Kurz gesagt: Nennen Sie in der ersten Zeile, dass Sie den Termin verschieben müssen, entschuldigen Sie sich einmal und schlagen Sie in derselben E-Mail zwei oder drei neue Termine vor. Lassen Sie den Bewerber nicht nachfragen, was passiert ist. Eine kurze, direkte Nachricht, sobald Sie es wissen, ist besser als eine polierte, die einen Tag zu spät kommt, und sie kostet Sie selten den Bewerber, wenn Sie sie gut formulieren.
Was sollten Sie schreiben, wenn Sie verschieben müssen?
Beginnen Sie mit der Änderung, nicht mit einem Entschuldigungsabsatz. Bewerber wollen den neuen Plan wissen und müssen nicht erst drei Sätze Bedauern lesen, bevor sie dort ankommen.
Betreff: Änderung nötig: Ihr Interview für [Stellenbezeichnung]
Hallo [Name],
ich muss unser Interview am [ursprünglicher Tag/Uhrzeit] verschieben. Es tut mir leid, dass es so kurzfristig ist.
Hier sind ein paar Termine, die stattdessen passen:
- [Option 1]
- [Option 2]
- [Option 3]
Geben Sie mir Bescheid, welcher Termin Ihnen passt, oder schlagen Sie einen anderen vor, falls keiner davon geht.
[Ihr Name]
[Unternehmen]Das ist die ganze Vorlage. Die interne Begründung müssen Sie nicht im Detail erklären. Ein kurzer, ehrlicher Satz wie „Bei uns ist ein Terminkonflikt aufgetreten“ reicht.
Wie viel Vorlauf ist genug?
So viel wie möglich. Auch eine Änderung am selben Tag ist in Ordnung, wenn Sie schnell und persönlich reagieren, statt den Bewerber herausfinden zu lassen, dass sich einfach niemand meldet.
Ein bis zwei Tage Vorlauf sind üblich, und die meisten Bewerber denken darüber kaum nach. Bei Änderungen am selben Tag brauchen Sie einen anderen Ton: direkter und etwas entschuldigender, denn der Bewerber hat seinen Tag möglicherweise schon um den ursprünglichen Termin herum geplant.
Betreff: Entschuldigung, wir müssen das heutige Interview verschieben
Hallo [Name],
es tut mir leid für die kurzfristige Änderung, aber ich muss das heutige Interview um [Uhrzeit] verschieben. Bei mir ist etwas dazwischengekommen, das ich nicht umgehen kann.
Würde [neue Uhrzeit, möglichst am selben Tag] für Sie passen? Wenn nicht, finde ich gern einen anderen Termin in dieser Woche.
Nochmals Entschuldigung für das Durcheinander.
[Ihr Name]
[Unternehmen]Was ist, wenn der Bewerber den Termin verschieben möchte?
Stimmen Sie ohne Umstände zu und lassen Sie ihn nicht erklären, warum. Menschen verschieben Vorstellungsgespräche aus Gründen, die nichts mit ihrem Interesse an der Stelle zu tun haben.
Betreff: AW: Ihr Interview für [Stellenbezeichnung]
Hallo [Name],
kein Problem. Hier sind meine freien Termine:
- [Option 1]
- [Option 2]
- [Option 3]
Wählen Sie, was Ihnen passt, und sagen Sie mir Bescheid, falls keiner dieser Termine in Ihre Woche passt.
[Ihr Name]
[Unternehmen]Ein Bewerber, der einmal verschiebt, ist kein Warnsignal. Wer dreimal ohne Erklärung verschiebt, ist einen kurzen, ehrlichen Nachfragetermin wert: „Ich möchte nur sicherstellen, dass dieser Termin für Sie noch passt. Ich finde gern einen Termin, der wirklich funktioniert.“
Schadet eine Terminverschiebung dem Verhältnis zum Bewerber?
Selten, wenn Sie gut damit umgehen. Was die Beziehung tatsächlich belastet, ist eine Verschiebung, die überraschend kommt, oder eine ohne neuen Termin, sodass der Bewerber selbst nachhaken muss.
Bewerber sehen in Ihrem Umgang mit einer Störung eine Vorschau darauf, wie die Zusammenarbeit mit Ihnen wäre. Eine schnelle, ehrliche Verschiebung mit echten Terminvorschlägen ist ein besseres Signal als eine perfekte erste Einladung, auf die bei Änderungen Funkstille folgt. Wenn Sie ohnehin an der Einladung selbst arbeiten, zeigt Ihnen die Einladungsmail zum Interview, was die ursprüngliche Nachricht enthalten sollte, damit weniger Verschiebungen nötig werden.
Was tun, wenn Sie mehrmals verschieben müssen?
Rufen Sie an, statt ein drittes Mal zu schreiben. Eine zweite Verschiebung per E-Mail wirkt schnell unorganisiert, auch wenn sie es nicht ist, und ein zweiminütiges Telefonat korrigiert diesen Eindruck schnell.
Betreff: Noch eine Änderung, entschuldigen Sie, lassen Sie uns den Termin jetzt festlegen
Hallo [Name],
ich weiß, dass ich unser Interview schon zum zweiten Mal verschieben muss, und das tut mir leid. Wäre ein kurzes Telefonat hilfreich, um einen Termin zu vereinbaren, der dann auch hält? Ich bin [Zeitfenster] erreichbar, oder Sie erreichen mich unter [Nummer].
[Ihr Name]
[Unternehmen]Wenn der Bewerber nach einer Verschiebung nicht mehr reagiert, ist das eine andere Situation. Der Beitrag Nichterscheinen eines Bewerbers beim Interview beschreibt, was Sie tun können, wenn das Schweigen in die andere Richtung geht.
Halten Sie den neuen Termin im System fest, nicht nur im Postfach
Wenn Sie verschieben, aktualisieren Sie den Kalendereintrag, statt einen zweiten anzulegen, und stellen Sie sicher, dass der Bewerberdatensatz den neuen Termin zeigt, damit jeder, der die Pipeline ansieht, den aktuellen Stand sieht. In Canvider verschieben Sie einen Termin direkt im Datensatz und entscheiden, ob Sie den Bewerber benachrichtigen. Wenn Sie einen Google- oder Microsoft-Kalender verbunden haben (ab dem Pro-Tarif), aktualisiert sich der Termin dort ebenfalls. Der Bewerber erhält eine erneute Benachrichtigung nur, wenn Sie die Option „Eingeladene informieren“ aktivieren, die standardmäßig ausgeschaltet ist. Es lohnt sich, die E-Mail von oben zusammen mit der Kalenderänderung zu senden, statt anzunehmen, dass das System den Bewerber für Sie informiert hat.
Häufig gestellte Fragen
Wie bitte ich als Arbeitgeber höflich darum, ein Interview zu verschieben?
Sagen Sie es in der ersten Zeile klar und deutlich, entschuldigen Sie sich einmal, ohne zu übertreiben, und nennen Sie zwei oder drei neue Termine in derselben E-Mail. So muss der Bewerber nicht erst bei Ihnen nachfragen, um einen neuen Termin zu bekommen.
Ist es unprofessionell, als Arbeitgeber ein Interview zu verschieben?
Nicht, wenn es einmal passiert und Sie rechtzeitig Bescheid geben. Zum Problem wird es, wenn es demselben Bewerber wiederholt passiert oder wenn der neue Termin als Überraschung kommt statt als Bitte.
Wie viel Vorlauf sollten Sie einem Bewerber vor einer Verschiebung geben?
So viel wie möglich. Ein bis zwei Tage sind normal, und mit solchen Änderungen rechnen Bewerber gelegentlich. Änderungen am selben Tag kommen vor, brauchen aber eine schnelle, persönliche Nachricht statt einer allgemeinen Kalendermeldung.