Krótka odpowiedź: Napisz w pierwszym zdaniu, że musisz przełożyć rozmowę, przeproś raz i podaj w tym samym e-mailu dwa lub trzy nowe terminy. Nie zmuszaj kandydata, żeby sam pytał, co się stało. Krótka, konkretna wiadomość wysłana od razu, gdy wiesz o zmianie, jest lepsza niż dopracowana wysłana dzień za późno, a zwykle nie kosztuje Cię kandydata, jeśli zrobisz to dobrze.
Co napisać, gdy trzeba przełożyć rozmowę?
Zacznij od zmiany, a nie od akapitu przeprosin. Kandydaci chcą znać nowy plan, a nie czytać trzech zdań żalu, zanim do niego dojdą.
Subject: Zmiana terminu: rozmowa na stanowisko [Stanowisko]
Dzień dobry [Imię],
Muszę przenieść naszą rozmowę z [oryginalny dzień/godzina]. Przepraszam za krótki termin.
Oto kilka terminów, które mi pasują:
- [Opcja 1]
- [Opcja 2]
- [Opcja 3]
Daj znać, który termin Ci odpowiada, albo zaproponuj inny, jeśli żaden z tych nie pasuje.
[Twoje imię]
[Firma]To cały szablon. Nie musisz szczegółowo tłumaczyć wewnętrznego powodu. Krótka, szczera uwaga w stylu „po naszej stronie pojawiła się kolizja terminów” wystarczy.
Ile wyprzedzenia wystarczy?
Tyle, ile masz. Nawet zmiana w dniu rozmowy jest w porządku, jeśli wyślesz ją szybko i osobiście, zamiast czekać, aż kandydat sam zorientuje się, że nic się nie dzieje.
Dzień lub dwa wyprzedzenia to norma, a większość kandydatów się tym nie przejmie. Zmiany w dniu rozmowy wymagają innego tonu: bardziej bezpośredniego i trochę bardziej przepraszającego, bo kandydat mógł już ułożyć swój dzień pod pierwotny termin.
Subject: Przepraszam, muszę przenieść dzisiejszą rozmowę
Dzień dobry [Imię],
Bardzo przepraszam za krótki termin, ale muszę przenieść dzisiejszą rozmowę na [godzina]. Po mojej stronie pojawiła się sprawa, której nie da się uniknąć.
Czy [nowa godzina, najlepiej tego samego dnia] będzie Ci pasować? Jeśli nie, chętnie znajdę inny termin w tym tygodniu.
Jeszcze raz przepraszam za zamieszanie.
[Twoje imię]
[Firma]Co, jeśli to kandydat prosi o przełożenie?
Zgódź się bez oporów i nie każ mu się tłumaczyć. Ludzie przekładają rozmowy z powodów, które nie mają nic wspólnego z ich zainteresowaniem pracą.
Subject: Re: Twoja rozmowa na stanowisko [Stanowisko]
Dzień dobry [Imię],
Nie ma problemu. Oto terminy, które mam wolne:
- [Opcja 1]
- [Opcja 2]
- [Opcja 3]
Wybierz ten, który Ci pasuje, i daj znać, jeśli żaden nie pasuje do Twojego tygodnia.
[Twoje imię]
[Firma]Kandydat, który przekłada rozmowę raz, nie jest sygnałem alarmowym. Kandydat, który przekłada ją trzy razy bez wyjaśnienia, zasługuje na krótkie, szczere pytanie: „chcę tylko upewnić się, że ten termin nadal Ci odpowiada, chętnie znajdę taki, który faktycznie się sprawdzi”.
Czy przekładanie rozmowy szkodzi szansom na zatrudnienie?
Rzadko, jeśli zrobisz to dobrze. Naprawdę szkodzi zmiana, która przychodzi jak niespodzianka albo bez nowego terminu, przez co kandydat musi sam się o Ciebie upominać.
Kandydaci traktują to, jak radzisz sobie z drobnymi problemami, jako zapowiedź tego, jak wygląda współpraca z Tobą. Szybka, szczera wiadomość z konkretnymi terminami mówi więcej niż idealne zaproszenie, po którym nastaje cisza, gdy coś się zmieni. Jeśli chcesz też dopracować samo zaproszenie, e-mail z zaproszeniem na rozmowę opisuje, co powinna zawierać pierwsza wiadomość, żeby zmian było mniej.
Co zrobić, gdy trzeba przełożyć rozmowę więcej niż raz?
Zadzwoń zamiast pisać po raz trzeci. Druga zmiana e-mailem zaczyna wyglądać na chaos, nawet jeśli nim nie jest, a dwuminutowa rozmowa szybko to naprawi.
Subject: Jeszcze jedna zmiana, przepraszam, ustalmy to na stałe
Dzień dobry [Imię],
Wiem, że to już drugi raz, kiedy muszę przesunąć naszą rozmowę, i bardzo przepraszam. Czy krótka rozmowa telefoniczna nie byłaby lepsza, żebyśmy ustalili termin, który faktycznie się uda? Jestem dostępny [przedziały czasowe] albo możesz zadzwonić pod numer [numer].
[Twoje imię]
[Firma]Jeśli kandydat przestaje odpowiadać po prośbie o przełożenie, to już inna sytuacja. Nieobecność kandydata na rozmowie opisuje, co robić, gdy milczenie idzie w drugą stronę.
Zapisuj nowy termin w systemie, nie tylko w skrzynce
Gdy przekładasz rozmowę, zaktualizuj istniejące wydarzenie w kalendarzu zamiast tworzyć drugie i upewnij się, że profil kandydata pokazuje nowy termin, żeby każdy, kto patrzy na proces, widział aktualny plan. W Canvider zmieniasz termin bezpośrednio w rekordzie i wybierasz, czy powiadomić kandydata. Jeśli podłączyłeś kalendarz Google lub Microsoft (od planu Pro wzwyż), wydarzenie zaktualizuje się także tam, a kandydat dostanie ponowne powiadomienie tylko wtedy, gdy zaznaczysz opcję „poinformuj uczestników”, która jest domyślnie wyłączona. Warto wysłać powyższy e-mail razem ze zmianą w kalendarzu, zamiast zakładać, że system powiadomił kandydata za Ciebie.
Najczęściej zadawane pytania
Jak uprzejmie poprosić kandydata o przełożenie rozmowy jako pracodawca?
Napisz to wprost w pierwszym zdaniu, przeproś raz, bez przesady, i podaj dwa lub trzy nowe terminy w tym samym e-mailu, żeby kandydat nie musiał Cię gonić o nowy termin.
Czy to nieprofesjonalne, gdy pracodawca przekłada rozmowę?
Nie, jeśli zdarzy się to raz i dasz realne wyprzedzenie. Staje się problemem, gdy powtarza się wobec tego samego kandydata albo gdy nowy termin przychodzi jak niespodzianka zamiast jako prośba.
Z jakim wyprzedzeniem powinno się poinformować kandydata o zmianie terminu?
Z takim, jakie masz. Dzień lub dwa to norma, a kandydaci czasem się tego spodziewają. Zmiany w dniu rozmowy są możliwe, ale wymagają szybkiej, osobistej wiadomości, a nie generycznej aktualizacji z kalendarza.