Snabbt svar: Säg att du behöver boka om i första raden, be om ursäkt en gång och ge två eller tre nya tidsalternativ i samma mejl. Låt inte kandidaten behöva fråga vad som hänt. Ett kort, rakt meddelande skickat så snart du vet slår ett polerat meddelande som kommer en dag för sent, och det kostar sällan dig kandidaten om du hanterar det väl.
Vad ska du säga när du behöver boka om?
Börja med ändringen, inte med ett stycke med ursäkter. Kandidater vill veta den nya planen, inte läsa tre meningar av ånger innan de kommer dit.
Ämne: Ändring behövs: din intervju för [Jobbtitel]
Hej [Namn],
Jag behöver flytta vår intervju den [ursprunglig dag/tid]. Ursäkta den korta varseltiden.
Här är några tider som fungerar i stället:
- [Alternativ 1]
- [Alternativ 2]
- [Alternativ 3]
Säg till vilken som passar dig, eller föreslå en annan tid om ingen av dessa fungerar.
[Ditt namn]
[Företag]Det är hela mallen. Du behöver inte förklara den interna orsaken i detalj. En kort, ärlig rad som “en schemakrock uppstod på vår sida” räcker.
Hur mycket framförhållning räcker?
Så mycket du har. Även besked samma dag är dock bra om du skickar det snabbt och personligt i stället för att låta kandidaten ta reda på det genom att inte höra något alls.
En dag eller två i framförhållning är normalt, och de flesta kandidater tänker inte mer på det. Ändringar samma dag kräver en annan ton, mer rak och lite mer ursäktande, eftersom kandidaten kan ha ordnat om sin egen dag kring den ursprungliga tiden.
Ämne: Ursäkta, jag måste flytta dagens intervju
Hej [Namn],
Jag beklagar den korta varseltiden, men jag behöver flytta dagens intervju kl. [tid]. Något har kommit upp på min sida som jag inte kan lösa.
Kan [ny tid, samma dag om möjligt] passa i stället? Om inte är jag gärna med på att hitta en annan dag den här veckan.
Återigen, ursäkta krånglet.
[Ditt namn]
[Företag]Vad om kandidaten är den som vill boka om?
Säg ja utan krångel och be dem inte förklara sig. Folk bokar om intervjuer av skäl som inte har något med deras intresse för jobbet att göra.
Ämne: Sv: Din intervju för [Jobbtitel]
Hej [Namn],
Inga problem alls. Här är vad jag har ledigt:
- [Alternativ 1]
- [Alternativ 2]
- [Alternativ 3]
Välj det som passar, och säg till om ingen av dessa passar din vecka.
[Ditt namn]
[Företag]En kandidat som bokar om en gång är inte en varningsflagga. En kandidat som bokar om tre gånger utan förklaring förtjänar en snabb, ärlig kontroll: “Bara för att vara säker på att det här fortfarande är en bra tid för dig. Jag hittar gärna en tid som verkligen passar.”
Skadar omboknande ditt förhållande till en kandidat?
Sällan, om du hanterar det väl. Det som verkligen skadar relationen är en ombokning som kommer som en överraskning, eller en som inte erbjuder någon ny tid, så att kandidaten själv måste jaga dig.
Kandidater läser hur du hanterar en stöt på vägen som en förhandsvisning av hur det är att arbeta med dig. Ett snabbt, ärligt ombokningsmeddelande med verkliga alternativ är en bättre signal än en perfekt första inbjudan följd av tystnad när något ändras. Om du också ser över själva inbjudan täcker mejlet med intervjuinbjudan vad det ursprungliga meddelandet bör innehålla, så att färre ombokningar behövs från början.
Vad gör du om du behöver boka om mer än en gång?
Ring i stället för att mejla en tredje gång. En andra ombokning via mejl börjar kännas oorganiserad även om den inte är det, och ett tvåminuterssamtal rättar till intrycket snabbt.
Ämne: En ändring till, ursäkta, låt oss bara låsa tiden
Hej [Namn],
Jag vet att det här är andra gången jag behöver flytta vår intervju, och jag beklagar det. Skulle ett kort samtal fungera bättre för att komma överens om en tid som håller? Jag är ledig [tidsfönster], eller så kan du ringa mig på [nummer].
[Ditt namn]
[Företag]Om kandidaten slutar svara efter en ombokningsbegäran är det en annan situation. Kandidat som uteblir från en intervju beskriver vad du ska göra när tystnaden går åt andra hållet.
Behåll den nya tiden i protokollet, inte bara i en inkorg
När du bokar om, uppdatera kalenderhändelsen i stället för att skapa en andra, och se till att kandidatposten återspeglar den nya tiden så att alla som tittar på pipelinen ser den aktuella planen. I Canvider bokar du om på samma ställe och väljer om du vill meddela kandidaten. Om du har kopplat en Google- eller Microsoft-kalender (från Pro och uppåt) uppdateras händelsen även där. Kandidaten får ett nytt meddelande endast om du markerar alternativet “inform invitees”, som är avstängt som standard. Det är värt att skicka mejlet ovan tillsammans med kalenderändringen i stället för att anta att systemet har meddelat dem åt dig.
Vanliga frågor
Hur ber man artigt om att boka om en intervju som arbetsgivare?
Säg det rakt i första raden, be om ursäkt en gång utan att överdriva och ge två eller tre nya tidsalternativ i samma mejl, så att kandidaten inte behöver jaga dig efter en ny tid.
Är det oprofessionellt för en arbetsgivare att boka om en intervju?
Nej, inte om det händer en gång och du ger verklig framförhållning. Det blir ett problem när det upprepas för samma kandidat, eller när den nya tiden kommer som en överraskning i stället för som en förfrågan.
Hur mycket framförhållning bör man ge en kandidat innan man bokar om?
Så mycket du har. En dag eller två är normalt och kandidater förväntar sig det ibland. Ändringar samma dag händer, men de kräver ett snabbt och personligt meddelande, inte ett generiskt kalenderutskick.