Kort antwoord: Je hebt ongeveer acht wervingsmails nodig om een volledig wervingsproces te dekken: sollicitatie ontvangen, uitnodiging voor het screeningsgesprek, uitnodiging voor het sollicitatiegesprek, herinnering, update bij uitstel, afwijzing vóór het gesprek, afwijzing na het gesprek en opvolging van het aanbod. Houd elke mail onder 150 woorden, zeg wat er daarna gebeurt met een datum, en zorg dat elke kandidaat een definitief antwoord krijgt. De sjablonen staan hieronder.
Waarom zijn wervingsmails zo belangrijk?
Omdat stilte de meest voorkomende klacht van kandidaten is.
In het Candidate Experience Report van Greenhouse van mei 2024 zei 52 % van de werkzoekenden dat ze tijdens een sollicitatieproces geghost waren. Uit de platformgegevens van Greenhouse zelf voor Q2 2024, gerapporteerd door Axios, bleek dat slechts 4 % van de ongeveer 6.500 bedrijven die Greenhouse gebruiken alle afgewezen sollicitanten contacteerde.
Die cijfers gaan over het proces, niet over de houding. De meeste teams willen wel antwoorden. Maar 40 afzonderlijke mails sturen voelt nooit dringend aan. Sjablonen lossen het mechanische deel op, zodat het antwoord ook echt wordt verstuurd.
Hoe gebruik je deze sjablonen?
De placeholders hieronder gebruiken de samenvoegvariabelen van Canvider: {candidate_firstname}, {candidate_lastname}, {applied_position} en {company_name}. Gebruik je een andere tool of gewone e-mail, vervang ze dan door je eigen variabelen.
Een paar regels gelden voor alle sjablonen:
- Onderwerpregels zeggen waar de mail over gaat. “Je sollicitatie voor {applied_position}” is beter dan “Update”.
- Elke mail heeft één volgende stap en één datum.
- Onderteken met een echte naam. Niet “Het wervingsteam”.
- Stuur jezelf eerst een testmail. Een kapot samenvoegveld gaat naar elke ontvanger.
1. Sollicitatie ontvangen
Stuur dit automatisch, meteen. In Canvider gaat de bevestiging van de sollicitatie vanzelf uit wanneer iemand solliciteert via je careerspagina of een link op een vacaturebank.
Onderwerp: We hebben je sollicitatie voor {applied_position} ontvangen
Hallo {candidate_firstname},
Bedankt voor je sollicitatie voor {applied_position} bij {company_name}. Je sollicitatie is binnen, en een echte persoon zal ze lezen.
We streven ernaar iedereen binnen twee weken te antwoorden. Gaat het verder, dan nodigen we je uit voor een kort gesprek. Gaat het niet verder, dan laten we dat je ook weten.
[Naam], [functie]
2. Uitnodiging voor een screeningsgesprek
Onderwerp: Volgende stap voor {applied_position}: een gesprek van 20 minuten
Hallo {candidate_firstname},
We willen graag praten over de functie {applied_position}. Het is een videogesprek van 20 minuten met mij, vooral om je vragen te beantwoorden en de basis na te lopen, zoals startdatum en locatie.
Kies hier een moment dat past: [link]. Past geen enkel moment, antwoord dan met twee opties en dan zorg ik dat er een moment past.
[Naam]
Wat je tijdens dat gesprek kan vragen, lees je in screeningsvragen voor telefoongesprekken die echt filteren.
3. Uitnodiging voor het sollicitatiegesprek
Hou het concreet: wie, wanneer, hoe lang, welke tijdzone, wat voorbereiden, hoe verzetten. De volledige uitleg vind je in uitnodigingsmails voor sollicitatiegesprekken die no-shows verminderen.
Onderwerp: Sollicitatiegesprek voor {applied_position} op [dag, datum]
Hallo {candidate_firstname},
Je bent uitgenodigd voor een sollicitatiegesprek van [45] minuten met [namen en functies] op [dag, datum] om [tijd, tijdzone].
Link: [meetinglink] Wat we bespreken: [één zin] Wat je best voorbereidt: [niets / een kort voorbeeld van X]
Schikt het moment niet, antwoord dan en we verzetten het. Je hoeft niets uit te leggen.
[Naam]
4. Herinnering op de dag ervoor
Onderwerp: Herinnering: je sollicitatiegesprek morgen om [tijd]
Hallo {candidate_firstname},
Even een herinnering dat we morgen, [datum], om [tijd, tijdzone] afspreken. Zelfde link als eerder: [link].
Tot morgen. [Naam]
5. Beslissing uitgesteld
Dit is de mail die de meeste teams overslaan. Het is ook de goedkoopste manier om goede kandidaten warm te houden.
Onderwerp: Update over {applied_position}
Hallo {candidate_firstname},
Ik zei dat we tegen [datum] een beslissing zouden hebben. We hebben er iets langer voor nodig omdat [we de gesprekken afronden / een beslisser deze week afwezig is].
Nieuwe datum: [datum]. Je zit nog steeds in het proces, en we nemen hoe dan ook tegen dan contact op.
[Naam]
6. Afwijzing vóór het gesprek
Kort, vriendelijk, zonder valse beloften.
Onderwerp: Je sollicitatie voor {applied_position}
Hallo {candidate_firstname},
Bedankt voor je sollicitatie voor {applied_position} bij {company_name}. We hebben besloten je sollicitatie deze keer niet verder te zetten.
We hadden meer sollicitaties dan we konden interviewen, en we kozen de profielen die het best aansloten bij wat deze specifieke functie op dit moment nodig heeft. Dit zegt niets over je algemene capaciteiten.
Nogmaals bedankt voor je interesse, en veel succes met je zoektocht. [Naam]
7. Afwijzing na het gesprek
Kandidaten die je team hebben ontmoet, verdienen meer inspanning en een snellere reactie. De volledige gids met timing vind je in afwijzingsmails na een sollicitatiegesprek.
Onderwerp: {applied_position} bij {company_name}
Hallo {candidate_firstname},
Bedankt voor de tijd die je op [datum] met ons doorbracht. We hebben besloten de functie aan een andere kandidaat toe te kennen, wiens ervaring dichter bij [specifieke behoefte] lag.
[Eén oprechte, concrete positieve opmerking over het gesprek.]
Wil je een paar regels feedback, antwoord dan op deze mail en ik stuur ze je. [Naam]
8. Opvolging van het aanbod
Stuur dit na een mondeling aanbod, samen met de schriftelijke aanbiedingsbrief. De aanbiedingsbrief zelf wordt behandeld in ons sjabloon voor een aanbiedingsbrief.
Onderwerp: Je aanbod voor {applied_position}
Hallo {candidate_firstname},
Fijn dat we vandaag hebben gesproken. Het schriftelijke aanbod is bijgevoegd. Het bevat [salaris, startdatum, locatie, belangrijkste voorwaarden].
Je hebt tot [datum] om te beslissen. Als iets onduidelijk is of je wil over de cijfers praten, bel me dan op [telefoon].
[Naam]
Hoe verstuur je deze zonder ze één voor één te sturen?
Drie dingen helpen, in elke tool:
- Bewaar elk sjabloon één keer. In Canvider gaat dat via Settings, dan Custom Emails, dan New Template. Sjablonen gelden voor het hele bedrijf, dus het hele team gebruikt dezelfde formulering.
- Stuur naar een fase, niet naar een persoon. Wanneer een functie gesloten wordt, selecteer je iedereen in “Rejected” of “Not selected” voor die vacature en stuur je één bericht. In Canvider gebeurt dat via Bulk Communication op de vacaturepagina. Er wordt niets verstuurd tot je het bevestigingsvakje aanvinkt, en je ziet eerst een voorbeeld.
- Koppel mails aan statuswijzigingen. Wanneer je iemand naar een nieuwe fase verplaatst, stuur je in dezelfde stap de bijhorende mail. Zo worden uitgestelde en afwijzingsmails niet meer vergeten.
Als het van nul schrijven het trage deel is, dan schrijft de AI-mailopstelling van Canvider een concept op basis van de status van de kandidaat en je notities, en pas je het aan voor je verstuurt.
Wat zet je nooit in een wervingsmail?
- Een belofte om “je cv in het bestand te bewaren”, tenzij je effectief toestemming hebt en een proces om die te gebruiken
- Feedback die raakt aan leeftijd, gezin, gezondheid, nationaliteit of andere beschermde kenmerken
- Een deadline die je niet zal halen
- “We nemen contact op” zonder datum
Probeer Canvider gratis. Geen creditcard nodig.
Veelgestelde vragen
Welke mails moet een recruiter sturen tijdens het wervingsproces?
Minimaal: een bevestiging van de sollicitatie, een uitnodiging voor de volgende stap, een herinnering vóór de gesprekken, een statusupdate als een beslissing uitloopt, een afwijzing in het stadium waarin de kandidaat afhaakt, en een opvolging van het aanbod. Elke kandidaat moet een definitief antwoord krijgen, geen stilte.
Hoe snel moet je reageren op sollicitanten?
Stuur meteen een automatische bevestiging zodra iemand solliciteert, en daarna binnen ongeveer twee weken een echte statusupdate. Heb je meer tijd nodig, meld de kandidaten dan de nieuwe datum. Een vertraging met een datum is veel beter dan stilte.
Moeten wervingsmails gepersonaliseerd zijn?
Personaliseer de naam, de functie en alles wat specifiek besproken werd. De structuur mag een sjabloon zijn. Kandidaten storen zich veel minder aan een generieke tekst dan aan een verkeerde naam of functietitel, dus controleer de samenvoegvelden vóór je in bulk verstuurt.