Lyhyt vastaus: Koko rekrytointiprosessiin tarvitaan noin kahdeksan rekrytointisähköpostia: hakemus vastaanotettu, seulontakutsu, haastattelukutsu, muistutus, viivästysilmoitus, hylkäys ennen haastattelua, hylkäys haastattelun jälkeen ja tarjouksen seurantaviesti. Pidä jokainen alle 150 sanassa, kerro mitä seuraavaksi tapahtuu päivämäärän kanssa ja varmista, että jokainen hakija saa lopullisen vastauksen. Pohjat ovat alla.
Miksi rekrytointisähköpostit ovat näin tärkeitä?
Koska hiljaisuus on yleisin valitus, jonka hakijat tekevät.
Greenhousen Candidate Experience Report -raportissa toukokuulta 2024 52 % työnhakijoista kertoi, että heidät oli jätetty ilman vastausta haastatteluprosessin aikana. Greenhousen oman alustadatan mukaan toisen neljänneksen 2024 ajalta, jonka Axios raportoi, vain 4 % noin 6 500 Greenhousea käyttävästä yrityksestä otti yhteyttä kaikkiin hylättyihin hakijoihinsa.
Luvut kertovat prosessista, eivät asenteesta. Useimmat tiimit aikovat vastata. 40 yksittäisen sähköpostin lähettäminen ei vain tunnu kiireelliseltä. Pohjat hoitavat mekaanisen osan, jotta vastaus oikeasti lähtee.
Miten näitä pohjia käytetään
Alla olevat paikkamerkit käyttävät Canviderin muuttujia: {candidate_firstname}, {candidate_lastname}, {applied_position} ja {company_name}. Jos käytät muuta työkalua tai tavallista sähköpostia, vaihda ne omiisi.
Muutama sääntö koskee kaikkia:
- Aihe kertoo, mistä viestissä on kyse. “Hakemuksesi paikkaan {applied_position}” voittaa “Päivitys”.
- Jokaisessa viestissä on yksi seuraava askel ja yksi päivämäärä.
- Allekirjoita oikealla nimellä. Ei “Rekrytointitiimi”.
- Lähetä ensin testiviesti itsellesi. Rikkinäinen kenttä menee jokaiselle vastaanottajalle.
1. Hakemus vastaanotettu
Lähetä tämä automaattisesti heti. Canviderissa hakemusvahvistus lähtee itsestään, kun joku hakee urasivusi tai työpaikkasivuston linkin kautta.
Aihe: Hakemuksesi paikkaan {applied_position} on vastaanotettu
Hei {candidate_firstname},
Kiitos hakemuksesta paikkaan {applied_position} yritykseen {company_name}. Hakemuksesi on perillä, ja oikea ihminen lukee sen.
Pyrimme vastaamaan kaikille kahden viikon sisällä. Jos etenet seuraavaan vaiheeseen, kutsumme sinut lyhyelle puhelulle. Jos et, kerromme silti.
[Nimi], [titteli]
2. Kutsu seulontapuheluun
Aihe: Seuraava vaihe paikkaan {applied_position}: 20 minuutin puhelu
Hei {candidate_firstname},
Haluaisimme keskustella paikasta {applied_position}. Kyse on 20 minuutin videopuhelusta kanssani. Tarkoitus on ennen kaikkea vastata kysymyksiisi ja käydä läpi perusasiat, kuten aloituspäivä ja sijainti.
Valitse sinulle sopiva aika täältä: [linkki]. Jos mikään ei sovi, vastaa kahdella vaihtoehdolla, niin järjestän ajan, joka sopii.
[Nimi]
Mitä tuolla puhelulla kannattaa kysyä, kerrotaan artikkelissa puhelinseulontakysymykset, jotka oikeasti karsivat.
3. Haastattelukutsu
Pidä se konkreettisena: kuka, milloin, kauanko, mikä aikavyöhyke, mitä valmistautua ja miten aikaa voi siirtää. Täydellinen erittely on artikkelissa haastattelukutsuviestit, jotka vähentävät poissaoloja.
Aihe: Haastattelu paikkaan {applied_position}, [päivä, pvm]
Hei {candidate_firstname},
Olet kutsuttu [45] minuutin haastatteluun, jossa ovat [nimet ja roolit], [päivänä, pvm] kello [aika, aikavyöhyke].
Linkki: [kokouslinkki] Mitä käsitellään: [yksi rivi] Mitä valmistautua: [ei mitään / lyhyt esimerkki X:stä]
Jos aika ei sovi, vastaa, niin siirrämme sen. Selitystä ei tarvita.
[Nimi]
4. Muistutus päivää ennen
Aihe: Muistutus: haastattelusi huomenna kello [aika]
Hei {candidate_firstname},
Pieni muistutus, että tapaamme huomenna, [pvm], kello [aika, aikavyöhyke]. Sama linkki kuin aiemmin: [linkki].
Nähdään silloin. [Nimi]
5. Päätös viivästyy
Tämän useimmat tiimit jättävät väliin. Se on myös halvin tapa pitää hyvät ehdokkaat lämpiminä.
Aihe: Päivitys paikkaan {applied_position}
Hei {candidate_firstname},
Sanoin, että päätös on [päivä]. Tarvitsemme hieman enemmän aikaa, koska [viimeistelemme haastatteluja / päätöksentekijä on tällä viikolla poissa].
Uusi päivämäärä: [pvm]. Olet edelleen prosessissa, ja olemme yhteydessä sinuun siihen mennessä joka tapauksessa.
[Nimi]
6. Hylkäys ennen haastattelua
Lyhyt, ystävällinen, ilman tyhjiä lupauksia.
Aihe: Hakemuksesi paikkaan {applied_position}
Hei {candidate_firstname},
Kiitos hakemuksesta paikkaan {applied_position} yritykseen {company_name}. Olemme päättäneet, ettemme tällä kertaa etene hakemuksesi kanssa.
Hakemuksia tuli enemmän kuin ehdimme haastatella, ja valitsimme ne, jotka vastasivat parhaiten tämän paikan nykyisiä tarpeita. Se ei ole arvio yleisestä osaamisestasi.
Kiitos vielä mielenkiinnostasi ja onnea työnhakuun. [Nimi]
7. Hylkäys haastattelun jälkeen
Haastattelussa käyneet ansaitsevat enemmän vaivaa ja nopeamman vastauksen. Täydellinen opas aikatauluineen on artikkelissa hylkäysviestit haastattelun jälkeen.
Aihe: {applied_position} yrityksessä {company_name}
Hei {candidate_firstname},
Kiitos ajastasi kanssamme [pvm]. Olemme päättäneet tarjota paikkaa toiselle hakijalle, jonka kokemus vastasi lähempänä [erityistarvetta].
[Yksi aito, konkreettinen myönteinen huomio haastattelusta.]
Jos haluat muutaman rivin palautetta, vastaa tähän viestiin, niin lähetän sen. [Nimi]
8. Tarjouksen seurantaviesti
Lähetä tämä suullisen tarjouksen jälkeen kirjallisen tarjouskirjeen rinnalla. Itse tarjouskirjeestä kerrotaan artikkelissa työtarjouskirjeen pohja.
Aihe: Tarjouksesi paikkaan {applied_position}
Hei {candidate_firstname},
Hienoa, että ehdimme keskustella tänään. Kirjallinen tarjous on liitteenä. Siinä ovat [palkka, aloituspäivä, sijainti, keskeiset ehdot].
Ota aikaa päätökseesi [päivään asti]. Jos jokin on epäselvää tai haluat keskustella palkasta, soita minulle numeroon [puhelin].
[Nimi]
Miten lähetät nämä ilman, että teet niitä yksi kerrallaan?
Kolme asiaa auttaa millä tahansa työkalulla:
- Tallenna jokainen pohja kerran. Canviderissa se tehdään kohdassa Asetukset, sitten Mukautetut sähköpostit, sitten Uusi pohja. Pohjat ovat koko yrityksen käytössä, joten koko tiimi käyttää samoja sanoja.
- Lähetä vaiheelle, älä henkilölle. Kun paikka sulkeutuu, valitse kaikki ”Hylätyt” tai ”Ei valittu” -vaiheessa olevat tälle työpaikalle ja lähetä yksi viesti. Canviderissa se on Massaviestintä työpaikan sivulla. Mitään ei lähde, ennen kuin rastität vahvistusruudun, ja näet ensin esikatselun.
- Sido sähköpostit tilamuutoksiin. Kun siirrät jonkun uuteen vaiheeseen, lähetä vastaava sähköposti samassa vaiheessa. Näin viivästys- ja hylkäysviestit eivät unohdu.
Jos tyhjästä kirjoittaminen on hidas osa, Canviderin AI-sähköpostiluonnos kirjoittaa luonnoksen hakijan tilan ja muistiinpanojesi perusteella. Muokkaat sen ennen lähettämistä.
Mitä rekrytointisähköpostiin ei koskaan pidä laittaa?
- Lupaus siitä, että CV säilytetään, ellei sinulla ole suostumusta ja prosessia sen käyttämiseen
- Palaute, joka koskee ikää, perhettä, terveyttä, kansallisuutta tai muita suojattuja ominaisuuksia
- Määräaika, jota et pidä
- “Olemme yhteydessä” ilman päivämäärää
Kokeile Canvideria ilmaiseksi. Luottokorttia ei tarvita.
Usein kysytyt kysymykset
Mitä sähköposteja rekrytoijan pitäisi lähettää rekrytointiprosessin aikana?
Vähintään: hakemuksen vahvistus, kutsu seuraavaan vaiheeseen, muistutus ennen haastatteluja, tilannepäivitys, jos päätös viivästyy, hylkäysviesti siinä vaiheessa, jossa hakija jää pois, ja tarjouksen seurantaviesti. Jokainen hakija ansaitsee lopullisen vastauksen, ei hiljaisuutta.
Kuinka nopeasti hakijoille pitäisi vastata?
Lähetä automaattinen vahvistus heti, kun joku hakee, ja varsinainen tilannepäivitys noin kahden viikon kuluessa. Jos tarvitset enemmän aikaa, kerro hakijoille uusi päivämäärä. Viive, jolla on päivämäärä, on paljon parempi kuin hiljaisuus.
Pitäisikö rekrytointisähköpostit personoida?
Personoi nimi, paikka ja kaikki, mistä olette keskustelleet. Rakenne voi olla pohja. Hakijat huomaavat geneerisen leipätekstin paljon harvemmin kuin väärän nimen tai väärän työnimikkeen, joten tarkista kenttien tiedot ennen massalähetystä.