Useimmat rekrytointitiimit keskittyvät suppilon yläosaan ja menettävät sitten päiviä lopussa. Tarjous hyväksytään, kaikki hengähtävät, ja viimeinen osuus (referenssit, paperityöt ja siirto perehdytykseen) muuttuu hiljalleen viikon mittaiseksi sähköpostikierrokseksi.
Rekrytointiaika ei vuoda vain seulonnassa. Se vuotaa tarjouksen jälkeen, missä ei ole putkiston painetta eikä selkeää vastuuhenkilöä.
Miksi viimeinen osuus jumittuu
Hyväksymisen jälkeen työ hajaantuu. Referensseistä pitää muistuttaa, ja esihenkilö olettaa, että HR hoitaa sen. HR olettaa, että esihenkilö hoitaa. Kandidaatti, joka on yhä töissä jossain muualla, hiljenee. Mikään tästä ei ole vaikeaa. Se vain ei ole kenenkään vastuulla, ja vastuuton työ valuu.
Osa tiimeistä yrittää paikata yhtä aukkoa erillisellä työkalulla. Referenssitarkistuspalvelut, kuten RefNow, automatisoivat esimerkiksi referenssipyynnön ja tietojen keräämisen. Ne ratkaisevat yhden tehtävän, mutta eivät isompaa ongelmaa: koko tarjouksen jälkeistä vaihetta ei pidä koossa mikään yhtenäinen työnkulku.
Ratkaisu ei ole toinen irrallinen työkalu. Viimeinen osuus pitää kohdella kuten muu putki: vaiheina, laukaisimina ja kirjauksena siitä, mitä tapahtui.
Hoida tarjouksen jälkeinen vaihe oikeina vaiheina, ei muistilistana
Canviderissa tarjouksen jälkeiset vaiheet ovat putken vaiheita kuten muutkin. Kun kandidaatti siirtyy vaiheeseen „Tarjous hyväksytty”, seuraavat toimet näkyvät ja ovat jonkun vastuulla eivätkä jonkun muistissa.
Tämä poistaa yleisimmän virheen: kukaan ei ole varma, kenen vuoro on.
Anna automaation hoitaa muistuttelu
Canvider Hiring Automation perustuu laukaisimiin: kun kandidaatti siirtyy vaiheeseen, Canvider voi toimia. Viimeisen osuuden kohdalla tämä tarkoittaa:
- Referenssipyyntö lähtee automaattisesti, kun kandidaatti saavuttaa vaiheen „Tarjous hyväksytty”, joten se ei odota vapaata iltapäivää.
- Kohtelias, ajoitettu muistutus lähtee, jos referenssi tai asiakirja ei ole palannut. Sinun ei tarvitse muistaa lähettää manuaalista muistutusta.
- Esihenkilö ja HR saavat ilmoituksen heti, kun vaihe muuttuu, joten siirto on ilmoitus eikä palaveri.
Kandidaatti saa ajoissa ja asiallisesti viestinsä. Tiimisi lakkaa olemasta pullonkaula. Pidätpä referenssit Canviderissa tai yhdistät ne erilliseen palveluun, työnkulku pysyy yhdessä paikassa.
Säilytä päätöshistoria ehjänä
Tarjouksen jälkeinen vaihe on myös se, jossa konteksti haihtuu. Kuusi kuukautta myöhemmin kukaan ei muista, miksi aloituspäivää siirrettiin tai kuka hyväksyi poikkeuksen.
Koska Canvider säilyttää kommentit ja vaihehistorian kandidaatin tietueessa, viimeinen osuus dokumentoidaan kuten muukin prosessi. Tämä jatkuvuus on tärkeää, kun roolin päätöshistoriaa kyseenalaistetaan myöhemmin.
Siirrä sujuvasti perehdytykseen
Viimeisen osuuden tavoite on sujuva aloitus, ei pelkkä allekirjoitettu tarjous. Kun referenssit on hyväksytty ja paperit ovat tulleet, kandidaatti on valmis perehdytyslistalle, joka alkaa ATS:n jälkeen. Siisti tarjouksen jälkeinen vaihe tekee siirrosta tylsän, ja juuri sitä sinä haluatkin.
Yksinkertainen tapa aloittaa
Valitse yksi rooli ja aseta kolme automaatiota: referenssipyyntö hyväksymisen yhteydessä, muistutus, jos se jumittuu, ja vaihemuutoksesta ilmoitus esihenkilölle. Se riittää, jotta huomaat eron seuraavassa rekrytoinnissasi.
Tämä on rekrytoinnin tylsää osaa, ja juuri siellä pienet tiimit voittavat tai häviävät viikon rekrytointiajan. Automatisoinnin pystyttäminen vie kerran yhden iltapäivän.
Canvider antaa kasvaville tiimeille tekoälypainotteisen ATS:n, jossa on automaatiota koko putkessa, myös viimeisessä osuudessa. Kokeile sitä oikeassa rekrytoinnissa ilmaisella tasolla.