Lyhyt vastaus: Soita hakijan kahden viimeisimmän työpaikan välittömälle esimiehelle tai työnjohtajalle, älä työtovereille, ystäville tai professoreille. Kysy kerrallaan yhdestä konkreettisesta, työhön liittyvästä asiasta yleisten ominaisuuksien sijaan. Varaa kolmeen puheluun yhteensä 30–60 minuuttia SHRM:n vuoden 2023 tutkimuksen mukaan. Se kannattaa. Väärä palkkaus maksaa pienelle yritykselle paljon enemmän kuin esimiehen iltapäivän tunti.
Miksi useimmat referenssikysymykset ovat ajanhukkaa
Useimmat referenssikysymykset koskevat ominaisuuksia eikä todisteita, ja ominaisuuksia on helppo liioitella ansioluettelossa. “Onko tämä henkilö hyvä viestijä?” tai “millaiset esitystaidot hänellä on?” ovat kysymyksiä, joihin lähes jokainen hakija on jo vastannut omassa CV:ssään. Referenssi vain toistaa saman takaisin.
Esitystaidot ovat tästä hyvä esimerkki. Lähes jokainen hakija väittää hakemuksessaan osaavansa esiintyä, olipa väite totta tai ei. Jos kysyt referenssiltä saman epämääräisen kysymyksen, jonka hakija on jo itse vastannut, saat saman epämääräisen vastauksen. Väitteen voi oikeasti testata vain kysymällä yksittäisestä tapauksesta: kuvaile viimeisin esitys, jonka tämä henkilö piti, kuka oli paikalla ja miten se meni. Todellinen esimies pystyy vastaamaan siihen kymmenessä sekunnissa. Joku, joka toistaa CV:nsä lausetta, ei pysty.
Tämä on tärkeämpää kuin miltä kuulostaa. Frank Schmidtin ja John Hunterin metaanalyysi lehdessä Psychological Bulletin (1998), joka on yhä eniten siteerattu tutkimus rekrytointimenetelmien tarkkuudesta teollisuuspsykologiassa, osoitti, että referenssitarkistukset ennustavat työsuoritusta validiteetilla 0,26. Jäsennellyt haastattelut ja kognitiivisten kykyjen testit saavat noin 0,51, eli noin kaksinkertaisen arvon. Referenssitarkistukset eivät ole hyödyttömiä, mutta luku kertoo tarkasti, kuinka paljon painoa epämääräiselle ja konkreettiselle vastaukselle kannattaa antaa. Yleiset kysymykset vievät vastauksen tuon haarukan alapäähän, tarkat kysymykset yläpäähän.
Keneltä sinun kannattaa oikeasti kysyä
Soita välittömälle esimiehelle tai työnjohtajalle, älä vertaisille, ystäville tai akateemisille referensseille. Entinen esimies on ainoa henkilö hakijan referenssilistalla, joka on oikeasti arvioinut hänen työtään jotakin mittapuuta vasten ja verrannut sitä muihin hänen johtamiinsa ihmisiin. Työtoveri tai ystävä ei ole valtuutettu tekemään tällaista vertailua, ja hänellä on yleensä joka tapauksessa syy saada hakija näyttämään hyvältä.
Akateemiset referenssit ovat heikoimpia kaikista henkilöille, joilla on jo työkokemusta. Professori on nähnyt tämän henkilön vain opiskelijana. Opiskelija ja työntekijä ovat eri roolit eri odotuksilla, eikä professorilla ole perustetta arvioida, miten ihminen toimii kiireessä, miten hän hoitaa vaikean asiakkaan tai miten hän ottaa vastaan esimiehen palautetta. Jos hakijalla on oikeaa työkokemusta, jätä professori kokonaan pois ja käytä aika toiseen entiseen esimieheen.
Ei ole olemassa yhtä selkeää tutkimusta, joka asettaisi esimiesreferenssit vertaisreferenssien ja akateemisten referenssien edelle suoraan vertaillen. Olemassa oleva tutkimus osoittaa kuitenkin samaan suuntaan kuin Canviderin toinen perustaja Efe Ergün rekrytointikokemuksestaan. Larry Conwayn ja Allen Huffcuttin vuoden 1997 analyysi lehdessä Human Performance osoitti, että esimiesarvioiden johdonmukaisuus oli selvästi parempi (reliabiliteetti 0,50) kuin vertaisarvioiden (0,37) tai alaisten arvioiden (0,30). Dan Goldhaberin, Cyrus Groutin ja Roddy Wolffin vuoden 2025 tutkimus lehdessä Education Finance and Policy havaitsi, että rehtorien ja esimiesten arviot ennustivat luotettavasti tulevaa työsuoritusta, kun taas muiden arvioijaryhmien arviot eivät pitäneet paikkaansa samalla tavalla.
| Referenssin lähde | Mitä he todella voivat kertoa |
|---|---|
| Välitön esimies tai työnjohtaja | Vertasi hakijan työsuoritusta mittapuuhun ja muihin johtamiinsa ihmisiin |
| Työtoveri tai vertainen | Työskenteli hakijan rinnalla, ei yleensä arvioinut työsuoritusta virallisesti |
| Ystävä | Henkilökohtainen mielipide, ei ammatillista perustaa |
| Professori tai akateeminen yhteyshenkilö | Näki hakijan opiskelijana, ei työntekijänä |
Mitä saat laillisesti kysyä
Voit kysyä mitä tahansa työhön liittyvää. Rajoitus ei koske kysymyksiäsi vaan sitä, mitä toinen osapuoli on valmis sanomaan takaisin. Useimmat yritykset ohjeistavat nykyään esimiehiä vahvistamaan vain työnimikkeen, työsuhteen ajankohdat ja joskus viimeisimmän palkan, eivät mitään muuta.
Useimmin tämän syynä mainittu oikeustapaus on Randi W. v. Muroc Joint Unified School District (Cal. 1997). Koulun rehtorin entiset työnantajat antoivat myönteisiä referenssejä, vaikka tiesivät aiemmista väärinkäytösvalituksista. Uusi koulupiiri palkkasi hänet näiden referenssien perusteella, ja hän pahoinpiteli myöhemmin oppilaan. Kalifornian korkein oikeus päätti, että entinen työnantaja voi joutua vastuuseen harhaanjohtavasta myönteisestä referenssistä, joka jättää pois tiedossa olevat riskit. Juuri tämä yksittäinen tapaus on syy siihen, miksi henkilöstöosastot ympäri Yhdysvaltoja opettavat nykyään henkilöstöään sanomaan mahdollisimman vähän.
Kannattaa tietää ennen kuin oletat, että jokainen referenssipuhelu on tiukasti rajattu. SHRM julkaisi marraskuussa 2023 katsauksen oikeustapauksista, joissa työnantajan huolimatonta palkkaamista on arvioitu vuosina 1974–2022. Siinä löydettiin lähes 50 vuoden aikana vain noin 435 työnantajan vastuupäätöstä, keskimäärin noin yhdeksän vuodessa koko maassa, ja 97 %:ssa kyse oli korkean riskin tehtävistä, kuten tehtävistä, joissa on pääsy haavoittuvien ihmisten luo, ajamiseen liittyvistä tehtävistä, aseista tai käteisestä. Jos rekrytoit markkinointikoordinaattoria tai asiakaspalvelijaa, olet hyvin kaukana tilanteesta, joka saa yritykset hermostumaan. Jotkut esimiehet, erityisesti pienemmät yritykset ilman virallista henkilöstöpolitiikkaa, puhuvat silti avoimesti, jos kysyt tarkkoja, työhön liittyviä kysymyksiä sen sijaan, että kysyisit avoimia kysymyksiä, jotka asettavat heidät ahdinkoon.
Kysymykset, jotka oikeasti kannattaa esittää
Jätä yleinen lista väliin. Kysy kysymyksiä, jotka liittyvät täytettävään tehtävään.
- Kuvaile viimeisin kerta, kun tämä henkilö teki [tehtävän ydintehtävän]. Mitä silloin tapahtui?
- Mitä yhtä asiaa hän teki, jota toivoisit tiimisi useamman ihmisen tekevän?
- Oliko koskaan määräaikaa, jonka hän missasi, tai virhettä, jonka hän teki? Miten hän hoiti asian sen jälkeen?
- Palkkaisitko hänet uudelleen samankaltaiseen tehtävään tänään? Jos et, miksi et?
- Vertailun perusteella muihin tässä roolissa johtamiisi ihmisiin, missä kohdin hän asettuu ja miksi?
Huomaa, ettei yksikään näistä kysy suoraan persoonallisuuden piirteistä. Ne pyytävät tiettyä muistoa tai suoraa vertailua, ja niihin on paljon vaikeampi vastata viimeistellyllä ei-vastauksella.
Mitä tämä maksaa aikana
Varaa 30–60 minuuttia kolmen referenssin kunnolliseen tarkistamiseen SHRM:n omien referenssitarkistuksia koskevien raporttien mukaan. Pienelle yritykselle tuo tunti on vähäinen verrattuna väärän palkkauksen kustannuksiin. Kun kymmenen hengen tiimi palkkaa yhdennentoista ihmisen, tuo palkkaus muuttaa sitä, mitä tiimi pystyy tekemään, ja sitä, kuinka paljon sen voi luottaa häneen. Tunti puhelimessa ennen tarjousta on halpa vakuutus kuukausien korjaustyötä vastaan jälkikäteen.
Referenssitarkistukset ovat myös todellinen aukko useimmissa nykyisissä hakijaseurantajärjestelmissä, myös Canviderissa. Useimmissa ATS-ohjelmistoissa ei ole jäsenneltyä vaihetta, jossa kirjataan, mitä referenssi todella sanoi, tai jossa se pisteytetään samalla tavalla kuin haastattelu. Siihen asti käytännöllinen ratkaisu on kirjata vastaukset suoraan hakijan haastatteluarviointilomakkeeseen tai päätöshistoriaan. Näin referenssipuhelu painaa lopullisessa päätöksessä yhtä paljon kuin haastattelussa sanottu, eikä se katoa jonkun henkilökohtaiseen muistikirjaan.
Kokeile Canvideria ilmaiseksi. Luottokorttia ei tarvita.
Usein kysytyt kysymykset
Mitä saan laillisesti kysyä referenssitarkistuksessa?
Voit kysyä mitä tahansa työhön liittyvää. Rajoitus ei koske kysymyksiäsi vaan sitä, mitä toinen osapuoli on valmis vastaamaan. Useimmat yritykset ohjeistavat henkilöstöään vahvistamaan vain työnimikkeen, työsuhteen ajankohdat ja joskus viimeisimmän palkan, koska useat oikeusjutut ovat koskeneet huolimattomia tai harhaanjohtavia referenssejä.
Mikä on esimerkki hyvästä referenssitarkistuksen kysymyksestä?
Kysy jostakin työn tietystä osa-alueesta, älä yleisestä ominaisuudesta. Sen sijaan että kysyisit, onko henkilö hyvä viestijä, pyydä häntä kuvaamaan viimeisin esitys, jonka tämä piti asiakkaalle, ja kertomaan, miten se meni. Tarkat kysymykset saavat tarkkoja vastauksia, ja epämääräiset kysymykset saavat yleisen kyllä-vastauksen.
Mitä et kannata kysyä referenssitarkistuksessa?
Älä kysy mitään, mikä ei liity työsuoritukseen, kuten ikää, terveyttä, siviilisäätyä tai mitään muuta, mitä haastattelussa olisi laitonta kysyä. Myös persoonallisuutta koskevat kysymykset, joihin referenssillä ei ole ammatillista perustaa vastata, kuten onko hakija mukava ihminen, ovat puheluajan hukkaa.
Pitäisikö referenssit tarkistaa työtovereilta tai ystäviltä?
Ei. Työtoverilla tai ystävällä on syy saada hakija näyttämään hyvältä, eikä hänellä yleensä ole valtuuksia verrata tämän työtä mittapuuhun. Ainoa referenssi, joka on oikeasti arvioinut tämän henkilön työtä ja pystyy vertaamaan sitä muihin johtamiinsa ihmisiin, on välitön esimies tai työnjohtaja.