Respuesta rápida: Sí, la mayoría de los sistemas de seguimiento de candidatos (ATS) registran la fecha de cada cambio de fase y guardan las notas asociadas a cada candidato, lo que te da un historial de auditoría útil. Eso no es una defensa legal por sí solo. El sistema conserva lo que alguien escribió; no escribe por ti el razonamiento relacionado con el puesto, y un estado vacío de «rechazado» no protege a nadie.
¿Qué registra realmente un ATS?
Los datos estructurales: cuándo se postuló el candidato, cuándo cambió de fase, quién lo movió de fase y cualquier texto que una persona escribiera en un comentario o en la ficha de evaluación durante el proceso.
Eso es realmente útil. Seis meses después de una contratación, puedes abrir el registro y ver la cronología completa en lugar de depender de la memoria de alguien sobre un puesto que ya se ha cubierto. Lo que no hace automáticamente es explicar por qué se tomó una decisión, a menos que una persona escribiera esa explicación en su momento.
¿Una marca de tiempo equivale a documentar un motivo?
No, y esta es la brecha que pilla desprevenidos a muchos equipos. Un registro del sistema te dice que un candidato fue rechazado en una fecha concreta. No te dice por qué, a menos que el motivo se escribiera en una nota o en un campo obligatorio durante el proceso.
Esto se explica en detalle en historial de decisiones: documenta por qué elegiste, que trata de crear el hábito de escribir el razonamiento como parte del flujo de trabajo normal, no a posteriori. Este artículo es más concreto: trata de lo que el software conserva una vez que ese razonamiento existe en algún lugar del registro.
¿Ayuda un registro del ATS en una reclamación por discriminación?
Ayuda, pero solo en la medida en que contenga información real. Un registro con fecha y un motivo real relacionado con el puesto es una prueba útil. Un registro con fecha que solo dice «rechazado», sin nada más, apenas sirve mejor que no tener registro.
La EEOC recibió 88,531 nuevas denuncias por discriminación en el año fiscal 2024, un 9.2 % más que en el año fiscal 2023, que a su vez fue el año más alto desde 2017, según el FY 2024 Annual Performance Report de la EEOC. Si un candidato rechazado impugna una decisión, «nos decidimos por otra persona» no es una defensa. «El candidato B tenía tres años de experiencia dirigiendo un equipo de este tamaño y el candidato A no tenía ninguna, y se documentó en el momento» sí lo es. El ATS guarda el segundo tipo de afirmación. No puede inventártela.
¿Cuánto tiempo hay que conservar realmente ese registro?
Más de lo que suelen suponer los equipos pequeños, y la respuesta exacta depende de dónde contrates.
| Norma | A quién afecta | Periodo de conservación |
|---|---|---|
| EEOC, 29 CFR 1602.14 | Empleadores de EE. UU. incluidos en el Título VII y la ADA | 1 año desde la acción de personal, y más si se presenta una denuncia |
| OFCCP, 41 CFR 60-1.12 | Contratistas federales de EE. UU. con 50+ empleados y un contrato de $50,000+ | 2 años, o 1 año si tienen menos de 150 empleados o un contrato inferior a $150,000 |
| GDPR, artículo 5(1)(e) | Empleadores que contratan en la UE | Sin número fijo. Tú defines y justificas un periodo de conservación ligado a la finalidad del tratamiento, y debes atender las solicitudes de supresión del artículo 17 una vez que esa finalidad termina |
Fíjate en que la fila del GDPR no te da un número de días, y es a propósito. El principio de limitación del plazo de conservación del reglamento dice simplemente que no puedes conservar los datos más tiempo del que necesitas para su finalidad, así que la carga recae en ti: elegir un periodo que puedas defender y reflejarlo en tu aviso de privacidad. Para un periodo de conservación concreto recomendado, en lugar del principio legal, consulta cuánto tiempo conservar las solicitudes de empleo según el RGPD (GDPR) y el RODO.
Lo que un registro almacenado no puede hacer por ti
No puede sustituir un motivo humano, no puede arreglar una descripción de puesto deficiente que hacía que todos los candidatos parecieran iguales y, desde luego, no puede decidir a quién contratar. Eso sigue siendo responsabilidad tuya.
Lo que hace el registro de Canvider es facilitar el hábito: los comentarios y las valoraciones de entrevista sobre el candidato guardan quién los escribió y cuándo, para que esa parte nunca desaparezca. Cuando un equipo compara a los finalistas con DecisionHelper, compara de 2 a 4 finalistas lado a lado. La comparación y su razonamiento se guardan con el puesto para que puedas volver a consultarlos más tarde. El razonamiento sigue teniendo que venir de una persona. El sistema solo se asegura de que no desaparezca una vez escrito.
¿Qué debería hacer realmente un equipo pequeño con esto?
Exige una frase de razonamiento relacionado con el puesto en cada cambio de fase importante: al pasar a alguien a finalista y al rechazarlo en cualquier fase posterior a una primera criba. Esa frase, guardada con una marca de tiempo, es todo el historial de auditoría que la mayoría de los equipos pequeños necesitará.
Si estás creando ese hábito desde cero, empieza con tu próxima vacante en lugar de intentar completar retroactivamente todas las contrataciones anteriores. El historial de decisiones tiene el marco completo sobre qué escribir y qué omitir, y correo de rechazo tras la entrevista explica cómo convertir ese mismo razonamiento en algo que puedas enviar al candidato.
Preguntas frecuentes
¿Un ATS crea automáticamente un registro legal de por qué rechazaste a alguien?
Registra lo que ocurrió, como un cambio de fase o una nota guardada, lo que te ayuda a reconstruir los hechos más adelante. No escribe el razonamiento por ti. Si nadie anotó en el sistema un motivo relacionado con el puesto, no hay nada que el ATS pueda conservar.
¿Cuánto tiempo hay que conservar los registros de contratación?
En Estados Unidos, la EEOC exige a los empleadores incluidos que conserven los registros de contratación durante un año según 29 CFR 1602.14, y más tiempo si se presenta una denuncia. Los contratistas federales siguen una norma aparte, 41 CFR 60-1.12, que exige dos años, o un año para los contratistas con menos de 150 empleados o con un contrato inferior a $150,000. En la UE, el principio de limitación del plazo de conservación del GDPR significa que tú fijas tu propio periodo y puedes justificarlo, no un número fijo de meses.
¿Basta con el registro de un ATS para defenderse por sí solo en una reclamación por discriminación?
No. Una marca de tiempo demuestra que algo ocurrió y cuándo, pero no demuestra que la decisión fuera justa. Sigue haciendo falta un motivo real relacionado con el puesto, escrito por una persona en su momento. El ATS lo guarda, pero no lo genera.