Kandidaten mailen met een sjabloon of vrije tekst, gedeelde inbox, bulkcommunicatie, herbruikbare sjablonen, automatische meldingen en vermeldingen binnen het team.
Stuur een kandidaat een vooraf geschreven e-mail uit een opgeslagen sjabloon.
Waarom het bestaat Verstuurt consistente berichten in lijn met je merk, zonder dat je iets hoeft te schrijven.
De meeste correspondentie met kandidaten bestaat uit ongeveer zes terugkerende berichten: bevestiging, uitnodiging voor een sollicitatiegesprek, vraag naar beschikbaarheid, afwijzing in een paar fases. Ze elke keer met de hand herschrijven is traag en leidt tot afwijkingen, waardoor hetzelfde kandidaatstraject verschillend aanvoelt, afhankelijk van wie er die dag aan het werk was. De sjabloonmodus maakt het standaardbericht de weg van de minste weerstand. De afweging is bewust gemaakt: sjablonen worden verstuurd zoals ze geschreven zijn, zonder aanpassingen per kandidaat. Dat garandeert precies de consistentie, en het is ook precies de reden waarom deze modus niet geschikt is voor alles wat gevoelig ligt.
Hoe gebruik je het
Open het tabblad "Emails" van de kandidaat onder Activity.
Klik op "Compose" en kies de modus "Template".
Kies een sjabloon bij "Choose a template...".
Controleer het paneel "Preview". Het wordt bijgewerkt wanneer je het sjabloon wijzigt.
Let op: het wordt verstuurd zonder wijzigingen.
Klik op "Send Email".
Goed om te weten
Sjablonen worden precies zo verstuurd als ze geschreven zijn. Wil je voor deze kandidaat één woord aanpassen, gebruik dan de Custom-modus.
Controleer altijd het paneel "Preview"; daar zijn de samenvoegvariabelen ingevuld met de echte gegevens van deze kandidaat.
Een verkeerd sjabloon naar de verkeerde persoon sturen kan niet worden teruggehaald, dus lees de naam in de preview.
Sjablonen maak en beheer je onder Settings → Custom Emails.
Schrijf en verstuur een eenmalige e-mail aan een kandidaat.
Waarom het bestaat Dekt situaties waarvoor geen sjabloon bestaat.
De berichten die het meest tellen, zijn vaak precies die waarvoor geen sjabloon bestaat: een aanbod onderhandelen, een vertraging uitleggen, antwoord geven op een lastige vraag, of iemand afwijzen die een persoonlijk bericht verdient. Daarvoor is de aangepaste modus bedoeld. De keuze van de afzender verdient aandacht: als je verstuurt vanaf je gekoppelde mailbox, ziet de kandidaat een echt persoon, kan hij natuurlijk antwoorden en is de kans veel kleiner dat het bericht als automatische mail wordt gefilterd. Dat is grotendeels de reden waarom de e-mailintegraties er überhaupt zijn.
Hoe gebruik je het
Open het tabblad "Emails" van de kandidaat.
Klik op "Compose" en kies de modus "Custom".
Typ het "Subject".
Typ de tekst bij "Message".
Bekijk het paneel "Preview" met precies wat er wordt verstuurd.
Kies de afzender: je gekoppelde mailbox of Canvider-mail (notifications@canvider.com).
Klik op "Send Email".
Goed om te weten
Gebruik voor alles wat persoonlijk is bij voorkeur je gekoppelde mailbox. Antwoorden komen dan bij jou terecht en de bezorgbaarheid is beter.
Het Canvider-adres (notifications@canvider.com) werkt zonder integratie, maar oogt als systeemmail.
Versturen vanaf een gekoppelde mailbox vereist dat Google of Microsoft is verbonden en dat je tier 2 of hoger hebt.
Het bericht wordt in elk geval opgeslagen in de e-mailgeschiedenis van de kandidaat, zodat de draad compleet blijft.
Schrijf je steeds hetzelfde aangepaste bericht? Maak er dan een sjabloon van.
Volledige draad van uitgaande en inkomende e-mails naar kandidaten.
Waarom het bestaat Houdt het hele gesprek bij de sollicitatie.
Wanneer correspondentie in losse mailboxen zit, kan niemand anders die zien. Een collega die een kandidaat overneemt, weet dan niet wat er is toegezegd, en een kandidaat die al twee keer heeft geantwoord, kan opnieuw worden benaderd alsof hij nooit heeft gereageerd. Door de draad aan de sollicitatie te koppelen, wordt het gesprek een teamgoed. Het is ook het praktische antwoord op de vraag "Heeft er ooit iemand op deze persoon geantwoord?", de vraag achter de meeste problemen met de kandidaatervaring.
Hoe gebruik je het
Open het tabblad "Emails" van de kandidaat.
Klik op "History" om de berichtenlijst te zien.
Filter met de schakelaars "Outgoing" / "Incoming".
Filter op afzenderkanaal met "Integrated" / "Canvider".
Klik op een bericht om het uit te klappen en de gegevens onder From, To en "Sent via" te lezen.
Een ongelezen inkomend bericht openen markeert het als gelezen.
Goed om te weten
Kijk hier voordat je een kandidaat opvolgt. Een collega heeft misschien al geantwoord.
"Sent via" laat zien of een bericht vanuit een gekoppelde mailbox of vanuit het eigen adres van Canvider is verstuurd.
Het opvangen van inkomende e-mail vereist dat er een e-mailintegratie is gekoppeld.
Een ongelezen bericht openen markeert het voor iedereen als gelezen, zodat het niet langer als aandachtspunt verschijnt.
Stuur elke kandidaat in een gekozen status voor één vacature een e-mail.
Waarom het bestaat Informeert hele groepen kandidaten met één actie.
Nadat een functie is ingevuld, wachten er meestal tientallen mensen op een antwoord. Dat ze er zo vaak geen krijgen, ligt puur aan de mechaniek: veertig losse e-mails versturen kost een uur werk zonder zichtbaar resultaat. Bulkcommunicatie brengt dat terug tot een minuut, en dat maakt soms het verschil tussen een bedrijf dat bekendstaat om het afronden van het traject en een bedrijf dat dat niet doet. Het is ook het juiste hulpmiddel voor echte groepsupdates, zoals een uitgestelde beslissing of een wijziging in het proces, omdat stilte veel meer onrust veroorzaakt dan het nieuws zelf.
Hoe gebruik je het
Open de detailpagina van de vacature.
Klik op "Bulk Communication".
Kies de groep bij "Select Application Status".
Kies een "Email Template" of selecteer "Custom Message".
Vul het "Email Subject" en de berichttekst in.
Controleer de "Email Preview" met de plaatsaanduidingsvelden.
Vink "Send notification emails to candidates" aan.
Klik op "Send Emails".
Goed om te weten
Beperkt tot één vacature en één status. Dat is de belangrijkste bescherming tegen het mailen van de verkeerde mensen.
Controleer de e-mailpreview zorgvuldig. Een fout gaat in één keer naar elke kandidaat in de groep en kan niet worden teruggehaald.
Er wordt niets verstuurd zolang "Send notification emails to candidates" niet is aangevinkt.
Schrijf voor de groep, niet voor één persoon: samenvoegvelden personaliseren de naam, niet de omstandigheden.
Voor een batch die ook een pijplijnupdate nodig heeft, kan de bulkstatuswijziging de status aanpassen en tegelijk melden, in één stap.
Maak herbruikbare kandidaat-e-mailsjablonen met samenvoegvariabelen.
Waarom het bestaat Bespaart tijd bij terugkerende correspondentie met kandidaten.
Sjablonen zijn de plek waar je kandidaatervaring echt wordt vormgegeven. Elke sollicitant krijgt een combinatie van deze berichten, dus de toon die je hier zet, is je werkgeversmerk op schaal. Dat is veel belangrijker dan de vacaturepagina, want een afwijzing wordt door meer mensen gelezen dan een vacature. De samenvoegvariabelen zorgen ervoor dat een massaal verstuurd bericht niet als massamail aanvoelt: een kandidaat die zijn eigen naam en de functie waarop hij solliciteerde ziet, ervaart het als persoonlijk, ook al is de tekst standaard.
Hoe gebruik je het
Ga naar Settings en klik op de kaart "Custom Emails".
Klik op "New Template".
Voer een sjabloonnaam in (bijv. apologetic_rejection).
Voer de onderwerpregel van de e-mail in.
Schrijf de tekst met de knoppen Bold, Italic, Underline en Insert Link in de werkbalk.
Klik op een variabelenknop om {candidate_firstname}, {candidate_lastname}, {applied_position} of {company_name} in te voegen.
Klik op "Save".
Gebruik "Load Selected" om een sjabloon later te bewerken, of "Delete Selected" om het te verwijderen.
Goed om te weten
Beschikbare variabelen zijn {candidate_firstname}, {candidate_lastname}, {applied_position} en {company_name}. Voeg ze in met de knoppen in plaats van ze te typen, zodat de spelling exact klopt.
Stuur jezelf altijd eerst een testbericht via een echt kandidaatproces voordat je een sjabloon uitrolt. Een kapotte variabele zien alle ontvangers.
Geef sjablonen een duidelijke naam (apologetic_rejection, interview_invite_round2). Je kiest onder tijdsdruk uit een keuzelijst.
Sjablonen gelden voor het hele bedrijf, dus wijzigingen en verwijderingen werken ook door in de verzendingen van je collega's.
Begin met de terugkerende berichten: bevestiging, uitnodiging voor een gesprek en afwijzing in elke fase.
Systeemmails voor sollicitaties, statuswijzigingen, uitnodigingen en vermeldingen.
Waarom het bestaat Houdt kandidaten en teamleden op de hoogte zonder handmatig werk.
Sommige berichten moeten meteen komen, anders hebben ze nauwelijks zin. Een sollicitatiebevestiging die twee dagen later binnenkomt, laat de kandidaat denken dat zijn sollicitatie in het niets is verdwenen. Komt ze direct, dan doet ze precies het tegenovergestelde. Hetzelfde geldt intern: een vermeldingsmelding die wacht tot iemand de app opent, is geen melding. Deze berichten zijn automatisch juist omdat hun waarde in de timing zit, en omdat niemand ze op het cruciale moment betrouwbaar met de hand kan versturen.
Hoe gebruik je het
Geen instelling nodig. Deze berichten worden automatisch verstuurd.
Kandidaten ontvangen een sollicitatiebevestiging wanneer ze solliciteren.
Kandidaten ontvangen een e-mail over de statuswijziging wanneer je de melding bij een statuswijziging inschakelt.
Teamleden ontvangen een uitnodigingsmail wanneer je ze uitnodigt.
Teamleden ontvangen een vermeldingsmail wanneer je ze met @ noemt in een opmerking.
Gebruikers ontvangen meldingen over deactivering en heractivering van hun account.
Goed om te weten
Statuswijzigingsmails vormen de uitzondering: ze worden alleen verstuurd als je de meldingsschakelaar aanzet bij het wijzigen van de status.
Sollicitatiebevestigingen worden automatisch en direct verstuurd, daarom krijgen handmatig toegevoegde kandidaten er geen.
Vermeldingsmails zijn de manier waarop teamleden merken dat ze getagd zijn. Een @-vermelding is dus betrouwbaarder dan alleen een opmerking.
Als een kandidaat zegt niets te hebben gehoord, controleer dan zijn e-mailgeschiedenis en of de meldingsschakelaar aanstond.
Tag een teamgenoot in een interne opmerking om hem of haar op de hoogte te brengen.
Waarom het bestaat Haalt de juiste collega in het gesprek over een kandidaat.
Het alternatief is overstappen op Slack of e-mail om te vragen "Kun je naar deze kandidaat kijken?". Dan verlaat het gesprek het ATS en gaat de redenering achter de beslissing verloren. Met een vermelding blijven het verzoek en het antwoord aan de kandidaat gekoppeld, en bereik je de persoon toch betrouwbaar, omdat er een echte e-mail wordt verstuurd in plaats van te hopen dat diegene een opmerking opmerkt. Zo worden interne opmerkingen een werkend gesprek in plaats van een plek waar notities verdwijnen.
Hoe gebruik je het
Open het tabblad "Internal Comments" van de kandidaat.
Begin met het typen van je opmerking.
Typ "@". Er verschijnt een automatische aanvullijst met actieve teamleden.
Selecteer het teamlid dat je wilt laten weten.
Rond je opmerking af en klik op "Post Comment".
Het vermelde teamlid ontvangt een e-mailmelding.
Goed om te weten
Alleen actieve teamleden verschijnen in de aanvullijst. Gedeactiveerde gebruikers worden uitgesloten, zodat niemand iemand taggt die niet kan antwoorden.
Stel in de opmerking een concrete vraag. "@Sarah wat vind je ervan?" krijgt een tragere reactie dan "@Sarah, voldoet dit portfolio aan het niveau voor senior?".
De meldingsmail wordt bij het plaatsen verstuurd en kan niet meer worden teruggetrokken, ook niet als je de opmerking verwijdert.
Vermeldingen zijn alleen intern. De kandidaat ziet nooit opmerkingen of vermeldingen.