_firstname}, {candidate_lastname}, {applied_position} eller {company_name}.
Klicka på "Save".
Använd "Load Selected" för att redigera senare, eller "Delete Selected" för att ta bort en mall.
Bra att veta
Tillgängliga variabler är {candidate_firstname}, {candidate_lastname}, {applied_position} och {company_name} — infoga dem med knapparna i stället för att skriva dem, så stavningen blir exakt.
Skicka alltid ett testmeddelande till dig själv genom ett riktigt kandidatflöde innan du rullar ut en mall; en trasig variabel syns för varje mottagare.
Ge mallar beskrivande namn (apologetic_rejection, interview_invite_round2) — du väljer ur en rullista under tidspress.
Mallar gäller för hela företaget, så ändringar och borttagningar påverkar även dina kollegors utskick.
Täck de återkommande meddelandena först: bekräftelse, inbjudan till intervju och avslag i varje steg.
Systemmejl för ansökningar, statusändringar, inbjudningar och omnämnanden.
Varför den finns Håller kandidater och teammedlemmar informerade utan manuellt arbete.
Vissa meddelanden måste komma direkt för att alls vara värda att skicka. En ansökningsbekräftelse som kommer två dagar senare berättar för kandidaten att ansökan hamnade i ett tomrum; kommer den direkt gör den motsatsen. Detsamma gäller internt — en omnämnandeavisering som väntar tills någon öppnar appen är inte en avisering. Dessa meddelanden är automatiska just för att deras värde ligger i tajmingen, och för att ingen tillförlitligt kan skicka dem för hand i det ögonblick de spelar roll.
Så använder du den
Ingen installation krävs — de skickas automatiskt.
Kandidater får en ansökningsbekräftelse när de söker.
Kandidater får ett statusändringsmejl när du aktiverar avisering vid en statusändring.
Teammedlemmar får ett inbjudningsmejl när du bjuder in dem.
Teammedlemmar får ett omnämnandemejl när du @nämner dem i en kommentar.
Användare får besked när deras konto inaktiveras eller återaktiveras.
Bra att veta
Statusändringsmejl är undantaget: de skickas bara om du bockar i aviseringsreglaget när du ändrar status.
Ansökningsbekräftelser är automatiska och skickas direkt, vilket är anledningen till att manuellt tillagda kandidater inte får någon.
Omnämnandemejl är hur teammedlemmar får veta att de har taggats, så en @-omnämning är mer tillförlitlig än en kommentar ensam.
Om en kandidat säger att hen inte hört något, kontrollera e-posthistoriken och om aviseringsreglaget var på.
Tagga en kollega i en intern kommentar för att meddela hen.
Varför den finns Drar in rätt kollega i en diskussion om en kandidat.
Alternativet till omnämnanden är att byta till Slack eller e-post för att fråga "kan du titta på den här kandidaten?" — då lämnar diskussionen ATS:et och resonemanget bakom beslutet försvinner med det. Med omnämnanden ligger förfrågan och svaret kvar på kandidaten samtidigt som personen nås tillförlitligt, eftersom ett riktigt e-postmeddelande skickas i stället för att man är beroende av att hen märker en kommentar. Det är mekanismen som gör interna kommentarer till ett fungerande samtal i stället för en plats där anteckningar dör.
Så använder du den
Öppna den sökandes flik "Internal Comments".
Börja skriva din kommentar.
Skriv "@" — en autokomplettering med aktiva teammedlemmar visas.
Välj den teammedlem du vill meddela.
Avsluta kommentaren och klicka på "Post Comment".
Den omnämnda teammedlemmen får ett e-postmeddelande.
Bra att veta
Endast aktiva teammedlemmar visas i autokompletteringen — inaktiverade användare utesluts, så ingen taggar någon som inte kan svara.
Ställ en konkret fråga i kommentaren. "@Sarah tankar?" ger ett långsammare svar än "@Sarah uppfyller den här portföljen kraven för senior?".
Omnämnandemejlet skickas när kommentaren publiceras och kan inte tas tillbaka, inte ens om du raderar kommentaren.
Omnämnanden är enbart interna; kandidaten ser aldrig kommentarer eller omnämnanden.