Snel antwoord: Een goede feedbackmail noemt één echte sterkte en, als het een nee is, één echte reden die aan de functie is gekoppeld, in minder dan 100 woorden. Stuur hem binnen een dag of twee na het gesprek, niet weken later. Laat algemene zinnen zoals ‘je hebt goed geantwoord’ weg, want die zouden op iedereen kunnen slaan, en geef nooit een reden waarvan je niet zeker bent dat ze klopt.
Willen kandidaten echt interviewfeedback?
De meesten wel, zelfs degenen die je afwijst. Wat ze niet willen, is stilte gevolgd door een formulierenmail die lijkt geschreven voor iemand anders.
Het Candidate Experience Benchmark Research-programma (CandE), dat in de resultaten van 2023 150 organisaties en 240.000 kandidaten omvatte, ontdekte dat slechte communicatie, of helemaal geen feedback krijgen, behoorde tot de belangrijkste redenen waarom kandidaten zich volledig uit wervingsprocessen terugtrokken. Feedback is geen bijkomstigheid. Voor veel kandidaten maakt het het verschil tussen met een goede indruk van je bedrijf vertrekken en met helemaal geen indruk.
Wat moet de feedback eigenlijk zeggen?
Noem één ding dat je hebt opgemerkt en dat waar is, en houd het specifiek voor deze kandidaat, niet een zin die je aan iedereen zou kunnen geven.
- Een sterkte: “Je antwoord over [specifiek onderwerp] liet zien dat je dit al eerder hebt gedaan.”
- Een reden, alleen bij een nee: “We zoeken iemand met meer praktijkervaring in het aansturen van een team van deze omvang, en dat is de kloof die we zagen.”
Laat persoonlijkheidsopmerkingen volledig weg. “Geen goede cultuurmatch” zegt de kandidaat niets wat hij kan gebruiken, en het stelt je bloot als hij ooit om details vraagt. Een reden over een vaardigheid, een certificaat of jaren praktijkervaring met iets concreets is veiliger en nuttiger voor iedereen.
Sjablonen voor feedbackmails na sollicitatiegesprekken
Drie versies, voor de drie uitkomsten waarmee je werkelijk te maken krijgt. Vervang alles tussen haakjes.
Verder met het proces (positief, met één sterkte benoemd)
Onderwerp: Je sollicitatiegesprek voor [Functietitel] bij [Bedrijf]
Hallo [Naam],
Bedankt voor het gesprek op [dag]. Ik wilde je snel laten weten dat we je graag naar de volgende stap willen doorschuiven.
Wat ons opviel, was [specifieke sterkte, gekoppeld aan iets wat ze zeiden of lieten zien].
Ik neem uiterlijk op [datum] contact op met details over [volgende stap].
[Jouw naam]
[Bedrijf]Niet verder met het proces (negatief, met één eerlijke reden)
Onderwerp: Je sollicitatiegesprek voor [Functietitel] bij [Bedrijf]
Hallo [Naam],
Bedankt dat je de tijd hebt genomen om te solliciteren voor [Functietitel]. We hebben besloten niet verder te gaan met je sollicitatie.
De doorslaggevende factor was [één specifieke, functiegerelateerde reden]. Dat zegt niets over je algemene kunnen, en ik waardeer de tijd die je erin hebt gestoken.
Veel succes met je verdere zoektocht.
[Jouw naam]
[Bedrijf]Nog in beraad (een eerlijke update, geen stilte)
Onderwerp: Update over je sollicitatiegesprek voor [Functietitel]
Hallo [Naam],
Even een kort bericht zodat je niet in het ongewisse blijft: we zijn nog bezig met de gesprekken voor [Functietitel] en verwachten een beslissing tegen [datum].
Ik neem in ieder geval contact op zodra we een beslissing hebben. Bedankt voor je geduld.
[Jouw naam]
[Bedrijf]Dat derde sjabloon is belangrijker dan mensen denken. Een kandidaat die hoort “we beslissen nog, hier is een datum”, voelt zich zelden genegeerd. Een kandidaat die twee weken niets hoort, voelt dat meestal wel, ook als je van plan was hem de hele tijd op te volgen.
Wat als een kandidaat antwoordt en om meer uitleg vraagt?
Antwoord eerlijk, maar maak er geen discussie van. Eén duidelijke zin toelichting is redelijk. Een heen-en-weer over het verdedigen van de beslissing is meestal voor geen van beiden de moeite waard.
Onderwerp: Re: Je sollicitatiegesprek voor [Functietitel] bij [Bedrijf]
Hallo [Naam],
Ik licht het graag wat verder toe: [één eerlijke, specifieke zin, bijv. "we hadden iemand nodig die al een team van deze omvang had aangestuurd, en die ervaring was er nog niet"].
Ik begrijp dat dit niet het antwoord is dat je hoopte te horen, en ik waardeer dat je rechtstreeks vraagt in plaats van je af te vragen wat er aan de hand was.
[Jouw naam]
[Bedrijf]Als een kandidaat aandringt en vraagt de beslissing te herzien, mag je zeggen dat de beslissing definitief is. Je bent geen tweede beoordeling verschuldigd alleen omdat iemand het niet eens is met de eerste.
Hoe snel moet de feedback komen?
Binnen een dag of twee na het gesprek, terwijl het voor jullie beiden nog vers is. Voor de bredere regel over reactietermijnen in elke fase, niet alleen feedback, zie hoe lang je moet wachten om kandidaten te antwoorden na een interview. Voor de volledige timing per fase, ook hoe een laatste ronde verschilt van een eerste gesprek, zie afwijzingsmail na interview.
Als je nog niet zeker bent en meer tijd nodig hebt, stuur dan het sjabloon ‘nog in beraad’ in plaats van niets. Een update met een datum kost je één e-mail en levert je echt geduld van de kandidaat op.
Moet interviewfeedback soms mondeling zijn?
Voor een finalist die twee of drie rondes heeft gedaan, ja: bel eerst. Een kandidaat die zoveel tijd heeft geïnvesteerd, verdient het om het nieuws van een persoon te horen, met de e-mail erna om het schriftelijk vast te leggen.
Voor een eerste telefonische screening volstaat e-mail op zich. Hoe je het formaat op de fase afstemt, wordt dieper behandeld in hoeveel kandidaten je moet interviewen. Dat artikel legt uit waarom het aantal mensen met wie je in elke fase praat, bepaalt hoeveel persoonlijke aandacht ieder redelijkerwijs kan krijgen.
Waar moet deze feedback worden bewaard?
In het dossier van de kandidaat, niet alleen in een map met verzonden items. Schrijf de reden op voordat je de e-mail verstuurt, niet erna, zodat het interne dossier en de inbox van de kandidaat overeenkomen. Elke fasewijziging en elke opmerking wordt op het kandidaatdossier geregistreerd, met wie en wanneer. De notitie die een beslissing verklaart, hoort zo bij de rest van het dossier van die persoon, en niet in een verzonden map die later niemand kan doorzoeken.
Veelgestelde vragen
Moet je kandidaten interviewfeedback per e-mail geven?
Ja, een korte. Kandidaten die een echt gesprek hebben gehad, verdienen meer dan een standaardafwijzing, maar je bent hen ook geen beoordelingsgesprek verschuldigd. Eén eerlijke zin over wat de beslissing heeft bepaald, is genoeg.
Wat moet een feedbackmail na een interview bevatten?
De beslissing duidelijk vermeld, één specifieke sterkte die je echt hebt opgemerkt en, als het een nee is, één specifieke, functiegerelateerde reden. Laat algemene zinnen zoals 'je hebt goed geantwoord' weg, want die zouden op iedereen van toepassing kunnen zijn.
Is het riskant om een kandidaat een reden voor de afwijzing te geven?
Alleen als de reden vaag, persoonlijk is of niet echt waar is. Een reden die aan de functie is gekoppeld, zoals vereiste ervaring met een specifieke tool of teamgrootte, is weinig riskant en wordt vaak gewaardeerd. Een reden over iemands persoonlijkheid of houding is de reden die je moet vermijden.