Lyhyt vastaus: Kyllä, useimmat applicant tracking -järjestelmät (ATS) aikaleimaavat jokaisen vaihemuutoksen ja tallentavat hakijaan liitetyt muistiinpanot, joten saat käyttökelpoisen tarkastusjäljen. Se ei ole yksinään oikeudellinen puolustus. Järjestelmä säilyttää sen, mitä joku kirjoitti, eikä kirjoita työtehtävään liittyvää perustelua puolestasi. Tyhjä ”hylätty”-tila ei suojaa ketään.
Mitä ATS oikeasti tallentaa?
Rakenteelliset faktat: milloin hakija haki, milloin hän siirtyi vaiheesta toiseen, kuka siirsi hänet ja mitä tekstiä ihminen kirjoitti kommenttiin tai arviointilomakkeeseen matkan varrella.
Se on todella hyödyllistä. Kuuden kuukauden kuluttua palkkauksesta voit avata tietueen ja nähdä koko aikajanan sen sijaan, että luottaisit jonkun muistiin roolista, joka on sittemmin täytetty. Mitä se ei tee automaattisesti, on selittää, miksi päätös tehtiin, ellei joku ihminen ole kirjannut selitystä silloin.
Onko aikaleima sama asia kuin perustelun dokumentointi?
Ei, ja juuri tämä aukko yllättää tiimit. Järjestelmäloki kertoo, että hakija hylättiin tiettynä päivänä. Se ei kerro miksi, ellei syytä ole kirjattu muistiinpanoon tai pakolliseen kenttään matkan varrella.
Tämä käsitellään kokonaisuudessaan artikkelissa Päätöshistoria: kirjaa, miksi valitsit hakijan. Se keskittyy tapaan, jossa perustelu kirjataan osaksi normaalia työnkulkua eikä jälkikäteen. Tämä artikkeli on kapeampi: siinä käsitellään sitä, mitä ohjelmisto itse säilyttää, kun perustelu on jo jossain tietueessa.
Auttaako ATS-tietue syrjintäväitteessä?
Auttaa, mutta vain sen verran kuin siihen on oikeasti kirjattu. Aikaleimattu loki, jossa on todellinen, työtehtävään liittyvä perustelu, on hyödyllistä todistetta. Aikaleimattu loki, jossa lukee vain ”hylätty” ja ei muuta, on tuskin parempi kuin ei mitään.
EEOC sai tilivuonna 2024 88 531 uutta syrjintävalitusta, mikä on 9,2 % enemmän kuin tilivuonna 2023. Vuosi 2023 oli itsessään korkein lukema vuoden 2017 jälkeen, EEOC:n FY 2024 Annual Performance Report -raportin mukaan. Jos hylätty hakija haastaa päätöksen, ”valitsimme jonkun muun” ei ole puolustus. ”Hakija B:llä oli kolmen vuoden kokemus tämän kokoisen tiimin johtamisesta, hakija A:lla ei ollut lainkaan, ja se kirjattiin silloin” on. ATS tallentaa jälkimmäisen tyyppisen lausunnon. Se ei voi keksiä sitä puolestasi.
Kuinka kauan tietue on säilytettävä?
Pidempään kuin useimmat pienet tiimit olettavat, ja tarkka vastaus riippuu siitä, missä rekrytoit.
| Säännös | Kenelle | Säilytysaika |
|---|---|---|
| EEOC, 29 CFR 1602.14 | Yhdysvaltalaiset työnantajat, joihin Title VII ja ADA soveltuvat | 1 vuosi henkilöstötoimenpiteestä, pidempään jos valitus on tehty |
| OFCCP, 41 CFR 60-1.12 | Yhdysvaltalaiset liittovaltion urakoitsijat, joilla on vähintään 50 työntekijää ja vähintään 50 000 dollarin sopimus | 2 vuotta, tai 1 vuosi alle 150 työntekijän yrityksille tai alle 150 000 dollarin sopimuksille |
| GDPR, 5 artikla 1 kohta e | EU:ssa rekrytoivat työnantajat | Ei kiinteää määrää. Asetat ja perustelet säilytysajan, joka liittyy käsittelyn tarkoitukseen, ja sinun on noudatettava poistopyyntöjä 17 artiklan mukaisesti, kun tämä tarkoitus päättyy |
Huomaa, että GDPR-rivillä ei ole päivämäärää, ja se on tarkoituksellista. Säilytysrajoitusperiaate sanoo vain, ettei tietoja saa säilyttää pidempään kuin ne ovat tarpeen. Vastuu on sinulla: valitse ajanjakso, jonka voit puolustaa, ja kirjoita se tietosuojaselosteeseen. Jos haluat konkreettisen suositellun säilytysajan eikä vain oikeudellista periaatetta, katso kuinka kauan työhakemuksia säilytetään GDPR:n mukaan.
Mitä tallennettu tietue ei voi tehdä puolestasi?
Se ei korvaa ihmisen perustelua, se ei korjaa ohutta työpaikkailmoitusta, joka sai kaikki hakijat näyttämään samanlaisilta, eikä se tietenkään päätä, ketkä palkataan. Ne ovat edelleen sinun tehtäviäsi.
Canviderin tietue helpottaa tapaa: kommentit ja haastattelupalaute hakijasta tallentavat, kuka ne kirjoitti ja milloin, joten se osa ei katoa koskaan. Kun rekrytointitiimi vertaa finalisteja DecisionHelperilla, he vertailevat 2–4 finalistia rinnakkain. Vertailu ja sen perustelut tallennetaan työpaikan yhteyteen, jotta ne voi avata myöhemmin uudelleen. Perustelun on silti tultava ihmiseltä. Järjestelmä vain varmistaa, ettei se katoa, kun se on kirjoitettu.
Mitä pienen tiimin kannattaa tehdä?
Vaadi yksi lause työtehtävään liittyvää perustelua jokaisessa merkityksellisessä vaihemuutoksessa: kun hakija siirretään finalistiksi ja kun hakija hylätään missä tahansa vaiheessa ensimmäisen seulonnan jälkeen. Tuo lause aikaleimattuna on koko tarkastusjälki, jonka useimmat pienet tiimit koskaan tarvitsevat.
Jos rakennat tätä tapaa nollasta, aloita seuraavasta avoimesta roolista äläkä yritä jälkikäteen kirjata jokaista aiempaa palkkausta. Päätöshistoria: kirjaa, miksi valitsit hakijan kertoo laajemmin, mitä kirjoittaa ja mitä jättää pois. Hylkäysviesti haastattelun jälkeen näyttää, miten saman perustelun voi muuttaa viestiksi, jonka voit oikeasti lähettää hakijalle.
Kokeile Canvideria ilmaiseksi.
Usein kysytyt kysymykset
Luoko ATS automaattisesti oikeudellisen kirjauksen siitä, miksi hylkäsin hakijan?
Se aikaleimaa tapahtumat, kuten vaihemuutoksen tai tallennetun muistiinpanon, mikä auttaa rekonstruoimaan tapahtumat myöhemmin. Se ei kirjoita perustelua puolestasi. Jos kukaan ei ole kirjannut järjestelmään työtehtävään liittyvää syytä, ATS:llä ei ole mitään säilytettävää.
Kuinka kauan rekrytointitiedot on säilytettävä?
Yhdysvalloissa EEOC edellyttää lain piiriin kuuluvia työnantajia säilyttämään rekrytointitietoja yhden vuoden ajan säännöksen 29 CFR 1602.14 mukaan, pidempään, jos valitus on tehty. Liittovaltion urakoitsijoita koskee erillinen sääntö, 41 CFR 60-1.12, joka edellyttää kahta vuotta, tai yhtä vuotta urakoitsijoille, joilla on alle 150 työntekijää tai alle 150 000 dollarin sopimus. EU:ssa GDPR:n säilytysrajoitusperiaate tarkoittaa, että asetat itse säilytysajan ja pystyt perustelemaan sen. Kiinteää kuukausimäärää ei ole.
Riittääkö pelkkä ATS-tietue puolustamaan syrjintäväitettä?
Ei. Aikaleima todistaa, että jotain tapahtui ja milloin. Se ei todista, että päätös oli oikeudenmukainen. Tarvitset edelleen ihmisen kirjoittaman, työtehtävään liittyvän perustelun, jonka ATS tallentaa mutta ei tuota.