Kısa cevap: İyi bir mülakat geri bildirim e-postası, tek bir gerçek güçlü yönü ve olumsuz bir karar ise işle bağlantılı tek bir gerçek gerekçeyi, 100 kelimenin altında belirtir. Mülakattan sonra bir ya da iki gün içinde gönderin, haftalar sonra değil. “Mülakatı iyi yaptınız” gibi herkese uyabilecek genel cümlelerden kaçının ve doğru olduğundan emin olmadığınız bir gerekçeyi asla vermeyin.
Adaylar gerçekten mülakat geri bildirimi istiyor mu?
Çoğu istiyor; hatta reddettiğiniz adayların çoğu. İstemedikleri şey, sessizliğin ardından, sanki başka biri için yazılmış gibi duran bir form e-postası.
Candidate Experience Benchmark Research (CandE) programı, 2023 sonuçlarında 150 kuruluşu ve 240.000 adayı kapsayarak, zayıf iletişimin ya da hiç geri bildirim alınmamasının, adayların işe alım süreçlerinden tamamen çekilmesinin en önemli nedenleri arasında olduğunu buldu. Geri bildirim bir nezaket ekstrası değildir. Birçok aday için şirketiniz hakkında iyi bir izlenimle ayrılmak ile hiç izlenim edinmeden ayrılmak arasındaki farktır.
Geri bildirim aslında ne söylemeli?
Doğru olduğunu bildiğiniz tek bir şeyi belirtin ve bunu yalnızca bu adaya özgü tutun; herkese yazabileceğiniz bir cümle olmasın.
- Bir güçlü yön: “[Belirli konudaki] cevabınız, bunu daha önce gerçekten yaptığınızı gösterdi.”
- Bir gerekçe, yalnızca olumsuz kararda: “[Bu büyüklükteki] bir ekibi yönetme konusunda daha fazla uygulamalı deneyime sahip birine ihtiyacımız var ve gördüğümüz eksik buydu.”
Kişilik yorumlarını tamamen dışarıda bırakın. “Kültür uyumu yok” adaya kullanabileceği hiçbir şey söylemez ve belirli bilgi isterse sizi riske atar. Bir beceri, bir sertifika ya da somut bir konuda yıllarca uygulamalı deneyim hakkındaki gerekçe, herkes için daha güvenli ve daha faydalıdır.
Mülakat geri bildirim e-postası şablonları
Üç sürüm, karşılaştığınız üç sonuç için. Parantez içindeki her şeyi değiştirin.
Devam ediyor (olumlu, bir güçlü yön belirtilerek)
Konu: [Şirket]'deki [İş Unvanı] pozisyonu için mülakatınız
Merhaba [Ad],
[Gün] günkü mülakat için teşekkür ederim. Hızlıca takip etmek istedim: sizi bir sonraki aşamaya taşımak istiyoruz.
Öne çıkan şey ise [adayın söylediği veya gösterdiği bir şeye bağlı, belirli güçlü yön] oldu.
[Tarihe] kadar [sonraki adım] hakkında ayrıntılarla size döneceğim.
[Adınız]
[Şirket]Devam etmiyor (olumsuz, tek ve dürüst bir gerekçeyle)
Konu: [Şirket]'deki [İş Unvanı] pozisyonu için mülakatınız
Merhaba [Ad],
[İş Unvanı] pozisyonu için mülakata ayırdığınız zaman için teşekkür ederim. Bu süreçte ilerlemeyeceğimize karar verdik.
Kararı belirleyen etken [tek, belirli ve işle ilgili gerekçe] oldu. Bu, genel olarak yeteneğinizle ilgili bir değerlendirme değil; ayırdığınız emek için de teşekkür ederim.
Aramanızda başarılar dilerim.
[Adınız]
[Şirket]Hâlâ karar verilmedi (dürüst bir güncelleme, sessizlik değil)
Konu: [İş Unvanı] pozisyonu için mülakatınızla ilgili güncelleme
Merhaba [Ad],
Kafanızda soru kalmasın diye kısa bir not: [İş Unvanı] pozisyonu için mülakatları hâlâ tamamlıyoruz ve [tarih] tarihine kadar karar vermeyi bekliyoruz.
Sonuç netleştiğinde, hangi yönde olursa olsun size ulaşacağım. Sabrınız için teşekkürler.
[Adınız]
[Şirket]Üçüncü şablon düşündüğünüzden daha önemli. “Hâlâ karar veriyoruz, tarih şu” diye bilgilendirilen bir aday, nadiren hayalet bırakıldığını hisseder. İki hafta boyunca hiçbir şey duymayan bir aday ise, siz baştan beri takip etmeyi planlasanız bile genellikle öyle hisseder.
Aday daha fazla ayrıntı isterse ne olur?
Dürüstçe yanıtlayın, ama bir tartışmaya dönüştürmeyin. Bir net açıklama cümlesi makuldür. Kararı savunmak için yapılan karşılıklı yazışmalar çoğu zaman iki taraf için de değmez.
Konu: Yeniden: [Şirket]'deki [İş Unvanı] pozisyonu için mülakatınız
Merhaba [Ad],
Biraz daha ekleyeyim: [tek, dürüst ve belirli bir cümle, örneğin "bu büyüklükte bir ekibi zaten yönetmiş birine ihtiyacımız vardı ve bu deneyim henüz yoktu"].
Bunun istediğiniz cevap olmadığını biliyorum; ama merak etmek yerine doğrudan sormanızı takdir ediyorum.
[Adınız]
[Şirket]Bir aday kararı yeniden değerlendirmenizi isterse, kararın kesin olduğunu söylemeniz uygundur. Biri ilk değerlendirmeye katılmıyor diye ikinci bir inceleme borçlu değilsiniz.
Geri bildirim ne kadar çabuk gönderilmeli?
Mülakattan sonra bir ya da iki gün içinde; her iki taraf için de hâlâ taze kalmışken. Yalnızca geri bildirim değil, her aşama için yanıt süresinin genel kuralı için mülakattan sonra adaylara ne kadar sürede yanıt verilmeli yazısına bakın. Son turun ilk görüşmeden nasıl farklılaştığı da dahil, aşamaya göre tam zamanlama dökümü için mülakat sonrası red e-postası yazısına bakın.
Henüz emin değilseniz ve daha fazla zamana ihtiyacınız varsa, hiçbir şey göndermemek yerine “hâlâ karar veriyoruz” şablonunu gönderin. Tarihli bir güncelleme bir e-posta maliyetindedir ve adaydan gerçek bir sabır kazandırır.
Geri bildirim bunun yerine sözlü mü olmalı?
İki ya da üç tur yapmış bir finalist için evet, önce arayın. Bu kadar zaman harcamış bir aday, haberi bir insandan duymayı hak eder; e-posta da bunu yazılı hale getirmek için sonra gelir.
Erken bir telefon görüşmesi için e-posta tek başına yeterlidir. Formatı aşamaya göre eşleştirmek, kaç aday mülakat edilmeli yazısında daha ayrıntılı ele alınıyor; orada, her aşamada konuştuğunuz kişi sayısının her birine ne kadar kişisel ilgi gösterilebileceğini neden değiştirdiği anlatılıyor.
Bu geri bildirim nerede tutulmalı?
Gönderilenler klasöründe değil, adayın kaydında. Kararın nedenini e-postayı göndermeden önce yazın, sonra değil; böylece iç kayıt ile adayın gelen kutusu eşleşir. Her aşama değişikliği ve yorum, kimin ve ne zaman yaptığıyla birlikte aday kaydına işlenir; böylece bir kararı açıklayan not, o kişinin diğer kayıtlarıyla birlikte durur. Sonradan kimsenin arayamayacağı bir gönderilenler klasöründe değil.
Sıkça sorulan sorular
Adaylara mülakat geri bildirimini e-postayla vermeli misiniz?
Evet, kısa bir tane. Gerçek bir mülakatı tamamlayan adaylar, şablon bir redden fazlasını hak eder; ama onlara bir performans değerlendirmesi borçlu değilsiniz. Kararı etkileyen şeyi açıkça anlatan tek dürüst bir cümle yeterlidir.
Mülakat geri bildirim e-postası neleri içermeli?
Kararın açıkça belirtilmesi, fark ettiğiniz tek bir somut güçlü yön ve olumsuz bir karar ise işle ilgili tek bir somut gerekçe. 'Mülakatı iyi yaptınız' gibi herkese uyabilecek genel cümlelerden kaçının.
Adaylara red gerekçesi vermek riskli mi?
Yalnızca gerekçe muğlak, kişisel veya gerçekten doğru değilse riskli olur. İşle bağlantılı bir gerekçe, örneğin belirli bir araçta gereken deneyim ya da ekip büyüklüğü, düşük risklidir ve çoğu zaman takdir görür. Kişilik ya da tavırla ilgili bir gerekçe ise kaçınılması gereken gerekçedir.