Snabbsvar: Ett bra feedbackmail efter intervju nämner en verklig styrka och, om det är ett nej, en verklig anledning kopplad till jobbet, på under 100 ord. Skicka det inom en dag eller två efter intervjun, inte veckor senare. Hoppa över generiska rader som “du intervjuade bra”, som kunde beskriva vem som helst, och ge aldrig en anledning du inte är säker på är sann.
Vill kandidater egentligen ha feedback efter intervju?
De flesta vill det, även de du tackar nej till. Det de inte vill ha är tystnad följd av ett formulärmail som ser ut som om det skrivits för någon annan.
Candidate Experience Benchmark Research (CandE), som omfattar 150 organisationer och 240 000 kandidater i resultaten från 2023, fann att dålig kommunikation, eller att aldrig få någon feedback alls, var bland de främsta orsakerna till att kandidater helt drog sig ur rekryteringsprocesser. Feedback är inget extra artigt tillägg. För många kandidater är det skillnaden mellan att gå därifrån med ett gott intryck av ditt företag och att gå därifrån utan något intryck alls.
Vad bör feedbacken faktiskt säga?
Nämn en sak du märkte som är sann, och håll den specifik för just den här kandidaten, inte en rad du skulle kunna skriva till vem som helst.
- En styrka: “Ditt svar om [specifikt ämne] visade att du faktiskt har gjort det här förut.”
- En anledning, endast för ett nej: “Vi behöver någon med mer praktisk erfarenhet av att leda ett team av den här storleken, och det är gapet vi såg.”
Lämna personlighetskommentarer helt utanför. “Passar inte kulturen” säger kandidaten ingenting de kan använda, och det utsätter dig om de någon gång ber om detaljer. En anledning om en färdighet, ett certifikat eller års praktisk erfarenhet av något konkret är säkrare och mer användbart för alla.
Mallar för feedbackmail efter intervju
Tre versioner, för de tre utfall du faktiskt hanterar. Ersätt allt inom hakparenteser.
Går vidare (godkänd, med en namngiven styrka)
Ämne: Din intervju för [Jobbtitel] på [Företag]
Hej [Namn],
Tack för intervjun på [dag]. Jag ville följa upp snabbt: vi vill gärna gå vidare med dig till nästa steg.
Något som stack ut var [specifik styrka, kopplad till något de sa eller visade].
Jag hör av mig senast [datum] med detaljer om [nästa steg].
[Ditt namn]
[Företag]Går inte vidare (underkänd, med en ärlig anledning)
Ämne: Din intervju för [Jobbtitel] på [Företag]
Hej [Namn],
Tack för att du tog dig tid att intervjua för [Jobbtitel]. Vi har beslutat att inte gå vidare.
Det avgörande var [en specifik, jobbrelaterad anledning]. Det är inte en bedömning av din förmåga i stort, och jag uppskattar den tid du lagt ner.
Lycka till med sökandet.
[Ditt namn]
[Företag]Fortfarande under beslut (en ärlig uppdatering, inte tystnad)
Ämne: Uppdatering om din intervju för [Jobbtitel]
Hej [Namn],
Bara en snabb rad så att du inte lämnas i ovisshet: vi håller fortfarande på att slutföra intervjuerna för [Jobbtitel] och väntar oss att fatta beslut senast [datum].
Jag återkommer oavsett utfall när vi vet. Tack för ditt tålamod.
[Ditt namn]
[Företag]Den tredje mallen betyder mer än folk tror. En kandidat som hör “vi beslutar fortfarande, här är ett datum” känner sig sällan ignorerad. En kandidat som inte hör något på två veckor gör oftast det, även om du planerade att följa upp hela tiden.
Vad händer om en kandidat svarar och ber om mer detaljer?
Svara ärligt, men förvandla det inte till en debatt. En tydlig mening med förklaring är rimligt. En fram- och tillbakadiskussion där du försvarar beslutet är oftast inte värd besväret för någon av er.
Ämne: Sv: Din intervju för [Jobbtitel] på [Företag]
Hej [Namn],
Jag kan gärna utveckla lite: [en ärlig, specifik mening, t.ex. "vi behövde någon som redan har lett ett team av den här storleken, och den erfarenheten fanns ännu inte"].
Jag vet att det inte är det svar du hoppades på, men jag uppskattar att du frågar direkt istället för att undra.
[Ditt namn]
[Företag]Om en kandidat trycker på och ber dig ompröva är det helt okej att säga att beslutet är slutgiltigt. Du är inte skyldig att göra en andra granskning bara för att någon inte håller med om den första.
Hur snabbt bör feedbacken komma?
Inom en dag eller två efter intervjun, medan det fortfarande är färskt för er båda. För den bredare regeln om svarstider i alla steg, inte bara feedback, se hur lång tid du bör ta på dig att svara kandidater efter en intervju. För hela tidsfördelningen per steg, inklusive hur en slutrunda skiljer sig från ett första telefonsamtal, se avslagsmail efter intervju.
Om du inte är säker än och behöver mer tid, skicka mallen “fortfarande under beslut” istället för ingenting. Ett uppdaterat mail med datum kostar dig ett mail och ger dig verklig tålamod från kandidaten.
Bör intervjufeedback ibland vara muntlig istället?
För en finalist som gjort två eller tre intervjuomgångar, ja, ring först. En kandidat som investerat så mycket tid förtjänar att höra beskedet från en människa, med mailet efter för att få det i skriftlig form.
För ett tidigt telefonscreeningsamtal räcker mail på egen hand. Hur formatet anpassas till steget behandlas mer ingående i hur många kandidater du bör intervjua, som tittar på varför antalet personer du pratar med i varje steg förändrar hur mycket personlig uppmärksamhet var och en rimligen kan få.
Var bör feedbacken sparas?
På kandidatens profil, inte bara i en skickat-mapp. Skriv ner anledningen innan du skickar mailet, inte efteråt, så att den interna dokumentationen och kandidatens inkorg stämmer överens. Varje stegändring och kommentar loggas på kandidatprofilen med vem och när, så anteckningen som förklarar ett beslut ligger tillsammans med resten av personens uppgifter istället för i en skickat-mapp som ingen kan söka i senare.
Vanliga frågor
Bör du ge kandidater feedback på intervjun via mail?
Ja, ett kort mail. Kandidater som genomfört en riktig intervju förtjänar mer än ett mallat avslag, men du är inte skyldig att ge dem en prestationsbedömning heller. En ärlig mening om vad som påverkade beslutet räcker.
Vad bör ett feedbackmail efter intervju innehålla?
Beslutet uttryckt tydligt, en specifik styrka som du faktiskt märkte och om det är ett nej, en specifik jobbrelaterad anledning. Hoppa över generiska rader som "du intervjuade bra" som kunde passa vem som helst.
Är det riskabelt att ge kandidater en anledning till avslag?
Bara om anledningen är vag, personlig eller inte faktiskt sann. En anledning kopplad till jobbet, till exempel krav på erfarenhet av ett specifikt verktyg eller teamstorlek, är låg risk och uppskattas ofta. En anledning om någons personlighet eller uppträdande är den man bör undvika.