Kort antwoord: Een functieomschrijving is een intern document dat een rol definieert: taken, verantwoordelijkheden, rapportagelijn, vereisten. Een vacaturetekst, ook job posting genoemd, is een openbare boodschap die ervoor zorgt dat de juiste mensen solliciteren. De functieomschrijving is voor je bedrijf. De vacaturetekst is voor kandidaten. De meeste zwakke vacatureteksten zijn gewoon functieomschrijvingen die op een jobboard zijn geplakt.
Wat is een functieomschrijving?
Een functieomschrijving is documentatie. Ze legt vast wat een rol binnen je bedrijf inhoudt.
Ze bevat meestal:
- Functietitel en graad of niveau
- Afdeling en rapportagelijn
- Doel van de functie
- Voornaamste taken en verantwoordelijkheden
- Vereiste kwalificaties en vaardigheden
- Werkomstandigheden, zoals locatie of reizen
- Soms loonschaal en prestatiemaatstaven
Ze wordt ook gebruikt voor zaken na de aanwerving: loonbepaling, prestatiebeoordelingen, contracten, organisatieontwerp en, in sommige landen, juridische geschillen over wat iemand precies is aangeworven om te doen. Ze verandert zelden en is meestal formeel.
Wat is een vacaturetekst?
Een vacaturetekst is marketing. Ze is geschreven om de juiste persoon aan te zetten tot solliciteren en de verkeerde persoon te laten afhaken.
Een goede bevat:
- Een functietitel waar mensen echt naar zoeken
- Wat de persoon in de eerste maanden zal doen, in gewone taal
- De drie tot vijf must-haves
- Loonbereik
- Locatie, thuiswerkbeleid en werkuren
- Hoe het wervingsproces eruitziet
- Waarom iemand deze functie bij dit bedrijf zou willen
Ze is kortlevend. Je herschrijft haar misschien voor elke vacature en test verschillende versies.
Vacaturetekst vs functieomschrijving: naast elkaar
| Functieomschrijving | Vacaturetekst | |
|---|---|---|
| Doelgroep | HR, managers, de werknemer | Werkzoekenden |
| Doel | De rol definiëren | Sollicitanten aantrekken |
| Toon | Formeel, volledig | Eenvoudig, overtuigend, specifiek |
| Lengte | Zo lang als nodig | Zo kort mogelijk, maar volledig |
| Focus | Taken en vereisten | Resultaten, must-haves, waarom meedoen |
| Taal | Bedrijfstermen (“Level 3 Associate”) | Zoektermen (“Customer Support Specialist”) |
| Levensduur | Maanden of jaren | Eén vacature |
| Bevat loon | Vaak de loonschaal | Het bereik dat kandidaten zullen zien |
Waarom maakt het verschil uit?
Omdat kandidaten advertenties anders lezen dan managers documentatie lezen.
Een functieomschrijving met 22 verantwoordelijkheden vertelt een kandidaat niets over hoe een dinsdag eruitziet. Een vereistenlijst die voor de volledigheid van HR is geschreven, schrikt vaak goede mensen af die zeven van de acht punten halen.
Drie veelvoorkomende problemen wanneer de omschrijving als vacature wordt gebruikt:
- Interne titels. Niemand zoekt op “Associate II, Client Operations”. Ze zoeken op “accountmanager”.
- Geen resultaat. Taken vertellen mensen waarmee ze bezig zullen zijn, niet wat ze zullen bereiken.
- Geen reden om te solliciteren. Een omschrijving hoeft niet te verkopen. Een vacaturetekst wel.
Hoe zet je een functieomschrijving om in een vacaturetekst?
Behoud de omschrijving. Schrijf de vacaturetekst eruit in vijf stappen.
- Wijzig de titel naar wat mensen zoeken. Zie hoe je een functietitel kiest.
- Schrijf de eerste twee zinnen als pitch. Wat deze persoon zal doen en waarom het ertoe doet. De meeste kandidaten beslissen hier.
- Snoei de taken tot vijf of zes, geschreven als resultaten. “Beantwoord 40 klantenchats per dag” wordt “Wees de persoon die klanten als eerste bereiken, en los de meeste problemen in één gesprek op.”
- Splits de vereisten in must-haves en nice-to-haves. Drie tot vijf must-haves. Label de rest duidelijk als optioneel.
- Voeg de praktische details toe waar kandidaten naar zoeken. Loonbereik, locatie, thuiswerkbeleid, uren, proces en tijdlijn.
Voor de lengte, zie hoe lang een functieomschrijving moet zijn. Ook al zegt de titel omschrijving, het gaat hier over de vacature die kandidaten zien.
Heb je überhaupt een functieomschrijving nodig?
Voor de meeste functies: ja, zelfs een korte.
Ze verankert de selectiecriteria, helpt om het loon eerlijk te bepalen voor vergelijkbare functies, en geeft de nieuwe medewerker een duidelijk startpunt. Kleine teams kunnen het bij één pagina houden. In grotere bedrijven maakt ze vaak deel uit van de vacatureaanvraag.
Er is ook een juridische invalshoek in de EU. De richtlijn loontransparantie draait om loon voor werk van gelijke waarde, waardoor duidelijke en consistente functiebeschrijvingen belangrijker worden, niet minder.
Wat met sjablonen voor functieomschrijvingen?
Sjablonen zijn een goed startpunt voor de interne omschrijving. Ze zijn een slecht startpunt voor de vacaturetekst, omdat sjablonen generiek zijn en de vacaturetekst net specifiek moet zijn.
We vergelijken de twee benaderingen in JobCraft vs sjablonen voor functieomschrijvingen.
In Canvider stelt JobCraft de vacature op op basis van de functiedetails die je geeft, en een Job Description Quality Check markeert vacatures die te dun zijn om te publiceren. Je kunt omschrijvingen opslaan als vacaturesjablonen voor functies die je vaak invult. Bewerk het concept zodat het naar je team klinkt, niet naar iedereen.
Een snelle test voor je huidige vacature
Lees de eerste drie regels van je live vacaturetekst. Als ze in de vacature van een concurrent zouden kunnen staan met enkel de bedrijfsnaam veranderd, herschrijf ze dan.
Probeer Canvider gratis. Geen creditcard nodig.
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen een vacaturetekst en een functieomschrijving?
Een functieomschrijving is een intern document dat de functie definieert: taken, verantwoordelijkheden, rapportagelijn, vereisten en functieniveau. Een vacaturetekst, ook job ad of vacature genoemd, is een openbare boodschap die de juiste kandidaten moet aantrekken. De functieomschrijving is voor HR en managers. De vacaturetekst is voor werkzoekenden.
Kan ik mijn functieomschrijving als vacaturetekst gebruiken?
Dat kan, maar het presteert meestal slechter. Functieomschrijvingen zijn geschreven als lijsten met taken in bedrijfstaal. Kandidaten willen weten wat ze echt zouden doen, hoe succes eruitziet, het loon en waarom ze voor jou zouden kiezen. Herschrijf de omschrijving tot een vacaturetekst.
Is een vacature hetzelfde als een vacaturetekst?
In de praktijk wel. Vacature, vacaturetekst, job advert en vacatureaankondiging betekenen allemaal de openbare aankondiging die kandidaten zien. Functieomschrijving betekent meestal het interne document.