Escribir a los candidatos con plantillas o de forma libre, bandeja de entrada compartida, envíos masivos, plantillas reutilizables, notificaciones automáticas y menciones en el equipo.
Envía a un candidato un correo predefinido desde una plantilla guardada.
Por qué existe Envía mensajes coherentes y alineados con la marca sin tener que escribir nada.
La mayor parte de la correspondencia con candidatos es uno de unos seis mensajes recurrentes: acuse de recibo, invitación a entrevista, solicitud de disponibilidad, rechazo en cada una de un par de fases. Reescribirlos a mano es lento y provoca variaciones, de modo que el mismo proceso del candidato se siente distinto según quién estuviera de turno. El modo plantilla convierte el mensaje estándar en el camino más fácil. La contrapartida es intencionada: las plantillas se envían tal cual, sin cambios por candidato, y eso es precisamente lo que garantiza la coherencia y también por qué es el modo equivocado para cualquier cosa delicada.
Cómo se usa
Abre la pestaña "Emails" del candidato en Activity.
Haz clic en "Compose" y elige el modo "Template".
Elige una plantilla en "Choose a template...".
Revisa el panel "Preview". Se actualiza cuando cambias la plantilla.
Ten en cuenta que se envía tal cual, sin modificaciones.
Haz clic en "Send Email".
Conviene saber
Las plantillas se envían exactamente como están escritas. Si necesitas cambiar una palabra para este candidato, usa el modo Custom en su lugar.
Revisa siempre el panel Preview; muestra las variables de combinación rellenadas con los datos reales de este candidato.
Una plantilla equivocada enviada a la persona equivocada no se puede recuperar, así que lee el nombre en la vista previa.
Las plantillas se crean y mantienen en Settings → Custom Emails.
Por qué existe Cubre situaciones para las que no existe ninguna plantilla.
Los mensajes que más importan son los que ninguna plantilla prevé: negociar una oferta, explicar un retraso, responder a una pregunta difícil o rechazar a alguien que merece una nota personal. Para eso está el modo personalizado. La elección del remitente merece atención: si envías desde tu buzón conectado, el candidato ve a una persona real, puede responder con naturalidad y es mucho menos probable que el correo se filtre como automático. Gran parte de la razón por la que existen las integraciones de correo es precisamente esta.
Cómo se usa
Abre la pestaña "Emails" del candidato.
Haz clic en "Compose" y elige el modo "Custom".
Escribe el "Subject".
Escribe el cuerpo en "Message".
Revisa el panel "Preview", que muestra exactamente lo que se enviará.
Elige el remitente: tu buzón conectado o el correo de Canvider (notifications@canvider.com).
Haz clic en "Send Email".
Conviene saber
Usa tu buzón conectado para cualquier cosa personal: las respuestas te llegan a ti y la entregabilidad es mejor.
La dirección de Canvider (notifications@canvider.com) funciona sin ninguna integración, pero parece un correo del sistema.
Enviar desde un buzón conectado requiere tener Google o Microsoft conectado y un plan de nivel 2 o superior.
El mensaje queda registrado en el historial de correo del candidato en cualquier caso, así que el hilo siempre está completo.
Si escribes el mismo mensaje personalizado una y otra vez, conviértelo en una plantilla.
Hilo completo de correos enviados y recibidos del candidato.
Por qué existe Mantiene toda la conversación asociada a la candidatura.
Cuando la correspondencia vive en buzones individuales, nadie más puede verla: un compañero que se hace cargo de un candidato no tiene idea de lo que se prometió, y a un candidato que ya ha respondido dos veces se le puede reclamar como si no hubiera contestado. Mantener el hilo en la candidatura convierte la conversación en un activo del equipo. Además, es la respuesta práctica a "¿alguien llegó a responder a esta persona?", que es la pregunta que está detrás de la mayoría de los fallos en la experiencia del candidato.
Cómo se usa
Abre la pestaña "Emails" del candidato.
Haz clic en "History" para ver la lista de mensajes.
Filtra con los interruptores "Outgoing" / "Incoming".
Filtra por canal de envío con "Integrated" / "Canvider".
Haz clic en un mensaje para expandirlo y leer los datos de From, To y "Sent via".
Al abrir un mensaje entrante no leído, se marca como leído.
Conviene saber
Consulta esto antes de reclamar a un candidato: un compañero puede haber respondido ya.
"Sent via" indica si un mensaje salió de un buzón conectado o de la dirección propia de Canvider.
La captura de correo entrante depende de tener una integración de correo conectada.
Abrir un mensaje no leído lo marca como leído para todos, así que deja de aparecer como pendiente de atención.
Envía un correo a todos los candidatos de un estado concreto para un puesto.
Por qué existe Notifica a grupos enteros de candidatos en una sola acción.
Cuando un puesto se cubre, suele haber decenas de personas a las que se les debe una respuesta, y la razón por la que tantas no la reciben es puramente mecánica: enviar cuarenta correos individuales son una hora de trabajo sin ningún resultado visible. La comunicación masiva reduce eso a un minuto, y esa diferencia es la que separa a una empresa con fama de cerrar el ciclo de otra que no. También es la herramienta adecuada para actualizaciones reales dirigidas a un grupo, como una decisión retrasada o un cambio en el proceso, porque el silencio genera mucha más ansiedad que la propia noticia.
Cómo se usa
Abre la página de detalles del puesto.
Haz clic en "Bulk Communication".
Elige el grupo en "Select Application Status".
Elige una "Email Template" o selecciona "Custom Message".
Escribe el "Email Subject" y el cuerpo del mensaje.
Revisa el "Email Preview" con sus campos de marcador.
Marca "Send notification emails to candidates".
Haz clic en "Send Emails".
Conviene saber
Se limita a un puesto y a un estado, que es la principal protección frente a escribir a las personas equivocadas.
Revisa con cuidado el Email Preview: un error llega a todos los candidatos del grupo a la vez y no se puede retirar.
No se envía nada hasta que marques "Send notification emails to candidates".
Escribe para el grupo, no para una persona: los campos de combinación personalizan el nombre, no las circunstancias.
Si un lote también necesita actualizar el proceso, Bulk Status Update puede cambiar el estado y notificar en un solo paso.
Crea plantillas de correo reutilizables para candidatos con variables de combinación.
Por qué existe Ahorra tiempo en la correspondencia repetitiva con candidatos.
Las plantillas son donde realmente se diseña tu experiencia de candidato. Cada candidato a tu empresa recibe alguna combinación de estos mensajes, así que el tono que fijes aquí es tu marca de empleador a gran escala, mucho más que la página de empleo, porque hay más personas que leen un rechazo que un anuncio de empleo. Las variables de combinación son lo que evita que un mensaje producido en serie parezca eso: un candidato que ve su propio nombre y el puesto al que se postuló percibe un mensaje personal, aunque el texto sea estándar.
Cómo se usa
Ve a Settings y haz clic en la tarjeta "Custom Emails".
Haz clic en "New Template".
Escribe un nombre para la plantilla (p. ej. apologetic_rejection).
Escribe el asunto del correo.
Escribe el cuerpo con los botones de la barra de herramientas Bold, Italic, Underline e Insert Link.
Haz clic en un botón de variable para insertar {candidate_firstname}, {candidate_lastname}, {applied_position} o {company_name}.
Haz clic en "Save".
Usa "Load Selected" para editar más tarde, o "Delete Selected" para eliminar una plantilla.
Conviene saber
Las variables disponibles son {candidate_firstname}, {candidate_lastname}, {applied_position} y {company_name}. Insértalas con los botones en lugar de escribirlas, así la ortografía es exacta.
Envíate siempre una prueba a través de un flujo real de candidato antes de poner una plantilla en marcha; una variable rota la ven todos los destinatarios.
Pon nombres descriptivos a las plantillas (apologetic_rejection, interview_invite_round2): vas a elegir de un desplegable con prisas.
Las plantillas son de toda la empresa, así que las ediciones y eliminaciones afectan también a los envíos de tus compañeros.
Empieza por los mensajes recurrentes: acuse de recibo, invitación a entrevista y rechazo en cada fase.
Correos del sistema sobre candidaturas, cambios de estado, invitaciones y menciones.
Por qué existe Mantiene informados a candidatos y compañeros sin trabajo manual.
Algunos mensajes tienen que llegar al instante para merecer la pena enviarlos. Un acuse de recibo que llega dos días después le dice al candidato que su candidatura se fue al vacío; si llega al momento, hace lo contrario. Lo mismo ocurre internamente: una notificación de mención que espera a que alguien revise la app no es una notificación. Estos mensajes son automáticos precisamente porque su valor está en el momento, y porque nadie puede enviarlos a mano de forma fiable en el instante en que importan.
Cómo se usa
No hace falta configurar nada: estos correos se envían automáticamente.
Los candidatos reciben un acuse de recibo cuando se postulan.
Los candidatos reciben un correo de cambio de estado cuando activas la notificación en un cambio de estado.
Los compañeros reciben un correo de invitación cuando los invitas.
Los compañeros reciben un correo de mención cuando los mencionas con @ en un comentario.
Los usuarios reciben avisos de desactivación y reactivación de su cuenta.
Conviene saber
Los correos de cambio de estado son la excepción: solo se envían si marcas el interruptor de notificación al cambiar el estado.
Los acuses de recibo son automáticos e inmediatos, por eso los candidatos añadidos manualmente no reciben ninguno.
Los correos de mención son la forma en que los compañeros se enteran de que los han etiquetado, así que una @mención es más fiable que un comentario por sí solo.
Si un candidato dice que no ha recibido nada, revisa su historial de correo y si el interruptor de notificación estaba activado.
Etiqueta a un compañero en un comentario interno para notificarle.
Por qué existe Trae al compañero adecuado a la conversación sobre un candidato.
La alternativa a las menciones es cambiar a Slack o al correo para preguntar "¿puedes echar un vistazo a este candidato?", y en ese momento la conversación sale del ATS y el razonamiento detrás de la decisión se pierde con ella. Mencionar mantiene la petición y la respuesta unidas al candidato y, a la vez, llega de forma fiable a la persona, porque envía un correo real en lugar de depender de que la persona se fije en un comentario. Es el mecanismo que convierte los comentarios internos en una conversación de trabajo en lugar de un lugar donde las notas van a morir.
Cómo se usa
Abre la pestaña "Internal Comments" del candidato.
Empieza a escribir tu comentario.
Escribe "@": aparece una lista de autocompletado con los compañeros activos.
Selecciona al compañero que quieres notificar.
Termina tu comentario y haz clic en "Post Comment".
El compañero mencionado recibe una notificación por correo.
Conviene saber
Solo aparecen en el autocompletado los compañeros activos: los usuarios desactivados quedan excluidos, así que nadie etiqueta a alguien que no puede responder.
Haz una pregunta concreta en el comentario. "@Sarah ¿qué opinas?" recibe una respuesta más lenta que "@Sarah ¿este portafolio cumple el listón para senior?".
El correo de notificación se envía al publicar y no se puede deshacer, aunque borres el comentario.
Las menciones son solo internas; el candidato nunca ve los comentarios ni las menciones.