Lyhyt vastaus: ATS (hakijaseurantajärjestelmä) -siirto kaatuu dataan ja avoimiin työpaikkoihin, ei logoon. CSV-vienti ei ole siirto. Odota, että luot työpaikat uudelleen, yhdistät vaiheet uudelleen ja siirrät elävät CV:t PDF-tiedostoina. Aja molempia järjestelmiä noin kaksi viikkoa ja määrittele paluureitti. Älä vaihda perjantaina ja toivo parasta.
Näen saman virheen joka kuukausi. Perustaja vie taulukon, irtisanoo vanhan käyttöoikeuden ja huomaa, ettei CV-tiedostoja tullut mukana. Siirto epäonnistui, koska kukaan ei suunnitellut, mikä rikkoutuu.
Miksi ATS-siirto kaatuu dataan ja avoimiin työpaikkoihin?
Koska logo on helpoin osa. Vaikein osa on relaatiodata ja elävä rekrytointityö.
Vanha ATS-järjestelmäsi yhdistää ihmiset hakemuksiin, vaiheisiin, tiedostoihin, muistiinpanoihin ja haastatteluihin. Litteä CSV-tiedosto litistää kaiken. Yläriviin ja alariviin liittyvät tiedot lakkaavat täsmäämästä. Vaihehistoria jää yhteen sarakkeeseen. Arviointilomakkeet ja sähköpostiketjut katoavat usein. Toimittajat, jotka antavat väliaikaisia liitetiedostojen linkkejä, pahentavat tilannetta: Greenhouse on dokumentoinut allekirjoitetut CV-linkit, jotka vanhenevat noin seitsemässä päivässä, joten linkin tallentaminen tiedoston sijaan on yleinen tapa menettää CV.
Avoimet työpaikat epäonnistuvat toisin. Putket, seulontakysymykset, sähköpostipohjat ja työpaikkasivustoyhteydet ovat asetuksia, eivät vientirivejä. Ne rakennetaan uudelleen. Jos oletat, että yhden napin täydellinen siirto on olemassa, uskot satuja, joiden mukaan vaihto hoituu yhdellä viikolla.
Vastusta ankarasti ajatusta ”vie ja toivo parasta”. Toivo ei ole tarkistuslista.
Mitä tavallinen ATS-vienti rikkoo?
Melkein jokainen ATS antaa CSV-tiedoston. Sen sisältö on kapeampi kuin ihmiset odottavat.
Yleensä kunnossa:
- Hakijan nimi, sähköposti, puhelinnumero
- Haettu rooli ja hakupäivä
- Nykyinen vaihe
- Tagit ja yksinkertaiset mukautetut kentät
Yleensä ongelma:
- CV-tiedostot ja portfoliot. Usein erillinen joukkovienti, joskus tukipyyntö. Kysy tästä ensimmäisenä.
- Sähköpostiketjut. Vanhan ATS:n sisäinen yhteydenpito ei yleensä siirry mukana. Säilytä se oikeassa postijärjestelmässä, jos sillä on merkitystä.
- Haastatteluarvioinnit ja palaute. Ne vastaavat harvoin kenttä kentältä eri tuotteiden välillä.
- Vaihehistoria ja aikaleimat. Voit säilyttää nykyisen vaiheen, mutta menettää polun, joka siihen johti.
- Muistiinpanot. Usein yksi yhdistetty tekstiliitos per hakija eikä päivättyjä merkintöjä.
- Suostumukset ja seulontavastaukset. Lomakevastaukset ja suostumus tuleviin mahdollisuuksiin eivät yleensä siirry tiedostopudotuksella.
Kysy nykyiseltä toimittajaltasi kaksi asiaa kirjallisesti ennen kuin allekirjoitat mitään muualla: voinko viedä CV-tiedostot joukkona oikeina tiedostoina, ja mitkä kentät hakijatietojen viennissä ovat mukana?
Pitäisikö koko hakijahistoria siirtää?
Yleensä ei.
Suurin osa vanhoista tietueista on vanhentuneita yhteystietoja rooleista, joita et enää aja. GDPR:n ja RODO:n mukaan tarvitset myös laillisen perusteen ja säilytysajan. Säilytysajat löydät GDPR:n ja RODO:n säilytysoppaastamme, mutta kyse ei ole lakineuvosta.
Siirrä kolme asiaa:
- Aktiiviset prosessit. Kaikki, jotka ovat parhaillaan käynnissä olevassa prosessissa. Ehdoton.
- Aidot lähellä valintaa olleet hakijat. Ihmiset, joille soittaisit tänään. Usein alle viisikymmentä.
- Viimeisen 12 kuukauden palkkaukset. Hyödyllinen raportoinnin jatkuvuuteen ja suosituksiin.
Kaikki muu menee päivättyyn CSV-tiedostoon ja CV-arkistoon omaan tallennustilaasi.
Mitä Canvider voi ottaa vastaan tänään?
Ole selvä tuotteesta. Tässä kohdassa toimittajat luvaavat liikaa.
Canvider ottaa vastaan:
- Bulk Upload CVs: vain PDF, yhteen työpaikkaan. Pisteytys on erillinen vaihe.
- Add Candidate Manually: yksi henkilö kerrallaan, sähköposti, puhelinnumero ja CV.
- Refresh Applicants: PostJobFree-sähköpostihakemukset sekä LinkedIn-hakijat työpaikoille, jotka on julkaistu Canviderin LinkedIn-integraation kautta.
Canvider ei ota vastaan:
- CSV- tai ATS-viennin tuontia työpaikoille, vaihehistorialle tai muistiinpanoille Greenhouse-, Lever- tai vastaavista työkaluista
- Muita kuin PDF-joukkolatauksia (Word-tiedostot ja kuvat hylätään)
- Vanhojen vaiheiden, sähköpostiketjujen tai arviointilomakkeiden automaattista uudelleenkartoitusta
- Viiden vuoden historian yhden napin täydellistä siirtoa
Suunnittele siis työpaikat uudelleen, kartoita vaiheet käsin ja hyväksy, että seulontavastaukset puuttuvat joukkolisäyksistä ja manuaalisista lisäyksistä, Talent Pool -suostumus puuttuu manuaalisista lisäyksistä ja muistiinpanoja ei tuoda. Yhdistä uudelleen Google- tai Microsoft-posti, LinkedIn, portaalit, urasivu tai Workloupe sekä My Brand.
Jos uuden tilin asennusjärjestys on tärkeämpi kuin itse siirto, 48 tunnin käyttöönotto-opas käy läpi ensimmäisen päivän.
ATS-siirron tarkistuslista: kahden viikon harjoitussuunnitelma
Tämä on harjoitussuunnitelma pienelle tiimille, ei palvelutasosopimus eikä lupaus nollasta käyttökatkosta. Pidä vanha ATS käynnissä uusille hakemuksille, kunnes paluutarkistukset menevät läpi.
Paluureitti (kirjoita tämä päivänä 0): Jos päivän 14 satunnaistarkistukset epäonnistuvat (CV:t puuttuvat, hakulinkit työpaikkasivustoilla vievät väärään paikkaan tai esimiehet eivät voi jättää palautetta), lopeta uusien hakemusten ohjaaminen Canviderille. Pidä vanha järjestelmä hakupaikkana, kunnes nämä kolme asiaa on korjattu. Älä peruuta vanhaa sopimusta, ennen kuin paluureitti on selvä.
Viikko 1: asetukset, uudelleenluonti, PDF-joukkolataus
| Päivä | Tee tämä | Valmis, kun |
|---|---|---|
| 1 | Rekisteröidy, yrityksen profiili, urasivu | Urasivun osoite aukeaa |
| 2 | My Brand, sähköpostipohjan runko, todelliset rekrytointivaiheet | Vaiheet vastaavat tapaasi rekrytoida |
| 3–4 | Luo uudelleen jokainen avoin työpaikka; CriteriaMatch-pakolliset vaatimukset; kuvauspohjat | Jokainen aktiivinen rooli on olemassa samalla nimikkeellä ja sijainnilla |
| 5 | Yhdistä LinkedIn ja posti, jos tasosi sen sallii; yhdistä portaalit uudelleen | Yhteydet toimivat tai ohjattu manuaalinen LinkedIn on valmis |
| 6–7 | Lataa PDF-CV:t joukkona oikeisiin työpaikkoihin; Add Candidate Manually erikoistapauksille; pisteytä tai analysoi | Kymmenen satunnaistarkistusta: nimi, sähköposti, PDF, vaihe |
Älä tuo vanhaa historiaa ensimmäisellä viikolla. Vain aktiiviset putket.
Rakenna seulontakriteerit uudelleen ennen kuin täytät järjestelmän. Canviderissa se tarkoittaa CriteriaMatchia, enintään viittä kovaa kriteeriä työpaikkaa kohden. Vanhojen vaiheiden kopioiminen uuteen kirjautumiseen ei korjaa mitään. Todennäköisesti juuri se, että esimiehet eivät enää kirjautuneet järjestelmään, sai sinut vaihtamaan.
Viikko 2: työpaikkasivustot, Refresh-tapa, vanhat hakemukset pois
| Päivä | Tee tämä | Valmis, kun |
|---|---|---|
| 8–9 | Julkaise työpaikkasivustoilla Canviderin hakulinkki (LinkedIn: hallitse hakijoita ulkoisella sivustolla) | Jokainen julkinen hakupainike ohjaa Canvideriin |
| 10 | Päivitä hakijat (Refresh Applicants) päivittäin PostJobFree- ja integroidulle LinkedIn-hakijoille | Tiimi tuntee painikkeen ja tarkistaa sen kerran päivässä |
| 11 | Kutsu rekrytoivat esimiehet; yksi aktiivinen rooli palautetta varten | Vähintään yksi esimies on jättänyt kommentin ilman muistutusta |
| 12 | Viimeistele hylkäys- ja haastattelusähköpostipohjat | Pohjat lähtevät yhdistetystä postilaatikosta |
| 13–14 | Uudet hakemukset vain Canvideriin; vanha ATS vain luettavaksi arkistoa varten | Vanha järjestelmä ei ota vastaan uusia hakemuksia; paluutarkistukset menevät läpi |
LinkedIn-julkaisusta lisää miten julkaista työpaikkailmoitus LinkedInissä ATS:stä. Tärkein asetus on edelleen ulkoinen hakulinkki, ei ”LinkedInissä”.
Arkistoi sitten vanha järjestelmä ja lopeta maksaminen sopimuskauden päättyessä. Kylmäarkisto pysyy omanasi.
Mitä tarkistat päivänä 15?
- Saapuiko jokainen aktiivinen hakija CV liitettynä? Tarkista kymmenen tietuetta, ei yhtä.
- Antoivatko esimiehet palautetta ilman muistutusta? Tämä on yleensä syy, miksi vaihdoit.
- Osaatko yhä kertoa, miksi hylkäsit jonkun viime neljänneksellä? Jos et, päätöshistoriasi ei selvinnyt siirrosta.
Jos jokin vastaus on ei, käytä paluureittiä. Korjaa aukko. Älä teeskentele, että vaihto on valmis.
Vaihto Canvideriin ilman satuja
Simple on ilmainen, ei vaadi luottokorttia, sisältää kaksi ilmoitusta vuodessa ja yhden käyttäjän. Se riittää ensimmäiseen viikkoon oikealla roolilla. Pro maksaa 80 € kuukaudessa ja sisältää enintään 10 ilmoitusta kuukaudessa ja 5 käyttäjää. TalentPool on ihmisille, jotka ovat suostuneet tuleviin mahdollisuuksiin, eikä paikka, johon kaikki manuaaliset lisäykset kaadetaan.
Emme lupaa yhden napin täydellistä siirtoa, nollaa käyttökatkoa, automaattista lakisääteistä säilytystä tai muita kuin PDF-joukkolatauksia. Lupaamme selkeän polun: luo työpaikat uudelleen, lataa elävät ihmiset PDF-joukkona, yhdistä tarvitsemasi uudelleen ja aja rinnakkain kaksi viikkoa.
Vielä valitsemassa? Aloita pienyritysten parhaasta ATS:stä vuonna 2026 tai vertaa Greenhouseen pienille tiimeille.
Usein kysytyt kysymykset
Mikä on ATS-siirron tarkistuslista?
Lyhyt lista siitä, mikä rikkoutuu, mitä luot käsin uudelleen ja päivittäinen rinnakkainen ajo paluureittiin asti. Se ei ole yhden napin tuonti. Suunnittele CV-tiedostot, avoimet työpaikat, rekrytointivaiheet, muistiinpanot ja integraatiot ennen kuin irtisanot vanhan sopimuksen.
Menetänkö hakijatietoja, jos vaihdan ATS-järjestelmää?
Osan menetät, ja sinun kannattaa suunnitella, mitä. Nimi, sähköposti, rooli, vaihe ja hakupäivä viedään yleensä CSV-tiedostoon. CV-tiedostot, sähköpostiketjut, haastatteluarviointilomakkeet, vaihehistoria ja päivätyt muistiinpanot eivät yleensä säily ehjinä. Päätä, mitä tarvitset, ennen kuin aloitat.
Voiko Canvider tuoda Greenhouse- tai Lever-viennin?
Ei. Canvider ei tarjoa CSV- eikä ATS-viennin tuojaa työpaikoille, vaihehistorialle tai muistiinpanoille Greenhouse-, Lever- tai vastaavista työkaluista. Luot avoimet työpaikat uudelleen, kartoitat vaiheet ja lataat sitten CV:t joukkona PDF-muodossa jokaiselle työpaikalle tai lisäät yksittäisiä hakijoita käsin toiminnolla Add Candidate Manually.
Kuinka kauan ATS-siirto kestää pienelle tiimille?
10–300 hengen tiimille kaksi viikkoa on realistinen harjoitussuunnitelma, jos ajat vanhaa ja uutta järjestelmää rinnakkain. Se ei ole palvelutasosopimus. Viikko yksi on asetuksia, työpaikkojen uudelleenluontia ja PDF-joukkolatausta. Viikko kaksi on työpaikkasivustoja, Refresh Applicants -toimintoa, esimiehiä ja vanhan järjestelmän sulkemista uusilta hakemuksilta.