Wysyłanie e-maili do kandydatów z szablonów lub we własnej treści, wspólna skrzynka, wysyłki zbiorcze, szablony, automatyczne powiadomienia i wzmianki w zespole.
Wyślij kandydatowi gotowy e-mail z zapisanego szablonu.
Po co to jest? Wysyła spójne, zgodne z marką wiadomości bez pisania.
Większość korespondencji z kandydatami to jedna z około sześciu powtarzających się wiadomości: potwierdzenie, zaproszenie na rozmowę, prośba o podanie dostępności, odmowa na każdym z kilku etapów. Ręczne przepisywanie ich jest powolne i prowadzi do rozjazdów, przez co ta sama ścieżka kandydata wygląda inaczej w zależności od tego, kto akurat dyżuruje. Tryb szablonu sprawia, że standardowa wiadomość staje się najłatwiejszą drogą. Kompromis jest celowy: szablony wysyłane są dokładnie w takiej formie, w jakiej zostały napisane, bez indywidualnych poprawek dla kandydata — właśnie to gwarantuje spójność i właśnie dlatego nie nadaje się do spraw wrażliwych.
Jak z tego korzystać?
Otwórz kartę "Emails" kandydata w sekcji Activity.
Kliknij "Compose", a następnie wybierz tryb "Template".
Wybierz szablon w polu "Choose a template...".
Sprawdź panel "Preview" — aktualizuje się podczas zmiany szablonu.
Pamiętaj, że wiadomość zostanie wysłana bez zmian.
Kliknij "Send Email".
Warto wiedzieć
Szablony wysyłane są dokładnie tak, jak zostały napisane — jeśli chcesz zmienić słowo dla tego kandydata, użyj trybu własnego.
Zawsze sprawdź panel Preview; pokazuje zmienne scalania wypełnione prawdziwymi danymi tego kandydata.
Błędnego szablonu wysłanego do niewłaściwej osoby nie da się cofnąć, dlatego przeczytaj imię w podglądzie.
Szablony tworzy się i utrzymuje w sekcji Settings → Custom Emails.
Po co to jest? Obsługuje sytuacje, których żaden szablon nie przewidzi.
Najważniejsze wiadomości to te, których żaden szablon nie przewidzi: negocjowanie propozycji, wyjaśnianie opóźnienia, odpowiadanie na trudne pytanie albo odmowa dla kogoś, kto zasługuje na osobistą notkę. Do tego służy tryb własny. Wybór nadawcy zasługuje na uwagę — wysyłanie z podłączonej skrzynki sprawia, że kandydat widzi prawdziwą osobę, może odpowiedzieć naturalnie i znacznie rzadziej trafia do filtra jako automatyczna poczta, co jest dużą częścią powodu, dla którego w ogóle istnieją integracje e-mail.
Jak z tego korzystać?
Otwórz kartę "Emails" kandydata.
Kliknij "Compose", a następnie wybierz tryb "Custom".
Wpisz "Subject".
Wpisz treść w polu "Message".
Obserwuj panel "Preview", który pokazuje dokładnie, co zostanie wysłane.
Wybierz nadawcę: podłączoną skrzynkę albo pocztę Canvider (notifications@canvider.com).
Kliknij "Send Email".
Warto wiedzieć
W przypadku wiadomości osobistych wybierz podłączoną skrzynkę — odpowiedzi wrócą do Ciebie, a dostarczalność jest lepsza.
Adres Canvider (notifications@canvider.com) działa bez żadnej integracji, ale wygląda jak poczta systemowa.
Wysyłanie z podłączonej skrzynki wymaga połączenia z Google lub Microsoft oraz poziomu 2 lub wyższego.
Wiadomość zostaje zapisana w historii e-maili kandydata w każdym przypadku, więc wątek pozostaje kompletny.
Jeśli piszesz tę samą wiadomość własną wielokrotnie, zamień ją w szablon.
Pełny wątek wychodzących i przychodzących e-maili od kandydatów.
Po co to jest? Zachowuje całą korespondencję przypiętą do aplikacji.
Kiedy korespondencja znajduje się w poszczególnych skrzynkach, nikt inny jej nie widzi — więc kolega, który przejmuje kandydata, nie wie, co obiecano, a kandydat, który już dwa razy odpisał, może zostać ponaglany tak, jakby zamilkł. Przechowywanie wątku przy aplikacji sprawia, że rozmowa staje się zasobem zespołu. To także praktyczna odpowiedź na pytanie „czy ktokolwiek w ogóle odpisał tej osobie?", które stoi za większością problemów z doświadczeniem kandydatów.
Jak z tego korzystać?
Otwórz zakładkę "Emails" kandydata.
Kliknij "History", aby zobaczyć listę wiadomości.
Filtruj za pomocą przełączników "Outgoing" / "Incoming".
Filtruj według kanału nadawcy, używając "Integrated" / "Canvider".
Kliknij wiadomość, aby ją rozwinąć i odczytać szczegóły From, To oraz "Sent via".
Otwarcie nieprzeczytanej wiadomości przychodzącej oznacza ją jako przeczytaną.
Warto wiedzieć
Zajrzyj tutaj, zanim zaczniesz ponaglać kandydata — kolega mógł już odpisać.
"Sent via" pokazuje, czy wiadomość wysłano z połączonej skrzynki, czy z własnego adresu Canvider.
Przechwytywanie przychodzącej poczty wymaga podłączonej integracji z e-mailem.
Otwarcie nieprzeczytanej wiadomości oznacza ją jako przeczytaną dla wszystkich, więc przestaje pojawiać się jako wymagająca uwagi.
Wyślij e-mail do wszystkich kandydatów w wybranym statusie dla jednej oferty.
Po co to jest? Powiadamia całe grupy kandydatów jednym działaniem.
Po obsadzeniu stanowiska zwykle kilkudziesięciu osobom należy się odpowiedź, a powód, dla którego tak często jej nie dostają, jest czysto mechaniczny: wysłanie czterdziestu indywidualnych e-maili to godzina pracy bez widocznego efektu. Zbiorcza komunikacja sprowadza to do minuty, co decyduje o tym, czy firma ma opinię takiej, która domyka procesy, czy takiej, która tego nie robi. To także właściwe narzędzie do prawdziwych aktualizacji dla grupy — opóźnionej decyzji czy zmiany w procesie — gdzie milczenie wywołuje znacznie więcej niepokoju niż sama wiadomość.
Jak z tego korzystać?
Otwórz stronę szczegółów oferty.
Kliknij "Bulk Communication".
Wybierz grupę w "Select Application Status".
Wybierz "Email Template" lub zaznacz "Custom Message".
Wpisz "Email Subject" i treść wiadomości.
Sprawdź "Email Preview" z polami zastępczymi.
Zaznacz "Send notification emails to candidates".
Kliknij "Send Emails".
Warto wiedzieć
Ograniczenie do jednej oferty i jednego statusu to główna ochrona przed wysłaniem wiadomości do niewłaściwych osób.
Dokładnie sprawdź "Email Preview" — błąd trafi do wszystkich kandydatów z grupy naraz i nie można go cofnąć.
Nic nie zostanie wysłane, dopóki nie zaznaczysz "Send notification emails to candidates".
Pisz dla grupy, a nie dla pojedynczej osoby: pola łączenia personalizują imię, ale nie okoliczności.
W przypadku partii, która wymaga także aktualizacji procesu, funkcja Zbiorcza zmiana statusu może zmienić status i wysłać powiadomienie w jednym kroku.
Twórz wielokrotnego użytku szablony e-maili dla kandydatów ze zmiennymi łączenia.
Po co to jest? Oszczędza czas przy powtarzającej się korespondencji z kandydatami.
To właśnie w szablonach kształtuje się doświadczenie kandydatów. Każdy aplikujący do Twojej firmy dostaje jakąś kombinację tych wiadomości, więc ton ustawiony tutaj to Twój wizerunek pracodawcy w skali całej rekrutacji — o wiele bardziej niż strona kariery, bo więcej osób czyta odmowę niż ogłoszenie o pracę. Zmienne łączenia sprawiają, że masowo tworzona wiadomość nie wygląda jak masowa: kandydat, który widzi swoje imię i stanowisko, na które aplikował, odbiera ją jako osobistą, nawet gdy treść jest standardowa.
Jak z tego korzystać?
Przejdź do Ustawień i kliknij kartę "Custom Emails".
Kliknij "New Template".
Wpisz nazwę szablonu (np. apologetic_rejection).
Wpisz temat wiadomości.
Napisz treść, korzystając z przycisków paska narzędzi Bold, Italic, Underline oraz Insert Link.
Kliknij przycisk zmiennej, aby wstawić {candidate_firstname}, {candidate_lastname}, {applied_position} lub {company_name}.
Kliknij "Save".
Użyj "Load Selected", aby edytować szablon później, lub "Delete Selected", aby go usunąć.
Warto wiedzieć
Dostępne zmienne to {candidate_firstname}, {candidate_lastname}, {applied_position} i {company_name} — wstawiaj je przyciskami zamiast wpisywać ręcznie, żeby pisownia była dokładna.
Zawsze wyślij sobie testową wiadomość przez prawdziwy przepływ kandydata, zanim udostępnisz szablon; błędna zmienna jest widoczna dla każdego odbiorcy.
Nadawaj szablonom opisowe nazwy (apologetic_rejection, interview_invite_round2) — będziesz wybierać je z listy rozwijanej pod presją czasu.
Szablony są wspólne dla całej firmy, więc edycje i usunięcia wpływają także na wysyłki Twoich współpracowników.
Zacznij od powtarzających się wiadomości: potwierdzenia, zaproszenia na rozmowę i odmowy na każdym etapie.
E-maile systemowe dotyczące aplikacji, zmian statusu, zaproszeń i wzmianek.
Po co to jest? Informuje kandydatów i członków zespołu bez ręcznej pracy.
Niektóre wiadomości muszą dotrzeć natychmiast, żeby w ogóle warto je było wysyłać. Potwierdzenie aplikacji, które przychodzi dwa dni później, mówi kandydatowi, że jego zgłoszenie przepadło; dotarte od razu robi dokładnie odwrotne wrażenie. To samo dotyczy komunikacji wewnętrznej — powiadomienie o wzmiance, które czeka, aż ktoś sprawdzi aplikację, nie jest powiadomieniem. Te wiadomości są automatyczne właśnie dlatego, że ich wartość tkwi w czasie wysłania, a nikt nie jest w stanie wysłać ich ręcznie w pewny sposób w chwili, gdy mają znaczenie.
Jak z tego korzystać?
Nie wymaga konfiguracji — te wiadomości wysyłają się automatycznie.
Kandydaci otrzymują potwierdzenie aplikacji po jej złożeniu.
Kandydaci otrzymują e-mail o zmianie statusu, gdy włączysz powiadomienie przy zmianie statusu.
Członkowie zespołu otrzymują e-mail z zaproszeniem, gdy ich zapraszasz.
Członkowie zespołu otrzymują e-mail o wzmiance, gdy oznaczysz ich przez @ w komentarzu.
Użytkownicy otrzymują powiadomienia o dezaktywacji i reaktywacji konta.
Warto wiedzieć
E-maile o zmianie statusu są jedynym wyjątkiem: wysyłane są tylko wtedy, gdy zaznaczysz przełącznik powiadomienia przy zmianie statusu.
Potwierdzenia aplikacji są automatyczne i natychmiastowe, dlatego kandydaci dodani ręcznie ich nie otrzymują.
E-maile o wzmiankach to sposób, w jaki członkowie zespołu dowiadują się, że zostali oznaczeni, dlatego wzmianka @ jest bardziej niezawodna niż sam komentarz.
Jeśli kandydat mówi, że nic nie otrzymał, sprawdź jego historię e-maili i to, czy przełącznik powiadomienia był włączony.
Oznacz członka zespołu w wewnętrznym komentarzu, aby go powiadomić.
Po co to jest? Angażuje odpowiedniego współpracownika w dyskusję o kandydacie.
Alternatywą dla wzmianek jest przejście do Slacka lub e-maila, żeby napisać „czy możesz spojrzeć na tego kandydata?" — wtedy dyskusja opuszcza ATS, a wraz z nią ginie uzasadnienie decyzji. Wzmianka zachowuje prośbę i odpowiedź przy kandydacie, a jednocześnie niezawodnie dociera do osoby, bo wysyła prawdziwy e-mail, zamiast liczyć na to, że ktoś zauważy komentarz. To mechanizm, który sprawia, że komentarze wewnętrzne są roboczą rozmową, a nie miejscem, w którym notatki trafiają w próżnię.
Jak z tego korzystać?
Otwórz zakładkę "Internal Comments" kandydata.
Zacznij pisać komentarz.
Wpisz "@" — pojawi się lista podpowiedzi z aktywnymi członkami zespołu.
Wybierz członka zespołu, którego chcesz powiadomić.
Dokończ komentarz i kliknij "Post Comment".
Oznaczony członek zespołu otrzyma powiadomienie e-mailem.
Warto wiedzieć
W podpowiedziach pojawiają się tylko aktywni członkowie zespołu — konta dezaktywowane są pomijane, więc nikt nie oznacza kogoś, kto nie może odpowiedzieć.
Zadaj konkretne pytanie w komentarzu. „@Sarah, co myślisz?" dostaje wolniejszą odpowiedź niż „@Sarah, czy to portfolio spełnia poziom wymagany na stanowisku senior?".
E-mail z powiadomieniem wysyłany jest w momencie opublikowania komentarza i nie można go cofnąć, nawet po usunięciu komentarza.
Wzmianki są tylko wewnętrzne; kandydat nigdy nie widzi komentarzy ani wzmianek.