Kort antwoord: Ja, de meeste applicant tracking systems (ATS) registreren elke fasewijziging met tijdstip en bewaren notities die aan een kandidaat gekoppeld zijn. Zo krijg je een bruikbare audittrail. Op zich is dat geen juridische verdediging. Het systeem bewaart wat iemand heeft geschreven; het schrijft de job-gerelateerde redenering niet voor je, en een lege status “afgewezen” beschermt niemand.
Wat registreert een ATS eigenlijk?
De structurele feiten: wanneer een kandidaat heeft gesolliciteerd, wanneer hij of zij van fase is veranderd, wie die wijziging heeft doorgevoerd, en welke tekst een mens onderweg in een opmerking of scorekaart heeft ingetypt.
Dat is echt nuttig. Zes maanden na een aanwerving open je het dossier en zie je de volledige tijdlijn, in plaats van op iemands geheugen te vertrouwen over een functie die intussen is ingevuld. Wat het niet automatisch doet, is uitleggen waarom een beslissing is genomen, tenzij iemand die uitleg destijds heeft opgeschreven.
Is een tijdstempel hetzelfde als een reden documenteren?
Nee, en net die kloof laat teams struikelen. Een systeemlogboek vertelt je dat een kandidaat op een bepaalde datum is afgewezen. Het vertelt je niet waarom, tenzij de reden onderweg in een notitie of een verplicht veld is ingevuld.
Dit wordt volledig behandeld in beslisgeschiedenis: documenteer waarom je koos. Daarin gaat het over de gewoonte om de redenering als vast onderdeel van de gewone werkwijze op te schrijven, niet achteraf. Dit artikel is beperkter: het gaat over wat de software zelf bewaart zodra die redenering ergens in het dossier staat.
Helpt een ATS-dossier bij een discriminatieklacht?
Het helpt, maar alleen zoveel als er daadwerkelijk in staat. Een logboek met tijdstempels en een echte, job-gerelateerde reden is nuttig bewijs. Een logboek met tijdstempels dat enkel “afgewezen” zegt, is nauwelijks beter dan geen dossier.
Volgens het FY 2024 Annual Performance Report van de EEOC ontving de EEOC in boekjaar 2024 88.531 nieuwe klachten wegens discriminatie, een stijging van 9,2 % ten opzichte van boekjaar 2023. Dat was op zijn beurt het hoogste jaar sinds 2017. Als een afgewezen kandidaat een beslissing betwist, is “we zijn met iemand anders verdergegaan” geen verdediging. “Kandidaat B had drie jaar ervaring in het leiden van een team van deze omvang en kandidaat A had die niet, dat is destijds gedocumenteerd” wel. Het ATS bewaart het tweede soort verklaring. Het kan die niet voor je verzinnen.
Hoe lang moet dat dossier eigenlijk bewaard worden?
Langer dan de meeste kleine teams denken, en het precieze antwoord hangt af van waar je aanwerft.
| Regel | Wie valt eronder | Bewaartermijn |
|---|---|---|
| EEOC, 29 CFR 1602.14 | Amerikaanse werkgevers die onder Title VII en de ADA vallen | 1 jaar na de personeelsmaatregel, langer als er een klacht is ingediend |
| OFCCP, 41 CFR 60-1.12 | Amerikaanse federale contractanten met 50+ werknemers en een contract van $50.000+ | 2 jaar, of 1 jaar bij minder dan 150 werknemers of een contract van minder dan $150.000 |
| GDPR, artikel 5(1)(e) | Werkgevers die in de EU aanwerven | Geen vast aantal. Je bepaalt en verantwoordt een bewaartermijn die gekoppeld is aan het doel van de verwerking, en je moet verwijderingsverzoeken onder artikel 17 inwilligen zodra dat doel is weggevallen |
Let op: de GDPR-rij geeft bewust geen aantal dagen. Het beginsel van opslagbeperking zegt alleen dat je gegevens niet langer mag bewaren dan nodig is. Het is dus aan jou om een termijn te kiezen die je kunt verdedigen en op te nemen in je privacyverklaring. Voor een concrete aanbevolen bewaartermijn in plaats van enkel het juridische beginsel, lees hoelang je sollicitaties bewaart onder GDPR en RODO.
Wat een opgeslagen dossier niet voor je kan doen
Het kan een menselijke reden niet vervangen, het kan een magere functiebeschrijving die alle kandidaten op elkaar doet lijken niet verbeteren, en het kan zeker niet beslissen wie je aanwerft. Dat blijft jouw taak.
Wat het dossier in Canvider doet, is de gewoonte makkelijker maken: opmerkingen en feedback na het sollicitatiegesprek bij de kandidaat bewaren wie ze heeft geschreven en wanneer, zodat dat deel nooit verloren gaat. Wanneer een wervingsteam finalisten vergelijkt met Decision Helper, vergelijkt het 2 tot 4 finalisten naast elkaar. De vergelijking en de redenering ervan worden bij de vacature bewaard, zodat ze die later opnieuw kunnen openen. De redenering moet nog altijd van een mens komen. Het systeem zorgt er alleen voor dat ze niet verdwijnt zodra ze is opgeschreven.
Wat moet een klein team hier eigenlijk mee doen?
Verplicht één zin job-gerelateerde redenering bij elke belangrijke fasewijziging: iemand naar finalist doorschuiven, en iemand afwijzen in elke fase na een eerste screening. Die ene zin, met tijdstempel opgeslagen, is alles wat de meeste kleine teams ooit nodig hebben aan audittrail.
Als je die gewoonte helemaal opnieuw opbouwt, begin dan met je volgende open vacature in plaats van elke eerdere aanwerving alsnog te willen aanvullen. Beslisgeschiedenis bevat het uitgebreidere kader voor wat je moet opschrijven en wat je kunt overslaan, en afwijzingsmail na het sollicitatiegesprek toont hoe je diezelfde redenering omzet in iets dat je de kandidaat echt kunt sturen.
Veelgestelde vragen
Maakt een ATS automatisch een juridisch bewijs aan van waarom je iemand hebt afgewezen?
Het ATS registreert wat er gebeurd is, zoals een fasewijziging of een opgeslagen notitie, zodat je achteraf de gebeurtenissen kunt reconstrueren. Het schrijft de redenering niet voor je. Als niemand een job-gerelateerde reden in het systeem heeft ingevoerd, is er niets dat het ATS kan bewaren.
Hoelang moeten aanwervingsgegevens bewaard worden?
In de VS vereist de EEOC van werkgevers die eronder vallen dat ze aanwervingsgegevens één jaar bewaren op grond van 29 CFR 1602.14, langer als er een klacht is ingediend. Federale contractanten volgen een aparte regel, 41 CFR 60-1.12, die twee jaar voorschrijft, of één jaar voor contractanten met minder dan 150 werknemers of een contract van minder dan $150.000. In de EU betekent het opslagbeperkingsbeginsel van de GDPR dat je zelf een bewaartermijn bepaalt en kunt verantwoorden, in plaats van een vast aantal maanden.
Is een ATS-registratie op zichzelf genoeg om een discriminatieklacht te verdedigen?
Nee. Een tijdstempel bewijst dat iets gebeurd is en wanneer. Het bewijst niet dat de beslissing eerlijk was. Je hebt nog steeds een echte, job-gerelateerde reden nodig die door een mens is opgeschreven. Het ATS bewaart die reden, maar genereert ze niet.