Krótka odpowiedź: Do przejścia całego procesu rekrutacji potrzebujesz około ośmiu maili rekrutacyjnych: potwierdzenia aplikacji, zaproszenia na rozmowę wstępną, zaproszenia na rozmowę, przypomnienia, informacji o opóźnieniu, odmowy przed rozmową, odmowy po rozmowie i follow-upu po ofercie. Każdy mail trzymaj poniżej 150 słów, napisz, co będzie dalej, z konkretną datą, i zadbaj o to, żeby każdy kandydat dostał ostateczną odpowiedź. Szablony znajdziesz poniżej.
Dlaczego maile rekrutacyjne mają takie znaczenie?
Bo cisza to najczęstsza skarga kandydatów.
W raporcie Greenhouse Candidate Experience Report z maja 2024 roku 52% osób szukających pracy powiedziało, że w trakcie procesu rekrutacyjnego zostało zignorowanych (ghosting). Dane z platformy Greenhouse za II kwartał 2024 roku, relacjonowane przez Axios, pokazały, że tylko 4% z ok. 6 500 firm korzystających z Greenhouse skontaktowało się ze wszystkimi odrzuconymi aplikantami.
Te liczby dotyczą procesu, a nie postawy. Większość zespołów chce odpowiedzieć. Wysłanie 40 osobnych maili po prostu nigdy nie wydaje się pilne. Szablony załatwiają czysto techniczną część, dzięki czemu odpowiedź faktycznie trafia do kandydata.
Jak korzystać z tych szablonów
Zmienne w nawiasach klamrowych to pola scalania Canvider: {candidate_firstname}, {candidate_lastname}, {applied_position} i {company_name}. Jeśli używasz innego narzędzia albo zwykłej poczty, zamień je na własne.
Kilka zasad dotyczących wszystkich szablonów:
- Temat mówi, czym jest mail. „Twoja aplikacja na {applied_position}” jest lepsze niż „Aktualizacja”.
- Każdy mail ma jeden następny krok i jedną datę.
- Podpisz się prawdziwym imieniem i nazwiskiem. Nie „Zespół rekrutacyjny”.
- Najpierw wyślij sobie wiadomość testową. Błędne pole scalania trafi do każdego odbiorcy.
1. Aplikacja otrzymana
Wyślij automatycznie, od razu. W Canvider potwierdzenie aplikacji wysyła się samo, gdy ktoś aplikuje przez Twoją stronę kariery albo link z tablicy ogłoszeń.
Temat: Otrzymaliśmy Twoją aplikację na {applied_position}
Cześć {candidate_firstname},
Dziękujemy za aplikowanie na {applied_position} w {company_name}. Twoja aplikacja jest u nas i przeczyta ją prawdziwa osoba.
Staramy się odpowiedzieć każdemu w ciągu dwóch tygodni. Jeśli przejdziesz dalej, zaprosimy Cię na krótką rozmowę. Jeśli nie, też Ci o tym napiszemy.
[Imię], [Stanowisko]
2. Zaproszenie na rozmowę wstępną
Temat: Następny krok dla {applied_position}: 20-minutowa rozmowa
Cześć {candidate_firstname},
Chcielibyśmy porozmawiać o stanowisku {applied_position}. To 20-minutowa rozmowa wideo ze mną, przede wszystkim po to, żeby odpowiedzieć na Twoje pytania i sprawdzić podstawy, takie jak termin rozpoczęcia i lokalizacja.
Wybierz termin, który Ci pasuje: [link]. Jeśli żaden nie pasuje, odpisz z dwiema propozycjami, a ja coś ustalę.
[Imię]
O pytaniach, które warto zadać podczas takiej rozmowy, przeczytasz w artykule pytania na rozmowę wstępną, które naprawdę filtrują.
3. Zaproszenie na rozmowę
Zadbaj o konkrety: kto, kiedy, jak długo, w jakiej strefie czasowej, jak się przygotować i jak przełożyć spotkanie. Pełne omówienie znajdziesz w artykule maile z zaproszeniem na rozmowę, które ograniczają niestawiennictwo.
Temat: Rozmowa o {applied_position}, [dzień, data]
Cześć {candidate_firstname},
Zapraszamy Cię na [45]-minutową rozmowę z [imiona i stanowiska] w [dzień, data] o [godzina, strefa czasowa].
Link: [link do spotkania] Czego dotyczy rozmowa: [jedno zdanie] Jak się przygotować: [nic / krótki przykład dotyczący X]
Jeśli ten termin Ci nie pasuje, odpisz, a przesuniemy go. Nie musisz nic tłumaczyć.
[Imię]
4. Przypomnienie dzień wcześniej
Temat: Przypomnienie: Twoja rozmowa jutro o [godzina]
Cześć {candidate_firstname},
Krótkie przypomnienie, że spotykamy się jutro, [data], o [godzina, strefa czasowa]. Ten sam link co wcześniej: [link].
Do zobaczenia. [Imię]
5. Decyzja opóźniona
To ten mail, który większość zespołów pomija. Jednocześnie to najtańszy sposób, żeby dobrzy kandydaci nadal czekali na odpowiedź.
Temat: Aktualizacja w sprawie {applied_position}
Cześć {candidate_firstname},
Zapowiedzieliśmy decyzję na [data]. Potrzebujemy trochę więcej czasu, ponieważ [kończymy rozmowy / osoba decyzyjna jest w tym tygodniu nieobecna].
Nowy termin: [data]. Nadal jesteś w procesie, a tak czy inaczej odezwiemy się do tego czasu.
[Imię]
6. Odmowa przed rozmową
Krótko, uprzejmie, bez pustych obietnic.
Temat: Twoja aplikacja na {applied_position}
Cześć {candidate_firstname},
Dziękujemy za aplikowanie na {applied_position} w {company_name}. Tym razem zdecydowaliśmy się nie przechodzić dalej z Twoją aplikacją.
Mieliśmy więcej aplikacji, niż byliśmy w stanie zaprosić na rozmowy, i wybraliśmy osoby, których profil najbardziej pasował do tego, czego ta konkretna rola wymaga teraz. To nie jest ocena Twoich ogólnych możliwości.
Jeszcze raz dziękujemy za zainteresowanie i życzymy powodzenia w poszukiwaniach. [Imię]
7. Odmowa po rozmowie
Kandydaci, którzy spotkali się z zespołem, zasługują na większe zaangażowanie i szybszą odpowiedź. Pełny poradnik, z terminami, znajdziesz w artykule maile z odmową po rozmowie kwalifikacyjnej.
Temat: {applied_position} w {company_name}
Cześć {candidate_firstname},
Dziękujemy za poświęcony nam czas [data]. Zdecydowaliśmy się złożyć ofertę innemu kandydatowi, którego doświadczenie lepiej odpowiada [konkretnej potrzebie].
[Jedna konkretna, szczera pochwała z rozmowy.]
Jeśli chcesz kilka zdań feedbacku, odpisz na ten mail, a je prześlę. [Imię]
8. Follow-up po ofercie
Wyślij go po ustnej ofercie, razem z pisemną ofertą pracy. Samą ofertę omawiamy w naszym szablonie oferty pracy.
Temat: Twoja oferta na {applied_position}
Cześć {candidate_firstname},
Świetnie, że dziś rozmawialiśmy. Pisemna oferta jest w załączniku. Zawiera [wynagrodzenie, termin rozpoczęcia, lokalizację, kluczowe warunki].
Masz czas do [data], żeby podjąć decyzję. Jeśli coś jest niejasne albo chcesz porozmawiać o warunkach finansowych, zadzwoń do mnie pod numer [telefon].
[Imię]
Jak wysyłać te maile bez robienia tego pojedynczo?
Trzy rzeczy pomagają, niezależnie od narzędzia:
- Zapisz każdy szablon raz. W Canvider to Ustawienia, potem Własne maile, a następnie Nowy szablon. Szablony są wspólne dla całej firmy, więc cały zespół używa tych samych sformułowań.
- Wysyłaj do etapu, a nie do osoby. Gdy rola się zamyka, zaznacz wszystkie osoby ze statusem „Odrzucony” lub „Nie wybrany” w danej ofercie i wyślij jedną wiadomość. W Canvider to Komunikacja zbiorcza na stronie oferty. Nic nie zostanie wysłane, dopóki nie zaznaczysz pola potwierdzenia, a podgląd zobaczysz wcześniej.
- Powiąż maile ze zmianami statusu. Gdy przenosisz kandydata na nowy etap, wyślij pasujący mail w tym samym kroku. Dzięki temu maile o opóźnieniu i odmowie nie giną w zapomnieniu.
Jeśli najwolniej idzie samo pisanie od zera, generowanie maili przez AI w Canvider przygotuje szkic na podstawie statusu kandydata i Twoich notatek. Szkic edytujesz przed wysłaniem.
Czego nigdy nie wpisywać do maila rekrutacyjnego?
- Obietnicy, że „zachowamy Twoje CV”, chyba że masz zgodę i proces, który z niej korzysta
- Uwag dotyczących wieku, sytuacji rodzinnej, zdrowia, narodowości lub czegokolwiek, co jest prawnie chronione
- Terminu, którego nie dotrzymasz
- „Odezwiemy się” bez podania daty
Wypróbuj Canvider za darmo. Karta kredytowa nie jest wymagana.
Najczęściej zadawane pytania
Jakie maile powinien wysyłać rekruter w trakcie procesu rekrutacyjnego?
Minimum: potwierdzenie aplikacji, zaproszenie na kolejny etap, przypomnienie przed rozmowami, informację o statusie, jeśli decyzja się opóźnia, odmowę na tym etapie, na którym kandydat odpada, oraz follow-up po ofercie. Każdy kandydat powinien dostać ostateczną odpowiedź, a nie ciszę.
Jak szybko odpowiadać kandydatom na aplikacje?
Wyślij automatyczne potwierdzenie w chwili aplikacji, a potem konkretną aktualizację statusu w ciągu około dwóch tygodni. Jeśli potrzebujesz więcej czasu, podaj kandydatom nowy termin. Opóźnienie z datą jest znacznie lepsze niż cisza.
Czy maile rekrutacyjne powinny być spersonalizowane?
Personalizuj imię, stanowisko i wszystko, o czym rozmawialiście. Sama struktura może być szablonem. Kandydaci znacznie mniej zwracają uwagę na ogólną treść niż na błędne imię lub zły tytuł stanowiska, więc przed wysyłką zbiorczą sprawdź pola scalania.