Lyhyt vastaus: Kerro ensimmäisellä rivillä, että haastattelu täytyy siirtää, pahoittele kerran ja tarjoa samassa viestissä kaksi tai kolme uutta aikavaihtoehtoa. Älä anna hakijan arvailla, mitä tapahtui. Lyhyt ja suora viesti, joka lähtee heti kun tiedät muutoksesta, on parempi kuin hiottu viesti, joka lähtee päivää myöhässä, ja hoidettuna se harvoin maksaa hakijan.
Mitä sinun kannattaa sanoa, kun haastattelu täytyy siirtää?
Aloita muutoksesta, älä pahoittelusta. Hakijat haluavat tietää uuden suunnitelman, eivät lukea kolmea lausetta katumusta ennen sitä.
Aihe: Muutos haastatteluusi tehtävään [Työpaikan nimike]
Hei [Nimi],
minun täytyy siirtää haastatteluamme [alkuperäinen päivä/kellonaika]. Anteeksi lyhyt varoitusaika.
Tässä muutamia aikoja, jotka sopisivat:
- [Vaihtoehto 1]
- [Vaihtoehto 2]
- [Vaihtoehto 3]
Kerro, mikä sopii, tai ehdota toista aikaa, jos mikään näistä ei käy.
[Nimesi]
[Yritys]Tuo on koko pohja. Sisäistä syytä ei tarvitse selittää tarkasti. Lyhyt ja rehellinen lause, kuten “meillä tuli aikataulupäällekkäisyys”, riittää.
Kuinka paljon ilmoitusaikaa riittää?
Niin paljon kuin sinulla on. Myös saman päivän ilmoitus käy, kunhan lähetät sen nopeasti ja henkilökohtaisesti, eikä hakija saa tietää muutoksesta vain siksi, ettei kuulu mitään.
Päivän tai kahden ilmoitusaika on tavallinen, ja useimmat hakijat eivät siitä kiinnitä huomiota. Saman päivän muutokset vaativat erilaisen sävyn: suoremman ja hieman pahoittelevamman, koska hakija on ehkä jo järjestellyt oman päivänsä alkuperäisen ajan ympärille.
Aihe: Pahoittelut, tämänpäiväinen haastattelu täytyy siirtää
Hei [Nimi],
pahoittelen lyhyttä varoitusaikaa, mutta minun täytyy siirtää tämänpäiväinen [kellonaika] haastattelumme. Minulle on tullut jotain, mihin en voi vaikuttaa.
Sopisiko [uusi aika, samana päivänä jos mahdollista] paremmin? Jos ei, voin sopia toisen päivän tältä viikolta.
Anteeksi vielä kerran tästä sekaannuksesta.
[Nimesi]
[Yritys]Mitä, jos hakija pyytää siirtämään haastattelua?
Sano kyllä ilman kitkaa, äläkä pyydä häntä selittämään itseään. Ihmiset siirtävät haastatteluja syistä, joilla ei ole mitään tekemistä työpaikan kiinnostuksen kanssa.
Aihe: Re: Haastattelusi tehtävään [Työpaikan nimike]
Hei [Nimi],
ei mitään ongelmaa. Tässä ne ajat, jotka minulla on vapaana:
- [Vaihtoehto 1]
- [Vaihtoehto 2]
- [Vaihtoehto 3]
Valitse se, joka sopii, ja kerro, jos mikään näistä ei sovi viikkoosi.
[Nimesi]
[Yritys]Hakija, joka siirtää kerran, ei ole varoitusmerkki. Hakija, joka siirtää kolme kertaa ilman selitystä, kannattaa tarkistaa nopeasti ja rehellisesti: “Haluan vain varmistaa, että tämä on sinulle yhä sopiva aika. Löydän mielelläni ajan, joka oikeasti sopii.”
Vaikuttaako siirto hakijan mahdollisuuksiin?
Harvoin, jos hoidat asian hyvin. Suhdetta vahingoittaa siirto, joka tulee yllätyksenä, tai siirto ilman uutta aikaa, jolloin hakijan on itse kysyttävä perään.
Hakijat näkevät, miten käsittelet pieniä takaiskuja, ja se kertoo, millaista on tehdä töitä kanssasi. Nopea ja rehellinen siirtoviesti, jossa on oikeita vaihtoehtoja, kertoo enemmän kuin täydellinen ensimmäinen kutsu, jota seuraa hiljaisuus, kun jokin muuttuu. Jos itse kutsu kaipaa vielä päivitystä, haastattelukutsun sähköpostipohja kertoo, mitä alkuperäiseen viestiin kuuluu, jotta siirtoja tarvitaan vähemmän.
Mitä, jos haastattelu täytyy siirtää useammin kuin kerran?
Soita sen sijaan, että lähetät kolmannen sähköpostin. Toinen siirto sähköpostilla alkaa näyttää järjestelemättömältä, vaikka se ei sitä olisi, ja kahden minuutin puhelu korjaa mielikuvan nopeasti.
Aihe: Vielä yksi muutos, anteeksi, sovitaan tämä lopullisesti
Hei [Nimi],
tiedän, että tämä on jo toinen kerta, kun joudun siirtämään haastattelumme, ja olen pahoillani siitä. Sopisiko nopea puhelu paremmin, jotta voimme sopia ajan, joka pitää? Olen vapaana [aikaikkunat], tai voit soittaa minulle numeroon [numero].
[Nimesi]
[Yritys]Jos hakija lakkaa vastaamasta siirtopyynnön jälkeen, tilanne on eri. Hakija ei saapunut haastatteluun kertoo, mitä tehdä, kun hiljaisuus tulee toiselta suunnalta.
Pidä uusi aika kirjattuna, älä vain sähköpostissa
Kun siirrät haastattelun, päivitä kalenteritapahtuma sen sijaan, että luot toisen, ja varmista, että hakijan tiedoissa näkyy uusi aika. Silloin kuka tahansa putkea katsova näkee ajantasaisen suunnitelman. Canvidersa siirrät haastattelun paikan päällä ja valitset, ilmoitatko hakijalle. Jos olet yhdistänyt Google- tai Microsoft-kalenterin (Pro-paketista ylöspäin), tapahtuma päivittyy sinne myös, ja hakija saa uuden ilmoituksen vain, jos valitset kohdan ilmoita kutsutuille. Se on oletuksena pois päältä. Kannattaa lähettää yllä oleva sähköposti kalenterimuutoksen rinnalla sen sijaan, että oletat järjestelmän ilmoittaneen hakijalle puolestasi.
Kokeile Canvideria ilmaiseksi.
Usein kysytyt kysymykset
Miten pyydän kohteliaasti työnantajana siirtämään haastattelua?
Sano se suoraan ensimmäisellä rivillä, pahoittele kerran eikä liikaa, ja anna samassa viestissä kaksi tai kolme uutta aikavaihtoehtoa, jottei hakijan tarvitse kysellä sinulta uutta aikaa.
Onko työnantajalle epäammattimaista siirtää haastattelu?
Ei, jos se tapahtuu kerran ja ilmoitat ajoissa. Ongelmaksi se muuttuu, jos siirto toistuu samalle hakijalle tai jos uusi aika tulee yllätyksenä eikä pyyntönä.
Kuinka paljon ilmoitusaikaa hakijalle pitäisi antaa ennen siirtoa?
Niin paljon kuin sinulla on. Päivän tai kahden ilmoitusaika on tavallinen, ja hakijat odottavat sitä silloin tällöin. Saman päivän muutoksiakin tapahtuu, mutta ne vaativat nopean ja henkilökohtaisen viestin eikä pelkkää yleistä kalenteripäivitystä.