Kandidaten per Vorlage oder frei formuliert anschreiben, gemeinsamer Posteingang, Sammelversand, wiederverwendbare Vorlagen, automatische Benachrichtigungen und Erwähnungen im Team.
Senden Sie einem Kandidaten eine vorformulierte E-Mail aus einer gespeicherten Vorlage.
Wozu dient es? Versendet einheitliche, markenkonforme Nachrichten ganz ohne Schreibaufwand.
Der Großteil der Kandidatenkorrespondenz besteht aus etwa sechs wiederkehrenden Nachrichten: Eingangsbestätigung, Einladung zum Vorstellungsgespräch, Anfrage nach Verfügbarkeit, Absage in mehreren Phasen. Sie von Hand neu zu schreiben ist langsam und führt zu Abweichungen, sodass derselbe Bewerbungsweg je nachdem, wer gerade Dienst hatte, unterschiedlich wirkt. Der Vorlagenmodus macht die Standardnachricht zum naheliegendsten Weg. Der Kompromiss ist bewusst gewählt: Vorlagen werden unverändert versendet, ohne individuelle Anpassungen. Genau das garantiert die Einheitlichkeit, und genau deshalb ist dieser Modus für alles Sensible das falsche Werkzeug.
So wird es verwendet
Öffnen Sie den Reiter "Emails" des Bewerbers unter Activity.
Klicken Sie auf "Compose" und wählen Sie den Modus "Template".
Wählen Sie unter "Choose a template..." eine Vorlage aus.
Prüfen Sie das Fenster "Preview". Es aktualisiert sich, wenn Sie die Vorlage ändern.
Beachten Sie, dass die Vorlage unverändert versendet wird.
Klicken Sie auf "Send Email".
Gut zu wissen
Vorlagen werden genau so versendet, wie sie geschrieben sind. Wenn Sie für diesen Kandidaten ein Wort ändern müssen, verwenden Sie stattdessen den individuellen Modus.
Prüfen Sie immer das Fenster "Preview". Dort sind Platzhalter mit den echten Daten dieses Kandidaten gefüllt.
Eine falsche Vorlage, an die falsche Person gesendet, lässt sich nicht zurückrufen. Lesen Sie daher den Namen in der Vorschau.
Vorlagen werden unter Settings → Custom Emails erstellt und gepflegt.
Eine einmalige E-Mail an einen Kandidaten verfassen und senden.
Wozu dient es? Deckt Situationen ab, für die keine Vorlage existiert.
Die wichtigsten Nachrichten sind oft die, die keine Vorlage vorwegnimmt: die Verhandlung eines Angebots, die Erklärung einer Verzögerung, die Antwort auf eine schwierige Frage oder eine Absage an jemanden, der eine persönliche Nachricht verdient. Dafür ist der individuelle Modus gedacht. Die Wahl des Absenders verdient Aufmerksamkeit: Wenn Sie von Ihrem verbundenen Postfach aus senden, sieht der Kandidat eine echte Person, kann natürlich antworten und die Nachricht wird seltener als automatische Mail gefiltert. Zu einem großen Teil existieren die E-Mail-Integrationen genau aus diesem Grund.
So wird es verwendet
Öffnen Sie den Reiter "Emails" des Bewerbers.
Klicken Sie auf "Compose" und wählen Sie den Modus "Custom".
Geben Sie den "Subject" ein.
Geben Sie den Nachrichtentext unter "Message" ein.
Prüfen Sie das Fenster "Preview", das genau zeigt, was gesendet wird.
Wählen Sie den Absender: Ihr verbundenes Postfach oder die Canvider-Adresse (notifications@canvider.com).
Klicken Sie auf "Send Email".
Gut zu wissen
Verwenden Sie für alles Persönliche bevorzugt Ihr verbundenes Postfach. Antworten kommen bei Ihnen an und die Zustellbarkeit ist besser.
Die Canvider-Adresse (notifications@canvider.com) funktioniert ohne Integration, wirkt aber wie eine Systemmail.
Der Versand über ein verbundenes Postfach setzt voraus, dass Google oder Microsoft verbunden sind und Sie Tarifstufe 2 oder höher nutzen.
Die Nachricht wird in jedem Fall im E-Mail-Verlauf des Kandidaten gespeichert, sodass der Verlauf vollständig bleibt.
Wenn Sie wiederholt dieselbe individuelle Nachricht schreiben, machen Sie daraus eine Vorlage.
Vollständiger Verlauf aller ausgehenden und eingehenden E-Mails an Kandidaten.
Wozu dient es? Hält die gesamte Korrespondenz am Bewerbungsvorgang fest.
Wenn Schriftverkehr in einzelnen Postfächern liegt, kann niemand sonst ihn sehen — ein Kollege, der einen Kandidaten übernimmt, weiß nicht, was zugesagt wurde, und ein Kandidat, der bereits zweimal geantwortet hat, kann nachgefasst werden, als hätte er sich nie gemeldet. Wenn der Verlauf am Bewerbungsvorgang gespeichert wird, wird die Korrespondenz zu einem Teamgut. Außerdem ist es die praktische Antwort auf die Frage „Hat überhaupt jemand diesem Menschen geantwortet?“, hinter der die meisten Probleme in der Kandidatenerfahrung stehen.
So wird es verwendet
Öffnen Sie den Tab "Emails" des Bewerbers.
Klicken Sie auf "History", um die Nachrichtenliste anzuzeigen.
Filtern Sie mit den Schaltern "Outgoing" / "Incoming".
Filtern Sie nach Absenderkanal über "Integrated" / "Canvider".
Klicken Sie auf eine Nachricht, um sie zu öffnen und die Angaben zu From, To und "Sent via" zu lesen.
Das Öffnen einer ungelesenen eingehenden Nachricht markiert sie als gelesen.
Gut zu wissen
Prüfen Sie hier, bevor Sie einen Kandidaten nachfassen — ein Kollege hat möglicherweise schon geantwortet.
"Sent via" zeigt an, ob eine Nachricht aus einem verbundenen Postfach oder von der eigenen Adresse von Canvider gesendet wurde.
Die Erfassung eingehender E-Mails setzt eine verbundene E-Mail-Integration voraus.
Das Öffnen einer ungelesenen Nachricht markiert sie für alle als gelesen, sodass sie nicht mehr als klärungsbedürftig angezeigt wird.
Jeden Bewerber in einem gewählten Status für eine Stelle per E-Mail anschreiben.
Wozu dient es? Benachrichtigt ganze Gruppen von Kandidaten mit einer einzigen Aktion.
Nach der Besetzung einer Stelle warten meist Dutzende Personen auf eine Antwort, und dass viele von ihnen keine bekommen, liegt rein am Aufwand: Vierzig einzelne E-Mails zu verschicken kostet eine Stunde ohne sichtbaren Nutzen. Die Sammelkommunikation reduziert das auf eine Minute, und das entscheidet oft darüber, ob ein Unternehmen als verlässlich gilt. Außerdem ist sie das richtige Werkzeug für echte Gruppeninformationen — etwa eine verzögerte Entscheidung oder eine Änderung im Prozess —, denn Schweigen erzeugt weit mehr Unruhe als die Nachricht selbst.
So wird es verwendet
Öffnen Sie die Detailseite der Stelle.
Klicken Sie auf "Bulk Communication".
Wählen Sie die Gruppe unter "Select Application Status".
Wählen Sie eine "Email Template" oder markieren Sie "Custom Message".
Geben Sie den "Email Subject" und den Nachrichtentext ein.
Prüfen Sie die "Email Preview" mit ihren Platzhalterfeldern.
Setzen Sie den Haken bei "Send notification emails to candidates".
Klicken Sie auf "Send Emails".
Gut zu wissen
Auf eine Stelle und einen Status beschränkt, und genau das ist der wichtigste Schutz davor, die falschen Personen anzuschreiben.
Prüfen Sie die E-Mail-Vorschau sorgfältig — ein Fehler geht gleichzeitig an alle Kandidaten der Gruppe und lässt sich nicht zurückholen.
Es wird nichts versendet, solange "Send notification emails to candidates" nicht aktiviert ist.
Schreiben Sie für die Gruppe, nicht für eine Einzelperson: Platzhalterfelder personalisieren den Namen, nicht die Umstände.
Für einen Stapel, der zusätzlich eine Pipeline-Aktualisierung braucht, kann die Sammelstatusänderung Status und Benachrichtigung in einem Schritt ändern.
Wiederverwendbare E-Mail-Vorlagen für Kandidaten mit Platzhaltervariablen erstellen.
Wozu dient es? Spart Zeit bei wiederkehrender Kandidatenkorrespondenz.
Vorlagen sind der Ort, an dem Ihre Kandidatenerfahrung tatsächlich gestaltet wird. Jeder Bewerber erhält eine Kombination dieser Nachrichten, daher prägt der Ton, den Sie hier setzen, Ihre Arbeitgebermarke im großen Maßstab — weit mehr als die Karriereseite, denn eine Absage lesen mehr Menschen als eine Stellenanzeige. Die Platzhaltervariablen verhindern, dass eine massenhaft versandte Nachricht wie eine Massennachricht wirkt: Ein Kandidat, der den eigenen Namen und die beworbene Stelle sieht, empfindet die Nachricht als persönlich, auch wenn der Text standardisiert ist.
So wird es verwendet
Gehen Sie zu den Einstellungen und klicken Sie auf die Kachel "Custom Emails".
Klicken Sie auf "New Template".
Geben Sie einen Namen für die Vorlage ein (z. B. apologetic_rejection).
Geben Sie die Betreffzeile ein.
Schreiben Sie den Text mit den Schaltflächen Bold, Italic, Underline und Insert Link der Symbolleiste.
Klicken Sie auf eine Variablenschaltfläche, um {candidate_firstname}, {candidate_lastname}, {applied_position} oder {company_name} einzufügen.
Klicken Sie auf "Save".
Verwenden Sie "Load Selected", um eine Vorlage später zu bearbeiten, oder "Delete Selected", um sie zu entfernen.
Gut zu wissen
Verfügbare Variablen sind {candidate_firstname}, {candidate_lastname}, {applied_position} und {company_name} — fügen Sie sie über die Schaltflächen ein, statt sie zu tippen, damit die Schreibweise exakt stimmt.
Senden Sie sich immer eine Testnachricht über einen echten Kandidatenablauf, bevor Sie eine Vorlage einführen; eine fehlerhafte Variable sehen alle Empfänger.
Benennen Sie Vorlagen aussagekräftig (apologetic_rejection, interview_invite_round2) — Sie wählen unter Zeitdruck aus einem Dropdown-Menü.
Vorlagen gelten unternehmensweit, daher wirken sich Änderungen und Löschungen auch auf die Versendungen Ihrer Teammitglieder aus.
Erfassen Sie zuerst die wiederkehrenden Nachrichten: Eingangsbestätigung, Einladung zum Vorstellungsgespräch und Absage in jeder Phase.
Systemmails zu Bewerbungen, Statusänderungen, Einladungen und Erwähnungen.
Wozu dient es? Hält Kandidaten und Teammitglieder ohne manuellen Aufwand auf dem Laufenden.
Manche Nachrichten müssen sofort kommen, um überhaupt sinnvoll zu sein. Eine Eingangsbestätigung, die zwei Tage später eintrifft, teilt dem Kandidaten mit, dass seine Bewerbung ins Leere gegangen ist; kommt sie sofort, bewirkt sie das Gegenteil. Dasselbe gilt intern: Eine Erwähnungsbenachrichtigung, die wartet, bis jemand die App öffnet, ist keine Benachrichtigung. Diese Nachrichten laufen automatisch, gerade weil ihr Wert im Zeitpunkt liegt und niemand sie im entscheidenden Moment zuverlässig von Hand versenden kann.
So wird es verwendet
Keine Einrichtung nötig — diese Nachrichten werden automatisch versendet.
Kandidaten erhalten eine Eingangsbestätigung, wenn sie sich bewerben.
Kandidaten erhalten eine E-Mail zur Statusänderung, wenn Sie die Benachrichtigung bei einer Statusänderung aktivieren.
Teammitglieder erhalten eine Einladungs-E-Mail, wenn Sie sie einladen.
Teammitglieder erhalten eine Erwähnungs-E-Mail, wenn Sie sie in einem Kommentar mit @ erwähnen.
Benutzer erhalten Hinweise zur Deaktivierung und Reaktivierung ihres Kontos.
Gut zu wissen
Statusänderungs-E-Mails sind die Ausnahme: Sie werden nur versendet, wenn Sie beim Ändern des Status den Benachrichtigungsschalter aktivieren.
Eingangsbestätigungen werden automatisch und sofort versendet, weshalb manuell angelegte Kandidaten keine erhalten.
Erwähnungs-E-Mails sind der Weg, auf dem Teammitglieder erfahren, dass sie markiert wurden; eine @-Erwähnung ist daher zuverlässiger als ein Kommentar allein.
Wenn ein Kandidat sagt, er habe nichts gehört, prüfen Sie seinen E-Mail-Verlauf und ob der Benachrichtigungsschalter aktiviert war.
Markieren Sie einen Teamkollegen in einem internen Kommentar, um ihn zu benachrichtigen.
Wozu dient es? Holt den richtigen Kollegen in die Diskussion zu einem Kandidaten.
Die Alternative wäre, für „Können Sie sich diesen Kandidaten ansehen?“ zu Slack oder E-Mail zu wechseln — dann verlässt die Diskussion das ATS, und die Begründung der Entscheidung geht verloren. Eine Erwähnung hält Anfrage und Antwort am Kandidaten fest und erreicht die Person dennoch zuverlässig, weil eine echte E-Mail versendet wird, statt darauf zu hoffen, dass sie einen Kommentar bemerkt. So werden interne Kommentare zu einer funktionierenden Unterhaltung statt zu einem Ort, an dem Notizen verschwinden.
So wird es verwendet
Öffnen Sie den Tab "Internal Comments" des Bewerbers.
Beginnen Sie, Ihren Kommentar zu schreiben.
Geben Sie "@" ein — eine Autovervollständigung mit den aktiven Teammitgliedern erscheint.
Wählen Sie das Teammitglied aus, das benachrichtigt werden soll.
Schließen Sie Ihren Kommentar ab und klicken Sie auf "Post Comment".
Das erwähnte Teammitglied erhält eine E-Mail-Benachrichtigung.
Gut zu wissen
Nur aktive Teammitglieder erscheinen in der Autovervollständigung — deaktivierte Benutzer sind ausgeschlossen, sodass niemand jemanden markiert, der nicht antworten kann.
Stellen Sie im Kommentar eine konkrete Frage. "@Sarah Meinung?" führt zu einer langsameren Antwort als "@Sarah, erfüllt dieses Portfolio die Anforderungen für Senior?".
Die Benachrichtigungs-E-Mail wird beim Veröffentlichen gesendet und kann auch dann nicht zurückgenommen werden, wenn Sie den Kommentar löschen.
Erwähnungen sind rein intern; der Kandidat sieht Kommentare und Erwähnungen nie.