Lyhyt vastaus: GDPR:n ja RODO:n mukaan ei ole yhtä lakiin kirjattua kuukausimäärää, joka pätisi kaikkiin ansioluetteloihin. Artikla 5 edellyttää, että tietoja säilytetään vain niin kauan kuin tarkoitus vaatii. Hylätyille hakijoille pienissä tiimeissä suosittelen enintään 6 kuukautta prosessin päättymisestä. Tämä on mielipiteeni siitä, miten me rekrytoimme, ei ”laki”. Puolan tuomioistuimet voivat sallia pidemmän säilytyksen vaatimuksen puolustamiseksi. Talenttipoolin säilytys on eri säilytysaika ja vaatii suostumuksen.
Tämä artikkeli on tiedollinen. Se on ei oikeudellinen neuvo. Kysy neuvoa maasi ja tapauksesi lakimieheltä.
Mitä GDPR ja RODO todella vaativat säilytysajasta?
Ne edellyttävät ensin tarkoitusta, sitten perusteltua ajanjaksoa ja lopuksi tietojen poistamista, kun tarkoitus päättyy.
Artikla 5 GDPR:ssä säädetään säilytysrajoituksesta: henkilötietoja, joista henkilö voidaan tunnistaa, saa säilyttää vain niin kauan kuin se on tarpeen käsittelyn tarkoituksen kannalta. Ajanjakso on dokumentoitava, ja sinun on pystyttävä osoittamaan, miksi se sopii. Britannian tietosuojaviranomaisen ICO:n säilytysrajoitusta koskeva opas sanoo saman asian selkeällä kielellä: älä säilytä hylättyjen hakijoiden rekrytointitietoja pidempään kuin tarvitset vaatimusajan vuoksi, ellei sinulla ole selkeää liiketoiminnallista syytä.
RODO on yksinkertaisesti GDPR:n puolalainen nimi (asetus (EU) 2016/679). Sama asetus. Puolan työnantajat noudattavat lisäksi työlainsäädännön sääntöjä palkattujen työntekijöiden tiedostoissa.
ByteLaw:n huomautus informointivelvollisuudesta on tässä käytännöllinen: kerro, kuinka kauan käsittelet hakijatietoja, konkreettisella ajalla tai selkeillä perusteilla, työpaikkailmoituksessa tai verkon hakulomakkeessa.
Miksi hakemuksilla on kaksi säilytysaikaa?
Koska vaatimuksen puolustaminen ja talenttipoolin ylläpito ovat eri tarkoituksia, joilla on eri oikeusperusteet.
| Tarkoitus | Tyypillinen peruste | Mitä saat tehdä | Säilytysaika |
|---|---|---|---|
| Suljettu paikka, mahdollinen syrjintävaatimuksen puolustus | Usein oikeutettu etu (artikla 6(1)(f)) | Säilytä rajatut tiedot puolustusta varten; älä käytä niitä uusien tehtävien markkinointiin | Puola: NSA 2024 voi sallia säilytyksen suunnilleen rajoitusajan verran (usein mainitaan jopa noin 3 vuotta). Britannian käytännössä usein kuukausia. Pienen tiimimme suositus: enintään 6 kuukautta. |
| Talenttipooli tuleville tehtäville | Suostumus (artikla 6(1)(a)) | Ota yhteyttä uusista tehtävistä vain, jos henkilö on antanut suostumuksen | Ajanjakso on ilmoitettu suostumustekstissä. Nosowski (ByteLaw:n yhteydessä) pitää tulevien rekrytointien suostumusta käytännössä usein yleensä enintään noin vuoden mittaisena. |
| Käynnissä oleva hakemus yhteen tehtävään | Askeleet kohti sopimusta / lakisääteiset velvoitteet soveltuvin osin | Hoida tämä paikka loppuun | Siihen asti, kun prosessi päättyy. Sen jälkeen vaihda tarkoitusta tai poista. |
Michał Nosowski kirjoittaa sivustolla Wśród Danych ja lähtee yhä tiukasta oletuksesta: poista hylätyt hakijat pian prosessin päätyttyä. Sen jälkeen hän käsittelee NSA:n polkua puolustuksellista säilytystä varten ja pitää talenttipoolin erillisen suostumuksen varassa.
NSA:n tuomio 20.2.2024 (III OSK 2700/22) on puolalainen merkkipaalu, johon ihmiset viittaavat hylättyjen hakijoiden puolustuksellisessa säilyttämisessä. Gazeta Prawna -lehden mukaan työnantajat voivat säilyttää kyseisiä tietoja (ei vapaasti käyttää uudelleen) mahdollisia syrjintävaatimuksia varten jopa noin 3 vuotta. Voi on avainsana. Se ei ole pehmeä velvoite säilyttää jokaista ansioluetteloa kolme vuotta. Pidän silti enintään 6 kuukautta pienille tiimeille, kun meillä ei ole meneillään olevaa riitaa.
Mitä aikataulua suosittelen pienelle työnantajalle?
Lyhyt kirjallinen aikataulu, jonka voit liittää tietosuojailmoitukseesi.
| Tietuetyyppi | Suosituksemme pienille tiimeille | Huomioita |
|---|---|---|
| Hylätty hakija (tämä paikka) | Enintään 6 kuukautta prosessin päättymisestä | Mielipiteemme. Poista tai anonymisoi aiemmin, jos et tarvitse puolustusaikaa. Puolan laki voi sallia pidemmän ajan vain puolustusta varten. |
| Talenttipooli | Vain suostumuksella hakiessa; ajanjakso kuten suostumuksessa (usein kuukausia, käytännössä usein enintään 1 vuosi) | Ilman suostumusta henkilö ei kuulu pooliin. |
| Palkatun työntekijän tiedosto (Puola) | Työsuhde plus 10 vuotta vuoden 2019 jälkeen palkatuille (tyypillinen lakisääteinen polku) | Noudata gov.pl-sivuston ja työlainsäädännön sääntöjä omalle ryhmällesi. |
| Canvider-paikka poistettu | Poista siihen liittyvät tiedot 30 päivän kuluttua | Tuotesääntö. |
| Discover People -haun esikatselut Canvider-palvelussa | Noin 48 tuntia | Tuotesääntö. |
Jos rekrytoit sekä Britanniassa että Puolassa, kirjoita molemmat säilytysajat ilmoitukseen. Älä väitä, että yksi luku kattaa kaikki tarkoitukset.
Kun myöhemmin vaihdat työkalua, säilytysajat siirtyvät mukanasi. Katso miten vaihdat ATS-järjestelmää menettämättä hakijatietoja siitä, mikä siirtyy puhtaasti ja mikä ei. GDPR kulkee rinnan myös tekoälyn käyttöä koskevien sääntöjen kanssa, ja käsittelemme sitä artikkelissa EU:n tekoälysäädös ja tekoälyrekrytointityökalut.
Mitä Canvider tekee hakijatietojen säilytyksessä?
Pidämme kaksi säilytysaikaa erillään tuotteen toiminnassa.
- Ilman future opportunities -suostumusta hakiessa henkilöä ei säilytetä Talent Poolissa. Tämä ei tarkoita, että poistamme hakemuksen automaattisesti.
- Delete Candidate on täydellinen poisto.
- Paikka, joka on merkitty Deleted-tilaan, poistaa siihen liittyvät tiedot 30 päivän kuluttua.
- Discover People -esikatselut säilyvät noin 48 tuntia.
- Eräs asiakas pyysi, ettemme syötä tietoja palveluihin, jotka eivät ole GDPR-yhteensopivia. Canvider ei lähetä hakijatietoja palveluihin, jotka eivät ole GDPR-yhteensopivia.
Jos haluat lyhyen tarkistuslistan: kirjoita ajat ilmoitukseen tai lomakkeeseen (ByteLaw:n näkökulma), erota talenttipoolin suostumus itse hakemuksesta, poista tiedot myös sähköpostista ja jaetuilta levyiltä, ja hanki paikallinen lakimies, kun vaatimus ilmaantuu.
Lyhyt säilytysaika ja selkeät tarkoitukset rakentavat hakijoiden luottamusta. Ne pitävät myös rekrytointityökalusi rehellisenä.
Usein kysytyt kysymykset
Kuinka kauan hylättyjen työhakemusten pitäisi säilyä GDPR:n mukaan?
GDPR ei määrää yhtä kiinteää kuukausimäärää. Artikla 5 edellyttää, että henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin tarkoitus vaatii. Pienille tiimeille käytännön suositukseni on enintään 6 kuukautta prosessin päättymisestä hylätyille hakijoille. Sen jälkeen tiedot poistetaan tai anonymisoidaan, ellei meneillään oleva riita vaadi pidempää säilytystä. Tämä ei ole oikeudellinen neuvo.
Eroaako RODO GDPR:stä ansioluetteloiden osalta?
Ei. RODO on Puolan nimi samoille EU:n GDPR-säännöille. Puolan työnantajat noudattavat lisäksi työlainsäädännön sääntöjä, ja Puolan oikeuskäytäntö (NSA 2024) voi sallia hylättyjen hakijoiden tietojen säilyttämisen pidempään pelkästään syrjintävaatimuksen puolustamiseksi, usein puhutaan jopa noin 3 vuodesta. Pidän silti lyhyempää 6 kuukauden aikataulua pienille tiimeille, kun tarkoitus sen sallii.
Voinko pitää hylättyjä hakijoita talenttipoolissa ilman suostumusta?
Ei. Tulevia tehtäviä varten ylläpidettävä talenttipooli vaatii erillisen suostumuksen artiklan 6(1)(a) nojalla. Tietojen säilyttäminen suljetun paikan vaatimuksen puolustamista varten on eri tarkoitus, joka perustuu usein oikeutettuun etuun, eikä se ole lupa lähettää ihmisille sähköposteja uusista tehtävistä. Näiden kahden säilytysajan sekoittaminen on yleinen HR-virhe.
Poistaako Canvider hakemukset automaattisesti, jos henkilö ei suostu tuleviin mahdollisuuksiin?
Ei. Jos hakiessa ei anneta suostumusta tuleviin mahdollisuuksiin, henkilöä ei säilytetä Talent Poolissa. Se ei kuitenkaan tarkoita hakemuksen pyyhkimistä pois. Täydellinen poisto tehdään toiminnolla Delete Candidate. Avoin paikka, joka on merkitty Deleted-tilaan, poistaa siihen liittyvät tiedot 30 päivän kuluttua.