Kısa cevap: İlk satırda değişikliğe ihtiyaç duyduğunuzu söyleyin, bir kez özür dileyin ve aynı e-postada iki üç yeni saat seçeneği verin. Adayın neler olduğunu sormasına gerek bırakmayın. Bildiğiniz anda gönderilen kısa ve doğrudan bir mesaj, bir gün geç gönderilen cilalı bir mesajdan daha iyidir ve iyi yönetirseniz çoğu zaman adayı kaybetmenize yol açmaz.
Ertelemeniz gerektiğinde ne söylemelisiniz?
Önce değişikliği söyleyin, özür paragrafıyla başlamayın. Adaylar yeni planı öğrenmek ister; oraya varmadan önce üç cümlelik pişmanlık okumak istemezler.
Konu: Değişiklik gerekli: [İş Unvanı] için mülakatınız
Merhaba [Ad],
[Orijinal gün/saat] tarihindeki mülakatımızı ertelemem gerekiyor. Kısa süre önceden haber verdiğim için özür dilerim.
Bunun yerine uygun olabilecek birkaç saat:
- [Seçenek 1]
- [Seçenek 2]
- [Seçenek 3]
Hangisi size uyar, ya da bunlardan hiçbiri uymazsa başka bir saat önerebilirsiniz.
[Adınız]
[Şirket]Şablon bu kadar. İç nedeni ayrıntılı açıklamanıza gerek yok; “bizim tarafta bir planlama çakışması oldu” gibi kısa ve dürüst bir cümle yeterli.
Ne kadar önceden haber vermek yeterlidir?
Elinizdeki kadar. Ama mesajı hızlı ve kişisel olarak gönderirseniz, aynı gün haber vermek bile uygundur; adayın sizden ses çıkmadığı için durumu kendi başına öğrenmesine bırakmayın.
Bir ya da iki günlük haber olağandır ve çoğu aday buna fazla takılmaz. Aynı gün yapılan değişikliklerde ton farklı olmalı: daha doğrudan ve biraz daha özür dileyen; çünkü aday kendi gününü orijinal saate göre düzenlemiş olabilir.
Konu: Özür dilerim, bugünkü mülakatı ertelemem gerekiyor
Merhaba [Ad],
Kısa süre önceden haber verdiğim için üzgünüm, ama bugünkü [Saat] mülakatını taşımam gerekiyor. Benim tarafımda, çözemeyeceğim bir durum çıktı.
Bunun yerine [Yeni saat, mümkünse aynı gün] uygun olur mu? Olmazsa, bu hafta başka bir gün bulmaktan memnuniyet duyarım.
Yaşanan karışıklık için bir kez daha özür dilerim.
[Adınız]
[Şirket]Ya erteleme isteğini aday yaparsa?
Sorunsuzca kabul edin ve kendilerini açıklamaya zorlamayın. İnsanlar mülakatları, işe olan ilgileriyle hiçbir ilgisi olmayan nedenlerle erteler.
Konu: Yanıt: [Pozisyon Adı] için mülakatınız
Merhaba [Ad],
Hiç sorun değil. Açık olan saatler şunlar:
- [Seçenek 1]
- [Seçenek 2]
- [Seçenek 3]
Hangisi uygunsa onu seçin; bunların hiçbiri haftanıza uymuyorsa bana bildirin.
[Adınız]
[Şirket]Bir kez erteleyen aday bir uyarı işareti değildir. Hiçbir açıklama yapmadan üç kez erteleyen bir aday ise kısa ve dürüst bir kontrol görüşmesini hak eder: “Bu saatin sizin için hâlâ uygun olup olmadığından emin olmak istedim; gerçekten uygun bir zaman bulmaktan memnuniyet duyarım.”
Erteleme adayla ilişkinizi zedeler mi?
İyi yönetirseniz nadiren. İlişkiyi gerçekten zedeleyen şey, sürpriz olarak gelen veya yeni bir saat önerilmeden adayın sizi kovalamak zorunda kaldığı erteleme mesajıdır.
Adaylar, yolda çıkan bir pürüzü nasıl yönettiğinizi, sizinle çalışmanın nasıl olacağına dair bir ön izleme olarak okur. Gerçek seçenekler içeren hızlı ve dürüst bir erteleme mesajı, kusursuz bir ilk davetin ardından bir şey değiştiğinde sessizlik olmasından daha iyi bir sinyaldir. Davetin kendisini de gözden geçirmek istiyorsanız, mülakat davet e-postası orijinal mesajda neler olması gerektiğini anlatır; böylece baştan daha az erteleme gerekir.
Birden fazla kez ertelemeniz gerekirse ne olacak?
Üçüncü kez e-posta yazmak yerine arayın. E-postayla yapılan ikinci erteleme, öyle olmasa bile düzensiz görünmeye başlar; iki dakikalık bir telefon görüşmesi bu izlenimi hızla düzeltir.
Konu: Bir değişiklik daha, özür dilerim, bunu kesinleştirelim
Merhaba [Ad],
Mülakatımızı ikinci kez taşımak zorunda kaldığımın farkındayım ve bunun için özür dilerim. Üzerinde gerçekten anlaşabileceğimiz bir saat için kısa bir telefon görüşmesi daha iyi olur mu? [Zaman aralıkları] arasında müsaitim veya beni [numara] numarasından arayabilirsiniz.
[Adınız]
[Şirket]Aday erteleme talebinizden sonra yanıt vermeyi bırakırsa, durum farklıdır. Adayın mülakata gelmemesi sessizliğin diğer yönde olduğu durumda ne yapılacağını anlatır.
Yeni saati yalnızca gelen kutusunda değil, kayıtta da tutun
Ertelediğinizde ikinci bir etkinlik oluşturmak yerine takvim etkinliğini güncelleyin ve aday kaydının yeni saati yansıttığından emin olun; böylece süreci izleyen herkes geçerli planı görür. Canvider’da ertelemeyi yerinde yaparsınız ve adaya bildirim gönderilip gönderilmeyeceğini seçersiniz. Google veya Microsoft takvimi bağlıysanız (Pro ve üzeri), etkinlik orada da güncellenir. Adaya yeniden bildirim yalnızca “katılımcılara bilgi ver” seçeneğini işaretlerseniz gider; bu seçenek varsayılan olarak kapalıdır. Sistemin onlara bildirdiğini varsaymak yerine, yukarıdaki e-postayı takvim değişikliğiyle birlikte göndermeye değer.
Sıkça sorulan sorular
İşveren olarak mülakatı nazikçe nasıl erteleyebilirim?
Bunu ilk satırda açıkça söyleyin, özrünüzü bir kez, abartmadan dile getirin ve aynı e-postada iki üç yeni saat seçeneği verin ki aday yeni bir zaman için sizi kovalamak zorunda kalmasın.
İşverenin mülakatı ertelemesi profesyonelliğe aykırı mıdır?
Bu bir kez olur ve yeterli önceden haber verirseniz aykırı değildir. Aynı adaya tekrar tekrar yapıldığında veya yeni saat bir talep yerine sürpriz olarak geldiğinde sorun olur.
Ertelemeden önce adaya ne kadar önceden haber vermelisiniz?
Elinizdeki kadar. Bir ya da iki gün olağandır ve adaylar bunu zaman zaman bekler. Aynı gün yapılan değişiklikler olabilir, ancak bunların genel bir takvim bildirimi yerine hızlı ve kişisel bir mesajla yapılması gerekir.