Snel antwoord: Zeg in de eerste regel dat je moet verzetten, bied één keer je excuses aan en geef twee of drie nieuwe tijdstippen in dezelfde e-mail. Laat de kandidaat niet vragen wat er is gebeurd. Een kort, direct bericht dat je verstuurt zodra je het weet, is beter dan een gepolijst bericht dat een dag te laat komt, en het kost je zelden de kandidaat als je het goed aanpakt.
Wat zeg je als je moet verzetten?
Begin met de wijziging, niet met een excuusalinea. Kandidaten willen het nieuwe plan weten, niet drie zinnen spijt lezen voordat ze daar zijn.
Onderwerp: Wijziging nodig: je sollicitatiegesprek voor [Functietitel]
Hallo [Naam],
Ik moet ons gesprek van [oorspronkelijke dag/tijd] verzetten. Sorry voor de korte termijn.
Hier zijn een paar tijdstippen die wel passen:
- [Optie 1]
- [Optie 2]
- [Optie 3]
Laat me weten wat je uitkomt, of stel een ander moment voor als geen van deze past.
[Je naam]
[Bedrijf]Dat is het hele sjabloon. Je hoeft de interne reden niet in detail uit te leggen. Een korte, eerlijke zin als “er is aan onze kant een planningsconflict ontstaan” volstaat.
Hoeveel tijd is genoeg?
Zoveel als je hebt. Maar zelfs wijzigingen op dezelfde dag zijn prima, als je snel en persoonlijk reageert in plaats van de kandidaat te laten ontdekken dat er niets van je komt.
Een dag of twee tijd is normaal, en de meeste kandidaten denken daar niet twee keer over na. Wijzigingen op dezelfde dag vragen om een andere toon: directer en iets verontschuldigender, omdat de kandidaat zijn eigen dag misschien al rond het oorspronkelijke tijdstip heeft gepland.
Onderwerp: Sorry, ik moet het gesprek van vandaag verzetten
Hallo [Naam],
Het spijt me voor de korte termijn, maar ik moet ons gesprek van vandaag om [tijd] verzetten. Er is aan mijn kant iets tussengekomen waar ik niet omheen kan.
Zou [nieuwe tijd, indien mogelijk dezelfde dag] je uitkomen? Zo niet, dan zoek ik graag een andere dag deze week.
Nogmaals sorry voor het gehaast.
[Je naam]
[Bedrijf]Wat als de kandidaat degene is die wil verzetten?
Zeg zonder aarzeling ja, en laat hem zich niet verantwoorden. Mensen verzetten sollicitatiegesprekken om redenen die niets te maken hebben met hun interesse in de functie.
Onderwerp: Re: Je sollicitatiegesprek voor [Functietitel]
Hallo [Naam],
Helemaal geen probleem. Dit heb ik nog vrij:
- [Optie 1]
- [Optie 2]
- [Optie 3]
Kies wat je uitkomt, en laat me weten als geen van deze je week past.
[Je naam]
[Bedrijf]Een kandidaat die één keer verzet is geen rode vlag. Een kandidaat die drie keer verzet zonder uitleg, verdient een korte, eerlijke check-in: “ik wil even zeker weten dat dit nog steeds een goed moment voor je is, ik zoek graag een tijdstip dat echt past.”
Schaadt verzetten je kansen bij een kandidaat?
Zelden, als je het goed aanpakt. Wat de relatie echt beschadigt, is een verzetting die als verrassing binnenkomt, of een verzetting zonder nieuw tijdstip, waardoor de kandidaat het werk moet doen om je achterna te zitten.
Kandidaten lezen hoe je met een hobbel op de weg omgaat als een voorproefje van hoe het is om met jou te werken. Een snel, eerlijk bericht over verzetten met echte opties is een beter signaal dan een perfecte eerste uitnodiging gevolgd door stilte wanneer er iets verandert. Als je ook de uitnodiging zelf wilt verbeteren, behandelt uitnodigingsmail voor een sollicitatiegesprek wat het oorspronkelijke bericht moet bevatten, zodat er minder verzettingen nodig zijn.
Wat als je meer dan één keer moet verzetten?
Bel in plaats van een derde keer te mailen. Een tweede verzetting per e-mail komt snel over als rommelig, ook als dat niet zo is, en een telefoontje van twee minuten herstelt die indruk meteen.
Onderwerp: Nog een wijziging, sorry, laten we dit nu vastzetten
Hallo [Naam],
Ik weet dat ik ons gesprek nu al voor de tweede keer moet verzetten, en daar bied ik mijn excuses voor aan. Zou een kort telefoontje helpen om een tijdstip af te spreken dat blijft staan? Ik ben vrij [tijdsvakken], of je kunt me bellen op [nummer].
[Je naam]
[Bedrijf]Als de kandidaat na een verzoek om te verzetten niet meer reageert, is dat een andere situatie. Kandidaat die niet komt opdagen voor een sollicitatiegesprek behandelt wat je doet wanneer de stilte van de andere kant komt.
Houd het nieuwe tijdstip vast in het dossier, niet alleen in een inbox
Wanneer je verzet, werk dan de agenda-afspraak bij in plaats van een tweede aan te maken, en zorg dat het kandidaatprofiel het nieuwe tijdstip weergeeft, zodat iedereen die naar de pijplijn kijkt het actuele plan ziet. In Canvider verzet je het gesprek op dezelfde plek en kies je zelf of je de kandidaat op de hoogte brengt. Als je een Google- of Microsoft-agenda hebt gekoppeld (vanaf Pro), wordt de afspraak daar ook bijgewerkt. De kandidaat wordt alleen opnieuw genotificeerd als je de optie “genodigden informeren” aanvinkt, die standaard uit staat. Het loont om de e-mail hierboven te sturen naast de agendawijziging, in plaats van aan te nemen dat het systeem de kandidaat al voor je heeft geïnformeerd.
Veelgestelde vragen
Hoe vraag je als werkgever beleefd om een sollicitatiegesprek te verzetten?
Zeg het in de eerste zin duidelijk, bied één keer je excuses aan zonder erover te struikelen, en geef twee of drie nieuwe tijdstippen in dezelfde e-mail, zodat de kandidaat niet achter je aan hoeft om een nieuw moment te krijgen.
Is het onprofessioneel van een werkgever om een sollicitatiegesprek te verzetten?
Niet als het één keer gebeurt en je op tijd laat weten dat het verzet wordt. Het wordt een probleem wanneer het herhaaldelijk bij dezelfde kandidaat gebeurt, of wanneer het nieuwe tijdstip als verrassing komt in plaats van als verzoek.
Hoeveel tijd moet je een kandidaat geven voordat je verzet?
Zoveel als je hebt. Een dag of twee is normaal en kandidaten verwachten dat af en toe. Wijzigingen op dezelfde dag komen voor, maar die vragen om een snel, persoonlijk bericht en niet om een generieke agenda-update.