Lyhyt vastaus: Hyvä palautesähköposti nimeää yhden todellisen vahvuuden ja, jos päätös on kielteinen, yhden todellisen, työhön liittyvän syyn, alle 100 sanassa. Lähetä se päivän tai kahden sisällä haastattelusta, ei viikkojen kuluttua. Vältä yleisiä lauseita, kuten ”haastattelit hyvin”, jotka sopisivat kenelle tahansa, äläkä anna syytä, jota et ole varma, että on totta.
Haluavatko hakijat oikeasti haastattelupalautetta?
Useimmat haluavat, myös ne, joille tarjoat kielteisen päätöksen. He eivät halua hiljaisuutta ja sen perään lomakesähköpostia, joka näyttää kirjoitetun jollekin muulle.
Candidate Experience Benchmark Research (CandE) -ohjelma, joka kattoi vuoden 2023 tuloksissaan 150 organisaatiota ja 240 000 hakijaa, havaitsi, että huono viestintä tai palautteen puuttuminen oli yksi yleisimmistä syistä, miksi hakijat vetäytyivät rekrytointiprosessista kokonaan. Palaute ei ole kohteliaisuuslisä. Monelle hakijalle se ratkaisee, lähteekö hän yrityksestä hyvällä vai ilman mielikuvaa.
Mitä palautteen pitäisi oikeastaan sanoa?
Nimeä yksi asia, jonka huomasit ja joka pitää paikkansa. Pidä se tähän hakijaan liittyvänä, ei rivinä, jonka voisit kirjoittaa kenelle tahansa.
- Vahvuus: ”Vastauksesi aiheeseen [tietty aihe] osoitti, että olet tehnyt tätä oikeasti ennenkin.”
- Syy, vain kielteiseen päätökseen: ”Tarvitsemme jonkun, jolla on enemmän käytännön kokemusta tämän kokoisen tiimin johtamisesta, ja juuri sen aukon näimme.”
Jätä persoonallisuutta koskevat kommentit kokonaan pois. ”Ei sovi kulttuuriin” ei kerro hakijalle mitään, mitä hän voisi käyttää, ja paljastaa sinut, jos hän pyytää tarkennuksia. Syy, joka liittyy taitoon, sertifikaattiin tai konkreettisen asian vuosien käytännön kokemukseen, on turvallisempi ja hyödyllisempi kaikille.
Haastattelupalautteen sähköpostimallit
Kolme versiota kolmelle lopputulokselle, joiden kanssa todennäköisesti olet tekemisissä. Korvaa kaikki hakasulkeet.
Etenee (hyväksytty, yksi vahvuus nimettynä)
Aihe: Haastattelusi tehtävään [Tehtävä] yrityksessä [Yritys]
Hei [Nimi],
Kiitos haastattelusta [päivä]. Halusin kertoa nopeasti: haluaisimme siirtää sinut seuraavaan vaiheeseen.
Yksi asia, joka jäi mieleen, oli [konkreettinen vahvuus, sidottuna siihen, mitä hakija sanoi tai näytti].
Otamme yhteyttä viimeistään [päivä] ja kerromme lisää: [seuraava vaihe].
[Nimesi]
[Yritys]Ei etene (kielteinen, yksi rehellinen syy)
Aihe: Haastattelusi tehtävään [Tehtävä] yrityksessä [Yritys]
Hei [Nimi],
Kiitos, että käytit aikaa haastatteluun tehtävään [Tehtävä]. Olemme päättäneet, ettemme etene tässä prosessissa.
Ratkaisevin tekijä oli [yksi konkreettinen, työhön liittyvä syy]. Se ei kuvaa yleisesti osaamistasi, ja arvostan aikaa, jonka käytit.
Toivotan onnea hakuusi.
[Nimesi]
[Yritys]Vielä harkinnassa (rehellinen päivitys, ei hiljaisuutta)
Aihe: Päivitys haastatteluusi tehtävään [Tehtävä]
Hei [Nimi],
Lyhyt viesti, ettet jää arvailemaan: viimeistelemme haastatteluja tehtävään [Tehtävä] ja odotamme tekevämme päätöksen viimeistään [päivä].
Otan yhteyttä joka tapauksessa heti, kun tiedämme lopputuloksen. Kiitos kärsivällisyydestäsi.
[Nimesi]
[Yritys]Tuo kolmas malli on tärkeämpi kuin moni luulee. Hakija, joka kuulee ”olemme vielä harkinnassa, tässä on päivämäärä”, tuskin tuntee itseään ohitetuksi. Hakija, joka ei kuule mitään kahteen viikkoon, usein tuntee itsensä jätetyksi, vaikka aikoisit seurata asiaa koko ajan.
Mitä jos hakija vastaa pyytämällä lisätietoja?
Vastaa rehellisesti, mutta älä muuta asiaa väittelyksi. Yksi selkeä lisälause on kohtuullinen. Edestakainen keskustelu päätöksen puolustamisesta ei yleensä kannata kummallekaan osapuolelle.
Aihe: Re: Haastattelusi tehtävään [Tehtävä] yrityksessä [Yritys]
Hei [Nimi],
Kerron mielelläni vähän lisää: [yksi rehellinen, konkreettinen lause, esim. ”tarvitsimme jonkun, joka on jo johtanut tämän kokoista tiimiä, ja sitä kokemusta ei vielä ollut”].
Tiedän, ettei tämä ole vastaus, jota toivoit, ja arvostan, että kysyit suoraan sen sijaan, että olisit jäänyt arvailemaan.
[Nimesi]
[Yritys]Jos hakija vaatii, että harkitset päätöstä uudelleen, voit sanoa päätöksen olevan lopullinen. Sinun ei tarvitse tehdä toista arviointia vain siksi, että joku on eri mieltä ensimmäisestä.
Kuinka nopeasti palautteen pitäisi lähteä?
Päivän tai kahden sisällä haastattelusta, kun se on vielä tuoretta molemmille. Laajempi vastausaikoja koskeva ohje kaikissa vaiheissa, ei vain palautteessa, on artikkelissa kuinka nopeasti hakijoille vastataan haastattelun jälkeen. Täydellinen aikataulu vaiheittain, myös siitä, miten viimeinen kierros eroaa ensimmäisestä puhelusta, löytyy artikkelista hylkäysviesti haastattelun jälkeen.
Jos et ole vielä varma ja tarvitset lisäaikaa, lähetä ”vielä harkinnassa” -malli eikä mitään. Päivämäärällinen päivitys maksaa yhden sähköpostin ja ostaa todellista kärsivällisyyttä hakijalta.
Pitäisikö haastattelupalaute joskus antaa suullisesti?
Loppukierroksen käyneelle, joka teki kaksi tai kolme kierrosta, kyllä: soita ensin. Hakija, joka on sijoittanut niin paljon aikaa, ansaitsee kuulla uutisen ihmiseltä, ja sähköposti tulee perään kirjalliseksi.
Varhaiseen puhelinkarsintaan sähköposti riittää sellaisenaan. Vaiheen mukaisen muodon valinta käsitellään syvemmin artikkelissa kuinka monta hakijaa haastatellaan, joka kertoo, miksi kullakin vaiheella puhuttavien ihmisten määrä muuttaa sitä, kuinka paljon henkilökohtaista huomiota jokainen voi järkevästi saada.
Minne tämä palaute kuuluu?
Hakijan tietoihin, ei vain lähetettyjen kansioon. Kirjoita syy ylös ennen sähköpostin lähettämistä, ei sen jälkeen, jotta sisäinen kirjaus ja hakijan postilaatikko täsmäävät. Jokainen vaihemuutos ja kommentti kirjataan hakijan tietoihin tekijän ja ajankohdan kanssa, joten päätöksen selittävä muistiinpano on samassa paikassa muun hakijatiedon kanssa eikä lähetettyjen viestien kansiossa, josta kukaan ei myöhemmin löydä sitä.
Kokeile Canvideria ilmaiseksi.
Usein kysytyt kysymykset
Pitäisikö hakijoille antaa haastattelupalautetta sähköpostitse?
Kyllä, lyhyt sellainen. Hakijat, jotka osallistuivat oikeaan haastatteluun, ansaitsevat enemmän kuin valmiin hylkäysviestin, mutta sinun ei tarvitse antaa suoritusarviota. Yksi rehellinen lause siitä, mikä vaikutti päätökseen, riittää.
Mitä haastattelupalautteen sähköpostiin pitäisi sisältää?
Päätös sanotaan suoraan, yksi konkreettinen vahvuus, jonka todella huomasit, ja jos päätös on kielteinen, yksi konkreettinen, työhön liittyvä syy. Jätä pois yleiset lauseet, kuten ”haastattelit hyvin”, jotka sopisivat kenelle tahansa.
Onko riskialtista kertoa hakijalle syy hylkäykseen?
Vain jos syy on epämääräinen, henkilökohtainen tai ei ole todella totta. Työhön liittyvä syy, kuten vaadittu kokemus tietystä työkalusta tai tiimin koosta, on pieni riski ja usein arvostettu. Persoonallisuuteen tai käytökseen liittyvä syy on se, jota kannattaa välttää.