Kurz gesagt: Eine gute Feedback-E-Mail nennt eine echte Stärke und bei einer Absage einen echten, stellenbezogenen Grund, in unter 100 Wörtern. Senden Sie sie innerhalb von ein bis zwei Tagen nach dem Gespräch, nicht erst Wochen später. Lassen Sie allgemeine Sätze wie „Sie haben gut gesprochen“ weg, die auf jeden passen könnten, und nennen Sie nie einen Grund, bei dem Sie nicht sicher sind, dass er stimmt.
Wollen Bewerber überhaupt Feedback zum Vorstellungsgespräch?
Die meisten ja, auch diejenigen, denen Sie absagen. Was sie nicht wollen, ist Schweigen, gefolgt von einer Formular-E-Mail, die klingt, als wäre sie für jemand anderen geschrieben worden.
Das Candidate Experience Benchmark Research (CandE)-Programm, das in den Ergebnissen für 2023 150 Organisationen und 240.000 Bewerber erfasste, fand, dass schlechte Kommunikation oder gar kein Feedback zu den wichtigsten Gründen gehörte, warum Bewerber Auswahlverfahren ganz abbrechen. Feedback ist kein Zusatz aus Höflichkeit. Für viele Bewerber entscheidet es, ob sie mit einem guten Eindruck von Ihrem Unternehmen gehen oder mit gar keinem.
Was sollte das Feedback tatsächlich sagen?
Nennen Sie eine Sache, die Sie bemerkt haben und die stimmt, und halten Sie sie konkret für diesen Bewerber, nicht als Satz, den Sie jedem schreiben würden.
- Eine Stärke: „Ihre Antwort zu [konkretes Thema] hat gezeigt, dass Sie das tatsächlich schon einmal gemacht haben.“
- Ein Grund, nur bei einer Absage: „Wir brauchen jemanden mit mehr praktischer Erfahrung in der Führung eines Teams dieser Größe, und genau diese Lücke haben wir gesehen.“
Lassen Sie persönlichkeitsbezogene Kommentare ganz weg. „Passt nicht zur Kultur“ sagt dem Bewerber nichts, womit er etwas anfangen kann, und setzt Sie einem Risiko aus, falls er nach Details fragt. Ein Grund zu einer Fähigkeit, einer Zertifizierung oder konkreten Jahren praktischer Erfahrung mit etwas Greifbarem ist sicherer und für alle nützlicher.
Vorlagen für Feedback-E-Mails zum Vorstellungsgespräch
Drei Varianten für die drei Ergebnisse, mit denen Sie tatsächlich zu tun haben. Ersetzen Sie alles in eckigen Klammern.
Weiter zum nächsten Schritt (Zusage, mit einer genannten Stärke)
Betreff: Ihr Vorstellungsgespräch für [Stellenbezeichnung] bei [Unternehmen]
Hallo [Name],
vielen Dank für das Gespräch am [Tag]. Ich wollte kurz nachfassen: Wir würden Sie gern in den nächsten Schritt nehmen.
Was mir besonders aufgefallen ist, war [konkrete Stärke, bezogen auf etwas, das die Person gesagt oder gezeigt hat].
Ich melde mich bis [Datum] mit Einzelheiten zu [nächster Schritt].
[Ihr Name]
[Unternehmen]Absage (mit einem ehrlichen Grund)
Betreff: Ihr Vorstellungsgespräch für [Stellenbezeichnung] bei [Unternehmen]
Hallo [Name],
vielen Dank, dass Sie sich die Zeit für das Vorstellungsgespräch für [Stellenbezeichnung] genommen haben. Wir haben uns entschieden, den Prozess nicht weiterzuführen.
Ausschlaggebend war [ein konkreter, stellenbezogener Grund]. Das sagt nichts Grundsätzliches über Ihre Fähigkeiten aus, und ich schätze die Zeit, die Sie investiert haben.
Ihnen viel Erfolg bei der weiteren Suche.
[Ihr Name]
[Unternehmen]Noch offen (ein ehrliches Update statt Schweigen)
Betreff: Update zu Ihrem Vorstellungsgespräch für [Stellenbezeichnung]
Hallo [Name],
kurz zur Info, damit Sie nicht im Unklaren bleiben: Wir sind noch dabei, die Gespräche für [Stellenbezeichnung] abzuschließen, und erwarten eine Entscheidung bis [Datum].
Ich melde mich in jedem Fall, sobald wir es wissen. Danke für Ihre Geduld.
[Ihr Name]
[Unternehmen]Die dritte Vorlage ist wichtiger, als viele denken. Ein Bewerber, der hört „Wir entscheiden noch, hier ist ein Termin“, fühlt sich selten ghosted. Wer zwei Wochen lang nichts hört, fühlt sich meist genau so, auch wenn Sie die ganze Zeit vorhatten nachzufassen.
Was tun, wenn ein Bewerber antwortet und mehr Details will?
Antworten Sie ehrlich, aber machen Sie daraus keine Diskussion. Ein klarer Satz zur Erläuterung ist fair. Ein Hin und Her, in dem Sie die Entscheidung verteidigen, lohnt sich für keine Seite.
Betreff: AW: Ihr Vorstellungsgespräch für [Stellenbezeichnung] bei [Unternehmen]
Hallo [Name],
gern noch etwas genauer: [ein ehrlicher, konkreter Satz, z. B. „wir brauchten jemanden, der bereits ein Team dieser Größe geführt hat, und diese Erfahrung war noch nicht vorhanden“].
Ich weiß, dass das nicht die Antwort ist, auf die Sie gehofft haben, und ich schätze, dass Sie direkt nachfragen, statt zu rätseln.
[Ihr Name]
[Unternehmen]Wenn ein Bewerber widerspricht und Sie bittet, die Entscheidung zu überdenken, dürfen Sie sagen, dass die Entscheidung endgültig ist. Sie schulden keine zweite Prüfung, nur weil jemand der ersten widerspricht.
Wann sollte das Feedback versendet werden?
Innerhalb von ein bis zwei Tagen nach dem Gespräch, solange es für beide Seiten noch frisch ist. Die allgemeine Regel zu Reaktionszeiten in jeder Phase, nicht nur beim Feedback, finden Sie unter wie schnell Sie Bewerber nach einem Vorstellungsgespräch beantworten sollten. Den vollständigen Zeitplan nach Phase, einschließlich der Unterschiede zwischen einer Schlussrunde und einem ersten Telefonat, finden Sie in der Absage-E-Mail nach dem Vorstellungsgespräch.
Wenn Sie noch nicht sicher sind und mehr Zeit brauchen, senden Sie die Vorlage „Noch offen“ statt gar nichts. Ein datiertes Update kostet Sie eine E-Mail und verschafft Ihnen echte Geduld beim Bewerber.
Sollte Feedback zum Vorstellungsgespräch stattdessen mündlich erfolgen?
Bei einem Finalisten, der zwei oder drei Runden absolviert hat, ja, rufen Sie zuerst an. Ein Bewerber, der so viel Zeit investiert hat, sollte die Nachricht von einem Menschen hören, wobei die E-Mail danach die Mitteilung schriftlich festhält.
Bei einem ersten Telefoninterview ist E-Mail allein in Ordnung. Wie sich das Format an die Phase anpasst, wird ausführlicher in wie viele Bewerber Sie einladen sollten behandelt. Dieser Beitrag erklärt, warum die Anzahl der Personen, mit denen Sie in jeder Phase sprechen, bestimmt, wie viel persönliche Aufmerksamkeit jede Person vernünftigerweise bekommen kann.
Wo sollte dieses Feedback festgehalten werden?
Im Datensatz des Bewerbers, nicht nur im Ordner Gesendet. Schreiben Sie den Grund auf, bevor Sie die E-Mail senden, nicht danach, damit die interne Dokumentation und die Inbox des Bewerbers übereinstimmen. Jeder Phasenwechsel und jeder Kommentar wird im Datensatz des Bewerbers mit Angabe von Wer und Wann protokolliert. So liegt die Notiz, die eine Entscheidung erklärt, bei den übrigen Unterlagen dieser Person und nicht in einem Gesendet-Ordner, den später niemand durchsuchen kann.
Häufig gestellte Fragen
Sollten Sie Bewerbern Feedback zum Vorstellungsgespräch per E-Mail geben?
Ja, ein kurzes. Bewerber, die ein echtes Vorstellungsgespräch absolviert haben, verdienen mehr als eine Standardabsage, aber Sie schulden ihnen keine Leistungsbeurteilung. Ein ehrlicher Satz darüber, was die Entscheidung beeinflusst hat, genügt.
Was sollte eine Feedback-E-Mail zum Vorstellungsgespräch enthalten?
Die Entscheidung klar benannt, eine konkrete Stärke, die Sie tatsächlich bemerkt haben, und bei einer Absage einen konkreten, stellenbezogenen Grund. Lassen Sie allgemeine Sätze wie „Sie haben gut gesprochen“ weg, die auf jeden passen könnten.
Ist es riskant, Bewerbern einen Grund für die Absage zu nennen?
Nur wenn der Grund vage, persönlich oder nicht wirklich zutreffend ist. Ein stellenbezogener Grund, etwa fehlende Erfahrung mit einem bestimmten Tool oder einer Teamgröße, ist wenig riskant und wird oft geschätzt. Ein Grund zu Persönlichkeit oder Auftreten ist der, den Sie vermeiden sollten.