Krótka odpowiedź: Dobry e-mail z feedbackiem po rozmowie wskazuje jedną prawdziwą mocną stronę i, jeśli to odmowa, jeden prawdziwy powód związany ze stanowiskiem, w mniej niż 100 słowach. Wyślij go w ciągu dnia lub dwóch od rozmowy, a nie po kilku tygodniach. Pomiń ogólniki w rodzaju „rozmowa poszła dobrze”, które mogłyby dotyczyć każdego, i nigdy nie podawaj powodu, co do którego nie masz pewności, że jest prawdziwy.
Czy kandydaci naprawdę chcą feedbacku po rozmowie?
Większość tak, nawet ci, których odrzucasz. Nie chcą ciszy, a potem formularzowego e-maila, który wygląda, jakby był napisany dla kogoś innego.
Program Candidate Experience Benchmark Research (CandE), obejmujący 150 organizacji i 240 000 kandydatów w wynikach z 2023 roku, wykazał, że słaba komunikacja albo brak jakiejkolwiek informacji zwrotnej należały do głównych powodów, dla których kandydaci w ogóle rezygnowali z procesów rekrutacyjnych. Feedback to nie miły dodatek. Dla wielu kandydatów to różnica między wyjściem z dobrym wrażeniem o firmie a wyjściem bez żadnego.
Co naprawdę powinien zawierać feedback?
Wskaż jedną rzecz, która jest prawdziwa i dotyczy tej konkretnej osoby, a nie zdanie, które można by napisać dla każdego.
- Mocna strona: „Twoja odpowiedź na temat [konkretny temat] pokazała, że masz już za sobą podobne zadania.”
- Powód, tylko w przypadku odmowy: „Szukamy osoby z większym praktycznym doświadczeniem w zarządzaniu zespołem tej wielkości, i to była luka, którą zauważyliśmy.”
Całkowicie pomiń uwagi o osobowości. „Nie pasuje do kultury firmy” nie daje kandydatowi niczego, co mógłby wykorzystać, a naraża firmę, jeśli ten zapyta o szczegóły. Powód dotyczący umiejętności, certyfikatu albo lat praktycznego doświadczenia w czymś konkretnym jest bezpieczniejszy i bardziej przydatny dla wszystkich.
Szablony e-maili z feedbackiem po rozmowie
Trzy wersje, dla trzech wyników, z którymi faktycznie masz do czynienia. Zastąp wszystko w nawiasach kwadratowych.
Przechodzi dalej (zaliczona rozmowa, z jedną mocną stroną)
Temat: Rozmowa o stanowisko [Stanowisko] w firmie [Firma]
Dzień dobry [Imię],
Dziękujemy za rozmowę w [dzień]. Piszę krótko, bo chcemy przejść do następnego etapu.
Szczególnie zapadło nam w pamięć: [konkretna mocna strona, powiązana z tym, co kandydat powiedział lub pokazał].
Odezwę się do [data] ze szczegółami dotyczącymi: [kolejny krok].
[Imię i nazwisko]
[Firma]Bez awansu (odmowa, z jednym szczerym powodem)
Temat: Rozmowa o stanowisko [Stanowisko] w firmie [Firma]
Dzień dobry [Imię],
Dziękujemy za poświęcony czas na rozmowę o stanowisko [Stanowisko]. Zdecydowaliśmy, że nie przechodzimy dalej.
Decydującym czynnikiem było: [jeden konkretny powód związany z pracą]. Nie jest to ocena twoich możliwości w ogóle, a poświęcony czas bardzo doceniamy.
Życzymy powodzenia w poszukiwaniach.
[Imię i nazwisko]
[Firma]Wciąż w trakcie decyzji (szczera informacja, a nie cisza)
Temat: Aktualizacja w sprawie rozmowy o stanowisko [Stanowisko]
Dzień dobry [Imię],
Piszę krótko, żeby nie zostawiać cię w niepewności: wciąż kończymy rozmowy na stanowisko [Stanowisko] i spodziewamy się decyzji do [data].
Odezwę się niezależnie od wyniku, gdy tylko będziemy wiedzieć. Dziękujemy za cierpliwość.
[Imię i nazwisko]
[Firma]Trzeci szablon ma większe znaczenie, niż się wydaje. Kandydat, który słyszy „wciąż decydujemy, oto termin”, rzadko czuje się zignorowany. Kandydat, który przez dwa tygodnie nie słyszy nic, zwykle tak, nawet jeśli odezwanie się było w planach od początku.
Co, jeśli kandydat odpisze z prośbą o więcej szczegółów?
Odpowiedz szczerze, ale nie zamieniaj tego w dyskusję. Jedno jasne zdanie wyjaśnienia to uczciwe minimum. Wymiana zdań w obronie decyzji zwykle nie jest opłacalna dla żadnej ze stron.
Temat: Re: Rozmowa o stanowisko [Stanowisko] w firmie [Firma]
Dzień dobry [Imię],
Chętnie dodam coś więcej: [jedno szczere, konkretne zdanie, np. „szukaliśmy osoby, która już zarządzała zespołem tej wielkości, a tego doświadczenia jeszcze nie było”].
Wiem, że to nie jest odpowiedź, na którą liczono. Doceniamy, że zapytano wprost, zamiast się zastanawiać w ciszy.
[Imię i nazwisko]
[Firma]Jeśli kandydat zaprotestuje i poprosi o ponowne rozważenie, możesz spokojnie napisać, że decyzja jest ostateczna. Nie ma obowiązku drugiej oceny tylko dlatego, że ktoś nie zgadza się z pierwszą.
Jak szybko wysłać feedback?
W ciągu dnia lub dwóch od rozmowy, dopóki wszystko jest świeże dla obu stron. Ogólną zasadę dotyczącą czasu odpowiedzi na każdym etapie, a nie tylko dla feedbacku, znajdziesz w artykule jak długo odpowiadać kandydatom po rozmowie. Pełny podział czasów według etapów, w tym to, czym różni się runda finałowa od pierwszej rozmowy, opisano w e-mailu z odmową po rozmowie.
Jeśli nie masz jeszcze pewności i potrzebujesz więcej czasu, wyślij szablon „wciąż w trakcie decyzji”, zamiast nic nie pisać. Aktualizacja z terminem kosztuje jeden e-mail, a zyskujesz realną cierpliwość kandydata.
Czy feedback po rozmowie może być ustny?
Dla finalisty, który przeszedł dwie lub trzy rundy, tak, najpierw zadzwoń. Kandydat, który poświęcił tyle czasu, zasługuje na to, by usłyszeć wiadomość od człowieka, a e-mail przyjdzie później, żeby to potwierdzić na piśmie.
W przypadku wczesnej rozmowy telefonicznej sam e-mail wystarczy. Dopasowaniem formatu do etapu zajmujemy się szerzej w artykule ilu kandydatów zapraszać na rozmowy, który pokazuje, dlaczego liczba osób, z którymi rozmawiasz na każdym etapie, zmienia to, ile uwagi może sensownie poświęcić każdej z nich.
Gdzie powinien być zapisany ten feedback?
W karcie kandydata, a nie tylko w folderze wysłanych. Zapisz powód, zanim wyślesz e-mail, a nie po, aby wewnętrzna dokumentacja i skrzynka kandydata były zgodne. Każda zmiana etapu i każdy komentarz jest zapisywany w karcie kandydata wraz z tym, kto i kiedy to zrobił, więc notatka wyjaśniająca decyzję trafia do reszty dokumentacji tej osoby, a nie do folderu wysłanych, którego nikt później nie przeszuka.
Najczęściej zadawane pytania
Czy kandydatom warto wysłać feedback po rozmowie e-mailem?
Tak, ale krótki. Kandydaci, którzy przeszli prawdziwą rozmowę, zasługują na więcej niż szablonową odmowę, ale nie musisz też przygotowywać im oceny wyników. Jedno szczere zdanie o tym, co przeważyło, w zupełności wystarczy.
Co powinien zawierać e-mail z feedbackiem po rozmowie?
Jasno podaną decyzję, jedną konkretną mocną stronę, którą faktycznie dostrzegliśmy, a jeśli to odmowa, jeden konkretny powód związany z pracą. Pomiń ogólniki w rodzaju „rozmowa poszła dobrze”, które pasują do każdego.
Czy podanie kandydatowi powodu odrzucenia jest ryzykowne?
Tylko wtedy, gdy powód jest mglisty, osobisty albo nie jest prawdziwy. Powód związany ze stanowiskiem, na przykład wymagane doświadczenie z konkretnym narzędziem lub wielkość zespołu, niesie niskie ryzyko i bywa doceniany. Powodu dotyczącego osobowości lub sposobu bycia należy unikać.