Kısa cevap: Tam bir işe alım sürecini kapsamak için yaklaşık sekiz işe alım e-postasına ihtiyacınız var: başvuru alındı, ön eleme daveti, mülakat daveti, hatırlatma, gecikme güncellemesi, mülakat öncesi ret, mülakat sonrası ret ve teklif takibi. Her birini 150 kelimenin altında tutun, bir sonraki adımı bir tarihle belirtin ve her adayın kesin bir yanıt almasını sağlayın. Şablonlar aşağıda.
İşe alım e-postaları neden bu kadar önemli?
Çünkü adayların en sık yaptığı şikâyet sessizliktir.
Greenhouse’un Mayıs 2024 tarihli Candidate Experience Report raporuna göre, iş arayanların yüzde 52’si bir mülakat sürecinde “ghosting”e uğradığını söyledi. Axios’un aktardığı Greenhouse’un Q2 2024 platform verilerine göre ise Greenhouse kullanan yaklaşık 6.500 şirketin yalnızca yüzde 4’ü reddettiği tüm başvuranlarına ulaştı.
Bu rakamlar tutumla değil, süreçle ilgili. Çoğu ekip yanıt vermek ister. 40 ayrı e-posta yazmak ise hiç acil gelmez. Şablonlar mekanik kısmı çözer, böylece yanıt gerçekten gider.
Bu şablonlar nasıl kullanılır?
Aşağıdaki yer tutucular Canvider’ın birleştirme (merge) değişkenlerini kullanır: {candidate_firstname}, {candidate_lastname}, {applied_position} ve {company_name}. Başka bir araç ya da düz e-posta kullanıyorsanız, bunları kendi değişkenlerinizle değiştirin.
Hepsine uygulanan birkaç kural:
- Konu satırı e-postanın ne olduğunu söylesin. “{applied_position} için başvurunuz” ifadesi “Güncelleme”den daha iyidir.
- Her e-postada tek bir sonraki adım ve bir tarih olsun.
- Gerçek bir adla imzalayın. “İşe Alım Ekibi” değil.
- Önce kendinize bir test e-postası gönderin. Hatalı bir birleştirme alanı herkese gider.
1. Başvuru alındı
Bunu otomatik ve hemen gönderin. Canvider’da, biri kariyer sayfanız ya da bir iş ilanı bağlantısı üzerinden başvurduğunda başvuru onayı kendiliğinden gider.
Konu: {applied_position} başvurunuzu aldık
Merhaba {candidate_firstname},
{company_name} şirketindeki {applied_position} pozisyonuna başvurduğunuz için teşekkürler. Başvurunuz bize ulaştı ve bunu gerçek bir kişi okuyacak.
Herkese iki hafta içinde yanıt vermeyi hedefliyoruz. İlerlerseniz sizi kısa bir görüşmeye davet edeceğiz. İlerlemezseniz bunu da size bildireceğiz.
[Ad], [Unvan]
2. Ön eleme görüşmesi daveti
Konu: {applied_position} için sonraki adım: 20 dakikalık bir görüşme
Merhaba {candidate_firstname},
{applied_position} pozisyonu hakkında konuşmak istiyoruz. Bu, benimle yapılacak 20 dakikalık bir video görüşme; ağırlıklı olarak sorularınızı yanıtlamak ve başlangıç tarihi ile çalışma yeri gibi temel konuları netleştirmek için.
Uygun olduğunuz saati buradan seçin: [bağlantı]. Hiçbiri uymazsa, iki seçenek yazın, ben de uygun bir zaman ayarlayayım.
[Ad]
Bu görüşmede neler soracağınıza dair ön görüşmede gerçekten eleyen sorular yazısına bakın.
3. Mülakat daveti
Somut olun: kim, ne zaman, ne kadar sürecek, hangi saat dilimi, ne hazırlanmalı, nasıl yeniden planlanır. Tüm ayrıntılar katılmama oranını düşüren mülakat davet e-postaları yazısında.
Konu: {applied_position} için mülakat, [gün, tarih]
Merhaba {candidate_firstname},
[gün, tarih] tarihinde, [saat, saat dilimi] saatinde, [isimler ve unvanlar] ile [45] dakikalık bir mülakata davetlisiniz.
Bağlantı: [toplantı bağlantısı] Konuşacaklarımız: [tek satır] Hazırlanması gerekenler: [hiçbir şey / şu konuda kısa bir örnek]
Saat uymazsa yanıt verin, taşıyalım. Bir açıklama yapmanıza gerek yok.
[Ad]
4. Bir gün önce hatırlatma
Konu: Hatırlatma: yarınki mülakatınız, [saat]
Merhaba {candidate_firstname},
Kısa bir hatırlatma: yarın, [tarih], [saat, saat dilimi] saatinde görüşüyoruz. Daha önceki bağlantının aynısı: [bağlantı].
Görüşmek üzere. [Ad]
5. Karar ertelendi
Ekiplerin çoğunun atladığı şey budur. Aynı zamanda iyi adayları sıcak tutmanın en ucuz yolu.
Konu: {applied_position} hakkında güncelleme
Merhaba {candidate_firstname},
[tarih] tarihine kadar bir karar vereceğimizi söylemiştim. [Mülakatları tamamlıyoruz / bir karar vericimiz bu hafta izinde] nedeniyle biraz daha zamana ihtiyacımız var.
Yeni tarih: [tarih]. Hâlâ süreçteyiz ve o tarihte sonuç ne olursa olsun sizinle iletişime geçeceğiz.
[Ad]
6. Mülakat öncesi ret
Kısa, nazik ve boş vaatsiz.
Konu: {applied_position} için başvurunuz
Merhaba {candidate_firstname},
{company_name} şirketindeki {applied_position} pozisyonuna başvurduğunuz için teşekkürler. Bu kez başvurunuzla ilerlemeyi kararlaştırmadık.
Mülakat yapabileceğimizden daha fazla başvuru aldık ve bu rolün şu an ihtiyaç duyduğu şeye en yakın olanları seçtik. Bu, genel yeteneğinize dair bir değerlendirme değil.
Yine de ilginiz için tekrar teşekkürler, iş arama sürecinizde başarılar dileriz. [Ad]
7. Mülakat sonrası ret
Ekibinizle görüşen adaylar daha fazla özen ve daha hızlı bir yanıt hak eder. Zamanlamayla birlikte tam rehber mülakat sonrası ret e-postaları yazısında.
Konu: {company_name} şirketindeki {applied_position}
Merhaba {candidate_firstname},
[tarih] tarihinde bizimle geçirdiğiniz zaman için teşekkür ederiz. Pozisyonu, deneyimi [belirli ihtiyaç] ile daha yakın olan başka bir adaya teklif etmeye karar verdik.
[Mülakattan gerçek ve belirli bir olumlu not.]
Birkaç satır geri bildirim isterseniz, bu e-postayı yanıtlayın, ben göndereyim. [Ad]
8. Teklif takibi
Sözlü bir teklifin ardından, yazılı teklif mektubuyla birlikte gönderin. Teklif mektubunun kendisi iş teklif mektubu şablonumuzda ele alınıyor.
Konu: {applied_position} için teklifiniz
Merhaba {candidate_firstname},
Bugünkü görüşmemiz çok iyiydi. Yazılı teklif ekte. [maaş, başlangıç tarihi, çalışma yeri, temel koşullar] içeriyor.
Karar için [tarih] tarihine kadar zamanınız var. Herhangi bir nokta belirsizse ya da rakamları konuşmak isterseniz, [telefon] numarasından beni arayın.
[Ad]
Bunları tek tek göndermeden nasıl gönderirsiniz?
Her araçta işe yarayan üç şey:
- Her şablonu bir kez kaydedin. Canvider’da bu, Settings, ardından Custom Emails, ardından New Template yoludur. Şablonlar şirket genelinde geçerlidir, bu yüzden tüm ekip aynı ifadeleri kullanır.
- Bir kişiye değil, bir aşamaya gönderin. Bir pozisyon kapandığında, o iş için “Reddedildi” ya da “Seçilmedi” aşamasındaki herkesi seçin ve tek bir mesaj gönderin. Canvider’da bu, iş sayfasındaki Bulk Communication özelliğidir. Onay kutusunu işaretleyene kadar hiçbir şey gönderilmez ve önce bir önizleme görürsünüz.
- E-postaları durum değişikliklerine bağlayın. Bir adayı yeni bir aşamaya taşıdığınızda, aynı adımda ilgili e-postayı gönderin. Gecikme ve ret e-postalarının unutulmasını böyle önlersiniz.
Yazmaya sıfırdan başlamak yavaşsa, Canvider’ın AI e-posta taslağı özelliği adayın durumuna ve notlarınıza göre bir taslak yazar; göndermeden önce siz düzenlersiniz.
Bir işe alım e-postasına asla neleri koymamalısınız?
- Yalnızca gerçekten rızanız ve bunu kullanmak için bir süreciniz varsa “CV’nizi dosyada tutuyoruz” diye bir vaat
- Yaş, aile durumu, sağlık, uyruk ya da korunan herhangi bir özellikle ilgili geri bildirim
- Tutamayacağınız bir son tarih
- Tarih vermeden “Sizinle iletişime geçeriz” ifadesi
Canvider’ı ücretsiz deneyin. Kredi kartı gerekmez.
Sıkça sorulan sorular
Bir işe alım sürecinde recruiter hangi e-postaları göndermeli?
En azından şunlar: başvuru onayı, bir sonraki adıma davet, mülakat öncesi hatırlatma, karar gecikirse durum güncellemesi, adayın hangi aşamada ayrıldığına bağlı olarak ret ve teklif takibi. Her aday kesin bir yanıt almalı, sessizlik değil.
İş başvuranlarına ne kadar hızlı yanıt vermelisiniz?
Biri başvurduğu anda otomatik bir onay gönderin, ardından yaklaşık iki hafta içinde gerçek bir durum güncellemesi yapın. Daha uzun sürecekse, adaylara yeni tarihi bildirin. Tarihli bir gecikme, sessizlikten çok daha iyidir.
İşe alım e-postaları kişiselleştirilmeli mi?
Adı, pozisyonu ve konuştuğunuz özel her şeyi kişiselleştirin. Yapı bir şablon olabilir. Adaylar genel bir metni, yanlış isim ya da yanlış pozisyon unvanı kadar fark etmez; bu yüzden toplu göndermeden önce birleştirme alanlarını kontrol edin.