Kurz gesagt: Für einen vollständigen Einstellungsprozess brauchen Sie etwa acht Recruiting-E-Mails: Bewerbung eingegangen, Einladung zum Screening, Einladung zum Interview, Erinnerung, Mitteilung über eine Verzögerung, Absage vor dem Interview, Absage nach dem Interview und Nachfassen nach dem Angebot. Halten Sie jede unter 150 Wörtern, nennen Sie den nächsten Schritt mit einem Datum, und stellen Sie sicher, dass jeder Bewerber eine endgültige Antwort bekommt. Die Vorlagen finden Sie unten.
Warum sind Recruiting-E-Mails so wichtig?
Weil Schweigen die häufigste Beschwerde von Bewerbern ist.
Im Greenhouse Candidate Experience Report vom Mai 2024 gaben 52 % der Stellensuchenden an, während eines Bewerbungsverfahrens ignoriert (ghosted) worden zu sein. Laut den Plattformdaten von Greenhouse für das zweite Quartal 2024, über die Axios berichtete, schrieben nur 4 % der rund 6.500 Unternehmen, die Greenhouse nutzen, allen abgelehnten Bewerbern.
Diese Zahlen beschreiben einen Prozess, keine Haltung. Die meisten Teams wollen antworten. 40 Einzel-E-Mails zu schreiben fühlt sich nur nie dringend an. Vorlagen erledigen den mechanischen Teil, damit die Antwort tatsächlich rausgeht.
So verwenden Sie diese Vorlagen
Die Platzhalter unten folgen den Variablen von Canvider: {candidate_firstname}, {candidate_lastname}, {applied_position} und {company_name}. Wenn Sie ein anderes Tool oder ein normales E-Mail-Programm verwenden, ersetzen Sie sie durch Ihre eigenen.
Für alle Vorlagen gelten ein paar Regeln:
- Betreffzeilen sagen, worum es geht. „Ihre Bewerbung für {applied_position}“ ist besser als „Update“.
- Jede E-Mail enthält einen nächsten Schritt und ein Datum.
- Unterschreiben Sie mit einem echten Namen. Nicht „Ihr Recruiting-Team“.
- Senden Sie sich zuerst eine Testmail. Ein fehlerhaftes Platzhalterfeld landet bei jedem Empfänger.
1. Bewerbung eingegangen
Senden Sie diese Mail automatisch und sofort. In Canvider geht die Bestätigung von selbst raus, wenn sich jemand über Ihre Karriereseite oder einen Link aus einer Stellenbörse bewirbt.
Betreff: Wir haben Ihre Bewerbung für {applied_position} erhalten
Hallo {candidate_firstname},
vielen Dank für Ihre Bewerbung als {applied_position} bei {company_name}. Ihre Unterlagen sind eingegangen und werden von einer echten Person gelesen.
Wir melden uns innerhalb von zwei Wochen bei allen Bewerbern. Wenn Sie in die engere Wahl kommen, laden wir Sie zu einem kurzen Gespräch ein. Wenn nicht, sagen wir Ihnen auch das.
[Name], [Position]
2. Einladung zu einem Screening-Gespräch
Betreff: Nächster Schritt für {applied_position}: ein 20-minütiges Gespräch
Hallo {candidate_firstname},
wir möchten mit Ihnen über die Stelle {applied_position} sprechen. Es ist ein 20-minütiges Videogespräch mit mir. Vor allem möchte ich Ihre Fragen beantworten und die Grundlagen klären, etwa Startdatum und Standort.
Wählen Sie hier einen passenden Termin: [Link]. Wenn keiner passt, antworten Sie mit zwei Terminvorschlägen, dann finde ich einen, der klappt.
[Name]
Welche Fragen sich in diesem Gespräch wirklich eignen, lesen Sie unter Telefoninterview-Fragen, die wirklich filtern.
3. Einladung zum Interview
Bleiben Sie konkret: wer, wann, wie lange, welche Zeitzone, was vorzubereiten ist und wie man umbucht. Die ausführliche Anleitung finden Sie unter Einladungs-E-Mails zum Vorstellungsgespräch, die Nichterscheinen reduzieren.
Betreff: Interview für {applied_position} am [Tag, Datum]
Hallo {candidate_firstname},
Sie sind zu einem [45]-minütigen Interview mit [Namen und Rollen] am [Tag, Datum] um [Uhrzeit, Zeitzone] eingeladen.
Link: [Meeting-Link] Worum es geht: [eine Zeile] Was Sie vorbereiten sollten: [nichts / ein kurzes Beispiel für X]
Wenn der Termin nicht passt, antworten Sie einfach, dann verschieben wir ihn. Eine Begründung ist nicht nötig.
[Name]
4. Erinnerung einen Tag vorher
Betreff: Erinnerung: Ihr Interview morgen um [Uhrzeit]
Hallo {candidate_firstname},
kurze Erinnerung: Wir treffen uns morgen, [Datum], um [Uhrzeit, Zeitzone]. Der Link ist derselbe wie zuvor: [Link].
Bis morgen. [Name]
5. Entscheidung verzögert sich
Das lassen die meisten Teams aus. Dabei ist es das günstigste Mittel, gute Bewerber im Verfahren zu halten.
Betreff: Update zu {applied_position}
Hallo {candidate_firstname},
ich hatte zugesagt, dass wir bis [Datum] eine Entscheidung haben. Wir brauchen etwas länger, weil [wir die letzten Gespräche führen / eine entscheidungsbefugte Person diese Woche abwesend ist].
Neuer Termin: [Datum]. Sie sind weiterhin im Verfahren, und wir melden uns bis dahin in jedem Fall.
[Name]
6. Absage vor dem Interview
Kurz, freundlich, ohne falsche Versprechen.
Betreff: Ihre Bewerbung für {applied_position}
Hallo {candidate_firstname},
vielen Dank für Ihre Bewerbung als {applied_position} bei {company_name}. Wir haben entschieden, Ihre Bewerbung nicht weiter zu verfolgen.
Wir hatten mehr Bewerbungen, als wir zu Gesprächen einladen konnten, und haben die Profile ausgewählt, die aktuell am besten zu dieser konkreten Stelle passen. Das ist kein Urteil über Ihre allgemeine Qualifikation.
Nochmals vielen Dank für Ihr Interesse und viel Erfolg bei Ihrer weiteren Suche. [Name]
7. Absage nach dem Interview
Wer Ihr Team persönlich kennengelernt hat, verdient mehr Aufwand und eine schnellere Antwort. Die vollständige Anleitung mit Zeitplan finden Sie unter Absagen nach dem Vorstellungsgespräch.
Betreff: {applied_position} bei {company_name}
Hallo {candidate_firstname},
vielen Dank für die Zeit, die Sie am [Datum] bei uns verbracht haben. Wir haben uns entschieden, die Stelle einem anderen Kandidaten zu geben, dessen Erfahrung besser zu [konkretem Bedarf] passt.
[Eine konkrete, ehrlich gemeinte positive Rückmeldung aus dem Gespräch.]
Wenn Sie ein paar Zeilen Feedback möchten, antworten Sie auf diese E-Mail, und ich schicke sie Ihnen. [Name]
8. Nachfassen nach dem Angebot
Senden Sie dies nach einer mündlichen Zusage zusammen mit dem schriftlichen Angebot. Das Angebotsschreiben selbst behandelt unsere Vorlage für ein Arbeitsplatzangebot.
Betreff: Ihr Angebot für {applied_position}
Hallo {candidate_firstname},
schön, dass wir heute gesprochen haben. Das schriftliche Angebot liegt bei. Es umfasst [Gehalt, Startdatum, Standort, wesentliche Bedingungen].
Sie können sich bis [Datum] Zeit für Ihre Entscheidung lassen. Wenn etwas unklar ist oder Sie über die Konditionen sprechen möchten, rufen Sie mich unter [Telefonnummer] an.
[Name]
Wie versenden Sie diese E-Mails, ohne sie einzeln zu schreiben?
Drei Dinge helfen, in jedem Tool:
- Speichern Sie jede Vorlage einmal. In Canvider finden Sie das unter Einstellungen, dann unter Individuelle E-Mails, dann Neue Vorlage. Vorlagen gelten für das ganze Unternehmen, damit das gesamte Team denselben Wortlaut verwendet.
- Senden Sie an eine Phase, nicht an eine Person. Wenn eine Stelle geschlossen wird, wählen Sie alle Personen unter „Abgelehnt“ oder „Nicht ausgewählt“ für diese Stelle aus und verschicken Sie eine Nachricht. In Canvider geht das über die Massenkommunikation auf der Stellenseite. Es wird nichts versendet, bevor Sie das Bestätigungsfeld markieren, und Sie sehen vorher eine Vorschau.
- Koppeln Sie E-Mails an Statusänderungen. Wenn Sie jemanden in eine neue Phase verschieben, senden Sie im selben Schritt die passende E-Mail. So geraten verzögerte Entscheidungen und Absagen nicht in Vergessenheit.
Wenn das Schreiben von Grund auf die langsame Stelle ist, erstellt die KI-gestützte E-Mail-Erstellung von Canvider einen Entwurf auf Basis des Bewerberstatus und Ihrer Notizen. Sie bearbeiten ihn vor dem Versand.
Was sollten Sie niemals in eine Recruiting-E-Mail schreiben?
- Ein Versprechen, Ihren Lebenslauf „auf Vorrat zu speichern“, außer Sie haben eine Einwilligung und einen Prozess, sie zu nutzen
- Feedback, das Alter, Familienstand, Gesundheit, Nationalität oder andere geschützte Merkmale berührt
- Eine Frist, die Sie nicht einhalten
- „Wir melden uns“ ohne Datum
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Häufig gestellte Fragen
Welche E-Mails sollte ein Recruiter während des Einstellungsprozesses verschicken?
Mindestens: eine Eingangsbestätigung, eine Einladung zum nächsten Schritt, eine Erinnerung vor dem Interview, eine Statusmeldung bei verzögerter Entscheidung, eine Absage in der Phase, in der der Bewerber ausscheidet, und ein Nachfassen nach dem Angebot. Jeder Bewerber sollte eine endgültige Antwort erhalten und kein Schweigen.
Wie schnell sollte man auf Bewerber antworten?
Senden Sie sofort nach der Bewerbung eine automatische Bestätigung und danach innerhalb von etwa zwei Wochen eine echte Statusmeldung. Wenn Sie länger brauchen, nennen Sie den Bewerbern den neuen Termin. Eine Verzögerung mit Datum ist weit besser als Schweigen.
Sollten Recruiting-E-Mails personalisiert sein?
Personalisieren Sie Namen, Stelle und alles, was Sie konkret besprochen haben. Die Struktur darf eine Vorlage sein. Bewerber bemerken einen allgemeinen Text viel seltener als einen falschen Namen oder eine falsche Stellenbezeichnung. Prüfen Sie deshalb die Platzhalter, bevor Sie in Massen versenden.