Respuesta rápida: Un buen email de feedback menciona una fortaleza real y, si la respuesta es no, un motivo real relacionado con el puesto, en menos de 100 palabras. Envíalo en uno o dos días desde la entrevista, no semanas después. Evita frases genéricas como «hiciste una buena entrevista», que podrían describir a cualquiera, y nunca des un motivo del que no estés seguro de que sea cierto.
¿Quieren los candidatos realmente feedback de la entrevista?
La mayoría sí, incluso aquellos a los que rechazas. Lo que no quieren es el silencio seguido de un email de formulario que parece escrito para otra persona.
El programa Candidate Experience Benchmark Research (CandE), que abarcó 150 organizaciones y 240.000 candidatos en sus resultados de 2023, concluyó que la mala comunicación, o no recibir nunca feedback, estaba entre las principales razones por las que los candidatos abandonaban los procesos de contratación por completo. El feedback no es un detalle opcional. Para muchos candidatos es la diferencia entre salir con una buena impresión de tu empresa o sin ninguna.
¿Qué debe decir realmente el feedback?
Menciona una cosa que hayas observado y que sea cierta, y que sea específica para este candidato, no una frase que escribirías para cualquiera.
- Una fortaleza: «Tu respuesta sobre [tema concreto] demostró que ya lo habías hecho antes».
- Un motivo, solo para un no: «Necesitamos a alguien con más experiencia práctica dirigiendo un equipo de este tamaño, y esa fue la carencia que vimos».
Deja completamente fuera los comentarios sobre la personalidad. «No encaja con la cultura» no le dice al candidato nada que pueda usar y te expone si alguna vez pide detalles. Un motivo relacionado con una habilidad, una certificación o años de experiencia práctica con algo concreto es más seguro y más útil para todos.
Plantillas de email de feedback de entrevista
Tres versiones, para los tres resultados con los que realmente tratas. Sustituye todo lo que esté entre corchetes.
Avanza (aprobado, con una fortaleza mencionada)
Asunto: Tu entrevista para [Puesto] en [Empresa]
Hola [Nombre]:
Gracias por la entrevista del [día]. Quería escribirte rápidamente para decirte que nos gustaría pasarte a la siguiente fase.
Lo que más nos llamó la atención fue [fortaleza concreta, relacionada con algo que dijo o mostró].
Me pondré en contacto contigo antes del [fecha] con los detalles sobre [siguiente paso].
[Tu nombre]
[Empresa]No avanza (rechazo, con un motivo honesto)
Asunto: Tu entrevista para [Puesto] en [Empresa]
Hola [Nombre]:
Gracias por dedicar tiempo a la entrevista para [Puesto]. Hemos decidido no seguir adelante con tu candidatura.
El factor decisivo fue [un motivo concreto y relacionado con el puesto]. Eso no refleja tu capacidad en general, y agradezco el tiempo que has dedicado.
Te deseo mucha suerte en la búsqueda.
[Tu nombre]
[Empresa]Todavía en proceso (una actualización honesta, no el silencio)
Asunto: Novedades sobre tu entrevista para [Puesto]
Hola [Nombre]:
Solo un aviso rápido para que no te quedes con dudas: seguimos terminando las entrevistas para [Puesto] y esperamos tomar una decisión antes del [fecha].
Te escribiré en cualquier caso en cuanto la tengamos. Gracias por tu paciencia.
[Tu nombre]
[Empresa]Esa tercera plantilla importa más de lo que la gente cree. Un candidato que oye «seguimos decidiendo, esta es la fecha» casi nunca se siente ignorado. Un candidato que no oye nada durante dos semanas casi siempre sí, aunque tuvieras pensado hacer seguimiento desde el principio.
¿Qué pasa si un candidato responde pidiendo más detalles?
Responde con honestidad, pero no lo conviertas en un debate. Una frase clara de ampliación es razonable. Un intercambio de mensajes para defender la decisión normalmente no compensa para ninguna de las dos partes.
Asunto: Re: Tu entrevista para [Puesto] en [Empresa]
Hola [Nombre]:
Con gusto te amplío la explicación: [una frase honesta y concreta, por ejemplo "necesitábamos a alguien que ya hubiera dirigido un equipo de este tamaño, y esa experiencia todavía no estaba presente"].
Entiendo que no es la respuesta que esperabas, y agradezco que me lo preguntes directamente en lugar de quedarte con la duda.
[Tu nombre]
[Empresa]Si un candidato insiste y te pide que reconsideres, puedes decir que la decisión es definitiva. No le debes una segunda revisión solo porque alguien no esté de acuerdo con la primera.
¿Cuándo debe salir el feedback?
En uno o dos días desde la entrevista, mientras todavía esté fresco para ambos. Para la norma general sobre tiempos de respuesta en cada fase, no solo en el feedback, consulta cuánto tiempo hay que tardar en responder a los candidatos tras una entrevista. Para el desglose completo de tiempos por fase, incluido en qué se diferencia una ronda final de una primera llamada, consulta email de rechazo tras la entrevista.
Si todavía no estás seguro y necesitas más tiempo, envía la plantilla de «todavía en proceso» en lugar de nada. Una actualización con fecha te cuesta un email y te gana paciencia real por parte del candidato.
¿Debería el feedback de la entrevista ser verbal?
Para un finalista que hizo dos o tres rondas, sí, llama primero. Un candidato que ha invertido tanto tiempo merece conocer la noticia de una persona, y después el email la pondrá por escrito.
En una primera llamada de selección, el email basta por sí solo. Cómo ajustar el formato a cada fase se explica con más detalle en cuántos candidatos entrevistar, que analiza por qué el volumen de personas con las que hablas en cada fase cambia cuánta atención personal puede dedicar razonablemente cada una.
¿Dónde debe guardarse este feedback?
En el registro del candidato, no solo en la carpeta de enviados. Escribe el motivo antes de enviar el email, no después, para que el registro interno y la bandeja de entrada del candidato coincidan. Cada cambio de fase y cada comentario queda registrado en el perfil del candidato con quién lo hizo y cuándo, de modo que la nota que explica una decisión esté junto al resto de su historial y no en una carpeta de enviados que nadie podrá buscar después.
Preguntas frecuentes
¿Debes dar feedback de la entrevista a los candidatos por email?
Sí, uno breve. Los candidatos que completaron una entrevista real merecen más que un rechazo de plantilla, pero tampoco les debes una evaluación de desempeño. Una frase honesta sobre lo que inclinó la decisión es suficiente.
¿Qué debe incluir un email de feedback de entrevista?
La decisión, expresada con claridad; una fortaleza concreta que de verdad hayas notado y, si la respuesta es no, un motivo concreto relacionado con el puesto. Evita frases genéricas como «hiciste una buena entrevista», que podrían aplicarse a cualquiera.
¿Es arriesgado dar a un candidato un motivo de rechazo?
Solo si el motivo es vago, personal o no es realmente cierto. Un motivo ligado al puesto, como la experiencia requerida con una herramienta concreta o el tamaño del equipo, tiene poco riesgo y a menudo se agradece. Lo que hay que evitar es un motivo sobre la personalidad o las formas de alguien.