Lyhyt vastaus: Samat kysymykset, sama asteikko 1–5, kirjalliset perustelut, muuten palkkauspäätös perustuu pelkkään fiilikseen. Toimiva haastattelun arviointilomake on lyhyt: neljä–kuusi kriteeriä työpaikkailmoituksesta, kiinteä asteikko 1–5, yksi rivi perusteluja jokaiseen arvioon, huolenaiheiden ruutu ja yksi päätös: palkataan tai ei palkata. Tulosta se yhdelle sivulle. Vaadi jokaista haastattelijaa lähettämään arvionsa ennen palaveria.
Olen istunut palautepalavereissa, joissa joku sanoo ”Pidin hänestä vain tosi paljon” ja koko huone nyökkää. Se ei ole arviointia. Minusta arviointilomakkeen tehtävä on saada jokainen haastattelija sitoutumaan kirjallisesti ennen kuin ryhmä alkaa keskustella.
Mitä haastattelun arviointilomakkeen pohjaan kuuluu?
Viisi asiaa, ei enempää:
- Kriteerit julkaistusta työpaikkailmoituksesta (neljä–kuusi)
- Arvio 1–5 jokaisesta kriteeristä, sama asteikko kaikille
- Yksi rivi perusteluja jokaiseen arvioon
- Huolenaiheiden ruutu sille, mitä et pystynyt arvioimaan
- Yksi yleisarvio, palkataan tai ei palkata, ja yksi lause miksi
Ei painokertoimia. Ei yhdeksän kohdan osaamismatriisia. Jokainen ylimääräinen kenttä on syy, miksi kiireinen rekrytoija sulkee välilehden.
Miltä kopioitava haastattelun arviointilomake näyttää?
Liitä tämä dokumenttiin. Kopioi se jokaiselle hakijalle ja jokaiselle haastattelulle.
HAASTATTELUN ARVIOINTILOMAKE
Hakija: Tehtävä:
Haastattelija: Päivämäärä:
ASTEIKKO
1 = selvästi vaatimustason alapuolella 2 = vaatimustason alapuolella
3 = vastaa vaatimustasoa (kirjoita miksi, älä jätä tähän)
4 = vaatimustason yläpuolella 5 = poikkeuksellinen
Jokaisessa arviossa on oltava yksi rivi perusteluja.
Ilman perusteluja arvio ei lasketa.
KRITERIUM 1: [työpaikkailmoituksesta]
Arvio: [1-5]
Perustelut:
KRITERIUM 2: [työpaikkailmoituksesta]
Arvio: [1-5]
Perustelut:
KRITERIUM 3: [työpaikkailmoituksesta]
Arvio: [1-5]
Perustelut:
KRITERIUM 4: [työpaikkailmoituksesta]
Arvio: [1-5]
Perustelut:
HUOLENAIHEET / MITÄ EN PYSTYNYT ARVIOIMAAN:
YLEISARVIO: [ ] Palkataan [ ] Ei palkata
Yksi lause miksi:
Lähetetty ennen palaveria? [ ] KylläSama taulukkona Notioniin tai Google Docsiin:
| Kriteeri (työpaikkailmoituksesta) | Arvio 1–5 | Perustelut (mitä hakija sanoi tai teki) |
|---|---|---|
| Huolenaiheet / ei arvioitavissa | Yleisarvio (palkataan / ei palkata) | Yksi lause miksi |
|---|---|---|
Tulosta se. Yksi sivu. Jos lomake valuu toiselle sivulle, poista yksi kriteeri.
Mitä 1–5-asteikon arvot oikeasti tarkoittavat?
Kirjoita nämä lomakkeen yläreunaan, ettei kukaan keksi omaa asteikkoaan kesken haastattelukierroksen:
- 1, selvästi alle vaatimustason. Ei pystynyt tekemään tätä työn osaa kuvatulla tavalla.
- 2, alle vaatimustason. Jonkin verran osaamista, mutta selviä puutteita julkaistuun vaatimukseen nähden.
- 3, vastaa vaatimustasoa. Hoitaisi tämän työn osan hyvin. Ei olkapäiden kohautus.
- 4, yli vaatimustason. Selvästi vahvempi kuin vaatimus edellyttää.
- 5, poikkeuksellinen. Kärkeä kaikista, jotka olen haastatellut tälle tasolle, ja siitä on konkreettinen esimerkki.
3 on paikka, johon epävarmuus piiloutuu. Ihmiset antavat kolmosen, kun eivät kysyneet tarkemmin, loppuu aika tai eivät halua väitellä. Kolmosista koostuva sarake näyttää datalta, mutta ei sisällä mitään.
Tee kolmosesta kallis. Jokaiseen kolmoseen kuuluu kirjallinen kuvaus siitä, miltä ”vastaa vaatimustasoa” näytti. Jos et oikeasti tiedä, jätä arvio antamatta ja kirjoita huolenaiheiden ruutuun: ”ei pystynyt arvioimaan prosessin järjestelmällisyyttä, aika loppui.” Arvioimatta jättäminen on rehellistä. Oletuksena annettu kolmonen kumoaa ne haastattelijat, jotka tekivät työnsä.
Tämä ajautuminen on sama virhe kuin arviointikriteerien ajautuminen hakijoiden vertailussa.
Mitä kriteerejä arviointilomakkeelle kannattaa laittaa?
Ota sanamuodot julkaisemastasi työpaikkailmoituksesta. Älä mistään mallipohjakirjastosta äläkä siitä, mitä haastattelija itse ihailee.
Myyntiedustaja
- Hallinnoi myyntiputkea ilman päivittäistä valvontaa
- Käsittelee hintaan liittyvän vastaväitteen antamatta alennusta paikan päällä
- Kirjoittaa lyhyen seurantaviestin, joka vie kauppaa eteenpäin
Operatiivinen tehtävä / toimistopäällikkö
- Pitää toistuvan prosessin käynnissä, kun jokin hajoaa
- Kysyy ihmisiltä kohteliaasti perään, kunnes tehtävä on oikeasti tehty
- Huomaa työnkulun kustannus- tai aikavuodon
Tekninen tehtävä
- Kertoo menneestä virheestä ja siitä, mitä muuttui sen jälkeen
- Lukee tuntemattomia järjestelmiä ja esittää hyödyllisiä kysymyksiä
- Julkaisee pieninä erinä eikä yhtenä suurena kokonaisuutena
Asiakaskontaktityö
- Selittää monimutkaisen asian selkeällä kielellä
Neljä–kuusi. Kuuden yli huomio laskee ja ihmiset täyttävät lomakkeen kaavan mukaan. Esimerkki siitä, miten kriteerit muutetaan kysymyksiksi: 5 kysymystä myyntiedustajan palkkaamisesta. Pidä kriteerit työhön liittyvinä: kysymykset, joita ei saa esittää, eivät kuulu arviointilomakkeellekaan (haastattelukysymykset, joita ei saa kysyä).
Ennustaako arviointilomake mitään?
Rakenne ennustaa. Arviointilomake on keino, jolla rakenne säilyy oikeassa haastattelussa.
Yhdysvaltain henkilöstöhallinnon virasto (US Office of Personnel Management) kirjoittaa strukturoiduista haastatteluista, että mitä enemmän rakennetta, sitä parempi pätevyys ja arvioijien välinen luotettavuus ja yksimielisyys, ja sitä vähemmän eriarvoistavia vaikutuksia. Rakenne tarkoittaa sääntöjä siihen, miten vastauksia kysytään, havainnoidaan ja arvioidaan. Kiinteät kriteerit ja kiinteä asteikko ovat nuo säännöt paperilla.
Schmidtin ja Hunterin klassinen vuoden 1998 metaanalyysi raportoi strukturoitujen haastattelujen pätevyydeksi noin 0,51 ja strukturoimattomien noin 0,38. Pidä sitä suuntaa antavana, ei lupauksena seuraavasta palkkauksestasi. Löyhä keskustelu on yhä heikompi mittari, ja juuri siihen useimmat tiimit turvautuvat oletuksena.
Uusi aihe? Aloita mikä on strukturoitu haastattelu ja palaa sitten tähän lomakkeeseen.
Miksi ei vain tehdä kulttuurisopivuuskeskustelua?
Koska ”kulttuurisopivuus” tarkoittaa yleensä ”minä nautin keskustelusta”.
En ole periaatteessa kulttuuria vastaan. Vastustan sitä todisteena. Strukturoimaton kulttuurikeskustelu antaa jokaiselle haastattelijalle eri kysymykset, ei yhteistä asteikkoa eikä kirjallista kirjausta. Palaveri pyörii sitten sen mukaan, kuka puhuu varmimmin, ja päädyt hakemaan ihmisiä, jotka muistuttavat sinua itseäsi.
Jos yrityksessänne tekemisen tavassa on jotain todella tärkeää, kirjoita se kriteeriksi, jolla on havaittava käyttäytyminen, ja arvioi 1–5. ”Antaa suoraa palautetta ottamatta asiaa henkilökohtaisesti” on arvioitavissa. ”Lähtisinkö hänen kanssaan kaljalle” ei ole.
Mitkä säännöt saavat arviointilomakkeen toimimaan?
Lomake on helppo. Nämä viisi sääntöä ratkaisevat, täyttääkö kukaan sitä:
- Kriteerit tulevat työpaikkailmoituksesta. Jos sitä ei ole ilmoituksessa, sitä ei arvioida.
- Ilman perusteluja arvio ei lasketa. ”Vahva viestijä, 4” on tunne. ”Selitti migraatiovirheen selkeästi ilman ammattislangia, 4” on sellainen, jonka toinen haastattelija voi punnita.
- Lähetä ennen palaveria, tai et saa äänestää. Palaverin aikana täytetyt arviot kirjaavat huoneen yhteisymmärryksen, eivät sinun omaa näkemystäsi.
- Yksi sivu. 40 rivin yritysmallinen lomake näyttää tiukalta, eikä kukaan täytä sitä. Tulostettava yhden sivun lomake, joka täytetään, voittaa kauniin matriisin, jota ei täytetä.
- Epävarmuus menee huolenaiheiden ruutuun, ei oletuskolmoseen.
Sääntö 4 on se, jota puolustan kovimmin. Jokainen hylätty arviointilomake, jonka olen nähnyt, kuoli pituuteensa, ei periaatteisiinsa.
Miten johdan palaverin näiden pohjalta?
Kerää kaikki lomakkeet ennen kuin kukaan puhuu. Aloita erimielisyyksistä. Kriteerit, joista kaikki olivat samaa mieltä, vievät noin kymmenen sekuntia kukin.
Lue ääneen perustelurivit kriteereistä, joissa mielipiteet jakautuvat. Vertaat sitä, mitä hakija sanoi, etkä sitä, kuka on kello 17 vakuuttavin. Jos kaksi ihmistä arvioi saman vastauksen 2 ja 4, toinen kuuli jotain, minkä toinen ohitti. Se on hyödyllinen minuutti.
Yhteinen lomake poistaa myös taulukkovaiheen (hakijoiden vertailu ilman taulukkoa, yhteistyöhön perustuva hakijoiden arviointi). Päätä lyhyen listan koko haastateltavien hakijoiden määrästä ja rajaa tiukoilla puhelinesikarsinnan kysymyksillä, jotta arvioit vain ne ihmiset, jotka kannattaa arvioida.
Missä Canvider sijoittuu arviointilomakkeen ympärille?
Tämä pohja toimii Google Docsissa ja tulostimella. Tuo oma arviointilomakkeesi. Se osa ei tarvitse ohjelmistoa.
Canvideria käytän sen ympärillä näin: haastatteluhuomiot tallennan hakijan tietueen Internal Comments -kenttään. InterviewGen ehdottaa analyysin jälkeen kysymyksiä profiilin ja työpaikan perusteella. Se on hyödyllinen suunnitelmaa laadittaessa, ei pisteytettyä arviointilomaketta varten. Decision Helper on lopun työkalu: Rubric Scorecard ja Comparison Matrix kahdelle–neljälle finalistille (3 krediittiä), tehty rekrytointipalaveria varten. Se ei ole haastattelukohtaisten arvioijien reaaliaikaisia arvioita. CriteriaMatch on ansioluettelon hyväksymis- tai hylkäämissuodatin ennen haastatteluja, ei haastatteluarviointi.
1–5-arviointilomake on paperilla tehtävä rekrytointikäytäntö. Canvider on paikka, jossa muistiinpanot säilyvät ja finalistit vertaillaan.
Jos haluat täyttää lomakkeen kysymyksillä, aloita näistä käyttäytymiseen liittyvistä haastattelukysymyksistä.
Samat kriteerit, sama asteikko 1–5, kirjallinen perustelu, lähetys ennen kuin kukaan puhuu. Kun teet näin, palkkauspäätös lakkaa perustumasta fiilikseen.
Usein kysytyt kysymykset
Mitä haastattelun arviointilomakkeeseen kuuluu?
Neljä–kuusi kriteeriä suoraan työpaikkailmoituksesta, kiinteä asteikko 1–5, yksi rivi kirjallista perustelua jokaiseen arvioon, huolenaiheiden ruutu ja yksi yleinen päätös: palkataan vai ei. Lomakkeen pitää mahtua yhdelle paperille. Pidempää lomaketta ei täytetä, vaan se jätetään väliin.
Pitäisikö haastattelun arviointilomakkeessa käyttää asteikkoa 1–5?
Kyllä. Minusta 1–5 on käytännöllinen oletus, koska useimmat haastattelijat ajattelevat jo sen mukaan. Kompastuskivi on, että 3 on paikka, johon epävarmuus piiloutuu. Vaadi kirjallinen perustelu jokaiselle kolmoselle ja kirjoita aito epäily huolenaiheiden ruutuun sen sijaan, että jättäisit arvion keskelle.
Miksi haastattelun arviointilomakkeita ei täytetä?
Kahdesta syystä. Ne ovat liian pitkiä, joten kukaan ei täytä niitä loppuun. Ja ne täytetään vasta palaverissa, joten ne kirjaavat huoneen yhteisymmärryksen eivätkä kunkin haastattelijan omaa arviota. Pidä lomake yhdellä sivulla ja vaadi lähettämistä ennen kuin kukaan puhuu.
Tarvitsenko eri haastattelun arviointilomakkeen jokaiselle tehtävälle?
Eri kriteerit, sama rakenne. Kriteerit tulevat kyseisen tehtävän työpaikkailmoituksesta. Asteikko 1–5, perustelun vaatimus ja lopullinen päätös palkata tai olla palkkaamatta pysyvät samoina, jotta voit vertailla haastattelijoiden ja tehtävien välillä.