Lyhyt vastaus: Työnkuvaus on yrityksen sisäinen asiakirja, joka määrittelee roolin: tehtävät, vastuut, raportointilinjan ja vaatimukset. Työpaikkailmoitus eli job ad on julkinen viesti, joka on kirjoitettu saamaan oikeat ihmiset hakemaan. Työnkuvaus on yritystä varten, ilmoitus hakijoita varten. Useimmat heikot työpaikkailmoitukset ovat vain työnkuvauksia, jotka on liimattu työpaikkasivustolle.
Mikä on työnkuvaus?
Työnkuvaus on dokumentaatio. Se määrittelee, mitä rooli tarkoittaa yrityksen sisällä.
Se sisältää yleensä:
- Tehtävänimikkeen ja palkkaluokan tai tason
- Osaston ja raportointilinjan
- Roolin tarkoituksen
- Päätehtävät ja vastuut
- Vaaditut pätevyydet ja taidot
- Työolosuhteet, kuten sijainnin tai matkustamisen
- Joskus palkkahaarukan ja suoritusmittarit
Sitä käytetään myös palkkaamisen jälkeen: palkan määrittämiseen, suoritusarviointeihin, sopimuksiin, organisaatiosuunnitteluun ja joissakin maissa oikeusriitoihin siitä, mitä henkilö on palkattu tekemään. Se muuttuu harvoin ja on yleensä muodollinen.
Mikä on työpaikkailmoitus?
Työpaikkailmoitus on markkinointia. Se on kirjoitettu saamaan oikea henkilö hakemaan ja väärä henkilö valitsemaan itsensä pois.
Hyvä ilmoitus sisältää:
- Nimikkeen, jota ihmiset oikeasti hakevat
- Mitä henkilö tekee ensimmäisinä kuukausina, selkeällä kielellä
- Kolme–viisi ehdotonta vaatimusta
- Palkkahaarukan
- Sijainnin, etätyökäytännön ja työajat
- Kuvauksen rekrytointiprosessista
- Syyn, miksi tästä työstä kannattaa olla kiinnostunut juuri tässä yrityksessä
Se on lyhytikäinen. Voit kirjoittaa sen uudelleen jokaiselle julkaisulle ja testata eri versioita.
Työpaikkailmoitus vs. työnkuvaus: rinnakkain
| Työnkuvaus | Työpaikkailmoitus | |
|---|---|---|
| Yleisö | HR, esimiehet, työntekijä | Työnhakijat |
| Tarkoitus | Määritellä rooli | Houkutella hakijoita |
| Sävy | Muodollinen, kattava | Selkeä, vakuuttava, konkreettinen |
| Pituus | Niin pitkä kuin tarvitaan | Mahdollisimman lyhyt, silti kattava |
| Painopiste | Tehtävät ja vaatimukset | Tulokset, ehdottomat vaatimukset, miksi tulla mukaan |
| Kieli | Yrityksen termit (“Level 3 Associate”) | Hakusanat (“asiakaspalvelun asiantuntija”) |
| Elinikä | Kuukausia tai vuosia | Yksi julkaisu |
| Palkkatieto | Usein palkkaluokka | Haarukka, jonka hakijat näkevät |
Miksi ero on tärkeä?
Koska hakijat lukevat ilmoituksia eri tavalla kuin esimiehet lukevat dokumentaatiota.
Työnkuvaus, jossa on 22 vastuuta, ei kerro hakijalle mitään siitä, millainen tiistai oikeasti on. Vaatimuslista, joka on kirjoitettu HR:n täydellisyyden vuoksi, karkottaa usein hyviä ihmisiä, jotka täyttävät seitsemän kahdeksasta kohdasta.
Kolme yleistä ongelmaa, kun työnkuvausta käytetään ilmoituksena:
- Sisäiset nimikkeet. Kukaan ei hae nimikkeellä “Associate II, Client Operations”. He hakevat hakusanalla “asiakasvastaava”.
- Ei tulosta. Tehtävät kertovat, mihin ihmiset joutuisivat kiireisiksi, eivät sitä, mitä he saavuttaisivat.
- Ei syytä hakea. Työnkuvauksen ei tarvitse myydä. Ilmoituksen pitää.
Miten työnkuvauksesta tehdään työpaikkailmoitus?
Säilytä työnkuvaus. Kirjoita ilmoitus siitä viidessä vaiheessa.
- Vaihda nimike siihen, mitä ihmiset hakevat. Katso miten valitset työpaikkailmoituksen nimikkeen.
- Kirjoita kaksi ensimmäistä riviä myyntipuheena. Mitä tämä henkilö tekee ja miksi se on tärkeää. Useimmat hakijat päättävät tässä kohtaa.
- Leikkaa tehtävät viiteen tai kuuteen ja kirjoita ne tuloksina. “Vastaa 40 asiakaschattiin päivässä” muuttuu muotoon “Ole se, jonka asiakkaat tavoittavat ensimmäisenä, ja ratkaise useimmat ongelmat yhdessä keskustelussa.”
- Jaa vaatimukset ehdottomiin ja toivottaviin. Kolme–viisi ehdotonta vaatimusta. Merkitse muut selvästi valinnaisiksi.
- Lisää käytännön tiedot, joita hakijat etsivät. Palkkahaarukka, sijainti, etätyö, työajat, prosessi ja aikataulu.
Pituudesta lisää: kuinka pitkän työnkuvauksen kannattaa olla. Vaikka tämän artikkelin nimi puhuu kuvauksesta, kyse on siitä ilmoituksesta, jonka hakijat näkevät.
Tarvitsetko työnkuvauksen lainkaan?
Useimmissa rooleissa tarvitset, vaikka lyhyen.
Se ankkuroi rekrytointikriteerit, auttaa asettamaan palkat reilusti samankaltaisille rooleille ja antaa uudelle työntekijälle selkeän lähtökohdan. Pienet tiimit voivat pitää sen yhdellä sivulla. Isommissa yrityksissä se on usein osa rekrytointipyyntöä.
EU:ssa on myös oikeudellinen näkökulma. EU:n palkka-avoimuusdirektiivi perustuu yhtäläisen arvon työstä maksettavaan palkkaan, mikä tekee selkeistä roolikuvauksista entistä tärkeämpiä, ei vähemmän tärkeitä.
Entä valmiit työnkuvauspohjat?
Valmiit pohjat sopivat hyvin sisäisen työnkuvauksen lähtökohdaksi. Ilmoituksen lähtökohdaksi ne sopivat huonosti, koska pohjat ovat yleisiä ja ilmoituksen koko tehtävä on olla konkreettinen.
Vertailemme kahta lähestymistapaa artikkelissa JobCraft vs. työnkuvauspohjat.
Canviderissa JobCraft laatii työpaikkailmoituksen luonnoksen antamistasi roolitiedoista, ja Job Description Quality Check merkitsee ilmoitukset, jotka ovat liian ohuita julkaistavaksi. Toistuvasti täytettäviin rooleihin voit tallentaa työnkuvaukset työpohjina. Muokkaa luonnos niin, että se kuulostaa omalta tiimiltäsi, ei kaikkien muiden ilmoitukselta.
Pikatesti nykyiselle ilmoitukselle
Lue nykyisen työpaikkailmoituksesi kolme ensimmäistä riviä. Jos ne voisivat olla kilpailijan ilmoituksessa, kun vaihdetaan vain yrityksen nimi, kirjoita ne uudelleen.
Kokeile Canvideria ilmaiseksi. Luottokorttia ei tarvita.
Usein kysytyt kysymykset
Mikä on ero työpaikkailmoituksen ja työnkuvauksen välillä?
Työnkuvaus on yrityksen sisäinen asiakirja, joka määrittelee roolin: tehtävät, vastuut, raportointilinjan, vaatimukset ja palkkaluokan. Työpaikkailmoitus eli job ad on julkinen viesti, joka on kirjoitettu houkuttelemaan oikeat hakijat. Työnkuvaus on tarkoitettu HR:lle ja esimiehille, ilmoitus työnhakijoille.
Voinko käyttää työnkuvausta työpaikkailmoituksena?
Voit, mutta se toimii yleensä huonommin. Työnkuvaukset on kirjoitettu tehtävälistoina yrityksen kielellä. Hakijat haluavat tietää, mitä he oikeasti tekisivät, mitä onnistuminen tarkoittaa, palkan ja sen, miksi valitsisivat juuri sinut. Muokkaa työnkuvaus ilmoitukseksi.
Eikö työpaikkailmoitus ja job ad ole sama asia?
Käytännössä on. Job posting, job ad, job advert ja avoimen paikan ilmoitus tarkoittavat kaikki julkista ilmoitusta, jonka hakijat näkevät. Työnkuvaus on se, mitä yleensä tarkoitetaan sisäisellä asiakirjalla.