Respuesta rápida: Necesitas unos ocho correos de reclutamiento para cubrir un proceso de contratación completo: confirmación de candidatura, invitación a la preselección, invitación a la entrevista, recordatorio, aviso de retraso, rechazo antes de la entrevista, rechazo después de la entrevista y seguimiento de la oferta. Mantén cada uno por debajo de 150 palabras, indica qué pasará después con una fecha y asegúrate de que cada candidato reciba una respuesta final. Las plantillas están más abajo.
¿Por qué importan tanto los correos de reclutamiento?
Porque el silencio es la queja más habitual de los candidatos.
En el Candidate Experience Report de Greenhouse, de mayo de 2024, el 52 % de las personas que buscan empleo dijeron que habían sido ignoradas (ghosted) durante un proceso de entrevistas. Los datos propios de la plataforma de Greenhouse del segundo trimestre de 2024, publicados por Axios, indicaron que solo el 4 % de las unas 6.500 empresas que usan Greenhouse contactaron con todos sus candidatos rechazados.
Esas cifras tienen que ver con el proceso, no con la actitud. La mayoría de los equipos quieren responder. Enviar 40 correos individuales simplemente nunca parece urgente. Las plantillas resuelven la parte mecánica para que la respuesta llegue de verdad.
Cómo usar estas plantillas
Los marcadores de las plantillas usan las variables de combinación de Canvider: {candidate_firstname}, {candidate_lastname}, {applied_position} y {company_name}. Si usas otra herramienta o un correo normal, cámbialos por los tuyos.
Algunas reglas que se aplican a todas:
- Las líneas de asunto dicen de qué trata el correo. «Tu candidatura para {applied_position}» es mejor que «Actualización».
- Cada correo tiene un único siguiente paso y una única fecha.
- Firma con un nombre real. No con «El equipo de contratación».
- Envíate primero una prueba. Un campo de combinación roto llega a todos los destinatarios.
1. Candidatura recibida
Envíalo automáticamente y de inmediato. En Canvider, la confirmación de candidatura se envía sola cuando alguien se postula desde tu página de empleo o desde un enlace de una bolsa de empleo.
Asunto: Hemos recibido tu candidatura para {applied_position}
Hola {candidate_firstname},
Gracias por tu candidatura para {applied_position} en {company_name}. Tu solicitud ya está registrada y una persona real la leerá.
Nuestro objetivo es responder a todas las personas en un plazo de dos semanas. Si avanzas, te invitaremos a una llamada breve. Si no, también te lo diremos.
[Nombre], [Cargo]
2. Invitación a una llamada de preselección
Asunto: Siguiente paso para {applied_position}: una llamada de 20 minutos
Hola {candidate_firstname},
Nos gustaría hablar sobre el puesto de {applied_position}. Será una videollamada de 20 minutos conmigo, sobre todo para resolver tus dudas y revisar lo básico, como la fecha de incorporación y la ubicación.
Elige una hora que te venga bien aquí: [enlace]. Si ninguna encaja, responde con dos opciones y haré que funcione.
[Nombre]
Sobre qué preguntar en esa llamada, consulta preguntas para la preselección telefónica que de verdad filtran.
3. Invitación a la entrevista
Sé concreto: quién, cuándo, cuánto dura, qué zona horaria, qué hay que preparar y cómo reprogramar. El desglose completo está en correos de invitación a entrevistas que reducen las ausencias.
Asunto: Entrevista para {applied_position} el [día, fecha]
Hola {candidate_firstname},
Te invitamos a una entrevista de [45] minutos con [nombres y cargos] el [día, fecha] a las [hora, zona horaria].
Enlace: [enlace de la reunión] Qué trataremos: [una línea] Qué preparar: [nada / un breve ejemplo de X]
Si la hora no te viene bien, responde y la cambiaremos. No hace falta que expliques nada.
[Nombre]
4. Recordatorio el día anterior
Asunto: Recordatorio: tu entrevista mañana a las [hora]
Hola {candidate_firstname},
Solo un recordatorio: nos vemos mañana, [fecha], a las [hora, zona horaria]. Mismo enlace que antes: [enlace].
Nos vemos entonces. [Nombre]
5. Decisión retrasada
Esta es la que más equipos se saltan. También es la forma más barata de mantener a los buenos candidatos interesados.
Asunto: Novedades sobre {applied_position}
Hola {candidate_firstname},
Te dijimos que tendríamos una decisión antes del [fecha]. Necesitamos un poco más de tiempo porque [estamos terminando las entrevistas / una persona que decide está fuera esta semana].
Nueva fecha: [fecha]. Sigues en el proceso y, pase lo que pase, te escribiremos antes de esa fecha.
[Nombre]
6. Rechazo antes de la entrevista
Breve, amable y sin promesas falsas.
Asunto: Tu candidatura para {applied_position}
Hola {candidate_firstname},
Gracias por tu candidatura para {applied_position} en {company_name}. Hemos decidido no avanzar con tu candidatura en esta ocasión.
Recibimos más candidaturas de las que podíamos entrevistar y elegimos a las personas más cercanas a lo que este puesto concreto necesita en este momento. Eso no es un juicio sobre tu capacidad general.
Gracias de nuevo por tu interés y mucha suerte en tu búsqueda. [Nombre]
7. Rechazo después de la entrevista
Los candidatos que conocieron a tu equipo merecen más esfuerzo y una respuesta más rápida. La guía completa, con los plazos, está en correos de rechazo tras la entrevista.
Asunto: {applied_position} en {company_name}
Hola {candidate_firstname},
Gracias por el tiempo que dedicaste con nosotros el [fecha]. Hemos decidido ofrecer el puesto a otra persona cuya experiencia se ajustaba más a [necesidad concreta].
[Un punto positivo, genuino y concreto de la entrevista.]
Si quieres unas líneas de feedback, responde a este correo y te las envío. [Nombre]
8. Seguimiento de la oferta
Envíalo después de una oferta verbal, junto con la carta de oferta por escrito. La carta en sí se explica en nuestra plantilla de carta de oferta de empleo.
Asunto: Tu oferta para {applied_position}
Hola {candidate_firstname},
Ha sido un gusto hablar hoy. La oferta por escrito va adjunta. Incluye [salario, fecha de incorporación, ubicación, condiciones clave].
Tómate hasta el [fecha] para decidir. Si algo no está claro o quieres hablar de las condiciones económicas, llámame al [teléfono].
[Nombre]
¿Cómo enviarlos sin hacerlo uno por uno?
Tres cosas ayudan, en cualquier herramienta:
- Guarda cada plantilla una vez. En Canvider eso está en Ajustes, después en Correos personalizados y después en Nueva plantilla. Las plantillas son de toda la empresa, así que todo el equipo usa la misma redacción.
- Envía a una fase, no a una persona. Cuando se cierra un puesto, selecciona a todas las personas en «Rechazado» o «No seleccionado» para esa oferta y envía un solo mensaje. En Canvider eso es Comunicación masiva en la página de la oferta. Nada se envía hasta que marques la casilla de confirmación, y antes ves una vista previa.
- Vincula los correos a los cambios de estado. Cuando pases a alguien a una nueva fase, envía el correo correspondiente en el mismo paso. Así, los correos de retraso y de rechazo dejan de olvidarse.
Si escribir desde cero es lo que más tiempo se lleva, el redactor de correos con IA de Canvider crea un borrador a partir del estado del candidato y de tus notas, y tú lo editas antes de enviarlo.
¿Qué no deberías poner nunca en un correo de reclutamiento?
- Una promesa de «guardar tu CV» si no tienes consentimiento ni un proceso para usarlo
- Comentarios que toquen la edad, la familia, la salud, la nacionalidad o cualquier característica protegida
- Un plazo que no vas a cumplir
- «Nos pondremos en contacto» sin fecha
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Preguntas frecuentes
¿Qué correos debe enviar un reclutador durante el proceso de contratación?
Como mínimo: una confirmación de candidatura, una invitación al siguiente paso, un recordatorio antes de las entrevistas, una actualización de estado si la decisión se retrasa, un rechazo en la fase en la que el candidato se queda y un seguimiento de la oferta. Todo candidato debería recibir una respuesta final, no silencio.
¿Con qué rapidez hay que responder a los candidatos?
Envía una confirmación automática en cuanto alguien se postule y, después, una actualización de estado real en unas dos semanas. Si necesitas más tiempo, comunica a los candidatos la nueva fecha. Un retraso con fecha es mucho mejor que el silencio.
¿Deben personalizarse los correos de reclutamiento?
Personaliza el nombre, el puesto y cualquier detalle específico que hayas comentado. La estructura puede ser una plantilla. A los candidatos les llama mucho menos la atención un cuerpo genérico que un nombre o un cargo equivocados, así que revisa los campos de combinación antes de enviar en masa.