Lyhyt vastaus: Työtarjouskirjeessä pitää olla kahdeksan asiaa: tehtävänimike, kenelle hakija raportoi, aloituspäivä, työpaikka, työaika, palkka ja maksutiheys, mahdollinen koeaika sekä vastausaika. Useimmat mallit pysähtyvät tähän. Lisää toinen lyhyt osio ensimmäisestä päivästä, koska juuri se, mihin aikaan pitää saapua ja mistä ovesta mennä, on asia, josta uusi työntekijä on eniten huolissaan.
Tässä on malli ja sen jälkeen osa, jonka lähes kukaan ei sisällytä.
Työtarjouskirjeen malli
Kopioi tämä sähköpostiisi ja täytä hakasulkeet.
Aihe: Työtarjouksesi yritykseltä [Yritys]
Hei [Etunimi],
haluaisimme tarjota sinulle tehtävää [Tehtävänimike] yrityksessä [Yritys].
TEHTÄVÄ
Tehtävänimike: [Nimike]
Raportoi: [Nimi, tehtävänimike]
Aloituspäivä: [Päivämäärä]
Työpaikka: [Osoite, tai etätyö, tai hybridi ja montako päivää toimistolla]
Työaika: [40 tuntia viikossa, maanantaista perjantaihin, klo 9.00–17.00]
PALKKA JA EHDOT
Palkka: [Summa] per [vuosi, kuukausi tai tunti], maksetaan [kuukausittain] [päivänä]
Bonus tai muu: [Summa ja miten se ansaitaan, tai "ei"]
Loma: [Päivää vuodessa]
Koeaika: [Pituus ja irtisanomisaika sen aikana, tai "ei"]
Irtisanomisaika: [Koeajan jälkeen]
HYVÄKSYMINEN
Vastaa tähän sähköpostiin viimeistään [päivämäärä], niin lähetän sopimuksen.
Jos sinulla on kysyttävää ennen sitä, soita minulle numeroon [puhelinnumero].
[Nimesi]
[Tehtävänimikkeesi]Tämä on lakiin ja kaupallisiin ehtoihin liittyvä puoli, ja sen pitää pysyä suunnilleen tämän mittaisena. Pitkät tarjouskirjeet eivät suojaa sinua. Sen tekee sopimus.
Osa, jonka useimmat tarjouskirjemallit jättävät pois
Asia, josta tuleva työntekijä murehtii hyväksymisen jälkeen, ei ole irtisanomisaika vaan ensimmäinen aamu. Lähes jokainen internetistä löytyvä malli jättää sen kokonaan pois, joten uusi työntekijä viettää kaksi viikkoa arvaillen, mihin aikaan pitää tulla ja onko kaikilla yllään puku.
Liitä tämä tarjouksen alle tai lähetä erillisenä sähköpostina heti, kun hakija on hyväksynyt.
ENSIMMÄINEN PÄIVÄSI, [Päivämäärä]
Saavu paikalle: [Aika]
Missä: [Täysi osoite]
Mistä ovesta: [Pääovi X-kadun puolelta, ei autotallin portti]
Sinua tapaa: [Nimi] vastaanotossa klo [aika] alkaen
Jos eksyt: Soita [nimi] numeroon [puhelinnumero]
Pukeutuminen: [Farkut ja t-paita ovat täällä normaali vaatetus, kukaan ei käytä pukua]
Tuo mukanasi: [Henkilöllisyystodistus, pankkitiedot ja muut tarvittavat asiat]
Lounas: [Me tarjoamme sen, tai tässä ovat paikat, joissa ihmiset syövät]
Päivä: [Työkoneen käyttöönotto, kierros toimistolla, lounas tiimin kanssa.
Ensimmäisellä viikolla sinulla ei ole mitään palautettavaa.]Kirjoittamiseen menee neljä minuuttia, ja se poistaa kerralla kaikki pienet tuntemattomat. Uuden työn aloittaminen on jo valmiiksi stressaavaa. Sen päälle ei tarvitse lisätä aarteenetsintää oikean oven löytämiseksi.
On näyttöä siitä, että prosessin tämä loppupää on se, missä asiat hajoavat. Enboarderin vuoden 2025 HR-johtajakyselyssä yleisin syy, miksi uudet työntekijät lähtivät 90 päivän sisällä, oli ristiriitaiset odotukset: 30,3 prosenttia. Sen jälkeen tulivat kulttuurisopivuus 19,5 prosentilla ja itse perehdytyskokemus 17,4 prosentilla. Odotukset syntyvät sen perusteella, mitä kirjoitit ylös. Jos et kirjoittanut mitään todellisesta työstä ja todellisesta ensimmäisestä päivästä, uusi työntekijä täyttää aukon arvauksella.
Mitä laki edellyttää kirjallisesti
Säännöt vaihtelevat maittain, eikä työtarjouskirje ole aina se asiakirja, joka täyttää ne.
| Alue | Vaadittu | Milloin |
|---|---|---|
| Euroopan unioni | Kirjallinen tieto työn olennaisista ehdoista direktiivin (EU) 2019/1152 mukaan: työpaikka, työn luonne, palkka, työaikataulu | Viikon kuluessa ensimmäisestä työpäivästä |
| Euroopan unioni | Aloituspalkka tai palkkahaarukka, joka kerrotaan hakijalle, ja ettei kysytä heidän nykyisestä palkastaan direktiivin (EU) 2023/970 mukaan | Avoimen paikan ilmoituksessa tai ennen ensimmäistä haastattelua |
| Yhdistynyt kuningaskunta | Työsuhteen pääehtojen selvitys: palkka, työaika, loma, työpaikka ja koeaika | Työsuhteen ensimmäisenä päivänä |
| Yhdysvallat | Ei liittovaltion vaatimusta työtarjouskirjeelle. Useimmissa on at will -ehto ja aloituspäivä | Ei sovelleta |
Kaksi asiaa kannattaa tietää. Direktiiviä (EU) 2019/1152 on sovellettu elokuusta 2022 alkaen, joten kirjallinen ehtovelvoite EU:ssa ei ole uutta, ja teet sitä todennäköisesti jo. Direktiivi (EU) 2023/970 on uudempi. Jäsenvaltioilla oli aikaa saattaa se voimaan 7. kesäkuuta 2026 asti, ja vain harva onnistui siinä ajoissa, joten paikalliset säännöt voivat olla vielä tulossa. Turvallisin tapa on julkaista palkkahaarukka jo nyt.
Jos rekrytoit useammasta maasta, älä ylläpidä yhtä yleistä mallia. Pidä yksi malli per maa ja anna paikallisen lakimiehen lukea kukin kerran.
Tarkoittaako parempi tarjouskirje, että useammat sanovat kyllä?
Selkeämpi tarjouskirje auttaa jonkin verran, mutta se ei ratkaise vastausta. Ashbyn vuoden 2026 Recruiting Operations Benchmarks -raportti, joka perustuu 54 miljoonaan hakemukseen 93 000 työpaikasta tammikuusta 2021 maaliskuuhun 2026, asettaa tarjousvaiheen konversion 81 prosenttiin. Suosittelujen kautta tulleet hyväksyvät tarjouksen liiketoimintarooleissa 89 prosentissa ja teknisissä rooleissa 84 prosentissa tapauksista, kun taas aktiivisesti hankitut hakijat putoavat teknisissä rooleissa 76 prosenttiin.
Canvider-asiakkaiden tarjouksen hyväksymisprosentti on noin 79 prosenttia. Se on normaali taso. Se ei ole todiste siitä, että ohjelmisto saa hakijat sitoutumaan, eikä aio teeskennellä muuta. Tähän lukuun vaikuttavat palkka, joka vastaa ilmoitettua, prosessi, joka ei kestänyt kuutta viikkoa, ja esimies, josta hakija piti. Kirjeen tehtävä on pääasiassa se, ettei siinä ole yllätyksiä.
Yllätys on todellinen riski. Jos kirjeen palkka on alempi kuin työpaikkailmoituksen haarukka, työaika on eri, tai koeaika ilmestyy, jota kukaan ei maininnut, hyväksytystä tarjouksesta on tullut neuvottelu. Lue kirje omaa työpaikkailmoitustasi vasten ennen lähettämistä.
Lähetä suullinen tarjous ensin
Soita, esitä tarjous ääneen ja saa reaktio ennen kuin mitään kirjataan ylös. Tuolla puhelulla opit asioita, joita et koskaan opi sähköpostivastauksesta, esimerkiksi onko hakija jossain toisessa prosessissa ja mitä lukua hän todella toivoi.
Lähetä kirje samana päivänä, kun puhelu on vielä tuoreena mielessä. Jos et ehdi kirjoittaa sitä, lähetä kahden rivin sähköposti, jossa kerrot, että täysi tarjous tulee huomenna. Hiljaisuus suullisen tarjouksen jälkeen on tilanne, jossa hyvät hakijat alkavat lukea uudelleen toisen yrityksen sähköpostia.
Muutama lisätapa, jotka kannattaa omaksua, koska ne vaativat vain vähän vaivaa:
- Aseta vastausajalle oikea päivämäärä, ei “viikon sisällä”
- Nimeä yksi yhteyshenkilö ja anna puhelinnumero, ei yhteistä postilaatikkoa
- Kerro, mitä seuraavaksi tapahtuu, jotta sopimus ei tule yllätyksenä
- Kirjaa lähetyspäivä ja määräaika paikkaan, jonka tiimisi näkee, jotta kenenkään ei tarvitse kysyä
Juuri tähän hakijaseurantajärjestelmä on olemassa. Canvider pitää tarjousvaiheen samalla näkymällä muun kanssa, joten kirje, määräaika ja vastaus ovat hakijan tietueessa muiden tietojen joukossa eivätkä jonkun yksittäisen henkilön lähetettyjen kansiossa. Lisää aiheesta: rekrytoinnin automatisointi tarjousvaiheen jälkeen.
Jos vielä mietit, kenelle tarjous annetaan, miten päätät, kuka saa tarjouksen, käy läpi jälkiarvioinnin. Kun hakija on hyväksynyt, uuden työntekijän perehdytyslista jatkaa siitä, mihin tämä kirje päättyy.
Jos hakija palaa vastatarjouksen kanssa nykyiseltä työnantajaltaan, katso mitä tehdä, kun hakija saa vastatarjouksen.
Kokeile Canvideria ilmaiseksi. Luottokorttia ei tarvita.
Usein kysytyt kysymykset
Miten kirjoitan yksinkertaisen työtarjouskirjeen?
Sisällytä siihen kahdeksan asiaa: tehtävänimike, kenelle hakija raportoi, aloituspäivä, työpaikka, työaika, palkka ja maksutiheys, koeaika ja irtisanomisaika sekä päivämäärä, johon mennessä vastata. Lisää sen perään lyhyt toinen osio ensimmäisestä päivästä. Kaksi näkymää yhteensä riittää useimmille pienille yrityksille.
Onko työtarjouskirje laillisesti sitova?
Riippuu maasta. Yhdysvalloissa työtarjouskirje ei yleensä ole sopimus, ja siinä todetaan yleensä, että työsuhde on at will -periaatteella. Euroopan unionissa direktiivi (EU) 2019/1152 edellyttää kirjallisia ehtoja viikon kuluessa ensimmäisestä työpäivästä, joten kirjoittamasi tekstit muuttuvat todennäköisesti osaksi sopimusta. Pyydä paikallista lakimiestä lukemaan malli kerran ja käytä sen jälkeen uudelleen.
Kuinka paljon aikaa hakijalle pitää antaa tarjouksen hyväksymiseen?
Useimmissa rooleissa kolmesta viiteen työpäivää, ja sano päivämäärä sen sijaan, että sanot 'viikko'. Määräaika, jota ei koskaan valvota, opettaa hakijoille, että päivämäärät ovat pehmeitä. Jos he pyytävät lisäaikaa, koska toinen prosessi on vielä kesken, anna sitä ja kirjoita uusi päivämäärä kirjallisesti.
Pitääkö palkka kirjoittaa työpaikkailmoitukseen?
EU:ssa kyllä, tai ainakin ennen ensimmäistä haastattelua. Direktiivi (EU) 2023/970 edellyttää, että työnantaja kertoo hakijoille aloituspalkan tai palkkahaarukan avoimen paikan ilmoituksessa tai ennen ensimmäistä haastattelua, ja kieltää kysymästä heidän nykyisestä palkastaan. Jäsenvaltioilla oli aikaa saattaa se kansalliseen lainsäädäntöön 7. kesäkuuta 2026 asti, ja useat ovat vielä kesken.