Kısa cevap: İş tanımı, bir rolü tanımlayan iç belgedir: görevler, sorumluluklar, bağlı olunan yönetici ve gereksinimler. İş ilanı ise, işe alım ilanı olarak da bilinen, doğru kişilerin başvurmasını sağlamak için yazılmış herkese açık bir mesajdır. İş tanımı şirket içindir, ilan adaylar içindir. Zayıf ilanların çoğu, aslında iş ilanı sitesine kopyalanmış iş tanımlarıdır.
İş tanımı nedir?
İş tanımı bir belgedir. Bir rolün şirket içinde ne anlama geldiğini tanımlar.
Genellikle şunları içerir:
- İş unvanı ve kademe veya seviye
- Departman ve bağlı olunan yönetici
- Rolün amacı
- Temel görevler ve sorumluluklar
- Gerekli nitelikler ve beceriler
- Çalışma koşulları, örneğin konum veya seyahat
- Bazen ücret bandı ve performans ölçütleri
İşe alımdan sonra da kullanılır: ücret belirleme, performans değerlendirmeleri, sözleşmeler, organizasyon tasarımı ve bazı ülkelerde, kişinin neyi yapmak üzere işe alındığına dair hukuki uyuşmazlıklar. Nadiren değişir ve genellikle resmi bir dil kullanır.
İş ilanı nedir?
İş ilanı bir pazarlama metnidir. Doğru kişinin başvurmasını, yanlış kişinin ise kendini elemesini sağlamak için yazılır.
İyi bir ilan şunları içerir:
- İnsanların gerçekten arayarak bulacağı bir unvan
- Kişinin ilk birkaç ayda ne yapacağı, sade bir dille
- Üç ila beş zorunlu nitelik
- Ücret aralığı
- Konum, uzaktan çalışma politikası ve çalışma saatleri
- İşe alım sürecinin nasıl işlediği
- Bu şirkette bu işi neden istemesi gerektiği
Ömrü kısadır. Her ilan için yeniden yazabilir, farklı sürümleri test edebilirsiniz.
İş ilanı ile iş tanımı: yan yana
| İş tanımı | İş ilanı | |
|---|---|---|
| Hedef kitle | İK, yöneticiler, çalışan | İş arayanlar |
| Amaç | Rolü tanımlamak | Başvuru çekmek |
| Ton | Resmi, eksiksiz | Sade, ikna edici, somut |
| Uzunluk | Gerektiği kadar uzun | Eksiksiz kalacak kadar kısa |
| Odak | Görevler ve gereksinimler | Sonuçlar, zorunlu nitelikler, neden katılmalı |
| Dil | Şirket terimleri (“Seviye 3 Associate”) | Arama terimleri (“Müşteri Destek Uzmanı”) |
| Ömür | Aylar veya yıllar | Tek bir ilan |
| Ücret | Genellikle ücret bandı | Adayların göreceği ücret aralığı |
Fark neden önemli?
Çünkü adaylar ilanları, yöneticilerin iş tanımlarını okudukları şekilde okumaz.
22 sorumluluk listeleyen bir iş tanımı, adaya salı gününün nasıl geçeceği hakkında hiçbir şey söylemez. İK’nın eksiksizlik için yazdığı bir gereksinim listesi, sekiz maddenin yedisini karşılayan iyi insanları çoğu zaman uzaklaştırır.
İş tanımının ilan olarak kullanıldığı durumda üç yaygın sorun:
- İç unvanlar. Kimse “Associate II, Client Operations” diye aramaz. “Hesap yöneticisi” diye arar.
- Sonuç yok. Görevler, insanların neyle meşgul olacağını söyler; neyi başaracaklarını söylemez.
- Başvurmak için bir neden yok. İş tanımının satış yapması gerekmez. İlanın yapması gerekir.
İş tanımını iş ilanına nasıl dönüştürürsünüz?
İş tanımını koruyun. İlanı, onun üzerinden beş adımda yazın.
- Unvanı değiştirin. İnsanların aradığı unvanı kullanın. Bkz. iş unvanı nasıl seçilir.
- İlk iki satırı bir tanıtım olarak yazın. Bu kişinin ne yapacağını ve bunun neden önemli olduğunu. Adayların çoğu burada karar verir.
- Görevleri beş veya altıya indirin ve sonuç olarak yazın. “Günde 40 müşteri sohbetini yanıtlamak” yerine “Müşterilerin ilk ulaştığı kişi olmak ve sorunların çoğunu tek bir görüşmede çözmek” yazın.
- Gereksinimleri zorunlu ve isteğe bağlı olarak ayırın. Üç ila beş zorunlu nitelik. Gerisini açıkça isteğe bağlı olarak etiketleyin.
- Adayların ilanda ilk baktığı pratik ayrıntıları ekleyin. Ücret aralığı, konum, uzaktan çalışma politikası, çalışma saatleri, süreç ve zaman çizelgesi.
Uzunluk için bkz. iş tanımı ne kadar uzun olmalı. Başlıkta “tanım” yazsa da bu yazı, adayların gördüğü ilanla ilgilidir.
Her rol için iş tanımına ihtiyacınız var mı?
Çoğu rol için evet, kısa da olsa.
Değerlendirme kriterlerini sabitler, benzer roller arasında ücretlerin adil belirlenmesine yardımcı olur ve yeni işe alınan kişiye net bir başlangıç noktası verir. Küçük ekipler bunu bir sayfada tutabilir. Daha büyük şirketlerde bu genellikle işe alım talebinin (job requisition) bir parçasıdır.
AB’de hukuki bir boyut da var. AB Ücret Şeffaflığı Direktifi, eşit değerdeki işe eşit ücret ilkesi etrafında kurulmuştur; bu da net ve tutarlı rol tanımlarını daha az değil, daha önemli kılar.
İş tanımı şablonlarına ne demeli?
Şablonlar, iç tanım için iyi bir başlangıç noktasıdır. İlan için ise zayıf bir başlangıçtır; çünkü şablonlar geneldir, oysa bir ilanın tüm işi özgül olmaktır.
İki yaklaşımı JobCraft ile iş tanımı şablonları yazısında karşılaştırıyoruz.
Canvider’da JobCraft, verdiğiniz rol bilgilerinden bir iş ilanı taslağı hazırlar. İş Tanımı Kalite Kontrolü ise yayınlanmaya hazır olmayacak kadar zayıf ilanları işaretler. Sık işe aldığınız roller için tanımları iş şablonları olarak kaydedebilirsiniz. Taslağı düzenleyerek ekibinizin kendine özgü diliyle konuşmasını sağlayın, başkalarınınkine benzemesin.
Mevcut ilanınız için hızlı bir test
Yayındaki iş ilanınızın ilk üç satırını okuyun. Şirket adı değişince rakibinizin ilanında da aynen yer alabilecek cümleler varsa, bunları yeniden yazın.
Canvider’ı ücretsiz deneyin. Kredi kartı gerekmez.
Sıkça sorulan sorular
İş ilanı ile iş tanımı arasındaki fark nedir?
İş tanımı, rolü tanımlayan iç bir belgedir: görevler, sorumluluklar, bağlı olunan yönetici, gereksinimler ve seviye. İş ilanı (job posting), doğru adayları çekmek için yazılmış herkese açık bir metindir. İş tanımı İK ve yöneticiler içindir. İlan ise iş arayanlar içindir.
İş tanımımı iş ilanı olarak kullanabilir miyim?
Kullanabilirsiniz, ama genellikle daha kötü sonuç verir. İş tanımları şirket dilinde yazılmış görev listeleridir. Adaylar gerçekte ne yapacaklarını, başarının neye benzediğini, ücreti ve sizi neden seçmeleri gerektiğini bilmek ister. İş tanımını bir ilana dönüştürün.
İş ilanı ile job posting aynı şey mi?
Pratikte evet. Job posting, job ad, job advert ve vacancy notice, adayların gördüğü herkese açık ilanın hepsi için kullanılır. Job description ise genellikle iç belgeyi ifade eder.